Sfaturi pentru evaluarea software-ului ERP
Sunteți gata să efectuați upgrade-ul sistemului dvs. ERP? Zero în ceea ce privește cea mai bună alegere pentru nevoile organizației dvs. cu această metodologie în 5 pași pentru evaluarea software-ului ERP.
Prezentare generală
Există literalmente sute de sisteme ERP din care să alegeți, cu o gamă largă de capacități, puncte forte, puncte slabe, aplicabilitate și preț. În timp ce alegerea sistemelor poate părea descurajantă, un proces sistematic de comparare a sistemelor ERP poate conduce echipa dvs. la o decizie bună într-o perioadă rezonabilă de timp.
Metodologia testată în timp prezentată aici vă poate ajuta să alegeți soluția care răspunde cel mai bine nevoilor specifice ale companiei dumneavoastră. Această metodologie poate fi de bază – dar companiile care efectuează procesul de selecție a furnizorilor ERP fără a urma acești pași logici întâmpină adesea întârzieri, costuri suplimentare și personalizare inutilă. Pe de altă parte, companiile care aplică cele mai bune practici de evaluare ERP au de obicei procese de selecție mai ușoare și implementări ulterioare. Ca urmare, aceștia se pot bucura mai devreme de beneficiile unui sistem ERP modern și pot concura mai eficient într-o lume digitală.
Metodologia în cinci etape pentru evaluarea sistemelor ERP
Odată ce o companie a decis să înlocuiască sistemul ERP preluat, primul pas este de a asambla o echipă de proiect pentru a conduce procesul de comparare, selecție și implementare a software-ului ERP. Echipa își începe activitatea prin dezvoltarea unui plan inițial – care este cu adevărat mai mult o strategie generală în această etapă.
Procesul de selecție a furnizorilor ERP poate fi evidențiat în aceste cinci etape:
Diagramă care ilustrează cei cinci pași principali din procesul de evaluare ERP
1. Definiție necesar ERP
Va trebui să informați potențialii furnizori ERP despre organizația dvs. și despre nevoile acesteia de a configura, împacheta și stabili prețul corect pentru soluția corespunzătoare. Începe prin a identifica resurse online cheie, cum ar fi demonstrații de produse și bloguri, care spun povestea companiei tale.
Descrieți activitatea dvs. și procesele sale într-un mod general, în loc să creați liste lungi de cerințe și procese specifice. Spuneți-le potențialilor furnizori despre dimensiunea afacerii dvs., volumul de activitate și tranzacții, complexitatea diverselor procese și orice caracteristici sau factori unici. Concentrează-te pe procesele și cerințele care oferă afacerii tale avantajul competitiv. Acestea sunt lucrurile care vor distinge sistemele prospective unele de altele și unde veți analiza cu atenție cât de bine poate fi configurat fiecare sistem pentru a sprijini acele procese și funcții unice.
Descrieți lucrurile care vă plac despre sistemul dvs. actual – veți dori ca noul dvs. sistem să le gestioneze cel puțin la fel de bine. Includeți lucrurile pe care sistemul dvs. existent nu le face (sau nu le face bine). Evidențiați orice aplicații, funcții sau modificări personalizate care trebuie abordate prin funcționalitate standard sau personalizare simplă (nu modificare) în noul sistem. Cu alte cuvinte, concentrați-vă pe lucrurile care sunt unice pentru afacerea dvs. și presupuneți că lucrurile de rutină vor avea grijă de ele însele. (Veți verifica această ipoteză în demonstrații și evaluări finale mai aproape de punctul de decizie).
Concentrați-vă pe lucrurile care sunt unice pentru afacerea dvs. și presupuneți că lucrurile de rutină vor avea grijă de ele însele.
