Ce este un sistem de management financiar (FMS)?

Un FMS este software-ul și procesele utilizate pentru a gestiona veniturile, cheltuielile și activele dintr-o organizație.

Prezentare generală a sistemului de management financiar

Cele mai vechi înregistrări contabile au fost găsite printre ruinele vechi de 7.000 de ani din Mesopotamia antică. Acest lucru precede inventarea roții cu peste 3.000 de ani și vorbește despre importanța istorică și culturală a comerțului și comerțului în evoluția societății umane. Dar abia la sfârșitul secolului alXV-lea am văzut geneza contabilității moderne odată cu popularizarea contabilității cu dublă intrare de către matematicianul italian Luca Pacioli. Cu aceasta, companiile puteau vedea atât situația lor actuală (debit), cât și situația viitoare (credit), și s-a născut un sistem rudimentar de management financiar. Desigur, sistemele moderne de management financiar ar fi de nerecunoscut pentru a semnala Pacioli.

Definirea sistemului de management financiar

Un sistem de gestiune financiară este software-ul și procesele utilizate pentru a gestiona veniturile, cheltuielile și activele dintr-o organizație. În plus față de sprijinirea operațiunilor financiare zilnice, scopul unui sistem de management financiar este de a maximiza profiturile și de a asigura sustenabilitatea pe termen lung a întreprinderii. Acestea ajută echipele de finanțare:

  • Optimizați facturarea și colectarea facturilor

  • Optimizați fluxul de numerar zilnic, lunar și anual

  • Întrețineți istoricele de audit și respectați reglementările contabile

  • Automatizați procesele financiare și reduceți erorile contabile

  • Oferiți o mai bună bugetare, prognozare și planificare

  • Accelerarea activităților de închidere financiară și raportare

  • Și mult mai mult

Software-ul de management financiar poate face parte din sistemul de planificare a resurselor companiei (ERP) al companiei, care consolidează datele financiare și operaționale și oferă echipelor o imagine cuprinzătoare asupra afacerii. Aplicațiile financiare autonome pot fi, de asemenea, combinate pentru a crea un sistem de gestiune financiară end-to-end. Din ce în ce mai mult, directorii financiari aleg soluții ERP bazate pe cloud și de management financiar care se pot dezvolta rapid pentru a gestiona creșterea și pentru a oferi funcționalitate pentru diferite zone geografice, limbi, valute și reglementări.

placeholder

Captură de ecran care vă arată cum sistemele de gestiune financiară vă permit să monitorizați și să gestionați varianța cheltuielilor.

Componente esențiale ale unui sistem de management financiar

Un sistem eficient de management financiar oferă companiilor o suită completă de software de contabilitate și o singură sursă de adevăr. În cadrul sistemului sunt multe instrumente diferite, care pot fi grupate în următoarele patru categorii:

  • Contabilitate generală și închidere financiară: Instrumentele pentru contabilitate și închidere financiară sprijină activitățile esențiale de evidență contabilă, precum Cartea Mare, contabilitate furnizori (AP), contabilitate clienți (AR) și calcul salarial. Acestea ajută echipele să genereze rapoarte, să creeze declarații financiare pentru venit, cheltuieli și solduri – și să închidă registrele rapid și cu mai puțin efort. Funcțiile de gestiune fiscală contribuie, de asemenea, la asigurarea acurateței și conformității fiscale.

placeholder

Sistemul de gestiune financiară care afișează starea de contabilitate clienți.

  • Veniturile, numerarul și gestiunea trezoreriei: cu ajutorul instrumentelor de contabilitate venituri, echipele financiare pot automatiza procesele de facturare, pot vizualiza plățile în timp real și pot asigura conformitatea cu reglementările legale privind realizarea venitului, precum IFRS 15. Instrumentele de gestiune a numerarului și trezoreriei ajută echipele să prognozeze fluxul de numerar, să îmbunătățească lichiditățile și să reducă proactiv riscurile. Acest software se integrează, de asemenea, cu sistemele bancare, astfel încât utilizatorii să poată obține vizibilitate în timp real asupra soldurilor bancare și să simplifice reconcilierea în conturi.

