Ce este ERP?
Planificarea resurselor companiei (ERP) este un sistem software care ajută organizațiile să își optimizeze procesele de afaceri de bază – inclusiv finanțe, HR, producție, lanț logistic, vânzări și aprovizionare – cu o imagine unificată a activității și oferă o singură sursă de adevăr.
Introducere în planificarea resurselor întreprinderii
O modalitate ușoară de a înțelege ERP este de a imagina o companie ca un corp uman. Ca un organism, are procese de bază care sunt vitale pentru sănătatea și funcționalitatea sa – în loc să doarmă și digestia, să gândească lanțul de aprovizionare și vânzările. În timp ce multe dintre aceste procese au loc în mod independent, ele sunt încă legate de modul în care acestea afectează corpul – sau afacerea – în ansamblu. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că problemele legate de un proces pot afecta și de multe ori restul.
Un sistem software ERP acționează ca un sistem nervos central al întreprinderii, ajutând la gestionarea eficientă a tuturor acestor procese și operațiuni esențiale prin conectarea lor într-un sistem integrat.
Istoria și evoluția ERP
Începuturile umile ale ERP sunt vechi de peste un secol, sub forma unui sistem de producție pe suport de hârtie pentru programarea producției. La începutul anilor 1960, companiile de producție au început să adopte aplicații de afaceri computerizate. Acestea erau mai rapide și mai precise decât procesele manuale - dar și costisitoare, limitate în funcționalitate și încă destul de lente.
Aceste aplicații inovatoare au dat naștere dezvoltării de soluții dedicate, autonome, cum ar fi prelucrarea comenzilor de vânzări și planificarea necesarului de materiale (MRP), pe care noile software-uri au reușit în cele din urmă să le integreze într-un singur sistem care a sporit eficiența operațională. Până în anii 1990, ERP a transformat sectorul tehnologic servind o gamă mai largă de activități de afaceri în mai multe industrii.
Vitezele de internet mai rapide și noile instrumente de dezvoltare software au revoluționat și mai mult suitele ERP. Introducerea software-ului bazat pe browser a deschis calea pentru ERP în cloud, extinzând considerabil adoptarea, domeniul de aplicare și funcționalitatea soluțiilor ERP.
Sistemele ERP de astăzi utilizează din ce în ce mai mult tehnologii inteligente, cum ar fi inteligența artificială (AI), învățarea automată, prelucrarea limbajului natural (NLP) și bazele de date in-memory. Acestea ajută companiile să gestioneze procese mai eficiente, să utilizeze informații actualizate din datele tranzacționale și nestructurate și să rămână competitive într-un mediu cu evoluție rapidă.
De ce este importantă planificarea resurselor întreprinderii?
Majoritatea sau toate datele unei organizații trebuie să se afle în sistemul ERP pentru a furniza o singură sursă de adevăr în întreaga companie. De exemplu:
Finanțe necesită ERP pentru a închide rapid registrele
Vânzările necesită ERP pentru a gestiona toate comenzile de client
Logistica se bazează pe un software ERP care funcționează bine pentru a livra produsele și serviciile potrivite clienților
Aprovizionarea utilizează soluțiile ERP pentru a obține bunuri și servicii și pentru a gestiona relațiile cu furnizorii
Contabilitatea furnizorilor utilizează sistemul ERP pentru a plăti furnizorii în mod corect și la timp
Managementul are nevoie de vizibilitate instantanee asupra performanței companiei pentru a lua decizii la timp
Băncile și acționarii au nevoie de înregistrări financiare precise, astfel încât să se bazeze pe date fiabile și analize posibile printr-un sistem ERP
Exemple ERP după sector industrial
Modul în care organizațiile se bazează pe software-ul lor ERP variază semnificativ în funcție de industrie. Cu toate acestea, companiile din fiecare industrie – de la industria auto la distribuția en-gros – au nevoie de informații precise, în timp real și de procese de afaceri eficiente pentru a concura și a prospera.
