Ce este aprovizionarea? Un ghid cuprinzător
Aprovizionarea este procesul de aprovizionare, achiziție, primire și inspectare a tuturor bunurilor și serviciilor de care compania dvs. are nevoie pentru a funcționa - totul, de la materii prime de fabricație la software și consumabile de birou.
Functia de achizitie este adesea luata ca atare – pana cand ceva o impiedica. Responsabil cu menținerea în mișcare a roților unei companii, achiziția se asigură că materialele și materialele adecvate sunt disponibile atunci când este necesar. Operațional în centrul atenției, achizițiile nu au fost considerate, de obicei, o disciplină strategică – până acum.
Limitarea costurilor continuă să fie o prioritate, în special având în vedere inflația și creșterea costurilor de aprovizionare. Cu toate acestea, controlul costurilor este doar una dintre presiunile care afectează în prezent achizițiile publice. Strâns între amenințarea cu penuria de aprovizionare și cheltuiala stocării inventarului suplimentar, achizițiile trebuie să sprijine într-un fel reziliența lanțului de aprovizionare, chiar și atunci când evenimentele climatice sau alte perturbări împiedică livrarea. Necesitatea de a achiziționa bunuri durabile și de a respecta cerințele de reglementare în creștere înseamnă că întreprinderile trebuie să adauge un nivel suplimentar de colectare și control al datelor la procesele lor de aprovizionare. Adăugarea presiunilor geopolitice și a riscului la ecuație – cu deficitul de material rezultat – și achiziția este brusc în ochiul furtunii.
În prezent, rolul de director de aprovizionare (CPO) nu mai este o funcție de back-office preocupată în principal de reducerea costurilor și de conformitate.
Definiție aprovizionare
Aprovizionarea este o funcție vitală de afaceri, responsabilă pentru asigurarea tuturor bunurilor și serviciilor de care are nevoie o organizație. Pentru companiile de producție, disponibilitatea aprovizionării este deosebit de critică, deoarece este imposibil să se creeze produse finite fără materialele necesare. Departamentele de achiziții publice trebuie să colaboreze cu părțile interesate interne pentru a-și aduna previziunile și cerințele și apoi să aprovizioneze cei mai buni furnizori cu cele mai bune costuri.
Datorită scrolurilor papirusului care înregistrează detaliile de aprovizionare și transport, funcția de achiziție poate fi urmărită înapoi la construcția piramidelor. De-a lungul timpului, achizițiile au suferit numeroase transformări – evoluând de la o simplă sarcină de evidență la o disciplină care necesită gândire strategică și negociere.
În timpul Revoluției Industriale, achizițiile publice au căpătat importanță ca operațiuni de fabricație în plină dezvoltare, necesare pentru a procura, achiziționa și transporta materiale. La mijlocul secolului al XX-lea, când economia era în plină expansiune, oportunitățile și licitațiile competitive au contribuit la redefinirea practicii. Indivizii au fost instruiți în diferite aspecte ale managementului lanțului de aprovizionare, dobândind statut profesional. Achizițiile publice au devenit mai degrabă o funcție de conducere decât una administrativă.
Astăzi, achizițiile publice trec din nou printr-o transformare dramatică – fără îndoială la fel de semnificativă ca oricare dintre schimbările din trecut.
De ce este achizițiile atât de importante în afaceri?
Ceea ce a fost o funcție de management back-office este acum etapa centrală – un partener strategic în deciziile complexe de strategie C-suite.
Achizițiile controlează, de asemenea, o mare parte din costurile unei companii – între 40% și 80%, conform unor estimări – deci este esențială din punct de vedere bugetar. Cu toate acestea, practicile eficiente de aprovizionare îmbunătățesc, de asemenea, evaluarea riscurilor, supravegherea furnizorilor și potențialul de creare de valoare în cadrul lanțului de aprovizionare.
Iată câteva modalități cheie în care aprovizionarea este importantă în afaceri:
Economii de costuri: Achiziția este prima linie de apărare pentru reducerea costurilor și stabilizarea fluxului de numerar într-o afacere, afectând marjele de profit și linia de jos. Achiziționarea competitivă de produse și negocierile contractuale pot genera economii semnificative de costuri. În plus, raționalizarea proceselor de aprovizionare poate avea un impact real asupra rezultatelor financiare.
Calitate: procurarea materiilor prime potrivite la momentul potrivit este esențială pentru fabricarea produselor de înaltă calitate. Calitatea cuprinde fiecare aspect al procesului de achiziție, deoarece alegerea materialelor și furnizorilor are un impact direct asupra calității produselor și serviciilor. Prioritizarea calității este esențială pentru atenuarea riscurilor legate de reputație, producție și preocupări juridice.