  • Planificarea și analiza financiară: Acest set de instrumente de planificare, prognoză, bugetare și analiză analitică ajută directorii financiari și echipele acestora să sprijine sănătatea financiară generală a companiei. Software-ul FP&A este esențial pentru analizarea costurilor și a profitabilității, îmbunătățirea performanței, prezicerea și navigarea în condiții viitoare și furnizarea de asistență rapidă și precisă pentru luarea deciziilor în suita C. De asemenea, suportă planificarea și colaborarea pe mai multe scenarii între finanțe și fiecare alt departament.

  • Guvernare, risc și conformitate: instrumentele GRC ajută echipele să alinieze activitățile organizaționale la obiectivele de afaceri, să identifice și să reducă diferitele tipuri de riscuri și să asigure conformitatea cu legile și reglementările – de la GDPR și SOX la acordurile comerciale internaționale. Prin sincronizarea datelor la nivelul guvernanței corporative, al gestionării riscurilor și al activităților de conformitate, companiile pot funcționa mai eficient, pot naviga prin incertitudine și pot acționa cu integritate.

placeholder

Software-ul GRC ajută companiile să monitorizeze și să gestioneze disponibilitatea capitalului și riscurile asociate.

Transformarea finanțelor digitale și noile tehnologii

Majoritatea companiilor se află încă în stadiile incipiente ale aplicării tehnologiilor digitale, cum ar fi cloud, augmented analytics, robotizarea proceselor (RPA), inteligența artificială (IA) și blockchain pentru a finanța procesele – dar acestea sunt pe măsura unei schimbări majore și presiunea este exercitată. Nu numai că directorii financiari și echipele acestora se așteaptă din ce în ce mai mult să ofere un sprijin rapid pentru luarea deciziilor în afaceri, dar lecțiile dure învățate din pandemia de COVID-19 îi obligă pe lideri să accelereze transformarea financiară și adoptarea de noi tehnologii.

 

Este ușor să vezi de ce. Beneficiile transformării finanțelor digitale – cum ar fi inteligența instantanee, modelarea predictivă de înaltă precizie și procese mai agile și automatizate – sunt ingredientele de care companiile au nevoie pentru a naviga în schimbare și a se adapta la noul normal. IA, în special, este o forță motrice în spatele transformării financiare, revoluționând complet analizele financiare, automatizarea și fiecare proces - de la activitățile de închidere financiară până la reducerea riscurilor și conformitate.

În deceniul următor, IA va optimiza sau transforma aproape fiecare activitate în finanțe.
Gartner

  • Gestiunea financiară în cloud: Pe lângă scalabilitate, rentabilitate și capacitatea de conectare la mai multe surse Big Data, gestiunea financiară ERP bazată pe cloud oferă acces securizat la sistem de oriunde – ceea ce este deosebit de important acum, când atât de mulți angajați lucrează de la distanță. Cloud este, de asemenea, poarta de acces – și premisa – către tehnologii noi și inteligente, cum ar fi IA, machine learning și blockchain.

  • Analiză financiară avansată: analizele financiare bazate pe AI și machine learning pot extrage seturi masive de date structurate și nestructurate – din interiorul și din afara organizației – în timp aproape real. Aceste funcții analitice oferă profesioniștilor din domeniul finanțelor posibilitatea de a crea prognoze și planuri mai precise, de a modela scenarii viitoare, de a înțelege impactul financiar al deciziilor potențiale, de a genera rapoarte la cerere și de a prezice riscurile și oportunitățile. În cele din urmă, analizele financiare avansate pot fi utilizate pentru a orienta afacerea în direcția corectă și pentru a asigura sustenabilitatea pe termen lung.

