Beneficiile urmăririi timpului angajatului
Software-ul de urmărire a timpului angajaților bazat pe cloud permite urmărirea și gestionarea precisă a orelor de lucru ale angajaților, îmbunătățește productivitatea, optimizează procesele de calcul salarial și oferă informații valoroase pentru alocarea resurselor și gestionarea proiectelor.
Imagine generală urmărire timp angajat
Timpul înseamnă bani. Cum costul obișnuit al statelor de plată reprezintă până la o treime din veniturile companiei tale, monitorizarea precisă a timpului angajaților este una dintre cele mai importante funcții ale afacerii tale. Și în timp ce lumea modernă a muncii a devenit mai complexă, modelele salariale dependente de timp nu sunt cu siguranță nimic nou. Timp de mii de ani, muncitorii au fost plătiți la o rată zilnică, babilonienii antici dezvoltând chiar un set de salarii recomandate, conform căruia un tâmplar primea atâtea grame de argint pe zi, un croitor primea atâtea grame și așa mai departe. Chiar și pe atunci, era esențial să fie transparenți în ceea ce privește timpul și salariile.
Odată cu revoluția industrială și creșterea locurilor de muncă centralizate, companiile au început să înțeleagă valoarea standardizării programului de lucru și să se asigure că muncitorii sunt acolo unde ar trebui să fie pe tot parcursul zilei. În 1880, ceasornicarul Willard Bundy a inventat primul ceas pentru măsurarea programului de lucru cu un sistem de pontaj cu carduri care este încă în uz. Deși tehnologia de urmărire a timpului a progresat cu ani lumină față de vremurile lui Bundy, încă rămâne o provocare pentru fiecare companie. Din fericire, software-ul actual de urmărire a timpului bazat pe cloud răspunde acestei provocări, oferind acuratețe și flexibilitate și analizând datele valoroase privind forța de muncă pentru a susține profitabilitatea îmbunătățită.
Ce este monitorizarea timpului și de ce este un subiect important acum?
În 2022, Gallup a realizat un studiu amplu, la care au participat peste 140.000 de angajați. În plus față de numeroase alte sondaje la locul de muncă din mai multe țări, rezultatele au confirmat ceea ce toată lumea a spus: Munca la distanță este aici pentru a rămâne. De fapt, una dintre statisticile Gallup a arătat că, în 2019, peste 60% dintre angajați lucrau exclusiv la fața locului. În timp ce până în 2022, acest număr a scăzut la doar 19%– chiar și după ce restricțiile COVID au fost ridicate în mare parte.
Pentru departamentele de HR, acest lucru a însemnat o trecere extrem de rapidă către moduri de lucru complet noi. De exemplu: angajații care lucrează prin telemuncă tind să aibă o distribuție geografică mai extinsă. Acest lucru adaugă o complexitate enormă protocoalelor de gestionare a timpului. Fiecare stat, provincie sau țară poate avea reglementări diferite privind timpul liber, concediul de maternitate, beneficiile, orele suplimentare permise și multe altele.
Afacerile moderne se află, de asemenea, într-o perioadă a schimbărilor operaționale rapide și a așteptărilor mai complexe ale clienților. Companiile știu că, pentru a concura în această economie, trebuie să valorifice tehnologiile de afaceri bazate pe Big Data și AI. Soluțiile de monitorizare a timpului bazate pe cloud se integrează cu alte sisteme esențiale ale companiei, pentru a-ți permite să înregistrezi, să raportezi, să analizezi și să personalizezi toate activitățile angajaților care consumă timp. Acest lucru îți permite să identifici oportunitățile și riscurile din timp. Îți oferă vizibilitatea necesară pentru a anticipa fluxurile de lucru în schimbare și a identifica ineficiențele și riscurile de neconformitate în timp real.
Cum funcționează sistemele de monitorizare a timpului bazate pe cloud?
Cele mai bune sisteme de monitorizare a timpului sunt flexibile și ușor de utilizat atât pentru angajatori, cât și pentru angajați. Acestea pot fi personalizate pentru a se alinia cel mai bine regulilor și parametrilor individuali sau bazați pe roluri. Acestea operează pe o platformă unificată și se pot conecta în cloud cu alte sisteme software HR și de business pentru a beneficia de o varietate de surse de date relevante. Sistemele bazate pe cloud răspund, de asemenea, la evenimente și acțiuni pe măsură ce au loc, oferind agilitatea necesară pentru a asigura acuratețea și relevanța la maximum.
Iată câteva caracteristici cheie suplimentare ale celor mai bune sisteme de urmărire a timpului:
O platformă unificată este centralizată și integrată. În trecut, costurile statelor de plată au fost adesea grupate pe regiuni sau departamente și gestionate pe aplicații software vechi sau chiar pe foi de calcul. Acest lucru a îngreunat analizarea datelor pentru state de plată și compararea costurilor statelor de plată cu productivitatea și orele petrecute pentru diverse sarcini. O platformă unificată și centralizată integrează monitorizarea timpului cu software-ul pentru statele de plată și alte sisteme HR și de business pentru a oferi informații fiscale precise și în timp real și pentru a contribui la analize mai robuste, bazate pe date.