Iată doar câteva exemple de cazuri de utilizare ERP specifice sectorului industrial:
Producători
Producătorii discreți, de lot și de proces continuu se bazează pe ERP pentru a îndeplini obiectivele de calitate a produselor, pentru a gestiona utilizarea activelor, pentru a controla costurile orelor suplimentare și multe altele. Producătorii obțin, de asemenea, controlul stocurilor end-to-end prin monitorizarea mișcărilor de stoc, evidențierea produselor de top și cu performanțe insuficiente și gestionarea mai eficientă a aprovizionării.
Comercianți cu amănuntul
Comerțul cu amănuntul a suferit o transformare semnificativă atunci când magazinele brick-and-mortar au fuzionat cu comerțul electronic și cu alte canale digitale de vânzări. Datele consistente și integrate sunt esențiale pentru furnizarea opțiunilor de self-service pentru identificarea, configurarea, achiziționarea și expedierea produselor. De asemenea, ERP ajută comercianții cu amănuntul să reducă abandonul căruciorului, să îmbunătățească conversiile site-urilor web și să crească valoarea medie a comenzilor.
Companii centrate pe servicii
Serviciile profesionale de contabilitate, taxe, inginerie și juridice necesită o tehnologie ERP mobilă puternică, în timp real, pentru a echilibra angajamentele de livrare a serviciilor cu sănătatea financiară. Capacitatea de a rămâne la timp în timp ce gestionați profitabilitatea proiectului, utilizarea resurselor și oportunitățile de creștere sunt esențiale pentru serviciile profesionale.
Utilități
Companiile de utilități trebuie să își revizuiască în mod constant activele de capital, nu numai pentru a satisface cererea de servicii viitoare, ci și pentru înlocuirea activelor învechite. Fără ERP, gestionarea acestor investiții de active este un proces provocator, predispus la erori.
ERP ajută, de asemenea, la rezolvarea unei alte probleme critice a companiei de utilități - prognozarea pieselor de schimb. A nu avea piesele potrivite în timpul unei pene de curent creează o problemă semnificativă de servicii pentru clienți. Pe de altă parte, a avea prea multe piese de schimb înseamnă costuri excesive și stoc epuizat.
Angrosiști
Angrosiștii, importatorii, livrarea directă a magazinelor și firmele 3PL/4PL doresc să reducă costurile de distribuție, să crească rotația stocurilor și să scurteze timpul de la comandă la numerar. Pentru a atinge aceste obiective, au nevoie de gestiunea integrată a stocurilor, de funcționalitatea logistică și de procese automatizate personalizate.
Cum funcționează sistemele ERP?
Un sistem ERP este format din soluții integrate de module sau aplicații de afaceri care partajează o bază de date comună care le conectează și le permite să vorbească între ele. Fiecare modul ERP se concentrează de obicei pe un singur domeniu de activitate, dar lucrează împreună folosind aceleași date pentru a satisface nevoile companiei.
Companiile aleg și aleg soluția de modul pe care o doresc – precum finanțarea, logistica, aprovizionarea și resursele umane – și pot adăuga și scala după cum este necesar. Sistemele ERP pot suporta, de asemenea, cerințele specifice industriei, fie ca parte a funcționalității de bază a sistemului, fie prin intermediul extensiilor de aplicație care se integrează cu suita de module.
Sistemul software ERP prezentat aici ilustrează cazurile de utilizare a planificării resurselor întreprinderii pentru vânzări. Modulele ERP tipice se adresează, de asemenea, finanțelor, producției, aprovizionării și lanțului de aprovizionare, printre alte aplicații.
În timp ce sistemele ERP moderne oferă o gamă enormă de funcționalități de afaceri, acestea trebuie să se conecteze și să se sincronizeze cu alte aplicații și surse de date pentru a fi eficiente, inclusiv software-ul CRM și HCM, platformele de comerț electronic, soluțiile specifice industriei și chiar alte ERP-uri.
Această integrare oferă companiilor o imagine unificată a informațiilor din diferite sisteme, care ajută la creșterea eficienței proceselor de afaceri, la îmbunătățirea experiențelor clienților și la facilitarea colaborării între echipe și parteneri de afaceri.
Flexibilitatea unui sistem ERP îi permite să se integreze cu o gamă largă de produse software care utilizează conectori sau adaptoare personalizate, cum ar fi interfețele de programare a aplicațiilor (API-uri). Alte metode pentru integrarea ERP includ enterprise service bus (ESB) și platforma modernă de integrare ca serviciu (iPaaS).
