Ce este implementarea ERP?
Alegerea unui sistem enterprise resource planning (ERP) este doar începutul. De la pregătirea preliminară până la post-migrare, urmărirea celor mai bune practici pentru implementarea ERP ajută companiile să evite capcanele și să scape de costurile și riscurile care pot fi evitate.
Imagine generală implementare ERP
Primul lucru care trebuie înțeles despre implementarea unui sistem ERP este ceea ce este ERP: planificarea resurselor întreprinderii. Cea mai simplă modalitate de a defini ERP este să vă gândiți la toate procesele de afaceri de bază necesare pentru a conduce o companie: finanțe, HR, producție, lanț de aprovizionare, servicii, aprovizionare și altele. La nivelul său de bază, ERP este un software care ajută la gestionarea eficientă a tuturor acestor procese într-un sistem integrat – de aceea este adesea denumit sistemul de înregistrare pentru organizație.
Fără un sistem ERP implementat în mod eficient, companiile se confruntă cu multe procese silozate și sisteme moștenite care duc la cicluri de raportare prelungite, predispuse la erori; acces limitat la date în timp real; și fără o singură sursă sigură de adevăr. De aceea, indiferent de dimensiunea companiei, liderii de afaceri aleg să implementeze un sistem ERP: pentru a-i ajuta să obțină un avantaj competitiv și pentru a-și optimiza operațiunile, reducând în același timp riscurile.
Dar integrarea unui sistem ERP în procesele și mediul IT al unei companii poate fi o sarcină monumentală. Este important să cunoașteți beneficiile, potențialele capcane și cele mai bune practici de implementare înainte de a începe.
Beneficiile de afaceri ale implementării unui sistem ERP
Există numeroase beneficii pentru implementarea unui sistem ERP - în special unul bazat pe cloud - și acestea variază de la o companie la alta. O companie de servicii profesionale, de exemplu, are motive foarte diferite pentru alegerea unui sistem ERP decât o companie de producție.
Dar aceste trei aspecte pozitive ale implementării ERP se aplică pentru aproape fiecare organizație:
Oferă analize care pot fi puse în practică în timp real: conducerea afacerii în timp real este o provocare atunci când informațiile sunt dificil de accesat și de acționat. Implementarea unui sistem ERP ajută liderii din afaceri să centralizeze datele, să monitorizeze continuu poziția financiară a unei companii și să gestioneze raportarea – chiar și într-un mediu de afaceri dificil și în continuă evoluție.
Crește eficiența operațională: Gestionarea afacerii utilizând sisteme deconectate care se bazează pe intervenția manuală nu este doar costisitoare și necesită forță de muncă, ci duce și la erori, întârzieri și clienți nemulțumiți. Automatizarea proceselor manuale cu o soluție ERP economisește timp, reduce efortul, reduce costurile și ajută la creșterea profitabilității.
Implementare, utilizare și întreținere simplificate: Menținerea progreselor tehnologice se complică atunci când o organizație operează în mai multe zone geografice care nu sunt suportate complet sau în silozurile liniei de afaceri care nu rămân în pas cu schimbarea. Implementarea unui ERP în cloud face ca actualizările să fie scalabile, automate și disponibile peste tot.
Strategii de implementare ERP
Atunci când companiile se gândesc la implementările de sistem, acestea încep adesea prin a lua în considerare caracteristicile dorite. Dar noile caracteristici sau tehnologii nu sunt problema de bază; ceea ce o companie are nevoie pentru creștere sunt procesele moderne de afaceri care permit agilitatea și capacitatea de reacție.
Cu toate acestea, procesele existente tind să fie inflexibile, lente și incapabile să răspundă nevoilor de afaceri. Chiar și atunci când există procese dovedite și eficiente din punctul de vedere al costurilor, acestea trebuie actualizate frecvent pentru a răspunde nevoilor în continuă evoluție sau pentru a fi îmbunătățite cu noi capacități, cum ar fi IA, acces mobil, alerte și business intelligence. Este important ca aceste procese să rămână în centrul planului de implementare. De asemenea, merită remarcat faptul că, cu cât întreprinderea este mai complexă, cu atât va fi mai cuprinzătoare și mai sofisticată abordarea implementării.
