Ce este automatizarea proceselor?
Automatizarea proceselor este definită ca utilizarea de software și tehnologii pentru automatizarea proceselor și funcțiilor de afaceri în vederea îndeplinirii obiectivelor organizaționale definite.
Imagine generală automatizare proces
Ce îi ține pe liderii de afaceri de astăzi la curent cu noaptea? Pentru un lucru, este faptul că concurența este mai acerbă ca niciodată. UN alt motiv de îngrijorare este viteza fulgerătoare la care clienții și cerințele pieței se schimbă și evoluează. Pentru a concura și a prospera, întreprinderile trebuie să profite de orice avantaj posibil pentru a deveni nu numai mai competitive și mai profitabile, ci și pentru a-și spori reziliența și agilitatea. Aici intervine automatizarea proceselor.
Din ce în ce mai mult, companiile apelează la automatizarea proceselor ca un instrument puternic în lupta lor pentru a-și stimula competitivitatea și profitabilitatea. De fapt, potrivit unui recent sondaj Gartner realizat de liderii industriei globale, 80% dintre respondenți au menționat automatizarea ca fiind una dintre prioritățile și tacticile lor de afaceri de bază pentru succes.
Definiție automatizare proces
Automatizarea proceselor este definită ca utilizarea de software și tehnologii pentru automatizarea proceselor și funcțiilor de afaceri în vederea îndeplinirii obiectivelor organizaționale definite, precum producerea unui produs, angajarea și integrarea unui angajat sau furnizarea de servicii pentru clienți.
Automatizarea proceselor de afaceri (BPA) și transformarea digitală
Business Process Automation a fost inițial un singur aspect al domeniului global de management al proceselor de afaceri (BPM). BPA s-a concentrat pe îmbunătățirea productivității back-end prin preluarea sarcinilor consumatoare de timp și repetitive. Cu toate acestea, astăzi, BPA nu mai este pur și simplu o componentă a BPM, a devenit forța motrice din spatele său și o piatră de temelie centrală a oricărei călătorii de transformare digitală. Transformarea digitală – susținută de tehnologii precum IA și machine learning – înseamnă că domeniul de aplicare și scalabilitatea automatizării moderne a proceselor de afaceri sunt aproape nelimitate. Soluțiile BPA moderne pot fi acum integrate atât în aplicațiile backend, cât și în cele front-end, optimizând procesele de la lanțurile de aprovizionare la HR, finanțe, servicii pentru clienți și altele.
Etapele automatizării proceselor de afaceri
Exemple de automatizare a proceselor de afaceri
Activitățile sau sarcinile ad-hoc sau unice nu sunt candidații ideali pentru automatizarea proceselor. Această tehnologie este mai potrivită pentru sarcini repetitive cu etape formalizate, secvențe și reguli. Automatizarea asigură că procesul de afaceri este efectuat de fiecare dată – implicând persoanele potrivite, în ordinea corectă, luând în considerare informațiile corecte și într-un interval de timp specificat. Un proces de afaceri planificat și modelat este primul pas către îmbunătățirea eficienței prin reducerea sarcinilor și activităților redundante. În timp ce prioritățile de automatizare a proceselor vor varia de la afaceri la afaceri, mai jos sunt câteva domenii care adesea beneficiază de automatizarea proceselor.
Recrutarea. Instrumentele de automatizare a proceselor pot ajuta la optimizarea diverselor activități de recrutare, inclusiv capacitatea de a încărca rapid și eficient CV-uri și referințe, precum și de a prelucra rapid evaluările, respingerile sau acțiunile ulterioare, astfel încât să găsiți și să obțineți cele mai bune talente.
Integrarea și instruirea angajaților. De la prelucrarea înregistrărilor până la conformitate și instruire, automatizarea proceselor poate simplifica sarcinile de recrutare și integrare. Acest lucru conduce la o dezvoltare mai rapidă a unui angajat implicat și productiv.
Procesele de plată și de salarizare. În ultimii ani s-a înregistrat o creștere importantă a numărului de lucrători la concert și de angajați aflați la distanță care lucrează în mai multe regiuni. Procesele automatizate pot ajuta companiile să optimizeze atât activitățile regulate de calcul salarial, cât și plata contractanților și a furnizorilor externi.
Planificarea forței de muncă. Este o luptă pentru a gestiona programarea angajaților – în special în mai multe locații și departamente. Capacitatea de a sincroniza cererile de timp liber și deplasările în interes de serviciu între departamente înseamnă că absențele sunt acoperite, iar echipele de HR și de state de plată pot automatiza mai bine sarcinile de administrare.
Facturare mai simplă și mai consistentă. În timp ce, în mod ideal, generarea facturii ar trebui să fie plata departamentelor de contabilitate, acest lucru nu se întâmplă întotdeauna. Procesele de facturare automatizate pot ajuta la atenuarea erorilor, a mixurilor contabile și chiar a riscurilor legale.
