Ce este un sistem de urmărire a solicitanților (ATS)?
ATS este o aplicație software pentru resurse umane (HR) care ajută organizațiile să gestioneze sarcinile de recrutare și angajare în mod digital.
Prezentare generală a sistemului de urmărire a solicitanților
Un sistem de urmărire a solicitanților (ATS) este o aplicație software pentru resurse umane (HR) care ajută organizațiile să gestioneze digital sarcinile de recrutare și angajare. Aceasta servește ca bază de date centrală pentru informațiile despre post și candidați în care sunt gestionate cererile de recrutare, publicările și candidaturile, iar candidații sunt afișați și selectați.
Un ATS sprijină realizarea unor sarcini comune, cum ar fi crearea de fișe de posturi, publicarea de posturi pe site-urile de cariere și pe platformele de joburi, scanarea sumelor, programarea interviurilor, colectarea de feedback, efectuarea verificărilor de fond și generarea de scrisori de ofertă cu semnături electronice.
Sistemul gestionează, de asemenea, experiența solicitanților de locuri de muncă. Aceasta include căutarea de locuri de muncă, candidatura online și verificarea stării unei candidaturi, precum și generarea de notificări către solicitanți.
Ce face un sistem de urmărire a solicitanților?
Un ATS acționează ca o bază de date pentru solicitanții de locuri de muncă, automatizând și gestionând fluxurile de lucru asociate cu procesul de recrutare. Permite managerilor și recrutorilor de angajare să reducă volumul sumelor primite, astfel încât aceștia să își poată concentra timpul asupra celor mai calificați solicitanți.
Cu capacitatea de a programa reguli de afaceri într-un ATS, companiile se pot asigura că respectă cele mai bune practici de angajare, securizând în același timp datele personale pe care solicitanții le transmit.
Cine utilizează un sistem de urmărire a solicitanților?
Companiile de toate dimensiunile și industriile utilizează sisteme de urmărire a candidaților pentru a organiza, căuta și comunica cu solicitanții de locuri de muncă și pentru a-și gestiona procesul de candidatură la un loc de muncă. În timp ce anterior domeniul companiilor mai mari Fortune 500 din cauza costurilor asociate și a cerințelor de infrastructură, astăzi organizațiile mai mici pot profita de economiile de costuri ale ofertelor de software ca serviciu (SaaS) în cloud.
De ce este important un ATS?
Un ATS accelerează procesul de angajare. Trecând de la procese offline și pe suport de hârtie la un proces digital automatizat, sarcinile de recrutare și angajare sunt raționalizate, eliberând timp și asigurând respectarea practicilor de angajare corecte și cele mai potrivite.
Iată câteva exemple ale modului în care un sistem de urmărire a solicitanților poate beneficia de o organizație:
Mai mulți solicitanți: Un ATS facilitează căutarea de locuri de muncă și aplicarea online de către persoanele în căutarea unui loc de muncă, sporind astfel numărul total de candidaturi.
Cicluri de angajare rapide: recrutorii pot căuta rapid în întregul grup de candidați, selectând candidații de interes și investind timpul lor în activități cu valoare mai mare, cum ar fi interviuri de screening, referințe și oferte.
O mai mare colaborare cu părțile interesate: În timpul etapei de interviu, managerii de angajare revizuiesc și oferă feedback cu privire la candidații din cadrul ATS. Regulile de afaceri pot fi configurate pentru a automatiza progresul candidaților prin etapele de selecție și angajare.
Evoluția sistemelor de urmărire a solicitanților
Înainte de internet, posturile vacante erau promovate în ziare clasificate și în publicații industriale. Procesul a fost pe suport de hârtie, ceea ce a făcut consumatoare de timp și dificil de gestionat. Candidații la post nu au putut stabili cu ușurință starea unei candidaturi. Responsabilii de recrutare și managerii de angajare – din cauza volumului mare de cereri tipărite – nu au reușit să identifice cei mai calificați solicitanți.
Cu ajutorul tehnologiilor digitale și online, solicitarea unui loc de muncă a devenit mult mai ușoară. Site-urile web globale privind ocuparea forței de muncă au promovat oportunități de angajare pentru persoanele din întreaga lume. Dintr-o dată recrutarea devenise o afacere de volum.