Tipuri de implementare ERP
Un sistem ERP are patru tipuri comune de implementare: on-premise, bazate pe cloud, pe două niveluri și hibride. Fiecare tip are beneficiile și dezavantajele sale, iar companiile trebuie să identifice ce opțiune de implementare ERP se potrivește cel mai bine nevoilor lor.
ERP local
On-premise este modelul tradițional de implementare a software-ului ERP, permițând cel mai mare nivel de control. De obicei, software-ul este instalat la locație în centrul de date al unei companii. În timp ce controlul total este cu siguranță un beneficiu, acesta vine, de asemenea, cu responsabilitățile de instalare și de întreținere în curs de desfășurare.
ERP în cloud
Cu erp cloud, software-ul se află pe un server terț, la distanță. Este accesat prin internet ca serviciu de abonare (SaaS), furnizorul de software gestionând întreținerea, actualizările și securitatea în numele companiei. Astăzi, ERP în cloud este cea mai populară metodă de implementare ERP, oferind costuri inițiale mai mici, scalabilitate mai mare, inovație mai rapidă și integrare mai ușoară.
ERP pe două niveluri
Companiile care suferă schimbări operaționale majore - cum ar fi fuziunile, extinderile sau achizițiile - vor opta adesea pentru un model pe două niveluri. De exemplu, ERP-ul de nivel 1 poate fi un server on-premise la sediul organizației supraordonate, iar ERP de nivelul 2 poate fi un sistem filială bazat pe cloud care gestionează funcții locale sau specializate. O strategie pe două niveluri permite companiilor să înceapă o mutare controlată în cloud, migrând anumite funcții sau unități operaționale fără a întrerupe operațiunile.
ERP hibrid
Un model hibrid este un tip de sistem ERP pe două niveluri care combină implementarea on-premise și bazată pe cloud pentru a oferi companiilor flexibilitatea de a alege cea mai bună implementare pentru fiecare aplicație. ERP cloud hibrid poate fi o piatră de temelie pentru un model pe două niveluri doar în cloud, contând în același timp pentru aplicații care ar putea avea nevoie să fie on-premise pentru a îndeplini reglementările industriale sau cerințele de securitate.
Șase beneficii cheie ale ERP
După cum am menționat, avantajele implementării unui sistem ERP variază în funcție de modelul de implementare. Acestea fiind spuse, următoarele șase beneficii se aplică tuturor soluțiilor ERP moderne:
1. Productivitate mai mare
Optimizați și automatizați procesele de afaceri de bază, astfel încât oamenii din întreaga organizație să poată face mai multe cu mai puține resurse
2. Perspective mai profunde
Eliminați acumulările de informații, obțineți o singură sursă de adevăr și obțineți răspunsuri rapide la întrebările esențiale pentru activitate
3. Raportare accelerată
Accelerează raportarea comercială și financiară și partajează cu ușurință rezultatele pentru a acționa pe baza analizelor și pentru a îmbunătăți performanța în timp real
4. Risc redus
Maximizează vizibilitatea și controlul afacerii, asigură conformitatea cu cerințele de reglementare și previzionează și previne riscurile
5. IT mai simplu
Utilizați aplicații ERP integrate care partajează o bază de date pentru a simplifica IT-ul și pentru a oferi tuturor un mod mai ușor de lucru
6. Agilitate îmbunătățită
Identificați și reacționați la noi oportunități cu operațiuni eficiente și acces pregătit la date în timp real
Cum știu dacă sunt pregătit pentru un sistem ERP?
Multe organizații, în special cele mai mici, încep adesea să utilizeze instrumente simple și independente pentru a-și gestiona procesele de afaceri, cum ar fi foi de calcul QuickBooks sau Excel. Adoptarea unui sistem ERP poate fi inutilă, ca o complicație suplimentară. Cu toate acestea, ca o afacere de orice dimensiune se maturizează și se extinde, aceste instrumente de management pot deveni ineficiente și nesustenabile, menținând scalabilitatea și împiedicând optimizarea.