Iată patru strategii generale pentru modul în care companiile de toate dimensiunile ar putea aborda un proiect de implementare ERP:
- Big bang: Implementați un sistem sau un proces în întregime, toate simultan. Această metodă este adesea folosită atunci când se trece de la un sistem vechi la unul nou, unde totul se comută simultan. Deși această abordare poate genera beneficii imediate și poate reduce necesitatea operațiunilor paralele, ea prezintă, de asemenea, un risc semnificativ. Orice problemă care apare în timpul punerii în aplicare poate avea un impact pe scară largă, iar schimbarea bruscă poate fi copleșitoare pentru utilizatori și părțile interesate. Abordarea big bang este adesea aleasă atunci când constrângerile de timp sau natura proiectului fac implementarea ERP pe etape nepractică.
- Implementare în faze: implementați treptat un sistem sau proces în etape, adesea în diferite departamente, locații sau grupuri de utilizatori. Această metodă permite o monitorizare atentă și ajustări la fiecare fază, reducând riscul de perturbare pe scară largă. Prin răspândirea implementării, organizațiile abordează problemele pe măsură ce apar și învață din fiecare etapă înainte de a trece la următoarea. Deși implementarea completă a sistemului durează mai mult, această abordare permite tranziții mai ușoare și o mai mare acceptare de către utilizatori. Este deosebit de util în proiectele complexe în care implementarea ERP la scară completă prezintă un risc semnificativ.
- Implementarea pilot: Introducerea unui nou sistem, proces sau produs la scară mică, adesea într-un mediu controlat sau cu un grup limitat de utilizatori, înainte de o lansare la scară completă. Scopul principal al unui pilot este de a testa funcționalitatea sistemului, de a identifica potențialele probleme și de a colecta feedback de la utilizatori. Această abordare permite ajustări și îmbunătățiri înainte de o implementare mai largă, reducând probabilitatea de eșec al punerii în aplicare integrale. Un pilot de succes poate consolida încrederea în rândul părților interesate și poate servi drept dovadă a conceptului de adoptare la scară mai largă a ERP.
- Abordare hibridă: Combinați elemente din mai multe strategii de implementare, cum ar fi big bang-ul, implementarea în etape și implementarea pilot pentru a adapta un plan la nevoile specifice ale proiectului. De exemplu, o organizație poate utiliza o implementare în etape pentru funcțiile de bază în timp ce testează simultan caracteristici noi în anumite zone. Această abordare oferă flexibilitate, permițând ajustări pe baza feedback-ului în timp real și a circumstanțelor în evoluție. Prin valorificarea punctelor forte ale diferitelor strategii, abordarea hibridă reduce riscurile, optimizează resursele și crește probabilitatea unei implementări ERP de succes.
Rolul echipei de proiect ERP
Indiferent de strategie, un element în avans este poate mai critic pentru succesul proiectului ERP decât oricare altul: echipa însăși. Studiul de caz după studiul de caz al implementărilor ERP spune aceeași poveste. Factorul make-or-break pentru succesul implementării este echipa de implementare– oamenii care modelează proiectul de la bun început.
Acest lucru se datorează faptului că software-ul ERP excelent este grozav numai dacă este implementat de o echipă puternică. Dacă oamenilor le lipsește timpul, sprijinul sau abilitățile pentru a face treaba în mod eficient, nu vor avea succes – iar proiectul ar putea suferi de întârzieri, costuri suplimentare și/sau software care nu satisface nevoile companiei.
Companiile care s-au confruntat cu eșecuri sau eșecuri au atribuit adesea personal care "a avut timp" pentru a lucra la proiect. Dar un proiect ERP necesită recrutarea persoanelor cu care „nu poți face fără”. Aceștia sunt oamenii ocupați care cunosc procesele de afaceri, lucrează bine cu alți membri ai organizației și au respectul managementului executiv. Aceste persoane ar trebui să fie dedicate proiectului cu normă întreagă (40 de ore disponibile), sau cât mai multe ore pe săptămână.
Nicio persoană care nu poate dedica cel puțin 25% din timpul lor săptămânal (minimum 10 ore) nu trebuie adăugată la echipa de proiect cheie. Membrii echipei care petrec mai puțin de un sfert din timpul lor abia vor putea să recupereze din urmă activitățile proiectului, mult mai puțin să adauge valoare proiectului.