Primele sisteme de urmărire a solicitanților au fost dezvoltate la sfârșitul anilor 1990 și au fost găzduite în incintă. Sistemele s-au axat pe prelucrarea și stocarea numărului mare de rezumate primite, asigurând în același timp conformitatea și consecvența practicilor de angajare. Angajatorii și managerii de recrutare au resimțit, de asemenea, impactul unui volum atât de mare de aplicații și, în curând, aceste sisteme au evoluat pentru a sprijini pre-screening-ul, scanarea sumelor, parsarea, notificările automate și analizele.
În prezent, sistemele de urmărire a solicitanților sunt implementate predominant în cloud și sunt oferite ca o soluție software ca serviciu sau SaaS. Un ATS bazat pe cloud elimină costurile mari de implementare și procesele ineficiente, reducând dependența de IT.
Tehnologia ATS a evoluat pentru a sprijini cerințele moderne de recrutare, care pot include:
Recrutare virtuală: Sprijiniți munca la distanță și eforturile de recrutare, cum ar fi site-urile de cariere, comunicarea candidaților, ofertele și interviurile.
Recrutare în masă: Atrageți, afișați și angajați rapid volume mari de solicitanți pentru anumite industrii, cum ar fi asistența medicală, alimentația, comerțul electronic și tehnologia.
Volume mari de solicitanți: Examinați volume mari de solicitanți pentru deschideri specifice.
Recrutare internă: Identificați angajații pentru a promova progresul intern.
Diversitate și incluziune: asigurarea alinierii cu inițiativele de angajare ale unei companii și cu practicile de recrutare nepărtinitoare.
Un ATS sprijină procesul de recrutare, de la publicarea unui post vacant până la prezentarea unei scrisori de ofertă. Deoarece datele de recrutare sunt date cu caracter personal, sistemele de urmărire a solicitanților ajută, de asemenea, companiile să respecte legislația privind protecția datelor, cum ar fi GDPR.
Cazuri de utilizare pentru un ATS
Recrutatorii sunt cei mai activi utilizatori ai unui ATS. Aceștia utilizează sistemul zilnic pentru a gestiona cererile de recrutare, a posta posturi vacante, a revizui candidații și a gestiona evoluția candidaților prin etapele de recrutare și angajare.
Managerii de angajări utilizează un ATS pentru a participa la procesul de recrutare. Sistemul le oferă acces direct la cererile de recrutare active pentru a revizui fișele posturilor, solicitanții și rezumatele și pentru a vedea starea fiecărui candidat. Informațiile sunt generate de ATS pentru a pregăti și efectua interviuri, precum și pentru a stoca feedback cantitativ și calitativ în urma unui interviu.
Solicitanții de locuri de muncă utilizează ATS pentru a căuta și a aplica pentru posturi, pentru a verifica statutul unei candidaturi și pentru a accepta oferte de locuri de muncă.
Mesaj de urmărire pentru noi locuri de muncă potrivite într-un ATS modern.
Ce să căutați atunci când luați în considerare un ATS
Sistemele de urmărire a solicitanților sunt oferite ca soluții de sine stătătoare sau pot fi incluse ca parte a unei platforme software de recrutare end-to-end, care include capacități de gestionare a relațiilor cu candidații (CRM).
Software-ul CRM este adesea utilizat în paralel cu un ATS. Dar, spre deosebire de un ATS, aceste sisteme sunt folosite pentru a atrage talente și pentru a construi relații cu solicitanții care au trecut la statutul de candidat. Sistemele de management al relațiilor cu candidații se concentrează pe implicarea candidaților și pe crearea unei experiențe generale pozitive de recrutare.
Unele organizații preferă simplitatea unei aplicații ATS de sine stătătoare pentru gestionarea datelor candidaților. Cu toate acestea, această opțiune prezintă unele limitări. Deși sunt suficiente pentru prelucrarea candidaților activi, aceste sisteme nu oferă capacitățile necesare pentru angajarea și cultivarea talentelor pasive.
Software-ul de recrutare care include funcționalități ATS și CRM oferă cea mai mare flexibilitate și eficiență pe parcursul întregii călătorii între aplicanți și candidați. Beneficiile combinate includ:
Acces la site-uri web avansate de cariere
Pagini țintă personalizate
Campanii de marketing prin e-mail
rezervoare de talente mai mari
Un interes mai mare și un angajament mai mare din partea candidaților preselecționați
Cicluri de angajare mai rapide
O mai bună colaborare cu părțile interesate interne
O soluție de recrutare end-to-end reduce costurile și elimină complexitatea gestionării mai multor sisteme în paralel.
Considerente suplimentare includ:
Scalabilitate: Nevoile de angajare ale unei organizații vor fluctua, astfel încât software-ul trebuie să fie agil și scalabil.