Sfaturi cheie pentru definirea cerințelor dvs. ERP
Nu vă bazați pe listele de verificare pentru cerințele de sistem ERP . Listele de verificare, o practică industrială standard veche, fac puțin pentru a distinge între ele soluțiile și nu vă ajută cu adevărat să faceți o selecție bună. Majoritatea elementelor de pe aceste liste sunt funcții și caracteristici pe care fiecare sistem le oferă într-o anumită măsură, iar furnizorii concurenți sunt apt să verifice „da” în cea mai liberală interpretare a funcționalității sistemului lor.
Obțineți persoanele potrivite din echipa dvs. de proiect. Specificarea cerințelor este o muncă grea. Are nevoie de membrii echipei care sunt dedicați organizației, cunosc bine compania și au timp să se dedice proiectului. Evitați tentația de a împacheta echipa cu oameni entuziaști, dar fără experiență.
Asigurați-vă că RFP-ul dumneavoastră include aceste informații:
Descrierea afacerii dvs. și a proceselor acesteia
Ce face bine sistemul dvs. curent
Ce nu face la fel de bine cum ați dori
Ce altceva doriți să facă noul sistem (clasificat după importanță)
2. RFP ERP
Următoarea etapă implică emiterea de invitații pentru răspuns la un grup selectat de furnizori. Numărul de invitații pe care ar trebui să le trimiteți va varia – dar amintiți-vă că va trebui să efectuați o revizuire detaliată pentru fiecare pe care îl distribuiți. Experiența a arătat că, cu cât numărul potențialilor furnizori și informațiile furnizate sunt mai mici, cu atât răspunsurile sunt mai bune. Cel mai bine este să identificați o duzină (sau mai puțini) dintre cei mai buni candidați pentru lista dvs. scurtă.
Experiența a arătat că, cu cât numărul potențialilor furnizori și informațiile furnizate sunt mai mici, cu atât răspunsurile sunt mai bune .
Ca răspuns, furnizorii ERP trebuie să propună un sistem care să livreze funcționalitatea și caracteristicile necesare pentru a îndeplini cerințele pe care le-ați identificat. Propunerile vor conține, de asemenea, informații despre companiile, produsele, experiența în afaceri, resursele pe care le vor angaja pentru implementarea dvs. și alte informații menite să vă câștige încrederea (și, prin urmare, afacerea dvs.).
Deci, cum identificați doisprezece (sau mai puțini) candidați pe care să vă concentrați eforturile de selecție? Cum vă pare rău în lista de la sute de furnizori ERP la doar câțiva? Începeți cu publicațiile din industrie care prezintă „povești de succes ERP”. (Rețineți că aceste publicații probabil că nu vă vor spune despre dificultăți sau eșecuri, așa că puneți aceste informații în perspectivă). Utilizați contactele din sectorul dvs. industrial - asociații și grupuri de afaceri, de exemplu - pentru a identifica alți profesioniști care ar fi putut avea o experiență recentă în selectarea și implementarea ERP.
Există, de asemenea, multe directoare online, instrumente de selecție și servicii de selecție a sistemelor care vă pot ajuta să identificați software-ul care are funcționalitatea de care aveți nevoie și / sau are experiență în industria dvs.
Pentru consultanță personalizată, puteți încheia contracte cu sucursala de consultanță a firmei dvs. sau puteți găsi o resursă independentă de consultanță în zona dvs. locală și/sau în sectorul dvs. de activitate. Asigurați-vă că verificați istoricul și afilierile acestora pentru a vă asigura că sunt cu adevărat independente și nu sunt asociate cu unul sau mai mulți furnizori ERP.
Puteți alege să includeți anumiți furnizori de sisteme ERP care sunt interesați din alte motive. Poate unul sau mai mulți dintre clienții dvs. mai mari și mai importanți utilizează un sistem ERP și v-a încurajat să utilizați același sistem. Sau poate că compania dvs. face parte dintr-un grup mai mare de întreprinderi sau sectoare industriale care a „standardizat” pe o anumită platformă ERP. Obțineți o propunere de la furnizorul recomandat și oferiți tuturor propunerilor o evaluare echitabilă și imparțială atunci când luați decizia.
