Ce este gestiunea datelor de bază (MDM)?
MDM este procesul de creare și întreținere a unei singure înregistrări de bază pentru fiecare persoană, loc și lucru dintr-o afacere.
Imagine generală gestiune date de bază
Majoritatea companiilor operează astăzi sute de aplicații și sisteme diferite – precum ERP, HCM și CRM – care intersectează multe departamente diferite. Deoarece atât de mulți oameni ating datele din aceste sisteme, este ușor să devină silozuri, duplicate, învechite sau chiar contradictorii. Și, după cum știe toată lumea, datele proaste duc la decizii proaste. Pentru a răspunde nevoii de informații prompte și exacte – chiar și pe măsură ce sursele de date cresc – companiile apelează la gestiunea datelor de bază (MDM).
Definiție gestiune date de bază
Gestiunea datelor de bază este procesul de creare și întreținere a unei singure înregistrări de bază - sau a unei singure surse de adevăr - pentru fiecare persoană, loc și lucru dintr-o afacere. Prin MDM, organizațiile obțin o imagine de încredere, curentă, a datelor cheie care pot fi partajate în cadrul companiei și utilizate pentru o mai bună raportare, luare de decizii și eficiență a proceselor.
Ce sunt datele de bază, oricum?
Datele de bază reprezintă toate datele care sunt critice pentru îndeplinirea unei activități. Descrie persoane (clienți, angajați și furnizori), locuri (birouri și locații) și lucruri (produse și active). Datele de bază sunt, de obicei, doar un mic procent din toate datele de afaceri, dar sunt unele dintre cele mai complexe - și valoroase - date dintr-o organizație.
Exemple de date de bază includ:
Date de bază client: după cum sugerează și numele, datele de bază ale clientului includ toate datele de bază necesare pentru a face afaceri cu clienții dvs. – de la informații de contact la istoricul achizițiilor și condiții de plată. Gestionarea datelor de bază pentru acest domeniu include curățarea și standardizarea datelor în sistemele ERP, CRM și alte sisteme. De exemplu, același nume și aceeași adresă de client ar putea exista atât într-un sistem ERP, cât și în CRM, dar ar putea fi introduse în două moduri diferite, cum ar fi 1030 Sandy Court, 1030 Sandy Crt., sau 1030 Sandy Ct.. MDM reconciliază aceste diferențe și oferă o imagine unică a fiecărui client, care poate fi utilizată pentru a personaliza campaniile de marketing, pentru a oferi experiențe mai bune și multe altele. În unele organizații, datele de bază ale clienților includ, de asemenea, date pentru angajați, pacienți cu asistență medicală și furnizori.
Date de bază furnizor: datele de bază ale furnizorului includ date pentru conturi de furnizori, contracte, politici, stabilire preț și multe altele. Acesta se află în centrul tuturor activităților importante de aprovizionare, de la planificare și aprovizionare la contractare și aprovizionare. Datele de bază ale furnizorilor curățate și de încredere sunt esențiale pentru a răspunde la întrebări despre cheltuieli furnizor, stabilire preț sau performanță – de exemplu,
Date de bază locație: atributele cheie legate de locațiile fizice ale agențiilor, birourilor corporative, centrelor de distribuție și punctelor de vânzare sunt conținute în datele de locație ale organizației. Odată conectat la alte domenii de date, aceste informații pot ajuta la luarea deciziilor bazate pe locație – cum ar fi determinarea sortimentului de produse potrivit pentru un anumit punct de vânzare.
Date de bază produs: gestiune date de bază produs acoperă atribute precum număr produs, categorie, preț, caracteristici, liste de materiale și toate celelalte puncte de date necesare. Cu utilizările independente de procese pentru vânzări, marketing, lanț de aprovizionare și ciclul de existență al dezvoltării de produse, aceste date trebuie să fie fiabile și exacte.
Date de bază mijloc fix: date de bază mijloc fix descriu imobilizări și imobilizări necorporale, precum stocuri, echipamente și mărci comerciale. De obicei, include atribute precum parametri și valori de amortizare, clase de mijloace fixe, informații despre leasing și multe altele. Date de bază de mijloc fix inexacte pot conduce la utilizare și gestiune imobilizări sub valoare nominală. De exemplu, datele de bază ale echipamentului sunt utilizate în procesele de întreținere predictivă, deci, dacă sunt incorecte, atunci ar fi și previziunile.
De ce este gestiunea datelor de bază atât de importantă?
Pe lângă faptul că ajută o organizație să ia decizii bune și să răspundă la întrebări cheie, gestionarea datelor de bază are o serie de alte beneficii. Iată doar câteva:
Erori și redundanțe reduse ale datelor în cadrul mai multor aplicații. Dacă aceleași informații, de exemplu o înregistrare de client, sunt introduse de echipe diferite într-un mod inconsistent, MDM va concatena și reconcilia duplicarea.
Perspective analitice mai bune și decizii bazate pe date. Expresia „gunoi în, gunoi afară” este adevărată aici. Dacă datele analizate nu sunt exacte, atunci rezultatele nu vor fi nici ele.