Alinierea obiectivelor: sourcing-ul strategic aliniază achizițiile din aprovizionare cu obiectivele unei companii. De exemplu, dacă sporirea agilității și a rezilienței este o valoare de bază a afacerii dvs., instrumentele pentru îndeplinirea acestor ținte ar trebui integrate în procesul dvs. de aprovizionare. O analiză detaliată a pieței, precum și a cerințelor dumneavoastră interne, vă poate ajuta să identificați furnizorii cei mai bine poziționați pentru a vă satisface nevoile.
Reducerea riscurilor: Riscul poate apărea la fiecare etapă a procesului de aprovizionare – de la analiza necesităților inexacte la problemele de livrare ale furnizorului. Riscul suplimentar vine din cauza răspunsurilor ineficiente la obligațiile de conformitate, a standardelor etice neclare, a incidentelor meteorologice, a perturbărilor globale și a provocărilor similare. Procesele de aprovizionare bazate pe tehnologie de astăzi pot oferi vizibilitatea necesară pentru a identifica, evalua și reduce în mod proactiv riscurile.
Sustenabilitate și etică: Echipa de achiziții trebuie să se alinieze la valorile companiei sale în ceea ce privește impactul asupra mediului, aprovizionarea etică, angajamentele de mediu, sociale și de guvernanță (ESG) și mai mult pentru a asigura conformitatea și protecția împotriva riscurilor, daunelor aduse reputației și cheltuielilor inutile. Gestionarea aprovizionării durabile și a conformității este o responsabilitate cheie a funcției de aprovizionare.
Tipuri de gestiune aprovizionare
Există patru tipuri principale de achiziții:
- Achiziții directe: aceasta include achiziționarea de produse care sprijină în mod direct producția de bunuri pe care o companie le vinde, inclusiv materii prime, componente, piese, servicii și articole angro. Toate acestea au un impact asupra veniturilor, creșterii și reputației, astfel încât relațiile cu furnizorii sunt cruciale în aprovizionarea directă.
- Aprovizionare indirectă: Orice lucru care nu este legat direct de producție, inclusiv materiale, bunuri și servicii pentru uz intern și operațiuni zilnice de afaceri, se încadrează în aprovizionarea indirectă. Acestea includ articole precum consumabile de birou, utilități și cheltuieli de deplasare.
- Achiziția de bunuri: atât achizițiile directe, cât și indirecte pot intra sub incidența achiziției de bunuri, care include achiziționarea oricărui obiect tangibil, fie finit, fie neterminat – totul, de la echipamente la materii prime și până la scaune de birou.
- Achiziția de servicii: servicii profesionale, bazate pe oameni, cum ar fi consultanța, agențiile, firmele de avocatură, serviciile IT externalizate, serviciile de securitate, livrarea de software ca serviciu (SaaS) și repararea instalațiilor intră sub incidența achizițiilor de servicii. Acestea sunt necesare pentru eficientizarea fluxului de lucru și completarea oricăror lipsuri de forță de muncă.
12 etape în procesul de aprovizionare
În timp ce procesul de aprovizionare poate varia de la o companie la alta, acesta include, în general, următoarele 12 etape:
1. Identificarea nevoilor: Primul pas al oricărui proces de achiziție este identificarea materialelor, produselor, software-ului sau serviciilor specifice necesare din cauza deficitelor, a proiectelor noi sau a cerințelor operaționale regulate. Această etapă include planificarea și prognozarea necesarului.
2. Furnizori sursă: Cercetarea și evaluarea celor mai buni furnizori potențiali pentru nevoile dvs. de afaceri are loc devreme în procesul de aprovizionare. Dezvoltarea furnizorilor alternativi vă poate ajuta în gestionarea riscurilor, oferindu-vă opțiuni în caz de deficit sau întreruperi.
3. Transmiterea unui referat de necesitate: Transmiterea unei cereri de aprovizionare cu specificații precum prețul, intervalul de timp și cantitatea pentru revizuire și aprobare internă declanșează procesul de aprovizionare.
4. Evaluarea și selectarea furnizorilor: Alegerea celui mai bun furnizor printr-un proces de ofertare competitivă, cum ar fi depunerea unei cereri de ofertă (RFP), a unei cereri de ofertă (RFQ), a licitațiilor electronice sau a „trei oferte și a unei achiziții” implică evaluarea furnizorilor în ceea ce privește costurile, precum și calitatea, reputația, fiabilitatea, viteza și sustenabilitatea.
5. Negociați prețul și condițiile: după ce un furnizor a fost selectat, echipa de aprovizionare negociază diverse condiții de achiziție, inclusiv prețul, cantitatea, termenele de livrare și condițiile de plată.
