Timp pt. un upgrade ERP? Un ghid pentru înlocuirea sistemului ERP preluat
Explorați sfaturile și sfaturile pentru a ști de ce, când și cum să înlocuiți ERP-ul vechi.
Prezentare generală
Cum funcționează sistemul dvs. ERP pentru dvs.? Este timpul pentru un upgrade ERP? Probabil că nu vi s-au pus aceste întrebări în mod direct (dacă nu ați vorbit cu reprezentanții de vânzări), dar este posibil să vă fi pus această întrebare, dacă nu în mod explicit. Există o mică îndoială că sistemul dvs. este mai bun într-un fel? Este posibil să fi auzit câteva povești de succes erp moderne. Sau poate că este mai evident – poate că există lucruri noi pe care trebuie să le faci pentru clienții tăi sau pentru a ține pasul cu concurența pe care sistemul tău moștenit nu o poate gestiona fără mult timp și bani pentru upgrade-uri sau modificări. În orice caz, este o bună practică de management să se evalueze continuu performanța sistemului și să se identifice domeniile de îmbunătățire sau problemele emergente care pot deveni probleme în viitorul apropiat.
Există un sistem ERP perfect?
Răspunsul scurt este „nu”. Și chiar dacă sistemul perfect a existat pentru nevoile dvs. specifice la un moment dat în timp, aceste nevoi sunt în continuă schimbare. Așadar, este bine să țineți pasul cu lucrurile, să știți cât de bine vă susține ERP-ul nevoile curente și să identificați tendințele care pot duce la probleme.
Este la modă să se facă referire la sistemele instalate ca „ERP vechi”, implicând tehnologia veche și sistemele învechite. Acest lucru este nedrept deoarece multe sisteme instalate sunt întreținute în mod regulat, actualizate continuu și pe deplin capabile să crească și să se adapteze la nevoile și cerințele în schimbare. Acestea fiind spuse, upgrade-urile ERP sunt opționale, deși puternic încurajate de furnizorii de software. Este important să fiți la curent cu remedierile și îmbunătățirile furnizate de furnizorul dvs. de soluții. Dacă observați probleme sau tendințe nefavorabile, primul lucru pe care trebuie să îl faceți este să vă asigurați că sistemul are toate actualizările și versiunile, apoi aflați dacă furnizorul dvs. are disponibile add-on-uri sau extinderi suplimentare care ar putea rezolva orice deficiențe pe care le-ați găsit. Determinați ce ar fi nevoie pentru a implementa acele remedieri în termeni de bani și efort și utilizați aceste informații pentru a evalua costul continuării cu soluția dvs. curentă (consultați „Cât cheltuiți pe ERP?” mai jos).
Este software-ul erp curent care vă lasă în jos?
În concluzie, mențineți actualizat sistemul ERP preluat. Dar, de asemenea, urmăriți cu atenție performanța sistemului. Nevoile și cerințele se vor schimba și trebuie să vă asigurați că sistemul dvs. vă sprijină cu adevărat compania și nevoile clienților.
Autoevaluarea menționată mai sus poate contribui la identificarea deficiențelor și a domeniilor de interes, inclusiv următoarele:
Sistemul dvs. nu poate îndeplini noile cerințe sau nu limitează noile inițiative.
Nu suportă noile tehnologii sau cerințe, sau face acest lucru doar cu dificultate, costuri ridicate și întârzieri. Furnizorul este lent pentru a încorpora noi caracteristici și funcții.
Funcțiile sunt dificil de învățat și utilizat și mai degrabă inhibă decât susțin eficiența.
Timpul de răspuns este extrem de lent. Stocarea și regăsirea informațiilor este inadecvată, greoaie sau pur și simplu nu depinde de nevoile în continuă expansiune ale zilelor noastre.
Sistemul este costisitor și dificil de întreținut și suportat și nu este suportat adecvat de furnizorul dvs.
Dacă sistemul dvs. este cu adevărat un ERP vechi cu suport în scădere de la furnizor sau o rezervă în scădere de suport tehnic, programatorii și analiștii bine informați vor deveni, fără îndoială, mai scumpi și mai greu de găsit pe măsură ce sistemul devine mai învechit și mai nesigur.
Acestea sunt tipurile de probleme care pot evolua lent și pot rămâne nerecunoscute pentru o lungă perioadă de timp. Apoi, dintr-o dată, devine clar că deficiențele sistemului provoacă probleme serioase de afaceri – și trebuie făcut ceva.
Cât cheltuiți pe ERP?
Multe companii sunt surprinse atunci când fac analiza și află care sunt costurile reale pentru a-și menține sistemul ERP existent și operațional. Acest lucru poate părea ciudat atunci când companiile mijlocii urmăresc de obicei cheltuielile foarte îndeaproape ca parte a responsabilităților lor de management regulate. Dar nu este întotdeauna ușor să separați costurile directe și indirecte asociate cu ERP.