Sfaturi cheie pentru RFP-ul erp
Să se asigure că toate părțile interesate își identifică cerințele. RFP-ul dvs. trebuie să includă informații de la toate părțile interesate – altfel riscați să alegeți un sistem ERP care să deservească doar unele dintre funcțiile afacerii dvs., necesitând alte domenii pentru a investi în sisteme autonome. Evaluați sistemele care funcționează pentru întreaga afacere și utilizați programul de implementare pentru a livra modulele prioritare mai întâi.
Acordați atenție clasificării cerințelor. Adesea, RFP este împărțit în zone funcționale cu secțiuni pentru fiecare departament pentru a finaliza. Fiecare domeniu - indiferent dacă este hr sau operațiuni - are, de obicei, o funcționalitate excelentă de clasificare a posturilor pentru unitatea lor de afaceri, dar este posibil ca prioritățile acestora să nu se alinieze la obiectivele generale de afaceri. Depinde de echipa dvs. de evaluare a proiectului să ajusteze prioritățile dintr-o perspectivă mai largă. Ce cerințe sunt vitale, importante sau pur și simplu frumoase de avut?
Verificați disponibilitatea efectivă a caracteristicii. Companiile de software au departamente de marketing excelente; unele vând produse care nu au fost dezvoltate și testate complet. Faceți cercetarea asupra caracteristicilor „care vin într-o versiune viitoare” față de cele utilizate de referințele de astăzi. Este perfect în regulă să luați în considerare caracteristicile în dezvoltare – dar nu pariați proiectul pe caracteristicile viitoare dacă acestea sunt esențiale pentru un proiect de succes.
Evaluează-ți procesele. Procesele integrate în pachetele de software ERP sunt considerate „cele mai bune practici”. Consultanții și implementatorii ERP experimentați vă vor spune că este aproape întotdeauna mai bine să schimbați procedura pentru a se potrivi cu software-ul (recunoscând aspectul „cele mai bune practici”) decât să schimbați software-ul pentru a se potrivi procedurii existente. Cu toate acestea, această decizie este a ta de a face. Dar amintiți-vă că noile procese pot conduce la îmbunătățirile și beneficiile pe care le obțineți de la un sistem nou. De asemenea, amintiți-vă că toate software-ul ERP modern este adaptabil, astfel încât să aveți o flexibilitate considerabilă pentru a schimba layout-uri de ecran și flux, proceduri, caracteristici de date și tratament, și mai mult – fără a modifica codul.
Consideră rentabilitatea investiției tale din ERP. Majoritatea companiilor au nevoie de analiza rentabilității investițiilor (ROI) ca o condiție prealabilă pentru autorizarea și finanțarea oricărui proiect major. După cum sugerează și denumirea, aceasta este o însumare a costurilor legate de achiziționarea și implementarea noului sistem plus diferențele de costuri de operare în comparație cu cele ale sistemului existent. Rentabilitatea investiției ia în considerare, de asemenea, beneficiile în plus față de economiile directe de costuri, inclusiv performanțe îmbunătățite, servicii mai bune pentru clienți și productivitatea la locul de muncă.
3. Evaluare ERP first cut
Evaluarea are loc în două faze. În această primă fază, toate propunerile sunt evaluate pentru a vedea cât de bine se potrivesc mediului și cerințelor dvs., după cum sunt prezentate în RFP-ul dvs. (Această fază nu include comparația furnizorilor – etapa respectivă cade în a doua fază de evaluare).
Obiectivul în acest moment este de a elimina cele care nu îndeplinesc criteriile dvs. și de a clasifica cele care par să se potrivească cu factura. Rezultatul este o listă scurtă a celor mai bune propuneri. Acestea, și numai acestea, vor fi supuse unei evaluări detaliate care va conduce la selecția finală.
Dacă aveți multe răspunsuri de revizuit, detaliile vor tinde să se estompeze, ceea ce face dificil de reținut care răspunsuri RFP sunt deosebit de puternice (sau slabe) și în ce domenii. O scală de evaluare numerică vă poate ajuta să o mențineți dreaptă și să documentați procesul dvs. de decizie.