Suportul executiv pentru echipă este, de asemenea, critic. În fiecare implementare erp majoră, trebuie luate decizii cu privire la priorități și compromisuri de resurse. Fără sprijin și angajament puternic, chiar și cele mai calificate echipe pot pluti.
Implementarea rapidă a unui sistem ERP modern este unul dintre cele mai importante lucruri pe care le poate realiza o companie, iar implicarea persoanelor potrivite de la începutul proiectului este esențială.
Pași pentru planificarea unui nou proiect de implementare ERP
Fiecare proiect ERP întâmpină în mod inevitabil probleme neașteptate. Dar aderarea la cele mai bune practici pentru o implementare ERP de succes poate identifica și aborda problemele pe măsură ce apar, ajutând la gestionarea riscurilor și a costurilor.
Este vital să programați în mod realist secvența de implementare, luând întotdeauna în considerare disponibilitatea echipei de conducere, a managerilor și a experților interni care contribuie la efort. Asigurați-vă că prioritizați nevoile de a vă concentra pe câștigurile mari în timp ce construiți un software de bază și o bază tehnologică care se poate extinde cu nevoile de afaceri.
Principalele etape implicate în planificarea implementării ERP
Deși planul final detaliat și indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt adaptați la cerințele specifice de afaceri, următoarele activități cheie sunt etape comune în toate implementările ERP de succes:
Cele mai bune practici pentru planificarea unei noi implementări ERP
1. Selectați un partener de software și servicii pentru a ajuta la implementare.
După finalizarea procesului de cercetare și evaluare a software-ului ERP, este timpul să selectați un partener care să ajute la implementarea sistemului selectat, deoarece majoritatea echipelor de proiect nu sunt foarte experimentate în implementarea software-ului ERP. Căutați un consultant de implementare ERP calificat cu cunoștințe și experiență intime cu aplicația ERP selectată. Confirmați că înțeleg modul în care noua soluție ERP sprijină procesele operaționale actuale și în continuă evoluție, inclusiv intervievând referințele acestora pentru verificarea expertizei lor.
Partenerul ar trebui să aibă personal instruit în industria specifică și disponibil în locațiile necesare. Pentru clienții și furnizorii internaționali, asigurați-vă că partenerul are abilitățile multinaționale de afaceri, limbă și monedă necesare pentru a simplifica implementarea. În cele din urmă, revizuiți software-ul de management de proiect pe care firma îl utilizează pentru a vă asigura că este compatibil cu sistemul intern existent de planificare, programare și urmărire.
2. Detaliați toate sarcinile de proiect.
Un partener de implementare ERP ajută la dezvoltarea unei liste de sarcini detaliate cu tot ceea ce trebuie făcut.
Această listă este extinsă—doar instruirea, de exemplu, include multe sarcini:
Formarea echipei de proiect: Echipa de proiect ERP trebuie să învețe despre software, astfel încât să poată decide cum să personalizeze procesele de afaceri.
Instruirea echipei IT: Echipa IT trebuie educată cu privire la modul optim de instalare și întreținere a sistemului ERP.
Instruirea utilizatorilor de întreprindere: Fiecare utilizator final al software-ului ERP trebuie să învețe cum funcționează.
Formare continuă: Noii utilizatori au nevoie de instruire pe măsură ce se alătură companiei, astfel încât trebuie să existe un plan de integrare pe termen mai lung.
Lista de sarcini trebuie împărțită în faze. Timpul ar trebui alocat pentru pilotul sălii de conferință, personalizarea aplicației, integrarea în alte aplicații și surse de date, implementarea infrastructurii, curățarea datelor, acceptarea de către utilizator și așa mai departe.
3. Calcul ore de lucru.
Estimați cu atenție cantitatea de timp necesară pentru fiecare sarcină. Luați în considerare munca implicată în fiecare sarcină și apoi alocați numărul de „ore de lucru” necesar, chiar dacă este doar o gamă de ore. Adăugați orele de lucru pentru fiecare fază a proiectului ERP și atribuiți membrul echipei de proiect responsabil pentru finalizarea acesteia.
Aceasta poate fi o sarcină formidabilă; de aceea este important să implicăm un partener de implementare familiarizat cu soluția ERP specifică. Acest pas este esențial pentru calcularea precisă a cronologiei, determinând dacă echipa curentă are nevoie de ajutor și limitând incrementarea volumului.
