Ce este managementul categoriilor? Un ghid cuprinzător.
Gestiunea categoriilor este o abordare a achizițiilor în care produse și servicii similare sunt grupate în categorii – pentru a consolida cheltuielile și a maximiza economiile.
Cu fluctuații constante pe piețele globale de aprovizionare – și cu cerințe de afaceri în schimbare rapidă – achizițiile au devenit incredibil de complexe. Companiile au nevoie de o modalitate mai bună de a-și gestiona proactiv baza de aprovizionare și de a-și optimiza cheltuielile de aprovizionare. Aici strălucește managementul categoriilor – și de ce a devenit astăzi o bună practică critică pentru atât de multe companii.
Definiție gestiune categorie
Gestiunea categoriilor este procesul de aprovizionare cu bunuri și servicii prin gruparea acestora în categorii pe baza unor caracteristici similare – precum tipul, valoarea, furnizorul, riscul, locația sau departamentul. Acest proces facilitează înțelegerea și controlul costurilor totale de proprietate pentru fiecare categorie, precum și maximizarea economiilor și a valorii pentru fiecare achiziție. Cu gestionarea categoriilor, companiile pot, de asemenea, să eficientizeze procesul de aprovizionare, să consolideze relațiile cu furnizorii, să îmbunătățească analiza cheltuielilor, să reducă riscurile și multe altele.
„Firmele care optimizează pe deplin gestionarea categoriilor ar putea realiza economii de până la 14m USD și o rentabilitate a investițiilor de peste 500%, pe lângă reducerea riscurilor.” – Achiziții viitoare
Evoluția managementului categoriilor
Managementul categoriilor a fost dezvoltat în anii 1980 și a fost, din punct de vedere istoric, un demers manual, cu pași deconectați și consumatoare de timp desfășurați în foi de calcul, documente și prezentări izolate. Timpul petrecut pentru colectarea manuală a datelor – și analizarea și raportarea acestora – a însemnat că echipele de aprovizionare au avut mai puțin timp să cheltuiască pe strategie și realizarea valorii.
Fast-forward până astăzi: software-ul pentru gestionarea categoriilor poate automatiza și accelera mulți dintre pașii din acest proces. Ajută managerii de categorii să analizeze cantități mari de date și să eficientizeze dezvoltarea, execuția și monitorizarea strategiilor de categorie – astfel încât să devină mult mai eficienți și mai strategici în sarcinile lor de zi cu zi. Soluțiile moderne oferă analize de categorii, îndrumări de proces, șabloane, recomandări bazate pe AI și multe altele pentru a-i ajuta pe manageri să își îndeplinească obiectivele de gestionare a cheltuielilor și să le depășească adesea.
Gestiune categorii vs. determinare sursă de aprovizionare strategică
Termenii de gestionare a categoriilor și de sourcing strategic sunt uneori utilizați interschimbabil, dar nu sunt același lucru. Aprovizionarea strategică este un proces de aprovizionare axat pe selectarea furnizorilor potriviți și negocierea celor mai bune prețuri pentru îndeplinirea obiectivelor organizaționale pe termen scurt. Obiectivul principal al aprovizionării strategice este reducerea costurilor. Gestiunea categoriilor, pe de altă parte, segmentele se achiziționează în categorii pentru a ajuta managerii să identifice oportunitățile de a economisi bani și de a îmbunătăți calitatea, performanța furnizorilor și eficiența. Gestionarea categoriilor este un proces continuu desfășurat pe termen lung și include adesea aprovizionarea strategică ca un pas timpuriu.
Top 6 beneficii gestiune categorii
Datorită, în parte, unui număr mai mic de concedieri și unor negocieri mai simple cu furnizorii, aprovizionarea pe categorii oferă o serie de avantaje distincte care pot ajuta echipele de achiziții să gestioneze o navă mai strictă și să identifice noi oportunități:
1. Perspective îmbunătățite. Cu cheltuieli clasificate și un punct de contact unic pentru toți furnizorii asociați, companiile pot obține o perspectivă mai bună asupra costurilor, performanței furnizorilor și potențialelor probleme legate de lanțul de aprovizionare. În plus, familiarizarea profundă cu contractele, prețurile și tendințele pieței pot fi folosite pentru a lua decizii mai bune și mai profitabile privind achizițiile publice.
