Ce este un sistem de gestionare a resurselor umane (HRMS)?
Un HRMS ajută companiile să își gestioneze și să își automatizeze procesele HR de bază și oferă capacități de management al talentelor.
Definiția sistemului de gestionare a resurselor umane (HRMS)
HRMS înseamnă sistemul de gestionare a resurselor umane – denumit adesea software de gestionare a capitalului uman (HCM). Companiile utilizează un HRMS pentru a digitaliza, automatiza și centraliza procesele HR de bază, cum ar fi stocarea datelor angajaților, administrarea beneficiilor, timpul și prezența și calculul salarial. În plus, un HRMS oferă capacități de management al talentelor, precum recrutarea, integrarea în funcție nouă, managementul performanței, planificarea obiectivelor, învățarea și instruirea, compensația și planificarea succesiunii.
Un HRMS modern ajută la înlocuirea foilor de calcul tradiționale cu utilizare intensivă a forței de muncă și a proceselor bazate pe hârtie prin automatizarea proceselor manuale repetitive și consumatoare de timp. Acest lucru permite membrilor echipei de resurse umane să reducă eroarea umană și să se concentreze pe valoarea superioară și, în cele din urmă, pe munca mai plină de satisfacții.
Istoria sistemelor de management al resurselor umane
În anii 1970, companiile mai mari își digitalizau unele dintre procesele de bază, în special funcțiile greu de utilizat și predispuse la erori, cum ar fi calculul salarial și contabilitatea, dar aceste sisteme timpurii de gestionare a resurselor umane au avut un domeniu de aplicare limitat. Până în anii 1990, un sistem de calcul mainframe mai puternic și dezvoltarea internetului au permis companiilor să digitalizeze și să automatizeze o gamă mai largă de funcții HR de bază, cum ar fi gestionarea înregistrărilor, administrarea beneficiilor și fluxurile de lucru de recrutare.
Astăzi, odată cu dezvoltarea tehnologiilor inteligente și a conectivității în cloud, procesele de HR nu se mai limitează la datele tranzacționale. Un HRMS modern poate aduna și integra date pentru a ajusta structurile de raportare în timp real, pe baza varianțelor regionale în infrastructură, legi și conformitate cu reglementările. De asemenea, aceste sisteme automatizează fluxul de lucru și utilizează inteligența artificială (IA) pentru a crea procese mai inteligente și mai raționalizate.
HRMS, HRIS și HCM – simțirea acronimelor
Sistemele de gestionare a resurselor umane (HRMS), sistemele informatice de resurse umane (HRIS) și managementul capitalului uman (HCM) sunt termeni HR care sunt adesea utilizați interschimbabil, dar au câteva diferențe cheie.
Un HRIS este, de obicei, creat pe o bază de date cu informațiile angajaților și este utilizat pentru a sprijini procesele HR centrale care au o structură mai lineară și cantitativă, cum ar fi prelucrarea statelor de plată sau gestionarea timpului și prezenței.
În comparație, un HRMS este un sistem mai cuprinzător, care conține toate structurile de gestionare a datelor ale unui HRIS, dar încorporează și funcționalități și management al talentelor mai calitative și mai complexe. Cele mai bune soluții HRMS utilizează tehnologii inteligente, precum IA, machine learning și conectivitate cloud, pentru a ajuta la personalizarea și automatizarea inteligentă a funcțiilor.
HCM este un termen umbrelă care este utilizat pentru a descrie setul larg de practici și software pe care o organizație le utilizează pentru a-și gestiona forța de muncă – de la recrutare până la pensionare. Un sistem HCM este adesea denumit sistem de gestiune resurse umane (HRMS) și include software HRIS. Datorită progreselor tehnologice și conectivității, companiile sunt acum capabile să obțină o imagine clară de la un capăt la altul al forței de muncă din toate unghiurile. Acest lucru a ajutat companiile să realizeze valoarea măsurabilă a prioritizării experienței angajaților și a utilizării unei abordări pentru prima persoană pentru a susține funcționalitatea administrativă HR care o înconjoară. Această abordare mai holistică reprezintă o schimbare în prioritizarea și gestionarea proceselor HR.