4. Creați un program realist.
După tabularea orelor de lucru disponibile și necesare, creați un program gestionabil. În multe cazuri, prima trecere relevă o problemă de capacitate în comparație cu intervalul de implementare care a fost prezentat inițial directorilor.
Iată un exemplu de calcul care ilustrează potențialele discrepanțe:
Interval de timp de lansare în producție țintă = 12 luni sau 1 an
Numărul total de ore de lucru disponibile într-o perioadă de 12 luni = 540/săptămână sau 28.080 ore/an
Număr total de ore de lucru necesare pentru implementare = 42.000 de ore în total
Ore necesare împărțite la ore disponibile pe an = 1,496 ani
Rezultatul? Data lansării în producție este deja ratată înainte de începerea proiectului. Unele soluții posibile includ:
Reducerea domeniului de aplicare – chiar dacă echipa a fost de acord că acestea sunt sarcini esențiale
Extinderea datei la una realistă
Adăugarea mai multor resurse interne și externe (mai multe ore de lucru disponibile)
Întreruperea proiectului în faze
Aici trebuie să ia decizia echipa de conducere executivă. Este doar un exemplu de ce ar trebui să fie implicați în procesul de selecție și implementare a software-ului ERP.
5. Efectuarea unui pilot de sală de conferințe.
După lansare, efectuați o execuție de test sau un pilot (într-o sală de conferințe) înainte de lansarea completă. Acest pilot de sală de conferințe asigură că procesele de afaceri adecvate sunt în vigoare pentru nevoile actuale și viitoare ale companiei. Pe măsură ce sunt concepute procese noi, este important să înțelegeți gama de opțiuni disponibile în sistemul ERP și să validați procesele cu echipa de proiect și părțile interesate din comunitatea de utilizatori.
În această fază de mai multe săptămâni, partenerul de implementare ERP instalează software pilot care permite un test drive al tuturor proceselor pentru a se asigura că acestea funcționează așa cum era de așteptat, fără surprize. Aplicarea celor mai bune practici în acest moment economisește adesea timp, în special dacă instrumentele de configurare pot face ajustări pentru perfecționarea proceselor.
6. Curățire date.
Sună simplu, dar curățarea datelor este o activitate foarte consumatoare de timp. Cel mai bine este să începeți evaluarea acurateței datelor cât mai curând posibil, deoarece este nevoie de mult efort pentru a finaliza corect această etapă. În timpul proiectului, apar modificări ale procesului de afaceri – astfel încât să fie pregătite pentru etape suplimentare de gestiune a datelor în timpul implementării.
7. Ține-i pe toți la curent.
Săptămânal, un membru al echipei de proiect ar trebui să contacteze toate părțile interesate cheie, astfel încât să cunoască pozitivele și „nu atât de pozitive” ale progresului proiectului de implementare. Cel mai rău scenariu este atunci când oamenii nu sunt ținuți la curent și sunt luați prin surprindere. Majoritatea sistemelor de management de proiect pot oferi reprezentări vizuale ale progresului proiectului ERP.
Prioritizează procesele și capabilitățile care contează cel mai mult
Deoarece nu toate întreprinderile au aceleași probleme, cel mai bine este să revizuiți toate fluxurile de lucru de afaceri relevante și să marcați procedurile pe care să le abordați mai întâi.
Iată o listă de domenii cu valoare ridicată de luat în considerare:
Finanțe și contabilitate: Tranzacțiile financiare exacte, în timp real, KPI-urile și funcțiile analitice sunt esențiale pentru fiecare companie și trebuie să cuprindă toate locațiile și departamentele. În plus față de contabilitate, acestea trebuie să fie integrate cu calculație costuri, bugetare, prognoză, proiecte, gestiune imobilizări, conformitate și gestiune numerar.
Managementul lanțului de aprovizionare (SCM) și producție: Programele strânse, marjele reduse și perturbările lanțului logistic reprezintă o provocare pentru fiecare companie. Gestionarea acestora necesită un efort de echipă – lucrul cu furnizorii, transportatorii, firmele de import/export, băncile și alți parteneri – adesea pe dispozitive mobile în multe locații.