O interfață personalizată îmbunătățește gradul de utilizare și relevanță.Cuurmărirea timpului fiind una dintre cele mai utilizate aplicații de self-service, echipele dvs. trebuie să o găsească ușor de utilizat - și să poată accesa de pe dispozitive, oriunde s-ar afla. Atunci când sistemele de urmărire a timpului sunt greoaie și nu intuitive, chiar și cei mai conștiincioși angajați pot deveni exasperați sau amânați – estimând după fapt și intrând în mai multe zile de muncă, toate într-o singură mișcare. Sistemele de urmărire a timpului bazate pe cloud ajută la evitarea acestui lucru cu ajutorul unei interfețe de introducere a timpului simplificată și ușor de utilizat, care este specifică și personalizată pentru rol. În plus, sistemele personalizate de monitorizare a timpului în cloud pot oferi atât angajaților, cât și angajatorilor acces la rapoarte la cerere, alerte, programe și alte informații relevante.
Funcțiile analitice și raportarea integrate suportă mai multe scenarii. Este destul de greu ca chiar și experții HR să rămână pe partea de sus a reglementărilor complicate de conformitate și de muncă. Angajații cu siguranță nu ar trebui să se aștepte să stăpânească acest lucru și să păstreze totul drept. Cu ajutorul sistemelor de urmărire a timpului în cloud, regulile pot fi setate pentru fiecare angajat (sau rol) pentru – de exemplu – pentru a primi avertizări automate despre prea multe ore suplimentare sau pentru a recalcula orele din cauza modificărilor bruște ale programului. Instrumentele integrate de analiză și raportare pot, de asemenea, să utilizeze inteligența artificială și diverse seturi de date pentru a extrapola scenariile reale și potențiale de la locul de muncă – oferind astfel informații relevante și acționabile și răspunzând la o varietate de întrebări manageriale sau ale angajaților.
Permite liderilor operaționali și părților interesate să înțeleagă impactul financiar și riscurile potențiale ale deciziilor legate de orele suplimentare, productivitate și conformitate.
Monitorizarea timpului pentru angajați: riscurile greșelilor
Litigiile angajaților au crescut la niveluri fără precedent în ultimii ani. În 2021 s-auînregistrat plăți pentru procese de acțiune la locul de muncă în SUA, Marea Britanie și o serie de alte țări văzând modele similare. Forbes subliniază că „Pe baza volumului și a cifrelor statistice, lucrătorii au obținut cel mai mare succes în certificarea clasei salariale și orelor și a acțiunilor colective în 2021”.
Evident, o funcție fundamentală a monitorizării timpului angajatului este înregistrarea orelor lucrate. Dar, atât pentru bunăstarea lucrătorilor, cât și pentru gestionarea riscurilor companiei, software-ul de monitorizare a timpului trebuie să aibă capacitatea de a recunoaște și raporta în timp real atunci când există riscul ca orele de lucru, timpul liber, pauzele sau alte chestiuni conexe ale angajaților să nu fie conforme. Și pentru a fi eficiente, sistemele tale de monitorizare a timpului trebuie să poată integra cu exactitate această funcționalitate în fiecare regiune și țară în care compania ta își desfășoară activitatea.
Riscul suplimentar apare sub forma unei pierderi monetare reale ca urmare a păstrării inexacte a timpului. În fiecare an, companiile pierd miliarde de dolari din cauza furtului de timp al angajaților – fie intenționat, fie neintenționat. Să recunoaștem: este un subiect ciudat. Nimeni nu vrea să admită că angajații lor pot juca rapid și liber cu orele. Din acest motiv, atunci când organizațiile mari își strâng curelele și se concentrează pe măsuri de reducere a costurilor, uneori trec cu vederea milioanele pe care le-ar putea pierde din cauza furtului de timp.
Cum poate monitorizarea îmbunătățită a timpului și prezenței să-ți ajute compania?
Organizațiile moderne trec printr-o perioadă de schimbări enorme și de concurență fără precedent. Pentru a prospera, acestea trebuie să depună eforturi pentru a obține vizibilitate completă asupra tuturor operațiunilor. Trebuie să înregistreze și să analizeze datele, să fragmenteze acumulările și să găsească modalități de a deveni mai agile și mai rezistente. Având în vedere că majoritatea organizațiilor cheltuiesc între 15% și 30% din veniturile lor pe statele de plată, gestiunea timpului este o componentă esențială în optimizarea forței de muncă și îmbunătățirea responsabilității.
Soluțiile de urmărire a timpului bazate pe cloud adaugă valoare în unele dintre următoarele moduri măsurabile:
Vizibilitate centralizată asupra tuturor proceselor de lucru ale companiei. Cât timp ar trebui alocat în mod rezonabil anumitor sarcini? Care sunt operațiunile care necesită cel mai mare și cel mai mic număr de ore de lucru? Fluxurile noastre de lucru sunt mai productive într-o locație decât în alta? Prin crearea de rapoarte personalizate și utilizarea funcțiilor analitice avansate, companiile pot profita de datele de monitorizare a timpului pentru a obține răspunsuri mai precise la aceste întrebări și analize despre optimizarea în viitor.