Iată câteva sfaturi care să vă ajute în timpul acestei etape de documentație:
Configurați un formular sau o foaie de calcul aranjată astfel încât revizorii să poată evalua fiecare propunere în conformitate cu criteriile principale specificate în RFP-ul dvs. Cereți fiecărui revizor să aloce un grad numeric (scala poate fi de la unu la zece, de la unu la cinci, de la unu la trei sau orice nivel de granularitate pe care îl considerați adecvat) la fiecare criteriu de evaluare. Puteți avea oricâți sau oricâți revizori doriți.
Lăsați spațiu pentru note și orice întrebări despre răspuns pentru urmărire. Poate doriți să solicitați clarificări în această etapă sau să așteptați până la evaluarea detaliată a propunerilor preselecționate. Alocați o pondere fiecărui criteriu pe baza gradului de critică pe care funcția sau procesul îl are pentru afacerea dvs.
Înmulțiți punctajul dat de fiecare revizor cu ponderea pentru fiecare criteriu și calculați un punctaj total pentru fiecare furnizor. Cel mai adesea, vor fi mai mulți care se clasează lângă vârful scalei, un grup de răspunsuri puțin mai departe în clasament și câțiva care nu fac tăierea. Acum ar trebui să aveți o listă scurtă de finaliști - în mod ideal trei până la cinci candidați - pentru evaluare finală.
Șansele sunt bune că veți putea identifica cei mai buni candidați, dar dacă nu este atât de clar, reveniți la evaluările individuale și discutați cu echipa.
Sfaturi cheie pentru evaluările erp preliminare
Tratați fiecare furnizor potențial în mod egal. Nu acceptați demonstrații live, întâlniri speciale în persoană sau vizite la fața locului, cu excepția cazului în care sunteți dispus să oferiți același acces tuturor vânzătorilor – este important să mențineți condiții de concurență echitabile. O tehnică comună este de a găzdui o „conferință a ofertanților” la unitatea dvs. pentru a arăta tuturor potențialilor furnizori din jur și pentru a răspunde la întrebările lor (în fața tuturor).
Rețineți că o propunere este un document de vânzări. Răspunsurile vor conține informațiile pe care le-ați solicitat și multe altele. Să presupunem că fiecare afirmație este veridică; puteți verifica cele mai multe, dacă nu toate, cererile în timpul procesului de evaluare. Dar înțelegeți că autorii propunerii vor răspunde la întrebările dvs. într-un mod care pune produsele lor în cea mai favorabilă lumină.
Căutați valori atipice. Acordați o atenție deosebită oricăror criterii în care ratingurile prezintă o mare variație. Dacă un revizor evaluează o propunere foarte mare pentru un criteriu și un alt revizor o evaluează foarte scăzut, merită o discuție. Pune la îndoială ambii recenzori într-un mod constructiv, neamenințător, pentru a afla ce gândește fiecare. Probabil unul sau ambele au observat ceva pe care ceilalți recenzori l-au ratat sau nu l-au considerat important. Ca urmare a acestor discuții, este posibil să doriți să ajustați ratingurile pentru un anumit criteriu - și care ar putea schimba clasamentul general.
Podcast-ul ERP Playbook în cloud
Aflați sfaturi de la liderii din industrie care au trecut cu succes la ERP cloud.
Podcast-ul ERP Playbook în cloud
Aflați sfaturi de la liderii din industrie care au trecut cu succes la ERP cloud.
4. Comparație ERP și evaluare detaliată
Odată ce ați identificat trei până la cinci finaliști, este timpul să lucrați verificându-le revendicările și validând referințele.
Cum să începeți evaluările ERP
Luați legătura cu fiecare dintre potențialii furnizori și oferiți-le vestea bună: au făcut lista scurtă! (Este în regulă să le spui câți alți finaliști există și chiar să îi anunți cu ce companii concurează, dacă te simți confortabil să faci asta).
În unele cazuri, este posibil să le cereți și să își rafineze propunerile.