Gestiunea relațiilor cu clienții (CRM): Procesele CRM ating, de obicei, fiecare parte a unei afaceri. Vânzările directe, distribuitorii, showroom-urile cu amănuntul, comerțul electronic și serviciile pentru clienți și pe teren trebuie să poată partaja informații despre clienți cu gestiunea comenzilor, operațiuni, achiziții, inginerie, contabilitate clienți și expediție.
Resurse umane (HR): Gestionarea unei forțe de muncă diverse este dificilă, iar echipele de HR au nevoie de acces imediat și sigur la sistemele HR care conțin informații despre angajați pentru calculul salarial, beneficii, bugetare, programare și nevoile de conformitate. În plus, recrutarea, dezvoltarea și retenția angajaților reprezintă o mare parte din evaluarea planurilor de afaceri actuale și propuse.
Business intelligence, inclusiv alerte de management și tablouri de bord: Echipa liniei de afaceri are nevoie de actualizări rapide privind problemele de afaceri, precum și capacitatea de a explora cu ușurință detaliile pentru a rezolva rapid problemele - la birou, acasă sau pe drum. Inteligența de afaceri integrată și datele care trăiesc într-o singură bază de date sunt elemente esențiale.
Limbi, valute și locații multinaționale: Pe măsură ce o afacere se extinde, în special în regiuni sau țări noi, capacitatea de a deschide și extinde noi operațiuni în mod consecvent și rapid devine și mai importantă. Acest lucru necesită capacități software ERP extinse și avansate, precum și servicii consistente de la furnizorul de software în fiecare locație.
Mobilitate: Cerința ca angajații să aibă acces la informații atunci când lucrează de la distanță este inerentă modelului modern de lucru. O soluție ERP bazată pe cloud oferă acces oriunde la sistemele business.
Sfaturi pentru reducerea riscurilor de implementare ERP
Toate proiectele de implementare software implică un element de risc, dar următoarele cinci sfaturi sunt valoroase pentru îmbunătățirea șanselor de finalizare a proiectului ERP la timp, on-budget:
- Selectați software, procese de afaceri și parteneri de implementare cu know-how-ul industrial și local. Intervievează întotdeauna referințele de la întreprinderi/industrii similare.
- Nu întindeți tehnologia învechită dincolo de limitele sale. Eliminați sistemele vechi, învechite, autonome și, pe cât posibil, consolidați datele într-o singură bază de date (o singură versiune a adevărului) cu business intelligence integrat pentru acces global și performanță consistentă.
- Verifică dacă vânzătorul ERP selectat are capacități de integrare în cloud și expertiză cu rețelele de furnizori. În economia digitală, întreprinderile trebuie adesea să integreze sisteme atât între unitățile de afaceri, cât și în afara acestora, cu clienții și furnizorii.
- Evitați fluidizarea volumului proiectului. Este comun să descoperiți nevoile și oportunitățile în timpul unei implementări ERP, deci este important să gestionați comenzile modificate pentru a evita întârzierile și depășirile de costuri.
- Confirmați că furnizorul ERP poate oferi expertiză consistentă în toate locațiile companiei. Instruirea, implementarea și suportul sunt o necesitate – și adesea provin dintr-o combinație de management local, distribuitori de software, firme de consultanță și partener software.
Sfaturi pentru evitarea costurilor suplimentare de implementare ERP
O nouă investiție de sistem ERP include angajamentul în timp al unei companii, consultanța privind procesul de afaceri și implementarea, software-ul și serviciile cloud, precum și dispozitivele utilizatorului final și alte echipamente hardware, ceea ce face importantă controlul proiectului și costurile.
Iată câteva domenii cheie de urmărit:
Păstrați accentul pe costul total de proprietate (TCO). Gestionează costurile și beneficiile totale de-a lungul timpului pentru a minimiza cheltuielile și a maximiza randamentul. Implementările sistemelor ERP vor avea un impact mare asupra afacerii.
Potriviți direcția de afaceri și nu forțați modificările de proces inutile. În multe cazuri, companiile sunt presate să schimbe modul în care operează pentru a se potrivi cu software-ul lor ERP, crescând atât costurile de implementare, cât și costurile de operare.