Creșterea responsabilității. În plus față de reducerea pierderilor cauzate de furtul de timp, responsabilizarea sporită atât pentru angajatori, cât și pentru angajați poate aduce beneficii operațiunilor dvs. de afaceri în ansamblu. De exemplu, în majoritatea organizațiilor, mulți lucrători își pot face treaba de la distanță, cu toate acestea, vor exista întotdeauna unele care trebuie să vină la site-ul fizic. Odată cu creșterea muncii hibride și de la distanță, multe organizații s-au confruntat cu provocări din cauza acestei diferențe percepute „inechitabile”. Sistemele transparente și detaliate de urmărire a timpului pot ajuta la îmbunătățirea moralului, anunțând echipele dvs. că toată lumea este la fel de responsabilă pentru utilizarea lor de timp - fie la fața locului, fie la fața locului.
Simplifică gestiunea timpului pentru a accepta schimburile rotative, înregistrarea timpului înainte și după miezul nopții, aprobările automate și în masă, alertele, recalculările automate și raportarea integrată.
Reziliență și agilitate. Organizațiile de top sunt capabile să pivoteze și să răspundă rapid la forțele pieței și la schimbări. Un proces de producție nou, un model de afaceri inovator, o fuziune sau un parteneriat în curs de desfășurare, toate aceste inițiative depind de o analiză precisă și de o planificare solidă. Monitorizarea timpului în cloud oferă analize în timp real despre orele de lucru per persoană în funcție de sarcină, regiune și proiect. Acest lucru oferă liderilor de afaceri încrederea de care au nevoie pentru a livra oferte și a lua decizii bugetare rapide și competitive.
Viteză și eficiență. În mod tradițional, pontajul și aprobarea sunt printre cele mai consumatoare de timp sarcini în orice companie. De exemplu: în majoritatea organizațiilor, înainte ca orele de lucru să fie trimise pentru statul de plată, acestea trebuie să fie aprobate – de multe ori mai întâi de un șef de echipă și apoi de un șef de departament. Dacă o persoană are, din anumite motive, autorizație specială pentru surplus de ore suplimentare, atunci acel caz unic va trebui izolat și explicat - și așa mai departe, pentru o gamă largă de lucrători și roluri, atât prin telemuncă, cât și la birou. Sistemele de monitorizare a timpului bazate pe cloud permit existența simultană a diverselor reguli și excepții bazate pe roluri, dar rămân totuși vizibile și ușor de gestionat dintr-un punct central. Iar atunci când toate cazurile speciale sunt acoperite și contabilizate, acest lucru înseamnă că șefii departamentelor pot automatiza și autoriza aprobările în grup, reducând timpul pierdut (dar și frustrarea).
Păstrarea și satisfacția angajaților. Desigur, atunci când angajații se simt suprasolicitați, acest lucru poate duce la nemulțumire și epuizare. Dar și prea puține sarcini de muncă sau sarcinile care nu profită de abilitățile angajatului pot fi, de asemenea, o sursă majoră de frustrare pentru angajați, ca să nu mai vorbim de o oportunitate irosită pentru angajatori. Software-ul de monitorizare a timpului bazat pe cloud poate amalgama la nivel central datele și intrările pentru a oferi o imagine globală a tuturor zonelor operaționale sau a întregii forțe de muncă. Acest lucru permite echipelor de HR și managerilor să analizeze anumite seturi de date pentru a vedea unde există blocaje, nereguli sau ineficiențe. Înarmate cu aceste analize, organizațiile se pot asigura că echipele suprasolicitate primesc sprijinul de care au nevoie și că angajații talentați sunt observați și promovați.
Ești pregătit pentru soluții de monitorizare a timpului bazate pe cloud?
Transformarea digitală a schimbat modul în care trăim și facem afaceri. Aceasta a dat organizațiilor capacitatea de a vedea în jurul colțurilor, de a-și optimiza resursele și de a înțelege mai bine datele pe care le generează operațiunile lor. În timp ce soluțiile de urmărire a timpului angajaților au evoluat în timp, acestea au rămas, de asemenea, una dintre cele mai esențiale componente ale oricărei organizații. De ce? Pentru că reflectă faptul că oamenii – cu abilitățile și talentele lor diferite – rămân cel mai valoros și esențial atu pe care orice organizație îl poate avea.
Când este timpul să integrați soluțiile de urmărire a timpului bazate pe cloud în organizația dvs., asigurați-vă că păstrați abordarea oamenilor în primul rând. Asigurați-vă că aveți planuri bune de comunicare și de management al schimbării la început. Asigurați-vă că aveți o hartă de drum cuprinzătoare și un plan de proiect în vigoare și asigurați-vă că sărbătoriți toate succesele mici pe drumul spre obiectivele dvs. de transformare a resurselor umane.