Procese de afaceri optimizate și o mai mare eficiență. Datele de bază de înaltă calitate și consistente pot fi utilizate pentru a accelera și automatiza scenariile de afaceri end-to-end, cum ar fi generarea de numerar, sursa de plată și proiectarea pentru operare.
Îmbunătățirea transparenței și a conformității cu reglementările privind confidențialitatea datelor și cu alte reglementări. GDPR, de exemplu, oferă oamenilor mai mult control asupra modului în care informațiile lor sunt colectate, gestionate și partajate. Fără MDM, înregistrările pot fi fragmentate în mai multe silozuri departamentale, ceea ce face ca conformitatea să fie dificilă.
Suport pentru fuziuni și achiziții cu un proces simplificat pentru fuzionarea și reconcilierea mai multor active de date.
Datele sunt esențiale pentru alimentarea proceselor de afaceri digitale, iar datele de bază reprezintă baza pe care se bazează toate celelalte date. Organizațiile care au date de bază exacte și consecvente sunt mai bine poziționate pentru a reuși.
Software-ul de gestiune a datelor de bază vă poate ajuta să consolidați și să gestionați înregistrările.
Cum funcționează: Cadrul MDM și procesele
Un framework pentru gestiunea datelor de bază funcționează pentru a vă asigura că toate informațiile sunt exacte și consistente semantic. Este alcătuit din două părți: crearea unei înregistrări de date de bază inițiale și apoi întreținerea acesteia.
Crearea unei înregistrări de date de bază: Acest proces începe prin identificarea bazelor de date și a aplicațiilor care conțin date care trebuie incluse în înregistrarea de bază. Apoi sunt definite toate atributele sau caracteristicile – precum culoarea produsului, dimensiunea și materialele. În cele din urmă, datele sunt comparate, reconciliate dacă sunt inconsistente și concatenate acolo unde există înregistrări multiple.
Întreținerea datelor de bază: acest proces implică curățarea, transformarea și integrarea datelor noi, așa cum sunt adăugate la lista de bază pentru a întreține consistența și calitatea înregistrărilor. Unele soluții de gestionare a datelor de bază de astăzi pot automatiza și accelera multe aspecte ale acestui proces.
Este important să rețineți că orice proces de gestionare a datelor de bază trebuie efectuat în conformitate cu principiile și politicile de guvernare a datelor ale unei organizații. Acestea evidențiază modul în care toate datele comerciale trebuie stocate, gestionate și protejate și de către cine – și aceasta include datele de bază.
Cele mai bune practici pentru o strategie câștigătoare de gestionare a datelor de bază
O strategie modernă de gestiune a datelor de bază include instrumente, tehnologii și cele mai bune practici pentru a se asigura că toate părțile interesate pot avea încredere în calitatea analizelor bazate pe date – precum și viteza de a acționa asupra acestora.
Iată câteva modalități de a crea o strategie câștigătoare:
Creați un framework de guvernare a datelor dacă nu ați făcut deja acest lucru. După cum s-a menționat anterior, activitățile MDM ar trebui să fie desfășurate și aplicate în conformitate cu orientările privind guvernanța datelor, pentru a asigura gestionarea și conformitatea datelor.
Valorificați inteligența artificială (IA) și învățarea automată. Unii furnizori oferă software MDM și instrumente care utilizează aceste capacități pentru a automatiza procesul de verificare a datelor noi pentru acuratețe, potrivirea acestora cu înregistrările curente și reconcilierea acestora.
Administrați mai multe domenii într-o singură instanță. Puteți găsi soluții care se concentrează pe gestionarea unui singur domeniu, precum date de bază client sau date de bază produs. Cu toate acestea, cel mai bun software este capabil să integreze și să gestioneze toate domeniile unei companii într-un singur sistem – adesea în cloud. Acest lucru ajută la reducerea costurilor, ajută personalul să fie mai productiv și sprijină cazurile de utilizare flexibile.
Gestionați datele de bază în cloud. Platformele cloud pot contribui la creșterea productivității și eficienței, permițând reunirea, corelarea, fuzionarea și curățarea datelor din diferite aplicații – rapid, ușor și la scară largă. Acestea oferă, de asemenea, securitate robustă și actualizări automate.
Integrați gestiunea datelor de bază și guvernarea datelor. Prin combinarea unei singure surse de date de bază cu guvernarea centralizată a datelor într-o singură soluție, este mai ușor să aplicați politicile și conformitatea – și să definiți, validați și monitorizați regulile de afaceri și atributele datelor de bază.
Managementul datelor de bază este un efort continuu, nu un proiect unic. Pe măsură ce organizația dvs. crește, volumul de date va fi, de asemenea. Dar cu tehnologia, instrumentele și fluxurile de lucru inteligente, bazate pe cloud, aceste procese MDM devin mult mai eficiente.
Întrebări frecvente despre gestiunea datelor de bază
Gestionați datele în mod corect
Simplificați gestiunea și guvernarea datelor de bază cu o singură soluție puternică.
Idei pe care nu le vei găsi nicăieri altundeva
Înregistrați-vă pentru o doză de business intelligence livrată direct în căsuța dvs. de mesaje primite.