Ce este software-ul de automatizare a serviciilor profesionale?
Software-ul de automatizare a serviciilor profesionale (PSA) oferă un cadru unificat pentru desfășurarea unei afaceri mai eficiente și mai previzibile.
Imagine generală software PSA
De ce software-ul de automatizare a serviciilor profesionale (PSA) a generat atât de multă agitație și atenție în ultima vreme? Poate pentru că firmele de servicii profesionale se găsesc într-un peisaj complex, obligându-le să caute răspunsuri și soluții noi.
Cererea de consultanță și expertiză de specialitate este în creștere. Cu toate acestea, aceeași clientelă care caută acest know-how dorește, de asemenea, servicii rentabile, escale mai rapide și facturare transparentă. La această complexitate se adaugă mediul de lucru în continuă evoluție, în care talentele de vârf ar putea fi accesibile doar în mod hibrid sau la distanță, iar sursele tradiționale de personal sunt în scădere în anumite sectoare.
Ca urmare, multe firme se află într-o situație paradoxală. Serviciile lor sunt la mare cerere, dar se străduiesc să angajeze eficient și să optimizeze operațiunile pentru a prospera pe această piață în continuă schimbare. Mai mult decât atât, practicile lor manuale și de management de afaceri fragmentate împiedică capacitatea lor de a adapta și de a reimagina modelele tradiționale de afaceri din mers.
Din fericire, software-ul PSA bazat pe cloud s-a maturizat pentru a aborda aceste provocări. Se integrează fără probleme cu sistemele de management de bază existente, cum ar fi ERP. Mai important, oferă capacități care sunt mai mult decât potrivite doar pentru firmele de servicii profesionale – acestea sunt construite ținând cont de nevoile și oportunitățile lor unice.
Software PSA: definiție A
Utilizatorii de software PSA sunt de obicei firme specializate de servicii profesionale, unde serviciile facturabile constituie sursa lor primară de venit. Cu toate acestea, este, de asemenea, benefic pentru organizațiile care găzduiesc departamente de servicii complexe în cadrul operațiunilor lor.
Scopul principal al software-ului PSA este de a stabili un cadru unificat pentru a conduce o afacere mai eficientă și mai previzibilă. Acesta poate ajuta la gestionarea ocupării, finanțelor, veniturilor, facturării, performanței, facturării și marketingului, integrându-se în același timp cu sistemele de afaceri existente și oferind acces la cerere la tablourile de bord și la caracteristicile de raportare interfuncționale.
Componente de bază pt.un sistem software PSA
Un sistem PSA combină un set de funcții esențiale într-o singură suită integrată pentru afaceri bazate pe proiecte și servicii. Unele dintre cele mai comune componente PSA includ:
ERP în cloud
În centrul PSA se află o soluție ERP în cloud cu procese de afaceri integrate. Acest lucru ajută la gestionarea și automatizarea aspectelor cheie ale afacerii, inclusiv gestiunea proiectelor, alocarea resurselor, urmărirea timpului, facturarea și gestiunea financiară.
Prin utilizarea tehnologiei cloud, ERP în cloud optimizează și optimizează operațiunile unei firme de servicii profesionale. Acesta permite colaborarea în timp real, accesibilitatea datelor și scalabilitatea, conducând la gestionarea eficientă a proiectelor, resurselor și finanțelor.
Suport vânzări
Instrumentele PSA vă ajută să vă sprijiniți strategiile de marketing și relațiile cu clienții și vânzările, de la cererea inițială până la finalizarea proiectelor – și păstrarea și îngrijirea continuă a clienților. Atunci când puteți viza clienții potențiali adecvați, puteți măsura implicarea și optimiza propunerile, acest lucru ajută companiile să se asigure că sunt puse în aplicare cele mai bune resurse de valoare și să răspundă așteptărilor clienților în mod profitabil și la timp.
Instrumente de gestiune resurse și talente
Pe măsură ce centurile se strâng în firmele de servicii profesionale, este obișnuit să vedem consultanți extrem de specializați (și scumpi) care își întorc mâna spre munca de administrare, pur și simplu din necesitate. Și chiar și cei mai buni planificatori și strategi nu se pot aștepta să evalueze manual toate numeroasele piese în mișcare și echipe care intră în fiecare proiect. Din păcate, ambele scenarii conduc la o utilizare ineficientă și opacă a resurselor. Una dintre componentele de bază ale software-ului PSA este gestiunea resurselor. Nu doar găsirea și integrarea rapidă a persoanei potrivite cu abilitățile corecte pentru fiecare sarcină, ci și coordonarea acelor echipe și programări pentru valoare maximă. PSA analizează abilitățile deținute în cadrul echipelor dvs., precum și contractanții externi, proiectele dvs. curente și viitoare, urmărirea timpului și programele disponibile și toleranțele bugetare - pentru a rămâne profitabil și conform programului.