6. Creați o comandă fermă: după ce un furnizor a fost ales și condițiile au fost finalizate, compania emite o comandă fermă oficială furnizorului respectiv, detaliind exact bunurile, serviciile și condițiile incluse în comandă.
7. Primiți bunuri și verificați calitatea: atunci când bunurile au fost primite, următorul pas este să vă asigurați că calitatea și cantitatea lor corespund cu ceea ce a fost comandat, inspectându-le cu atenție pentru daune sau erori.
8. Procesați factura și îndepliniți condițiile de plată: după confirmarea unei livrări de bunuri a trecut de verificarea cantității și a calității, factura furnizorului poate fi prelucrată prin contabilitate furnizori (AP) pentru a asigura plata la timp. În funcție de termenii contractului, se pot aplica discounturi de plată anticipată și pot fi utilizate o varietate de metode de plată.
9. Stabiliți și gestionați relații bune cu furnizorii: este strategic pentru echipa de aprovizionare să construiască relații pozitive continue cu furnizorii. Beneficiile includ îmbunătățirea performanței furnizorilor, a condițiilor, a reducerilor, a colaborării și a fiabilității.
10. Gestionați contractele: gestiunea contractelor de aprovizionare acoperă monitorizarea contractelor, asigurarea conformității și renegocierea condițiilor, după cum este necesar. Este important să identificați și să abordați problemele potențiale, să vă asigurați că se realizează economii negociate și să ajungeți la rezultatul final.
11. Gestionați riscul: o parte din ceea ce face echipa de aprovizionare atât de integrată într-o organizație este rolul lor în gestiunea riscurilor. Este esențial să se anticipeze și să se gestioneze eventualele probleme, cum ar fi deficitele, perturbările lanțului de aprovizionare și punerea în aplicare a măsurilor de atenuare a acestora. Menținerea pe lângă reglementări și cerințe – și depistarea oricărei amenințări de neconformitate – este, de asemenea, o componentă esențială a gestionării riscurilor.
12. Revizuire și analiză: această etapă finală din procesul de aprovizionare este în curs. Revizuirea și analizarea KPI-urilor de aprovizionare pentru a identifica discrepanțele și a descoperi noi oportunități de economisire și reducere a riscurilor joacă un rol cheie în succesul afacerii.
Acești 12 pași sunt de obicei considerați ciclul de existență al aprovizionării – deoarece sarcinile se suprapun și procesul este continuu. Un ciclu de existență de aprovizionare reușit necesită integrarea cu alte domenii de activitate cheie, precum bugetarea, prognozarea și gestiunea lanțului de aprovizionare.
Aprovizionare față de aprovizionare și alte workflow-uri aferente
Multe organizații folosesc în mod interschimbabil termenii „achiziții”, „achiziții”, „aprovizionare” și „gestionarea lanțului de aprovizionare”, dar nu sunt același lucru. Iată cum diferă:
Aprovizionare vs. aprovizionare Aprovizionare face parte din procesul de aprovizionare care se concentrează pe tranzacții. Acesta include negocierea, comandarea de produse, primirea de bunuri și servicii și transmiterea plăților. În timp ce achizițiile reprezintă o parte esențială a achizițiilor, procesul general de achiziție este mult mai amplu.
Aprovizionarea vs. sourcing este o parte esențială a procesului general de aprovizionare, acoperind identificarea nevoilor, găsirea furnizorilor, emiterea de cereri de aprovizionare, evaluarea și selectarea furnizorilor și negocierea prețurilor și condițiilor. Etapa de determinare a sursei de aprovizionare este locul în care pot fi construite relații puternice cu furnizorii.
Aprovizionarea vs. gestiunea lanțului de aprovizionare Achizițiile fac parte din procesul global de gestiune a lanțului de aprovizionare care se concentrează pe achiziționarea bunurilor și serviciilor necesare pentru fabricarea produselor și menținerea operațiunilor interne. Aprovizionarea interacționează dinamic cu alte segmente ale lanțului de aprovizionare, precum logistica, gestiunea stocurilor și planificarea necesarului.
Gestionarea durabilă a achizițiilor publice
Aprovizionarea durabilă, care integrează criteriile ESG în practicile de achiziții și în luarea deciziilor, nu este doar o tendință de achiziție; este o considerație critică.
Provocările în materie de achiziții durabile includ complexitatea și transparența lanțului de aprovizionare, măsurarea performanței, asigurarea conformității cu standardele și consolidarea capacității. Este deja greu să se aprovizioneze cu materiale cu intensitate scăzută a emisiilor, cum ar fi oțelul verde și aluminiul și plasticul reciclat și va deveni mai greu. În plus, clienții doresc din ce în ce mai mult să achiziționeze de la branduri care își pot dovedi bunele credințe sustenabile, ceea ce face ca achizițiile durabile să fie integrate pentru afaceri.