Concentrați-vă pe procesele de afaceri de rutină care oferă valoare semnificativă companiei. Gestionarea comenzilor clienților, actualizarea prețurilor, adăugarea de produse și servicii noi, modificarea detaliilor de producție și integrarea noilor angajați sunt exemple de astfel de procese de rutină.
Evitați personalizările și valorificați interfața cu utilizatorul, tablourile de bord, alertele, fluxurile de lucru, business intelligence și capacitățile mobile configurabile. Aceste competențe simplifică activitatea pentru toate departamentele, precum și ajutorul în efectuarea de ajustări rapide și eficiente din punctul de vedere al costurilor, după cum este necesar.
Hack-urile de sistem și încălcările de date sunt scumpe. Când utilizați internetul, utilizați o soluție ERP în cloud securizată, acolo unde este cazul – confirmați că furnizorii de software și servicii suportă o gamă de opțiuni sigure de implementare a software-ului.
Măsurarea rentabilității unei implementări ERP
După implementarea unui ERP, întrebarea inevitabilă pentru fiecare companie este: „Am obținut ceea ce ne așteptam din această investiție?”
Calcularea RENTABILITATII unei implementari ERP presupune evaluarea atat a beneficiilor tangibile cat si a celor intangibile pe care sistemul le aduce fata de costurile totale suportate. Procesul începe cu identificarea KPI-urilor care se aliniază cu obiectivele strategice ale organizației, precum îmbunătățirea eficienței operaționale, reducerea costurilor de inventar, creșterea vânzărilor și îmbunătățirea capacităților de luare a deciziilor. Acești KPI-uri trebuie urmăriți înainte și după implementarea ERP pentru a măsura impactul sistemului. De exemplu, dacă sistemul ERP optimizează gestiunea stocurilor, conducând la o reducere a costurilor de transport și a lipsurilor de stoc, aceste economii pot fi legate direct de calculul rentabilității investiției.
De asemenea, este esențial să comparăm economiile de costuri și îmbunătățirile de venituri cu costul total de proprietate (TCO) al sistemului ERP. Aceasta include nu numai investiția inițială în software și hardware, ci și costurile continue, cum ar fi întreținerea, instruirea și upgrade-urile de sistem.
În cele din urmă, este important să recunoaștem că unele beneficii ale implementării ERP - cum ar fi acuratețea îmbunătățită a datelor, o mai bună conformitate și satisfacția sporită a clienților - pot să nu fie ușor cuantificabile, dar să contribuie în continuare semnificativ la succesul general al afacerii. Includerea acestor factori într-o abordare echilibrată a scorului poate oferi o imagine mai cuprinzătoare a rentabilității investiției sistemului ERP, asigurându-se că evaluarea reflectă atât câștigurile financiare imediate, cât și avantajele strategice pe termen lung.
Când este terminată implementarea ERP?
O implementare ERP este considerată din punct de vedere tehnic completă atunci când implementarea inițială intră în producție, permițând companiilor să înceapă să utilizeze noul sistem pentru operațiunile lor de zi cu zi. Cu toate acestea, este important să rețineți că, chiar și după lansarea inițială în producție, companiile ar trebui să continue să își îmbunătățească sistemul ERP cu capacități suplimentare pentru a îndeplini oportunități precum locații noi, linii de produse și servicii și achiziții. Prin urmare, în timp ce implementarea erp inițială marchează un reper semnificativ, procesul de implementare este într-adevăr o călătorie continuă de optimizare și inovare.
Un peisaj tehnologic în continuă evoluție oferă, de asemenea, posibilități suplimentare pentru companii de a face echipă cu clienții și furnizorii și de a redefini modul în care se desfășoară activitatea în anumite industrii. Aceste proiecte de transformare digitală includ adesea tehnologii noi, cum ar fi învățarea automată și inteligența artificială (IA), precum și integrarea cu echipamentele și vehiculele care utilizează tehnologia Internet of Things (IoT) pentru a îmbunătăți viteza și eficiența.
Află mai multe despre implementarea ERP
Găsește soluția ERP în cloud potrivită
Indiferent dacă adoptați primul erp sau migrați de la o aplicație locală existentă în cloud, SAP are soluția ERP în cloud potrivită pentru dvs. SAP S/4HANA Cloud este o soluție ERP pentru fiecare nevoie de afaceri, de la operațiuni esențiale pentru activitate la inovație bazată pe AI pentru modelul de afaceri.