Discutați cu (sau vizitați) utilizatorii existenți ai sistemului, de preferință în industria dvs. (sau pe o piață similară) și aproape de dimensiunea companiei dvs.
Referințe sigure dacă furnizorii nu le-au furnizat deja. (Vânzătorii pot ezita să furnizeze referințe din cauza preocupărilor concurențiale. Dar ar trebui să insistați. Reasigurați-i că veți semna și veți respecta acordurile de nedivulgare).
Cum să gestionați demonstrațiile de sistem ERP
De asemenea, este momentul să invitați candidații preselecționați să efectueze demonstrații detaliate ale sistemelor lor, dar trebuie să controlați aceste demonstrații.
Furnizați fiecărui candidat un script sau o listă de funcții pe care doriți să le vedeți cu mult înainte de demonstrația programată. Toți furnizorii potențiali ar trebui să obțină aceeași listă.
Permiteți-le să afișeze orice caracteristici speciale pe care doresc să le evidențieze doar după ce v-au arătat caracteristicile și procesele evidențiate în RFP.
Asigurați-vă că scriptul sau lista dvs. include cerințele univoce identificate în prima etapă. Sistemele ERP gestionează procesele normale în același mod; excepțiile de la procesele normale sunt cele care prezintă provocarea. (De exemplu, capacitatea de a introduce comenzi pentru articole care nu sunt în inventar; cerința de a vinde grupuri sau articole în pachete, kituri sau seturi; sau suport pentru un proces unic de comparare a facturilor).
În timpul demonstrației, veți dori să vedeți modul în care software-ul poate fi configurat și adaptat pentru a sprijini procesele și procedurile dvs. unice. Acestea fiind spuse, rămâneți deschiși în măsura în care ați putea descoperi cele mai bune practici în acele funcții standard care ar îmbunătăți operațiunile și rezultatele în compania dvs.
În mod ideal, demonstratorul va putea afișa funcția de sistem utilizând propriile dvs. date. Acest lucru nu este întotdeauna posibil, dar atunci când este, vă va oferi o demonstrație mult mai bună a modului în care sistemul ar funcționa în mediul dvs.
Sfaturi cheie pentru evaluarea erp detaliată
Nu fiți orbiți de demonstrații. Profesioniștii care demonstrează software-ul sunt de obicei foarte experimentați și au personalități mari. Scopul lor este de a vă câștiga și de a vinde software-ul lor. Nu vă distrați de persoană sau de terenul de vânzări, indiferent de cât de distractiv. Concentrați-vă pe modul în care procesele de afaceri îndeplinesc nevoile dvs.
Profitați la maximum de vizitele de referință ale site-ului. Selectați cu atenție pe cine intenționați să vizitați. Efectuați un scurt apel către gazda dvs. pentru a vă asigura că a implementat software-ul și că a realizat beneficiile promise. Sunt de acord cu ceea ce vă vor arăta dvs. și persoanele pe care le veți întâlni în timpul vizitei. Odată ajuns la fața locului, judecați cu atenție dacă succesul lor este replicabil în mediul dvs. De asemenea, puneți întrebări grele: „Care au fost cele mai mari surprize ale voastre?” și „Dacă ar trebui să o faci din nou, ce ai face altfel?”
Continuă să pui întrebări. Încurajați echipa dvs. de selecție să pună întrebări, dacă este cazul, doar pentru a clarifica răspunsurile. Faceți acest lucru în revizuirea RFP, precum și în timpul demonstrațiilor; acest lucru va reduce semnificativ șansa unor surprize viitoare. Acum este momentul să descoperiți orice răspunsuri care nu vă plac – înainte de începerea negocierilor. De asemenea, rețineți că veți obține răspunsurile gratuit în acest stadiu, astfel încât să învețe cât mai mult posibil. După ce începeți să implementați produsul, este posibil să trebuiască să așteptați suportul sau chiar să plătiți pentru răspunsuri la întrebările dvs.