Să luăm doar un singur aspect al achizițiilor durabile – reducerea emisiilor din lanțul de aprovizionare. Procesul poate dura ani de zile, astfel încât începerea tranziției acum va înființa întreprinderi pentru a fi mai competitive și mai reziliente în viitor.
Iată câteva exemple de achiziții durabile:
Aprovizionarea ecologică sau achizițiile ecologice: Aprovizionarea ecologică implică achiziționarea strategică de produse și servicii cu un impact mai mic asupra mediului. Achizițiile publice ecologice includ eliminarea materialelor plastice de unică folosință și a altor articole de unică folosință, încorporarea materiilor prime reciclate sau upciclate și adoptarea unei tehnologii sau a unui combustibil curat. Achizițiile ecologice pot reduce costurile de producție, pot contribui la inițiativele de responsabilitate socială ale companiei dvs. și chiar pot stimula vânzările apelând la consumatori conștienți de mediu.
Materiale de origine etică: Achizițiile durabile se bazează pe aprovizionarea etică. Aceasta înseamnă achiziționarea de produse de la companii care garantează un salariu de trai, oferă condiții bune de muncă, nu se angajează în munca copiilor, aduc contribuții pozitive comunităților din care fac parte și îndeplinesc alte standarde etice.
Reducerea amprentei de carbon și a consumului de energie: reducerea emisiilor de carbon și a consumului de energie ale companiei nu înseamnă doar reducerea emisiilor generate direct de operațiunile de zi cu zi din fabrici și transporturi; este vorba și despre reducerea emisiilor de-a lungul întregului lanț de aprovizionare.
AI în achiziții: automatizare și perspective mai inteligente
Inteligența artificială în aprovizionare poate automatiza și eficientiza sarcinile complexe, cum ar fi analiza cheltuielilor, gestiunea contractelor, aprovizionarea strategică și gestiunea conformității. De asemenea, poate sprijini funcții analitice și de luare a deciziilor mai inteligente, vă poate ajuta să identificați oportunitățile, potențialele economii de costuri și anomaliile și să facilitați identificarea noilor furnizori, ajutând în același timp la eliminarea fraudei în aprovizionare și la reducerea erorilor.
IA poate fi, de asemenea, utilizată pentru a crea valoare comercială prin deconstruirea a ceea ce compania are nevoie cu adevărat, provocarea proceselor stabilite, valorificarea cunoștințelor din noile puncte de referință și proiectarea lanțului de aprovizionare în moduri noi și diferite.
IA generativă are, de asemenea, un potențial imens pentru achiziții. Capacitatea sa de a automatiza sarcinile, de a oferi informații și de a îmbunătăți transparența sprijină eficiența, productivitatea și o mai bună selecție și gestionare a furnizorilor. IA generativă poate ajuta, de asemenea, la reducerea riscului și la reducerea cheltuielilor.
Utilizarea IA pentru a sprijini aprovizionarea în luarea unor decizii mai bune, identificarea de noi oportunități, automatizarea sarcinilor și îmbunătățirea eficienței operaționale înseamnă că echipa dvs. de aprovizionare se poate concentra asupra domeniilor în care expertiza lor umană este cea mai valoroasă.
Ce să căutați în software-ul de aprovizionare
La selectarea software-ului de aprovizionare, prioritizați instrumentele care nu numai că digitizează și optimizează procesele dvs. de aprovizionare, dar și îmbunătățesc procesul decizional strategic. Software-ul ideal ar trebui să se laude cu o infrastructură solidă bazată pe cloud și capabilități de inteligență artificială, simplificând sarcinile complexe de achiziție. Caracteristicile esențiale includ o integrare perfectă cu sistemele financiare și de lanț de aprovizionare existente, interfețe ușor de utilizat și funcții analitice cuprinzătoare pentru o analiză aprofundată a cheltuielilor.
Optați pentru soluții care oferă analize în timp real și raportare, facilitând gestionarea proactivă a activităților de aprovizionare. Asigurați-vă că software-ul este scalabil, capabil să evolueze odată cu afacerea dvs. și să contribuie activ la traiectoria de creștere a companiei dvs.
Fă pasul următor
Explorați soluțiile pentru a începe transformarea digitală a proceselor de aprovizionare end-to-end.
Gestionați strategic cheltuielile din toate categoriile
Alimentați-vă transformarea cu o suită de soluții care oferă o perspectivă mai bună,
controlul și economiile.
Idei pe care nu le vei găsi nicăieri altundeva
Înregistrați-vă pentru o doză de business intelligence livrată direct în căsuța dvs. de mesaje primite.