Iată câteva semne comune că o companie și-a depășit instrumentele de management și este pregătită pentru un sistem ERP modern:
- Prea mult timp petrecut pentru sarcinile de zi cu zi
Dacă gestionarea activităților zilnice, cum ar fi închiderea cărților, durează mai mult și mai mult, vinovatul poate fi prea multe aplicații disparate. Software-ul ERP integrează soluții și date într-un singur sistem cu o interfață comună, facilitând comunicarea și realizarea eficientă a sarcinilor de către unitățile de afaceri. - Dificultate la accesarea datelor comerciale critice
Puteți răspunde cu ușurință la întrebări importante despre afacerea dvs., cum ar fi venitul pe linie de produse sau numărul de retururi? Dacă nu, sistemele segregate și lipsa accesului la metrici și KPI-uri vă pot reține. - Execuție procese de afaceri
Există domenii în care procesele dvs. se îndepărtează de dvs.? Poate că vă este mai greu să gestionați inventarul, să satisfaceți clienții sau să păstrați costurile sub control. În caz afirmativ, este posibil ca procesele dvs. de afaceri să aibă nevoie de restructurare pentru a se adapta la prioritățile de creștere sau schimbare – o potrivire naturală pentru integrarea noilor software ERP. - Lipsa proceselor standardizate și a seturilor de date duplicate
Dacă diferite departamente folosesc toate propriile aplicații și procese pentru a finaliza lucrurile, probabil că petreceți prea mult timp pentru introducerea de date duplicate. Atunci când informațiile nu pot circula între sisteme, raportarea durează mai mult și erorile sunt mai probabile, toate acestea împiedicând luarea deciziilor. - Prea multe oportunități ratate
Dacă unitățile de afaceri își petrec tot timpul doar menținând activitatea, atunci nu există o lățime de bandă care să urmărească potențiale oportunități sau inovații. Multe sisteme ERP includ capabilități inteligente, precum machine learning și funcții analitice predictive, facilitând identificarea și valorificarea noilor proiecte profitabile.
10 lucruri de căutat într-un sistem ERP
Capacitățile unui sistem ERP modern variază adesea în funcție de industria pe care o deservesc și de modulele pe care le oferă. Cu toate acestea, indiferent cât de specializat ar putea fi un ERP, există 10 caracteristici de bază pe care toate sistemele de gestionare a resurselor întreprinderii ar trebui să le aibă:
- O bază de date comună: informații centralizate și o singură sursă de adevăr pentru date partajate consecvente și o imagine interfuncțională a companiei
- Funcții analitice integrate: funcții analitice integrate, BI self-service, raportare și instrumente de conformitate care oferă analize inteligente în întreaga companie
- Vizualizarea datelor: prezentarea vizuală a informațiilor cheie cu tablouri de bord, KPI-uri și funcții analitice point-and-click pentru a ajuta la luarea rapidă și informată a deciziilor
- Automatizare: Capacitatea de a automatiza sarcinile repetitive cu automatizarea avansată a proceselor robotice (RPA) alimentată de AI și machine learning
- UI/UX consistent: un aspect standardizat pentru toate modulele, cu instrumente de configurare și personalizare ușor de utilizat pentru procese și utilizatori – inclusiv clienți și furnizori
- Integrare: integrarea fără probleme a proceselor de afaceri și a fluxurilor de lucru, precum și integrarea deschisă cu alte soluții software și surse de date terțe
- Noi tehnologii: suport pentru IA generativă și machine learning, asistenți digitali, Internet of Things (IoT), securitate și confidențialitate și tehnologie mobilă
- Platforma tehnologică: o stivă tehnologică rapidă și stabilă pentru această investiție pe termen lung – inclusiv o platformă cu cod scăzut/fără cod, iPaaS, gestionarea datelor și multe altele
- Suport multinațional: suport global pentru limbi, monede și practici și reglementări de afaceri locale, împreună cu suport tehnic pentru servicii cloud, instruire și implementare
- Alegerea implementării: oferirea de opțiuni de implementare bazate pe cloud, on-premise, pe două niveluri sau hibride
Software-ul ERP nu este universal
ERP pentru întreprinderi mici
Software-ul ERP poate ajuta o companie mică să treacă dincolo de foile de calcul și să gestioneze eficient fiecare aspect al creșterii sale – de la vânzări și relații cu clienții la finanțe și operațiuni. Instrumentele ERP pentru companii mici sunt de obicei în cloud, se instalează rapid și sunt proiectate să se scaleze împreună cu afacerea.