Experiența clienților. Într-un climat competitiv, este mai ușor ca oricând pentru clienții dvs. să scape dacă se confruntă cu bătăi de cap și întârzieri. Automatizarea proceselor ajută la crearea unei experiențe mai personalizate a clienților și la mutarea rapidă și precisă a clienților prin fluxurile de proces.
Sarcini de conformitate și de reglementare. Este esențial ca o varietate de procese de afaceri să respecte cerințele de conformitate și de reglementare. Soluțiile de automatizare a proceselor înregistrează fișiere și lasă un istoric vizibil al datelor, facilitând monitorizarea și revizuirea acestor activități în timp real. De exemplu, înainte ca echipajele de întreținere să primească acces la funcționarea centralelor electrice, managerii pot confirma că toate sistemele potențial periculoase au finalizat cu succes și au jurnalizat protocoalele de siguranță necesare pentru oprire.
Tehnologii centrale de automatizare a proceselor de afaceri
Automatizarea robotizată a proceselor și soluțiile de automatizare a fluxului de lucru se află în centrul oricărei transformări digitale a automatizării.
Robotic process automation (RPA)
RPA nu se referă la roboți fizici așa cum ați putea vedea pe o linie de asamblare. Mai degrabă, instrumentele RPA și roboții sunt integrați în sistemele de afaceri în scopul automatizării și simplificării diverselor sarcini și interacțiuni. RPA este o componentă principală a BPA. Descrie software-ul și roboții care sunt programați să imite și să copieze acțiunile umane pentru a îndeplini sarcini de afaceri repetitive. Roboții software RPA pot naviga prin sisteme, pot citi și introduce date și pot efectua o gamă largă de sarcini bazate pe reguli.
Automatizarea fluxului de lucru
Automatizarea workflow-ului este adesea utilizată interschimbabil cu RPA, dar acest lucru nu este exact. Automatizarea workflow-ului poate fi definită ca efectuarea fluxului de sarcini, documente și informații în cadrul activităților legate de muncă, efectuată independent în conformitate cu regulile de afaceri definite și se referă la sarcini specifice dintr-un întreg workflow.
Unele tehnici și termeni utilizați în automatizarea proceselor
Automatizarea proceselor poate fi simplă și include doar câteva sarcini de bază sau poate face parte dintr-o călătorie ipa și hiperautomatizare mai mare. Mai jos sunt câteva dintre tehnicile și tehnologiile care intră în cele mai bune rezultate de automatizare a proceselor:
Hiperautomatizare Hiperautomatizarea nu este o tehnologie în sine, ci mai degrabă o inițiativă strategică pe care organizația se angajează să o identifice, să examineze și să automatizeze cât mai multe procese de afaceri și IT, cât mai repede posibil. Pentru aceasta, hiperautomatizarea se bazează pe integrarea și orchestrarea mai multor tehnologii, instrumente și platforme, inclusiv AI/machine learning, RPA, sisteme ERP moderne și instrumente de dezvoltare cu cod scăzut/fără cod.
Automatizarea inteligentă a proceselor (IPA) McKinsey definește IPA ca fiind „un set emergent de noi tehnologii care combină reproiectarea fundamentală a proceselor cu automatizarea robotizată a proceselor și învățarea automată”. Îmbunătățește procesele de afaceri cu AI și instrumente de ultimă generație care ajută la automatizarea și simplificarea sarcinilor repetitive, replicabile și de rutină. Aceasta înseamnă că IPA nu numai că poate imita activitățile și sarcinile umane – poate învăța efectiv să le facă. IA și tehnologiile cognitive permit încorporarea capacităților decizionale în automatizarea bazată pe reguli, ducând la îmbunătățirea performanței lucrătorilor umani, creșterea vitezei, reducerea riscului și îmbunătățirea călătoriilor cu clienții.
Automatizare low-code/no-code Low-code/no-code (LCNC) se referă la instrumentele de aplicație și integrare care sunt echipate cu funcționalitate drag-and-drop, instrumente vizuale și o mulțime de conținut preconstruit. Instrumentele LCNC fac posibilă pentru cineva cu puține sau deloc abilități de programare sau codificare pentru a automatiza procesele pe baza expertizei sale extinse relevante în materie de obiecte. Cu toate acestea, tehnologiile de automatizare LCNC sunt, de asemenea, echipate cu garduri robuste pentru a se asigura că echipele IT pot avea o guvernare globală și pentru a se asigura că orice procese sau aplicații automatizate noi se integrează bine în sistem - îndeplinind cele mai stridente standarde de securitate și conformitate.