În plus față de taxele lunare și anuale pentru furnizorii de software și furnizorii de hardware, vor exista costuri continue pentru servicii și asistență din partea diverșilor furnizori de servicii (de exemplu, servicii hardware, consultanță sau rețea). Asigurați-vă că includeți costurile actualizării lucrurilor dacă ați detectat (sau suspectați) că actualizările sau îmbunătățirile pot fi necesare pentru a rezolva problemele existente sau anticipate, după cum s-a menționat mai sus.
De asemenea, luați în considerare costurile departamentului IT intern direct, inclusiv salariile și beneficiile, spațiul, utilitățile și consumabilele. Încercați să le separați pe cele care acceptă direct ERP-ul dvs. Rețineți că cel puțin unele dintre aceste costuri vor rămâne după ce efectuați upgrade și implementați un sistem nou, în special dacă înlocuiți un sistem local tradițional cu alt sistem local. Structura costurilor pentru software-ul bazat pe cloud ca serviciu (SaaS) este diferită, dar veți avea nevoie în continuare de un punct de comparație pentru a lua o decizie justificată dacă să rămâneți cu sistemul dvs. existent, să începeți un upgrade ERP sau să urmăriți înlocuirea unui sistem preluat.
Calcularea rentabilității investiției în ERP
Obțineți îndrumări pas cu pas despre cum să evaluați costurile și beneficiile pentru un ERP nou.
Calcularea rentabilității investiției în ERP
Obțineți îndrumări pas cu pas despre cum să evaluați costurile și beneficiile pentru un ERP nou.
Ce ar costa un nou sistem?
Ai anxietate cu privire la costul potențial al schimbării la un nou sistem ERP? Acest lucru este de înțeles. Un nou sistem ERP este probabil unul dintre cele mai mari cheltuieli cu echipamentele neproductive pe care o companie le va face într-un anumit an. Cu toate acestea, în contextul beneficiilor disponibile și în comparație cu suma cheltuită în prezent pentru menținerea sistemului actual, majoritatea întreprinderilor consideră că acest cost este în întregime rezonabil și justificabil. Nu uita să te gândești la costurile ciclului de viață – costul total pe o perioadă de timp, cum ar fi cinci până la șapte ani.
Atunci când vă uitați la costul achiziționării și implementării unui sistem de înlocuire, rețineți că costurile licenței pentru hardware și software reprezintă doar o parte din ecuație. De asemenea, trebuie să includeți următoarele elemente în evaluarea dumneavoastră:
Rețele și dispozitive periferice, cum ar fi scanere de coduri de bare, stații de intrare la distanță, dispozitive mobile și software client, plus suport.
Conversia datelor și introducerea datelor în noul sistem, precum și furnizarea pentru arhivarea și accesarea înregistrărilor istorice.
Pregătirea în caz de dezastru, inclusiv sisteme de backup sau de failover, resurse de recuperare a datelor, conectivitate redundantă și comunicații.
Educație și instruire pentru echipa de implementare ERP și pentru toți viitorii utilizatori. (Acest lucru este extrem de important. Nu skimp aici.)
Dezvoltarea și documentarea noilor fluxuri de lucru.
Asistență pentru punerea în aplicare. Este posibil ca un anumit nivel de asistență să fie inclus în pachet de la furnizorul primar de sistem, dar este posibil să doriți să angajați asistență suplimentară din partea furnizorului (furnizorilor), consultanților externi, firmei dvs. de contabilitate sau altora pentru unele sau toate elementele enumerate mai sus.
Povară suplimentară asupra angajaților dvs. în timpul implementării sub formă de ore suplimentare, angajări temporare pentru a ajuta cu sarcini regulate, astfel încât să aibă timp pentru a lucra la implementare, sau bonusuri și alte stimulente pentru a menține lucrătorii motivați.
Rețineți că structura costurilor pentru sistemele SaaS bazate pe cloud este destul de diferită de abordarea tradițională de cumpărare și implementare, on-premise. Cu SaaS, există costuri inițiale mici sau deloc pentru hardware, deoarece este, în esență, o situație de abonament. Dar un contract SaaS include, de obicei, o mare parte din costurile de întreținere și suport, astfel încât costurile dvs. IT interne vor fi reduse foarte mult. Cele mai multe companii consideră că costul total de peste cinci până la șapte ani cu SaaS va fi probabil mai mic decât costul total de a cumpăra și de a sprijini in-house.
Pe măsură ce cântăriți decizia de a vă păstra sistemul existent sau de a vă uita la o înlocuire, luați în considerare compromisurile. Cu o nouă soluție ERP, veți obține o interfață de utilizator modernă, caracteristici și funcții suplimentare și vă veți îmbunătăți avantajul competitiv, în timp ce dacă vă păstrați sistemul vechi, vă limitați capacitatea de a rămâne agil, productiv și competitiv. Deși nu căutați în primul rând economii de costuri, poveștile de succes erp moderne demonstrează că beneficiile trecerii la un sistem nou costă adesea mai puțin și depășesc cheltuielile de implementare a unui upgrade.