Performanță și management de proiect
Toată lumea se destramă. Clienții sunt rapizi și rapizi să sară pe navă; companiile resimt stresul cauzat de inflație și de problemele complexe ale forței de muncă. Cu alte cuvinte: marjele de eroare devin un lucru de domeniul trecutului. Blocajele și depășirile nu mai pot fi tolerate, ceea ce înseamnă o planificare strânsă și eficientă a proiectului. Componentele de management de proiect ale PSA includ, de obicei, urmărirea și gestionarea sarcinilor end-to-end și a reperelor, acoperirea în timp real a cheltuielilor, comunicarea și raportarea receptivă a clienților, urmărirea resurselor și prognozarea timpului sau a riscurilor bugetare. În esență, PSA oferă un set amplu și cuprinzător de rapoarte live și instrumente operaționale care privesc în întreaga afacere, proiect și echipe pentru a le reuni într-un sistem de planificare unificat și transparent.
Facturare, facturare și gestiune financiară de bază
Firmele de servicii profesionale au unele dintre cele mai complexe facturi și finanțe din orice sector. Clienții se așteaptă la responsabilitate pentru ore și timp petrecut – și din ce în ce mai mult doresc o defalcare a timpului de urmărire și servicii cu preț diferit (consultanță de specialitate versus munca de administrare, de exemplu). Pentru a rămâne eficient, dar profitabil necesită strategie și precizie. Din fericire, sistemele PSA strălucesc în ceea ce privește gestiunea financiară, inclusiv urmărirea și prognozarea timpului și orelor petrecute – în total sau în avarii specificate. Costurile sunt acumulate pe măsură ce se produc, iar facturarea este automatizată în timp real. În plus, funcțiile analitice, cum ar fi realizarea venitului și analiza profitabilității, sunt gestionate de sistemul PSA, iar înregistrările financiare pot fi personalizate și produse în acest moment, în orice etapă a proiectului.
Tablouri de bord, raportare și business intelligence
Ceea ce nu știi te poate răni. Firmele de astăzi trebuie să poată pivota rapid – pentru a profita de oportunități și pentru a evita riscurile. Perspectivele rapide bazate pe date și raportarea personalizabilă în timp real înseamnă că liderii de afaceri nu trebuie să petreacă timp în întuneric. Integrate cu sistemele dvs. ERP și alte sisteme business, instrumentele PSA pot permite utilizatorilor să specifice parametrii raportului lor utilizând mai multe puncte de date (ore petrecute, facturi restante, KPI-uri specifice interne sau bazate pe client, programe) pentru a produce rapoarte în timp real și pentru a iniția prognoze și recomandări exacte.
Cele șapte beneficii cheie ale PSA pentru companiile de servicii profesionale
Pe măsură ce companiile de astăzi funcționează mai bine ca niciodată, liderii de servicii profesioniști caută soluții care să îi ajute să își sporească utilizarea resurselor și să obțină rapid personalul de care au nevoie. Fiecare avantaj contează – mai ales atunci când duce la creșterea agilității și profitabilității.
- Mai puțin admin și mai multe ore facturabile. Asigurați-vă că oamenii potriviți fac munca potrivită. Cu o vizibilitate crescută, puteți reduce atât risipa de timp, cât și de resurse. De asemenea, puteți să consultați și să reutilizați șabloanele de proiect anterioare pentru a îmbunătăți eficiența de ocupare a personalului și pentru a aplica învățarea anterioară la proiectele curente.
- Productivitate și vizibilitate sporite. Obțineți o imagine în timp real a activităților dvs. de afaceri la orice nivel - analizând marjele, profitabilitatea și eficiența, de la angajamente individuale până la o perspectivă globală. Notificarea avansată a blocajelor, a deșeurilor sau a întârzierilor, împreună cu analizele bazate pe date privind modul de remediere a acestora conduce la o mai bună claritate și profitabilitate.
- Îmbunătățirea capacității de a prognoza. Capacitatea de a accesa rapoarte personalizate privind finanțele, urmărirea timpului și alte activități de bază legate de proiect contribuie la clarificarea și concentrarea. Iar soluțiile digitale bazate pe AI pot utiliza aceste seturi de date variate pentru a raporta nu numai ieri și astăzi, ci și pentru a prezice de unde vor veni provocările și oportunitățile în viitor.