De ce este software-ul HRMS atât de important astăzi?
De mulți ani, companiile au luat în considerare utilizarea de noi tehnologii și modalități de a-și automatiza mai bine procesele de HR. Când pandemia a lovit, a adus cu sine schimbări masive și fără precedent ale forței de muncă. Echipele de resurse umane au fost forțate – foarte brusc – să înceapă să utilizeze tehnologii noi pentru a susține și gestiona o forță de muncă recent îndepărtată și distribuită.
La început, multe dintre aceste tranziții au fost problematice, dar acum, mai mult de un an, liderii de HR au devenit mai creativi și mai adaptivi în practicile lor. Un articol SHRM ne spune că, în cele din urmă, s-a dovedit a fi un lucru bun. Cu întreaga lor forță de muncă devenind la distanță – aproape peste noapte – echipele de HR au devenit „primii respondenți” ai lumii afacerilor, iar multe alte departamente și lideri de echipă și-au preluat conducerea. În urma pandemiei, multe companii au devenit brusc conștiente de ceea ce o mină de aur de date și analiză a oamenilor pe care au avut-o în departamentele lor de HR – și modul în care aceste informații le-ar putea ajuta să informeze deciziile și strategiile din întreaga afacere.
Astăzi, software-ul HRMS este de neprețuit pentru a ajuta companiile să organizeze, să înțeleagă și să eficientizeze această lume a muncii care se schimbă rapid. Soluțiile HRMS pun procese complexe de HR într-un singur loc, oferind companiilor stocarea centralizată a datelor angajaților, capacități de automatizare și AI integrat și funcții analitice avansate. În plus, capacitățile sofisticate și prietenoase de gestionare a talentelor ajută la asigurarea faptului că întreprinderile recrutează, dezvoltă și păstrează cele mai bune talente din industriile lor.
Cine utilizează software-ul HRMS?
Multe dintre zonele enumerate mai jos au fost în mod tradițional destul de siloed – feedback-ul sau datele noi într-una nu ar fi făcut neapărat acest lucru celuilalt. Un HRMS modern nu numai că optimizează și îmbunătățește procesele pentru fiecare dintre acești profesioniști, dar, de asemenea, se asigură că datele pe care le colectează și feedback-ul pe care îl oferă sunt partajate - și este capabil să informeze grupul mai larg de analiză a oamenilor.
Profesioniști HR: Pentru echipele de HR, utilitatea unui HRMS se extinde de la editarea de bază și accesul la datele angajaților – până la furnizarea de rapoarte complexe bazate pe date și automatizarea sarcinilor sofisticate de gestionare a talentelor.
Responsabili recrutare: instrumentele HRMS le oferă recrutorilor un portal centralizat din care să publice cereri de angajare, să cultive și să găsească candidați, precum și să acceseze și să personalizeze funcțiile de integrare în funcție nouă.
Manageri: Chiar și de pe dispozitivele lor mobile, managerii pot utiliza software-ul HRMS pentru a supraveghea structura echipei, pentru a urmări timpul și absențele, pentru a aproba cererile de concediu și timp liber și pentru a urmări performanța angajaților pentru a vedea dacă au nevoie de sprijin sau feedback pentru a-i ajuta să își atingă obiectivele.
Angajați: un singur portal ușor de utilizat poate permite angajaților să își editeze datele personale, să vizualizeze organigrama, să introducă timp și cereri de concediu, să vizualizeze sarcinile de învățare și chiar să își gestioneze obiectivele personale de carieră și planurile de dezvoltare.
Candidați: Candidații de astăzi au portaluri HRMS dedicate pentru a-i ajuta să caute și să aplice pentru locuri de muncă, să urmărească starea candidaturilor și să accepte oferte digitale cu semnături electronice.