  • Automatizarea finanțelor: Nouăzeci la sută dintre controlorii corporativi vor utiliza în curând o combinație de RPA și AI pentru a automatiza totul, de la rapoarte financiare și închideri până la pregătirea fiscală și calculul salarial. Roboții RPA nu numai că automatizează sarcinile repetitive și îi eliberează pe lucrători să se concentreze pe munca de valoare mai mare – aceștia pot finaliza mai rapid munca, pot minimiza costurile și erorile, pot optimiza fluxurile de lucru și pot orchestra activități în cadrul echipelor om-bot.

  • Blockchain: În domeniul financiar, tehnologia blockchain oferă noi niveluri de transparență, eficiență și securitate. De exemplu, echipele financiare pot utiliza blockchain pentru a crea un registru unic, invariabil, care este întotdeauna actualizat și nu necesită reconcilieri. Contractele inteligente bazate pe Blockchain – contracte care se execută automat odată ce sunt îndeplinite condițiile prestabilite – pot fi, de asemenea, utilizate pentru a automatiza și accelera activitățile, cum ar fi prelucrarea plăților și conformitatea cu reglementările.

Locul 1

Analiza avansată a finanțelor a fost o prioritate de top pentru liderii financiari în 2020

Gartner 

80

%

dintre liderii financiari au implementat sau intenționează să implementeze RPA

Gartner 

Cele mai bune sisteme de gestiune financiară bazate pe cloud încorporează acum tehnologii inteligente precum funcții analitice avansate, AI, machine learning și blockchain direct în instrumentele lor – ceea ce accelerează dramatic transformarea finanțelor și oferă timp rapid pentru valorificare și rentabilitate.

Întrebări frecvente privind gestiunea financiară

Contabilitatea este o componentă a unui sistem de gestiune financiară. Un sistem contabil suportă cerințele de rezervare ale întreprinderii – Cartea Mare (CM), aplicațiile de contabilitate care alimentează direct CM, inclusiv contabilitate furnizori, contabilitate clienți și calcul salarial. Un sistem de gestiune financiară include instrumente pentru gestionarea tuturor aspectelor financiare ale organizației, inclusiv trezorerie și gestiune numerar, contabilitate costuri, planificare strategică, funcții analitice și prognoză financiară, guvernare și multe altele.

Planificarea resurselor întreprinderii (ERP) este o suită integrată de software de management al afacerii, concepută pentru a aborda gama largă de funcționalități necesare unei companii. Aplicațiile financiare – cum ar fi contabilitatea, raportarea și gestiunea trezoreriei – sunt o parte cheie a unei suite ERP și un loc bun pentru a începe dacă doriți să vă gestionați mai bine procesele financiare.

Contabilitate clienți (AR) este funcția business responsabilă de gestionarea veniturilor de intrare, de obicei banii datorați de clienți pentru achiziții și credite acordate clienților sub formă de condiții de plată. Creanțele încep cu facturarea, gestionează încasările și păstrează înregistrări ale sumelor datorate, ale vechimii creanțelor și ale istoricului plăților.

Contabilitate furnizori (AP) este funcția comercială care urmărește și gestionează sumele datorate furnizorilor, subcontractanților, creditorilor și altor părți externe. Datoria (datoria) începe, de obicei, cu recunoașterea facturii de aprovizionare și se termină cu plata. Furnizorii urmăresc sumele datorate și cui, vechimea, plățile și necesarul de numerar.

Gestiunea veniturilor urmărește să crească veniturile prin prezicerea exactă a cererii și a comportamentului consumatorilor – și apoi optimizarea produselor, stabilirea prețurilor, promovarea și plasarea (distribuția) pentru a obține cele mai bune rezultate financiare posibile.

Un subset al procesului de contabilitate clienți, gestiunea creanțelor se referă în principal la procesul de încasare – comunicarea cu cei care datorează banii companiei și activitățile de încasare întreprinse pentru a asigura plata.

Reconcilierea se referă la procesul de comparare a înregistrărilor în două sau mai multe surse sau repository-uri pentru a identifica diferențele, pentru a determina care este corect și pentru a aduce înregistrările în sincronizare. Exemplele includ compararea intrărilor din Cartea Mare cu documentele sursă și compararea înregistrărilor bancare cu plățile primite și efectuate.