ERP mediu
Software-ul ERP conceput pentru companiile medii și filiale beneficiază de funcții analitice integrate, implementare rapidă și cele mai bune practici pentru zeci de procese de afaceri. Instrumentele ERP de dimensiuni medii ajută companiile în curs de dezvoltare să se scaleze și să concureze, chiar și cu resurse limitate. Sistemele ERP modulare, bazate pe cloud, sunt, de asemenea, bune pentru companiile mijlocii cu procese complexe sau planuri de creștere rapidă.
ERP întreprindere
Companiile mari cu operațiuni globale sau subsidiare au nevoie de un sistem ERP robust, lider de piață, cu AI integrat, machine learning, funcții analitice și automatizare inteligentă pentru a transforma modelele și procesele de afaceri. Companiile pot utiliza sistemele ERP on-premise, în cloud sau într-un scenariu pe două niveluri sau hibrid, în funcție de nevoile lor.
Tendințe ERP de urmărit
Transformarea digitală este – literalmente – o accelerare. Pe măsură ce întreprinderile adoptă tehnologii digitale în fiecare parte a afacerii, acestea se concentrează în mare parte pe eliminarea "dragurilor", altfel cunoscut sub numele de orice lucru care încetinește afacerea, inclusiv procesele și sistemele învechite. Deci, nu este surprinzător faptul că companiile solicită sisteme ERP mai robuste pentru a ajuta la alungarea dragelor și creșterea agilității.
Pe măsură ce inovația ERP se dezvoltă, iată patru tendințe majore pentru a urmări:
AI generativ
Integrarea software-ului ERP cu capabilități DE generative ajută companiile să automatizeze sarcinile manuale, adaptându-și, ajustând și optimizându-și simultan procesele de bază pentru a satisface nevoile specifice companiei.
Împreună cu automatizarea sarcinilor și furnizarea de analize, AI-ul generativ oferă utilizatorilor non-IT posibilitatea de a interacționa cu sistemul LOR ERP utilizând comenzi și interogări de limbaj natural. Orice utilizator poate pune o întrebare și poate obține un răspuns imediat care utilizează toată documentația și datele disponibile.
Integrare verticală
Companiile sunt pregătite să pună capăt războiului dintre cele mai bune soluții din clasa sa și ERP integrat. Noile oferte promit cel mai bun din ambele lumi – un sistem ERP complet integrat cu extensii verticale care permite companiilor să obțină funcționalitatea specifică de care au nevoie fără probleme dureroase de integrare sau silozuri de date.
Cloud, cloud, cloud
Preferința pentru ERP cloud va continua să se intensifice pe măsură ce mai multe companii descoperă beneficiile – inclusiv "anywhere" acces, costuri reduse pentru hardware și suport tehnic, securitate mai mare și integrare cu alte sisteme. Pe măsură ce viteza de afaceri continuă să se accelereze, adoptarea unei mentalități cloud devine și mai esențială.
Personalizare utilizator
Personalul, clienții și furnizorii doresc conținut și funcționalitate care să corespundă nevoilor sau intereselor lor specifice și să le facă mai productive. Schimbarea demografică a forței de muncă, în special în industrii precum industria prelucrătoare, stimulează, de asemenea, interesul pentru platformele cu cod scăzut și fără cod.
Aceste platforme oferă utilizatorilor o experiență ușor de personalizat, în loc să le forțeze să se adapteze la software. De asemenea, utilizatorii se pot aștepta la tablouri de bord personalizate, căutare bazată pe AI, chat personalizat și fluxuri de lucru personalizate pe toate dispozitivele.
Descoperă posibilitățile unui ERP modern
Cu o soluție ERP bazată pe cloud, afacerea dvs. poate gestiona mult mai mult decât procesul. Descoperă cele mai recente știri, tendințe și cele mai bune practici despre ERP.