Cum justificați financiar un nou sistem ERP?
Atunci când iau o decizie de această dimensiune, majoritatea companiilor necesită o analiză cost-beneficiu sub forma unei declarații privind rentabilitatea investiției (ROI). Partea de cost este ușoară - se adaugă costurile preconizate, după cum s-a subliniat mai sus. În ceea ce privește beneficiile, este posibil să existe economii directe în costurile IT, dar enumerarea beneficiilor majore necesită ca compania să prevadă modul în care sistemul va schimba locul de muncă și va permite o performanță mai mare, o productivitate îmbunătățită și un serviciu mai bun pentru clienți.
Performanță îmbunătățită: Multe proiecte de sistem ERP sunt justificate într-o mare măsură asupra îmbunătățirilor preconizate în ceea ce privește eficiența (reducerea directă a forței de muncă) și economiile de costuri (inclusiv, dar fără a se limita la, reducerile de stocuri) și, pe bună dreptate, astfel încât acestea sunt beneficii uriașe de rambursare în multe implementări ERP de succes. Rețineți, totuși, că sistemul nu creează aceste beneficii prin simpla sa existență în compania dvs. Sistemul organizează, analizează și prezintă datele în așa fel încât managerii să poată utiliza mai bine oamenii și să ia decizii mai bune, ceea ce va genera marile beneficii. Rețineți acest lucru atunci când bugetați pentru instruirea utilizatorilor și implementarea procedurilor îmbunătățite.
Servicii mai bune pentru clienți: Aceste beneficii sunt mai puțin directe, dar chiar mai valoroase. Prin deservirea mai bună a clienților, teoretic puteți crește vânzările și profiturile, puteți crește cota de piață și poate chiar crește marjele, deoarece serviciul bun pentru clienți adaugă valoare pentru client fără a adăuga costuri la produsul în sine. În unele cazuri, îmbunătățirile serviciilor pentru clienți devin cerințe de supraviețuire, deoarece atunci când un client nou sau bun așteaptă capabilități precum comandarea electronică sau raportarea electronică îmbunătățită, sistemul dvs. ERP trebuie să livreze.
Schimbări la locul de muncă: Sistemele de astăzi sunt concepute pentru a fi utilizate (experiența UX sau experiența utilizatorului este cuvântul cheie curent) pentru acces rapid și ușor la informații. Deoarece sarcina și fluxul de lucru ale fiecărui utilizator sunt unice, sistemele de astăzi sunt extrem de adaptate pentru a oferi fiecărui utilizator cele mai eficiente și confortabile ecrane de lucru și procese. Gândiți-vă mai degrabă la evitarea costurilor decât la reducerea costurilor pentru acest beneficiu. Această eficiență crescută va ajuta angajații actuali să facă mai mult și să gestioneze un volum mai mare de afaceri fără noi angajări. Nu este recomandabil să justificăm sistemul pe baza numărului redus de angajați – probabil că nu se va întâmpla, iar perspectiva pierderii locurilor de muncă nu îi va motiva pe lucrători să îmbrățișeze sistemul și să îl ajute să reușească.
Selecție ERP este doar începutul
În timp ce urmați sfaturi pentru evaluarea sistemelor ERP, rețineți că înlocuirea sistemului vechi nu este un proces simplu sau rapid - dar merită investiția, deoarece poate oferi beneficii considerabile atunci când este selectată și implementată în mod corespunzător.
O întrebare pe care majoritatea companiilor o au în partea de sus a listei în acest moment în proces este "Cât timp va dura să selectezi și să implementezi o înlocuire de sistem moștenită?" Nu există un singur răspuns la această întrebare – depinde de dimensiunea și complexitatea organizației, fie că unul sau ambele sisteme (vechi și noi) sunt bazate pe cloud, dinamica companiei și a echipei de implementare, nivelul angajamentului managerial față de proiect și cantitatea de cooperare sau rezistență între comunitatea de utilizatori … pentru a numi doar câteva dintre variabile. Unele implementări pot fi finalizate în câteva luni; altele durează un an sau mai mult. Un partener experimentat de implementare vă poate ajuta să dezvoltați un calendar realizabil atunci când vă stabiliți planul de proiect în primele etape ale planificării implementării.
Nu trebuie să vă spunem că înlocuirea coloanei vertebrale a companiei dvs. de gestionare a informațiilor strategice va fi în mod inevitabil perturbatoare. Acest lucru nu poate fi evitat în întregime, dar perturbările pot fi minimizate cu un efort de implementare bine planificat și gestionat.
Profită pe deplin de beneficiile erp în cloud
Gestionează-ți afacerea de oriunde, utilizând soluții complete, modulare, bazate pe inteligență artificială și funcții analitice integrate.