Integrare: Determinați în avans modul în care tehnologia se va integra cu alte programe informatice de recrutare, precum și cu infrastructura tehnologică generală de resurse umane. Aceste integrări vor sprijini eliminarea proceselor manuale de date și capacitatea de a combina datele de recrutare cu datele angajaților.
Cerințe pentru utilizatori: Luați în considerare toți utilizatorii - solicitanți, recrutori, manageri de angajare - și asigurați-vă că ATS este capabil să ofere o experiență eficientă și pozitivă pentru toată lumea.
Care sunt capacitățile unei platforme de recrutare end-to-end care include ATS și CRM?
Iată o prezentare generală a caracteristicilor și funcțiilor combinate pe care le puteți utiliza cu ajutorul unei soluții complete de recrutare:
Înregistrare poziție
Creați fișe de post care să evidențieze competențele preferate.
Identificați diferențele de gen și referințele salariale utilizând scanări automate.
Creați un site web cu marca angajatorului pentru solicitanții de locuri de muncă.
Creați și gestionați publicările pe site-urile web de cariere și pe platformele de joburi.
Utilizați aplicații configurabile pentru fiecare cerere de achiziție (aplicație mobilă, aplicare rapidă, mai multe etape).
Revizuire candidați
Căutați aplicații externe și interne utilizând o singură bază de date.
Configurați întrebările de selecție înainte de aplicație pentru fiecare anunț.
Automatizați stocarea și analiza datelor Résumé, inclusiv analizarea sintactică.
Primiți notificări și alarme automate personalizate pentru fiecare rol.
Furnizați acces securizat pentru agențiile terțe.
Generați rapoarte și analize în timp real pe parcursul întregului proces de recrutare.
Interviu cu candidații
Programați interviuri și urmăriți progresul.
Obțineți feedback și consolidați automat evaluările candidaților.
Oferă acces securizat la un portal de candidați pentru informații și stare curente.
Angajare și integrare în funcție nouă
Accesați șabloane de marcă și formulare cu date completate în prealabil.
Generați și prezentați scrisori de ofertă cu capacități de semnătură electronică pentru o întoarcere mai rapidă.
Automatizați procesul de integrare în funcție nouă.
Când ar trebui o organizație să implementeze un ATS?
O implementare ATS ar trebui să fie luată în considerare de organizațiile care cresc rapid și au obiective ambițioase de recrutare care se corelează cu strategia generală de afaceri. Cerințe suplimentare ar putea include vizarea unui set de competențe specializat sau a unui rol care este în cerere ridicată, sprijinirea eforturilor de recrutare în masă sau rezolvarea unor ineficiențe semnificative în cadrul resurselor umane, în cazul în care un model de date centralizat și fluxuri de lucru automatizate ar economisi timp și bani. Aceste ineficiențe ar putea fi:
Eforturile de angajare sunt urmărite pe o foaie de calcul.
Aceeași publicare de post trebuie trimisă manual pe mai multe platforme de joburi.
Timpul este petrecut revizuind un volum mare de aplicații irelevante.
Feedback-ul și deciziile echipei de angajare sunt dificil de obținut.
Resursele interne nu sunt disponibile pentru a construi, întreține sau îmbunătăți un site de cariere existent.
Măsurarea valorii recrutării este dificilă și inconsecventă.
Când ar trebui să îmi actualizez ATS-ul?
Multe organizații aleg să facă upgrade de la un ATS existent la o platformă software de recrutare end-to-end, inclusiv capabilități de implicare a candidaților într-un CRM.
Un ATS învechit poate duce la următoarele ineficiențe în HR:
Aceeași candidatură pentru post este disponibilă pentru fiecare post vacant.
O rată mare de abandon apare în cadrul procesului de angajare.
Îngrijirea și implicarea candidaților este dificilă și ineficientă.
Prezența părtinirii inconștiente nu este cunoscută.
Strategiile specifice de angajare, o astfel de angajare în masă, progresul intern și recrutarea virtuală, sunt dificile, dacă nu imposibil.
Sistemele de urmărire a solicitanților, în special atunci când sunt integrate în soluțiile de recrutare end-to-end, oferă o platformă modernă și sigură pentru ca departamentul HR să atragă, să identifice, să angajeze și să angajeze cei mai buni candidați. Un ATS elimină procesele manuale consumatoare de timp, astfel încât eforturile de recrutare se pot sincroniza perfect cu creșterea prognozată a companiei.