- Livrare de servicii virtuală/de la distanță fără sudură. Cererea este în creștere atât din partea clienților, cât și din partea unei forțe de muncă din ce în ce mai îndepărtate. O soluție PSA unificată asigură experiențe digitale integrate, precise și consecvente.
- Îmbunătățirea satisfacției clienților. Cu instrumente de facturare și prognoză strânse și transparente, care vă ajută să anticipați nevoile clienților, soluțiile PSA vă ajută să oferiți o experiență de client satisfăcătoare.
- Reducerea pierderilor de venituri. Silozurile și ineficiențele sunt anateme pentru afacerile bazate pe servicii. Cine face ceea ce? Cine cheltuiește ce? Cât de mult și când facturăm? Capacitatea de a răspunde la aceste întrebări în timp real poate fi diferența dintre profit și pierdere.
- Operațiuni de plată mai rapide. Cu facturarea automatizată și clară, facturarea și monitorizarea, firmele își pot reduce numărul de zile în care vânzările sunt restante (DSO) și pot obține proiecte mai rapid în negru.
Cine utilizează instrumentele PSA?
Poate mai mult decât în orice alt sector, firmele de servicii profesionale oferă servicii și consultanță profund specializate și personalizate. În trecut, dezvoltarea unor instrumente de automatizare de sine stătătoare era dificilă și consuma timp. Dar acum, cu capacitatea de a adapta și eficientiza o soluție unificată bazată pe cloud, soluțiile software PSA se fac indispensabile într-o gamă mai largă de practici, dintre care unele includ:
Consultanță financiară, fiscală, de audit și contabilă Dacă plătiți ore întregi, există riscul de depășire a bugetului clientului și de pierdere a afacerii acestuia. Dacă aveți un model de facturare cu preț fix sau de reținere, există provocarea opusă ca lucrurile să dureze mai mult decât era de așteptat și să devină astfel neprofitabile. Cu marje mai strânse ca niciodată, firmele de astăzi nu au loc de ineficiență. Software-ul PSA pentru servicii financiare ajută companiile să urmărească și să analizeze activitățile, timpul și producția lor – și să implementeze procese mai fluente și automatizări mai eficiente. Îi ajută să își prioritizeze cele mai profitabile servicii și să se asigure că clienții lor primesc servicii rapide și cu valoare adăugată.
Firme de consultanță în management La fel ca în cazul tuturor domeniilor de servicii profesionale, consultanții în afaceri și management se găsesc într-o perioadă de concurență intensă și cereri și atitudini care se schimbă rapid. Pentru a oferi consultanța extrem de specializată și eficientă de care au nevoie clienții lor – fiind în același timp capabili să crească și să rămână profitabili – firmele trebuie să își regândească structurile fundamentale. Soluțiile PSA ajută companiile de consultanță în afaceri să gestioneze mai bine și să le prioritizeze timpul și serviciile. Mai puține resurse și angajați înseamnă că planificarea resurselor și urmărirea timpului sunt cruciale. Iar facturarea și gestionarea clienților trebuie să fie trasabile și transparente. Software-ul PSA ajută la automatizarea și coordonarea sarcinilor de administrare, eliberând profesioniștii de consultanță să se concentreze pe ceea ce sunt mai buni.
Firme de avocatură În firmele din SUA, rata de uzură a angajaților a crescut de la 16% în 2019 la 27% în 2021, ceea ce reprezintă o creștere uluitoare de 61% – ale căror similitudini sunt observate în firmele din Marea Britanie, Canada și nu numai. Întreprinderile se confruntă, de asemenea, cu cereri mai mari de servicii mai ieftine și mai eficiente. Cu operațiuni mai simple, firmele moderne au nevoie de soluții care pot adăuga valoare tuturor domeniilor lor de activitate – atât administrative, cât și juridice. Soluțiile PSA permit firmelor să recunoască și să analizeze modelele de lucru și facturare și să automatizeze și să simplifice sarcinile. Alte caracteristici PSA pot ajuta la gestionarea ofertelor, contractelor și ciclurilor de viață ale clienților.
Companii de software, înaltă tehnologie și servicii IT După cum vă poate spune oricine din spațiul tehnologic, dezvoltarea de software și serviciile IT depind în mare măsură de coordonarea fără probleme a echipelor și a resurselor. Clienții solicită rotații rapide și rezultate precise, fiabile. Soluțiile PSA ajută la susținerea gestiunii sofisticate a proiectelor, de la urmărirea timpului la dependențe și logjams. Așteptările clienților sunt gestionate și îndeplinite cu instrumente care nu numai că raportează despre sprinturile live și curente, ci prezic și notifică atunci când livrabilele sunt în pericol.