Big Data Datele nu sunt clasificate ca „Mari” pur și simplu din cauza volumului său. Big Data este definit de un set de criterii legate, da, de volumul său, dar și de complexitatea și viteza sa. Datele structurate sunt liniare în format – cum ar fi ceea ce ați vedea pe o foaie de calcul. Totul se încadrează într-o coloană sau un rând. Datele nestructurate, pe de altă parte, pot consta în informații mai puțin cuantificabile, cum ar fi feedback-ul clienților, e-mailuri, videoclipuri sau imagini. Big Data poate fi integrat și utilizat direct în automatizarea proceselor de afaceri, pe baza regulilor de afaceri definite, sau prin utilizarea inteligenței artificiale (IA) și a capacităților de învățare automată. Aceste date integrate pot fi apoi utilizate pentru a ghida procesul de luare a deciziilor, pentru a accelera procesele și pentru a ajuta la sarcinile și evaluările repetitive.
Inteligență artificială Tehnologiile RPA sunt construite pentru a lucra cel mai bine cu date structurate, dar multe dintre cele mai valoroase informații și informații sunt deținute în cadrul datelor semi-structurate și nestructurate (în imagini scanate, pagini web, documente PDF și multe altele). Tehnologiile AI sunt capabile să prelucreze și să transforme aceste date într-un format structurat pe care RPA îl va putea înțelege și utiliza.
Prelucrarea limbajului natural (NLP) Cele mai bune chatboturi bazate pe NPL învață din conținutul informațional al vorbirii umane, dar învață și să interpreteze contextul și tonul. În automatizarea proceselor, instrumentele NLP vă pot ajuta să ghidați mai bine interacțiunile și să răspundeți la solicitările standard atât la nivel intern, cât și de la clienți.
Învățare automată Big Data furnizează volumele mari de date de care depind tehnologiile de învățare automată, pentru a le ajuta să ia decizii. Atunci când învățarea automată (și algoritmii care o alimentează) este integrată cu RPA, AI și alte instrumente, cum ar fi NLP, aceasta aduce capacitatea de a identifica tendințele și modelele, plus de a învăța atât de la date, cât și de la utilizatorii umani. Acest lucru face ca automatizarea proceselor să fie și mai precisă și mai utilă.
Sisteme ERP inteligente De ani de zile, companiile s-au bazat pe sistemele ERP pentru a-și gestiona și coordona sarcinile de zi cu zi și financiare. Dar ERP-urile de astăzi au crescut în capacitate (cu IA și tehnologii de învățare automată) pentru a aduce inteligență și sprijin pentru aproape fiecare domeniu al afacerii și operațiunile sale. Multe funcții de automatizare fac deja parte din sistemele ERP moderne.
Beneficiile automatizării proceselor de afaceri
Cei mai mari factori determinanți pentru automatizarea proceselor au de-a face cu beneficiile evidente care provin din creșterea vitezei și a eficienței, precum și cu o mai mare oportunitate de agilitate și inovație. Printre aceste beneficii se numără:
Structuri de afaceri mai agile și mai reziliente în ansamblu
Operațiuni mai eficiente, inclusiv timpi de ciclu mai rapizi și rate corecte pentru prima dată
Îmbunătățirea conformității prin trasee de date și monitorizare mai vizibile
Reducerea poverii proceselor lente, manuale, creând o mai mare libertate de inovare și creștere
Colaborarea în timp real în cadrul unei organizații, construirea lucrului în echipă și succesul/satisfacția angajaților
Îmbunătățirea calității serviciilor pentru clienți și a timpilor de răspuns
Automatizarea proceselor: Următorii pași în călătoria dvs. către transformarea digitală
Realizarea automatizării end-to-end a proceselor este un pilon esențial în orice călătorie de transformare digitală de succes. McKinsey a realizat recent un sondaj al liderilor din industrie care și-au îndeplinit cu succes obiectivele de automatizare a proceselor de afaceri. Ei au constatat că, în principiu, în fiecare caz, aceste succese aveau trei componente strategice în comun:
- Automatizarea trebuie să fie adoptată ca o prioritate strategică în întreaga organizație, nu doar abordată în silozuri ca o modalitate de a aborda câteva procese izolate
- Automatizarea proceselor ar trebui să se concentreze pe a face tehnologia să funcționeze pentru oameni, nu invers
- Piața este deosebit de imprevizibilă în acest moment, astfel încât concentrarea pe scalabilitate este esențială pentru succesul susținut al automatizării proceselor
Ca toate călătoriile de transformare a afacerii, nu trebuie să se întâmple totul dintr-o dată. Primul pas esențial este să fiți pregătiți să gestionați schimbarea și să comunicați obiective și repere clar definite în întreaga dvs. forță de muncă.
Începe călătoria ta de automatizare a proceselor
Află mai multe despre tehnologiile inteligente pentru automatizarea end-to-end.
Idei pe care nu le veți găsi nicăieri altundeva
Înregistrați-vă pentru o doză de business intelligence livrată direct în căsuța dvs. poștală.