2. Cresterea economiilor. Bazându-se pe expertiza de categorie și pe informațiile posibile prin clasificare, managerii pot negocia prețuri mai bune și pot îmbunătăți performanța pentru a reduce costurile. Și din moment ce managerii cumpără pe termen lung, aceștia pot profita de economiile de scară pentru a economisi în continuare bani.
3. Reducerea expunerii la risc. Cu o înțelegere aprofundată a fiecărui vânzător și relații eficiente de lucru pe termen mai lung, echipele de categorii pot adopta o abordare mai proactivă a managementului furnizorilor și pot reduce riscul de a avea de-a face cu furnizori necunoscuți sau pe timp de noapte.
4. O mai mare eficiență a achizițiilor publice. Cu procese testate în timp, digitalizate și automatizate, echipele pot răspunde mai rapid la schimbările de pe piață și pot elibera timp pentru activitățile cu valoare adăugată.
5. O mai bună respectare a angajamentelor ESG și SR. Alinierea obiectivelor pe categorii, transparența și monitorizarea facilitează respectarea de către întreprinderi a angajamentelor de responsabilitate socială și de mediu.
6. Creșterea cheltuielilor în gestiune. Prin automatizarea inteligentă, aprovizionarea poate gestiona un număr mai mare de categorii și, în cele din urmă, poate crește cheltuielile în gestiune.
Tipuri de categorii de aprovizionare
Grupările de categorii pot varia de la o întreprindere la alta, în funcție de industrie, de politicile de cheltuieli și de anumite piețe. În general, fiecare categorie de aprovizionare constă dintr-un grup de produse sau servicii care au caracteristici similare – precum tip, furnizor, valoare, locație sau departament. HR, tehnologia, întreținerea și deplasările, de exemplu, sunt categorii comune.
De asemenea, este comună divizarea cheltuielilor directe (articole necesare pentru produsele și serviciile de afaceri de bază, precum materiile prime și materialele de ambalare) și cheltuielile indirecte (bunuri și servicii care sprijină operațiunile zilnice de afaceri, precum consumabilele de birou) în propriile lor categorii. Gruparea cheltuielilor indirecte, care este adesea gestionată în depozite în cadrul companiei, poate ajuta la standardizarea și reducerea costurilor de aprovizionare indirecte.
Unele companii apelează la un standard global, precum Codul Națiunilor Unite pentru produse și servicii standard (UNSPSC) pentru îndrumare în vederea determinării categoriilor lor, dar cele mai multe vor crea propria taxonomie de cheltuială internă. Indiferent de alcătuirea exactă a categoriilor, gestionarea reușită a categoriilor implică aplicarea unui cadru standard pentru segmentarea bunurilor și serviciilor necesare pentru a conduce o afacere.
3 etape cheie în procesul de gestiune categorii
Deși procesul poate varia de la o organizație la alta, gestiunea categoriilor include, de obicei, trei etape:
- Definiți profilurile de categorie. Pentru început, echipele analizează cheltuielile curente și cântăresc o serie de factori - de la risc și reglementări la logica de gestiune a întreprinderii - pentru a identifica categoriile. Rezultatul este o taxonomie consolidată a categoriei pentru aprovizionare care poate fi utilizată în cadrul organizației.
- Strategie de schiță și plan. În această etapă, echipele își evaluează categoriile pe baza stabilirii prețului, a performanței furnizorilor, a prognozelor privind oferta și cererea, precum și a altor factori – și identifică oportunitățile de optimizare a cheltuielilor și de creștere a valorii. Pe baza acestor informații, ei creează o strategie de master pentru a atinge obiectivele fiecărei categorii, defalcate în tactici și faze specifice.
- Executați strategia și monitorizați rezultatele. În cele din urmă, strategia este lansată și rezultatele, furnizorii, nevoile de afaceri și piețele sunt monitorizate continuu – astfel încât echipele să poată răspunde rapid la schimbare și să optimizeze strategiile de categorie, după cum este necesar.