Componente software HRMS
Software-ul HRMS poate oferi claritate și simplificare. Reunirea datelor despre forța de muncă într-un singur loc nu numai că ușurează lucrurile pentru companie, ci oferă, de asemenea, analize și analize din surse și departamente disparate pentru a oferi recomandări și rapoarte din ce în ce mai precise și acționabile.
Iată diferitele elemente ale unei soluții HRMS:
HRIS: HR principal și calcul salarial
Serviciu individual angajați: instrumentele HRIS ajută atât angajații, cât și șefii de echipă să elimine aglomerația sarcinilor administrative de resurse umane moștenite și bazate pe hârtie. Capacitățile self-service și mobile ajută la creșterea productivității forței de muncă și a transparenței în nenumărate domenii, cum ar fi gestiunea datelor angajaților, raportare și funcții analitice, timp și prezență și calcul salarial.
Gestionarea beneficiilor: Cu o creștere a modelelor hibride la locul de muncă, companiile se luptă mai mult ca oricând pentru a ține pasul cu numeroasele cerințe de beneficii din Statele Unite. Administrația automată a beneficiilor poate elimina echipele de HR de sub acest munte de documente și le poate elibera pentru a oferi consultanță și îndrumare bine informată pe care angajații le apreciază în aceste domenii cruciale ale vieții lor. Portalurile pentru angajați care se bucură de servicii de autoservire și mobile le permit lucrătorilor să urmărească în cunoștință de cauză beneficiile pentru ei înșiși și familiile lor.
Gestiunea timpului: Scurgerile de salarii sunt rezultatul practicilor inexacte de păstrare a timpului de către angajați și manageri și pot costa companiile până la 2,5% din cheltuielile lor totale de salarizare. Deși uneori intenționată, aceasta se datorează adesea erorilor din partea sistemelor învechite și practicilor manuale inexacte. Dar, din fericire, este una dintre cele mai previzibile zone de pierderi operaționale și poate fi mult atenuată prin utilizarea de soluții inteligente de software HR. Instrumentele HRMS sunt extrem de personalizabile și pot fi sincronizate cu sărbătorile, acumulările și alte reguli de afaceri. Calculele automate ale timpului și salariului sunt integrate cu funcțiile de salarizare, iar angajații au acces auto-servit pentru a le ajuta să obțină o imagine completă a timpului lor
Managementul talentelor
Recrutare și integrare: soluțiile HRMS pot ajuta angajatorii să optimizeze procesul de recrutare pentru a se asigura că pot găsi și atrage talente de top. Aceasta include un sprijin mai bun pentru sourcing-ul global de talente și gestionarea relațiilor cu candidații. De asemenea, sprijină o urmărire mai cuprinzătoare a solicitanților și procese raționalizate pentru a sprijini planificarea succesiunii. Iar pentru noii angajați,instrumentele de integrare în funcție nouă HRMS pot oferi un portal pentru noii angajați – inclusiv fluxuri de lucru automate și informatizate pentru noii angajați și un proces de instruire și integrare în funcție nouă mai captivant și mai personalizat.
Managementul performanței și al compensațiilor: Managementul performanței poate fi o provocare, impunând întreprinderilor să echilibreze atât datele calitative, cât și cele cantitative, rămânând în același timp obiective. Instrumentele HRMS pot ajuta la gestionarea obiectivelor și analizelor angajaților, oferind managementul continuu al performanței împreună cu planificarea ghidată a acțiunilor. Gestionarea compensațiilor poate fi, de asemenea, o propunere dificilă care necesită evaluarea mai multor factori, atât în interiorul, cât și în afara afacerii. Software-ul HRMS poate ajuta la susținerea eficientă a planificării și proiectării compensațiilor.
Învățarea și dezvoltarea profesională: Creșterea și dezvoltarea carierei sunt părți esențiale ale experienței angajaților. Instrumentele HRMS utilizează tehnologia inteligentă pentru a oferi o experiență de învățare mai personalizată și mai captivantă – conectând oamenii, informațiile și experții din întreaga companie și din afara acesteia. Pentru angajați, acest lucru îi ajută să își structureze mai bine timpul și obiectivele de planificare a carierei. Formarea obligatorie a învățării și a conformității poate fi ușor programată, iar obiective pe termen mai lung, cum ar fi dezvoltarea leadershipului și planificarea succesiunii, pot fi încorporate în calendarele lor în moduri care să corespundă cel mai bine nevoilor și angajamentelor lor unice.