5. Selecție ERP și contract
După ce ați finalizat evaluările detaliate, veți descoperi probabil că aveți doi sau trei furnizori care îndeplinesc criteriile dvs. Selectează-l pe cel care crezi că îndeplinește cel mai bine nevoile tale curente și viitoare, dar nu le ignoră pe celelalte. În schimb, spuneți-le că sunt potrivite, dar nu prima dvs. alegere; acest lucru lasă ușa deschisă în cazul în care negocierile dvs. cu candidatul de top nu funcționează conform planificării.
Acum puteți începe să negociați detaliile contractului cu candidatul de top. Majoritatea companiilor știu cum ar trebui să funcționeze acest pas. Dar, ca orice alt pas din procesul de evaluare și selecție ERP, s-ar putea să întâmpinați câteva surprize aici.
Puterea este de partea dumneavoastră în negocieri. Cu toate acestea, cel mai bine este să considerați furnizorul ca fiind un partener în succesul viitor al companiei dvs., nu un adversar în negocieri. Să vizeze un acord echitabil care să ofere ambelor părți stimulente pentru a pune în aplicare sistemul în mod eficient și eficient.
Fiecare aspect al implementării sistemului și sprijinul continuu trebuie discutat și documentat – detaliind prețul, cine este responsabil și, în unele cazuri, timpul necesar. Există multe aspecte ale contractului, inclusiv (dar fără a se limita la):
Achiziție inițială, leasing sau licență pentru hardware și software
Implementarea hardware-ului și a software-ului (precizând ce este „implementarea”)
Costul și calendarul pilotului sălii de conferință (înainte sau după plata software-ului)
Costuri de formare inițială și continuă
Suport permanent de întreținere a hardware-ului și software-ului (și la ce nivel)
Conversia și integrarea datelor în alte sisteme
Rețele și securitate
Customizări (versiuni inițiale și cu versiuni viitoare)
Sfaturi cheie pentru selecția finală de software ERP
Nu anunța selecția ta finală înainte de negocieri. La finalul etapei de evaluare detaliată, echipa poate dori să declare un „câștigător”. Cu toate acestea, informarea candidatului principal că este „cel ales” nu este în interesul companiei. Nu este neobișnuit să existe surprize în procesul de negociere și s-ar putea să fie nevoie să vă revizuiți alegerea.
Planificați pe termen lung. În graba de a începe, asigurați-vă că revizuiți cu atenție costurile pe termen lung, astfel încât estimările dvs. să fie corecte și să nu distorsionați numerele ROI ERP. Unii furnizori oferă servicii mai gratuite pentru o perioadă mai lungă, iar unii își pot externaliza sprijinul pe termen lung către o firmă plătitoare de sprijin. Unii furnizori au o limită pentru cât de mult vor crește ratele anuale de întreținere sau de abonament și mulți nu. Alții vând un abonament redus software ca serviciu (SaaS) și după câțiva ani începe să-l crească semnificativ. Unii furnizori oferă o actualizare anuală, dar nu oferă suport semnificativ în procesul de actualizare. Pune întrebări și obține răspunsuri în scris pentru a te asigura că înțelegi pe deplin costurile pe termen lung.
Este nevoie de un sat (sau, cel puțin, o echipă)
Cel mai important factor în succesul procesului de evaluare a sistemului ERP este echipa de proiect. Această echipă ar trebui să fie înființată foarte devreme și ar trebui să fie forța motrice în dezvoltarea, distribuția și evaluarea PRP și selectarea noului sistem ERP.
În experiența noastră, atunci când echipele sunt în mijlocul unei investigații și evaluări detaliate, scurtăturile sunt adesea luate. Dar dacă echipa dvs. de proiect urmează acești cinci pași și acordă atenție lecțiilor învățate, ei vor putea găsi soluția optimă pentru a satisface cerințele companiei dvs., acum și pentru viitor.
Descoperă software-ul ERP în cloud
SAP S/4HANA Cloud este un sistem ERP modern cu AI integrat și învățare automată.