Ce să căutați în software-ul de gestionare a categoriei
Software-ul de gestionare a categoriilor este conceput pentru a centraliza, digitaliza și eficientiza procesele pentru toate strategiile de categorie – și pentru a oferi perspective acționabile pentru a le perfecționa și îmbunătăți. Pentru a realiza acest lucru, cele mai bune soluții conțin cel puțin următoarele capacități:
Automatizare. Procese automatizate inteligent pentru crearea profilurilor de cheltuieli de categorie și pentru dezvoltarea și executarea strategiilor.
Orientare pas cu pas. Recomandări bazate pe sistem, procese ghidate și șabloane, instrumente și cadre de bune practici.
Monitorizare și funcții analitice în timp real. Capacitatea de a monitoriza și analiza inteligența pieței, categorii, prețuri, performanța furnizorilor, rezultate și multe altele în timp real.
Execuția strategiei. Instrumente pentru convertirea cu ușurință a strategiilor, planurilor și inițiativelor în proiecte sau evenimente de sourcing.
Integrare. Integrare perfectă cu soluțiile de gestiune a furnizorilor și de la aprovizionare la plată.
IA. Analiza oportunităților integrată, bazată pe AI și recomandări bazate pe datele despre cheltuieli și alți factori, precum și un plan de integrare cu modele lingvistice mari, precum ChatGPT, pentru a ajuta la crearea strategiei.
Bune practici pentru o strategie eficientă de gestionare a categoriilor
Dezvoltarea unei strategii de categorie câștigătoare poate fi realizată mai rapid cu următoarele bune practici:
Stabiliți un manager de categorie și o echipă dedicate. Deoarece categoriile mari și domeniile strategice de cheltuieli necesită timp și specializare, o echipă dedicată formată din părți interesate bine informate din departamentele relevante face ca procesul să fie mai eficient. Managerul de categorie este responsabil pentru supravegherea și înțelegerea pieței, a reglementărilor și a tendințelor de stabilire a prețurilor pentru o întreagă categorie, precum și pentru dezvoltarea planurilor pe termen scurt, mediu și lung.
Creați o taxonomie consistentă în cadrul organizației. Acesta este un pas crucial pentru obținerea unor perspective mai bune și a unei vizibilități mai bune asupra cheltuielilor. Unele organizații vor utiliza standardele universale, cum ar fi UNSPC, ca un ghid, dar mai des companiile își vor crea propriile categorii interne, care sunt mai bine aliniate la obiectivele lor unice sau la nevoile lor industriale.
Utilizați soluții automatizate pentru a centraliza datele despre cheltuieli. Cu un singur loc pentru urmărirea și monitorizarea datelor, este mai ușor să găsiți și să raportați informații importante și să consolidați practicile de guvernare.
Tehnologia de gestionare a categoriilor de harnașamente. Utilizând tehnologii precum IA, echipele pot identifica mai ușor modele, clasifica automat cheltuielile, organiza furnizorii după categorie, pot stabili criterii de referință, pot face recomandări, pot automatiza sarcinile și multe altele.
Păstrați părțile interesate implicate și în buclă. Cu instrumente de analiză și software pentru a comunica câștiguri și oportunități, este mai ușor să obțineți participarea părților interesate și să vă aliniați la obiectivele organizaționale.
Creați relații dinamice cu furnizorii. Concentrați-vă pe valoarea globală – și nu doar pe costuri – și colaborați în mod deschis pentru a crea relații de muncă bune.
Includeți date de la terți. Dezvoltați un mecanism pentru utilizarea punctelor de date externe relevante de la furnizorii terți pentru a completa strategia dvs. de categorie.
Îmbunătățiți continuu procesul ciclului de existență al categoriei. Îmbunătățiți analiza datelor interne și externe, colectând informații specifice categoriei, îmbunătățind strategia și efectuând revizuiri periodice.
Fă pasul următor
Explorați soluțiile pentru a obține o valoare mai mare prin gestionarea mai inteligentă a categoriilor.
Evitați greșelile comune în gestionarea categoriilor
Această lucrare explorează trei greșeli pe care achizițiile le pot face cu ușurință atunci când vine vorba de gestionarea categoriilor – și modul în care corectarea acestora poate genera beneficii semnificative, în special în vremuri incerte.