Managementul performanței de vânzări: După cum vă poate spune orice lider de afaceri, echipele lor de vânzări sunt cele mai bune atunci când sunt acolo, vânzând și hrănind clienți potențiali. Un HRMS ajută companiile să eficientizeze și să gestioneze central problemele legate de vânzări , cum ar fi comisioanele, teritoriile și cotele și chiar performanța agenților.
Analiza și planificarea forței de muncă: Perspectivele bazate pe date sunt esențiale pentru alinierea resurselor umane la strategia globală a companiei. Cu metrică și KPI-uri, raportare, modelare predictivă a forței de muncă și funcții analitice bazate pe AI, liderii HR pot susține mai bine planificarea strategică și operațională , precum și bugetarea și gestiunea performanței
Managementul experienței angajaților: Cu un accent sporit pe experiența angajaților, companiile trebuie să caute modalități inovatoare pentru a înțelege mai bine de ce angajații simt modul în care își fac experiențele la locul de muncă, începând ca un candidat la ziua în care pleacă și totul între ele. Tehnologiile și instrumentele vocale ale angajaților (VoE) pentru colectarea acestor informații includ evaluări de feedback la 360 de grade, sondaje, analiza comportamentului și a sentimentelor și multe altele. Utilizând aceste analize, organizațiile pot personaliza experiențele fiecărui angajat pe parcursul ciclului lor de viață, sporind angajamentul și productivitatea.
Sistemele HRM și următorii pași către transformarea digitală în HR
Transformarea digitală a resurselor umane și orice schimbare operațională majoră vor întâmpina întotdeauna unele erori și inerții inițiale, precum și un risc inevitabil. Cea mai bună modalitate de a vă pregăti pentru o schimbare operațională este de a începe să împărtășiți și să comunicați despre scopurile și obiectivele proiectului. Atunci când există linii deschise de comunicare între liderii de echipă, directori și specialiști în HR, puteți începe să dărâmați pereții. Strategiile eficiente de gestionare și planificare a modificărilor vă pot ajuta să vă pregătiți mai bine echipele pentru a asigura buy-in-ul din timp.
Lista de mai jos evidențiază câteva elemente importante din lista de verificare pe măsură ce vă angajați în transformarea digitală HR.
Integritatea datelor: Înainte de a începe procesul de migrare a datelor, asigurați-vă că aveți resursele și abilitățile adecvate sau că vă veți reucide talentul IT pentru a vă asigura că puteți îndeplini această sarcină și pentru a minimiza erorile umane.
Costuri și efort: Cuantificarea cerințelor proiectului în toate domeniile afectate ale afacerii, inclusiv implementarea și integrările. Identificați bugete realiste și calendare pentru a contribui la asigurarea succesului implementării.
Nevoi actuale și viitoare: Colaborați îndeaproape cu liderii departamentului și ai echipei de la început pentru a vă asigura că înțelegeți obiectivele, cerințele și provocările specifice ale acestora. Asigurați-vă că sistemul dvs. HRMS poate fi scalat pentru a răspunde nevoilor în evoluție ale tuturor părților interesate.
Conformitate: Definiți cerințele legale de reglementare, angajare și alte cerințe legale și confirmați faptul că noul dvs. sistem sprijină aceste nevoi în toate regiunile.
Nivel de pregătire ca succesor la lansare: integrați-vă din timp echipa de resurse umane pentru a vă ajuta să dezvoltați programe de formare și obiective. Stabiliți repere lunare pentru a vă asigura că toți administratorii, managerii și angajații dvs. sunt instruiți corespunzător și sunt pregătiți să utilizeze întreaga valoare a noului sistem HRM.