Firme de construcții și inginerie În perioadele de inflație și de reduceri bugetare, clienții dvs. nu caută doar cotații mai ieftine, ci și își înăspresc toleranța pentru depășirea costurilor și a timpului. Firmele trebuie să poată explora noi tipuri de proiecte și modele de afaceri și să se agite pentru a rămâne pe primul loc pe o piață din ce în ce mai competitivă. Pentru firmele de construcții și inginerie, aceasta adaugă o valoare enormă pentru a putea automatiza și urmări lucruri precum facturarea, cheltuielile, salarizarea și costurile materialelor. Dar o caracteristică PSA deosebit de utilă în acest sector este capacitatea de a automatiza licitarea și cotațiile. O propunere strânsă, simplificată și precisă – care bifează căsuțele și răsucește clientul – este un instrument puternic pentru a rămâne în fața competiției.
Agenții de marketing și publicitate digitală Agențiile de marketing de astăzi operează într-un mediu de media, tendințe și tehnologii în schimbare rapidă. Iar clienții lor solicită campanii tot mai complexe și cu valoare adăugată, care să ofere rezultate rapide. Soluțiile PSA ajută agențiile de marketing să gestioneze și să automatizeze mai bine ciclurile de viață ale clienților, de la vânzări la oferte, gestiunea proiectelor și facturare. Atunci când sunt integrate cu alte instrumente, cum ar fi sistemele CRM și instrumentele de automatizare de marketing, agențiile primesc o soluție unificată și centralizată pentru a le ajuta să își optimizeze performanța, să urmărească și să analizeze rezultatele lor și să deblocheze noi oportunități.
Integrare PSA: ERP cloud și altele
În mod tradițional, firmele de servicii profesionale au fost mai lente decât unele sectoare pentru a adopta transformarea digitală. Cu toate acestea, în ultimii ani a apărut o astfel de nevoie de eficiență și competitivitate, încât majoritatea firmelor moderne adoptă sisteme ERP bazate pe cloud pentru a rămâne în fruntea pachetului și pentru a crește și a se extinde în viitor.
Frumusețea sistemelor ERP cloud moderne este că acestea se pot forma pentru o potrivire exactă pentru compania dvs. Sistemele ERP preluate au fost configurate și configurate pentru a se alinia la nevoile dvs. operaționale în acel moment - dar dacă ceva din modelul dvs. de afaceri sau de pe piață s-a schimbat brusc, v-a lipsit rezistența de a vă adapta sistemele și de a răspunde rapid. Sistemele ERP cloud, pe de altă parte, suportă modelul „totul ca serviciu” (XaaS). Acest lucru înseamnă că soluțiile PSA și proiectele integrate în mod nativ funcționează împreună cu sistemul ERP în cloud – simplu și fără probleme. Pe măsură ce modelele dvs. de afaceri se schimbă, scalează sau se diversifică la nivel global, veți avea la îndemână instrumentele de management de care aveți nevoie – fără a fi nevoie să investiți în sisteme separate, independente, pentru fiecare dintre nevoile dvs. operaționale.
Software PSA în acțiune
Exemplele de mai jos arată cum unele dintre cele mai importante firme de servicii profesionale din lume utilizează SAP S/4HANA Cloud (ERP) pentru a genera beneficii și recompense.
Agilita: Afacerile de management de proiect și licențiere sunt aduse în epoca cloud.
McGrathNicol: productivitatea angajaților a fost îmbunătățită datorită fluxurilor de lucru simplificate, punctelor de contact flexibile și eficiente pentru utilizatorii finali și accesului mai ușor la informații.
Cel mai bun software PSA? Ce să caute.
Când sunteți gata să treceți la o soluție PSA dedicată, asigurați-vă că faceți alegeri care vă vor sprijini modelele de afaceri astăzi și în viitor. Căutați soluții bazate pe cloud care:
Integrați cu sistemele dvs. existente și ajutați la automatizarea activităților de la „licitare la numerar”
Sunt preconfigurate cu cele mai bune practici și modele de proces relevante
Asigurați acces în timp real la date: finanțe, venituri, marje, personal și multe altele
Sunt bazate pe cloud pentru a evolua și scala cu firma ta și nevoile sale în schimbare rapidă
Oferiți o experiență de utilizator curată și sofisticată pentru a optimiza acuratețea și asimilarea în rândul echipelor dvs.
Descoperiți soluțiile PSA
Susțineți călătoria dvs. de transformare a afacerii și profitați de beneficiile pe tot parcursul procesului.
Idei pe care nu le vei găsi nicăieri altundeva
Înregistrați-vă pentru o doză de business intelligence livrată direct în căsuța dvs. de mesaje primite.