În general, un sistem contabil este mecanismul utilizat pentru a ține evidența banilor care intră și ies dintr-o afacere. Adesea, termenul se referă la un set de aplicații software care urmăresc activitățile financiare. Funcțiile sistemului contabil de bază sau modulele software de finanțare ERP includ Cartea Mare, contabilitate furnizori și contabilitate clienți. Funcțiile opționale includ calculul salarial, gestiunea numerarului, credite și încasări și altele.

Planificarea și analiza financiară este un set de activități de planificare, prognoză, bugetare și analiză analitică care susțin sănătatea financiară generală a unei companii. Instrumentele FP&A ajută echipele să ofere sprijin rapid pentru luarea deciziilor în suita C, să construiască modele și prognoze financiare detaliate, să planifice mai multe scenarii, să identifice și să evalueze noi oportunități de venituri și multe altele.

Fluxul de numerar este mișcarea de intrare și ieșire a numerarului. Numerarul intrat din vânzări este deținut în conturi bancare și în alte investiții lichide până când este cheltuit pentru materiale, calcul salarial, plăți de împrumut și alte cheltuieli. Calcul flux de numerar, unul dintre cele trei rapoarte financiare de bază (Venit, Bilanț, Flux de numerar), urmărește modificările de numerar ale unei organizații în timpul unei perioade contabile: soldul inițial, încasarea de numerar, plățile, soldul final.

Gestiunea numerarului este procesul de colectare și gestionare a fluxurilor de numerar. Centrat pe numerar în conturi bancare și de investiții, gestiunea numerarului determină unde este plasat numerarul de intrare și cum este alocat capitalului circulant, investițiilor, rezervei de numerar sau altor provizioane.

Similar gestiunii numerarului, gestiunea trezoreriei este gestiunea fondurilor din cadrul organizației, axată pe capitalul circulant, cu scopul de a menține lichiditatea și de a utiliza în mod optim fondurile pentru a optimiza performanța companiei.

Raportarea cheltuielilor este un formular care urmărește și contabilizează cheltuielile de afaceri. De obicei, un angajat care îndeplinește sarcini în afara sediilor companiei va trebui să raporteze toate cheltuielile efectuate în timpul acestei activități – cum ar fi transportul, cazarea și mesele. Cheltuielile sunt fie plătite direct din fondurile companiei, fie plătite de persoana fizică și raportate pentru rambursare.

Atunci când un angajat plătește pentru poziții legate de afaceri și costuri din fonduri personale, acesta va raporta astfel de cheltuieli companiei, astfel încât compania să le poată rambursa. Aceasta este o practică comună pentru cheltuielile de deplasare efectuate în timpul deplasărilor pentru vânzări, întâlniri și convenții, instalarea și serviciul echipamentelor și altele asemenea. Se poate aplica, de asemenea, consumabilelor sau proviziilor necesare pentru finalizarea unui proiect atunci când este mai rapid să le cumpărați decât să treceți prin canale normale de achiziție.

T&E înseamnă deplasare și cheltuieli. Un angajat care călătorește în interes de serviciu va raporta costurile suportate pentru transport, cazare, mese și alte cheltuieli utilizând un raport T&E al companiei (pe suport de hârtie sau electronic). Cheltuielile pot fi plătite direct de companie (cont de agenție de voiaj sau card de credit al companiei) sau plătite de angajat și raportate pentru rambursare.

placeholder

Executați procesele financiare cu un ERP

Puneți inteligența artificială și funcțiile analitice avansate la locul de muncă și optimizați-vă capacitățile financiare.

Află mai multe 
placeholder

Idei pe care nu le vei găsi nicăieri altundeva

Înregistrați-vă pentru o doză de business intelligence livrată direct în căsuța dvs. de mesaje primite.

Află mai multe și abonează-te 
twitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixel