O que é inventário gerido pelo fornecedor (VMI)?

Significado de VMI na cadeia de abastecimento

VMI, também conhecido como inventário gerido pelo fornecedor do ponto de vista do cliente, é uma iniciativa orientada por dados onde os fornecedores gerem os níveis de inventário dos seus próprios produtos, componentes ou materiais no local do fornecedor ou distribuidor. Isto ajuda a reduzir tanto as faltas como os excedentes. Ao transferir as responsabilidades de gestão de inventário desta forma, as cadeias de abastecimento podem operar de forma mais enxuta e eficiente – reduzindo os custos gerais e melhorando a capacidade de resposta e agilidade da cadeia de abastecimento.

Utilizando fluxos de dados automatizados e análises avançadas, o modelo VMI melhora a precisão dos pedidos, reduz retrabalho e aumenta a rotatividade de inventário. Os fornecedores utilizam dados de vendas em tempo real e previsões de procura para otimizar os envios e manter altas taxas de stock, permitindo-lhes responder rapidamente às mudanças do mercado e proteger contra o efeito chicote na cadeia de abastecimento.

Antes de iniciar uma relação VMI, você e seus fornecedores precisarão concordar com indicadores-chave de desempenho (KPIs), como taxa de rotatividade de inventário, relação de estoque para vendas e taxa de sell-through para garantir que os objetivos mútuos sejam alcançados. Este modelo colaborativo leva, em última análise, a uma cadeia de abastecimento mais eficiente e responsiva, beneficiando tanto os fornecedores como os clientes.

Como funciona o inventário gerido pelo fornecedor?

VMI é uma estratégia colaborativa que pode proporcionar resultados impressionantes, especialmente quando realizada com compromisso, adesão e com as ferramentas e sistemas adequados em vigor. Depende da sincronização de dados e comunicação para garantir que os níveis de inventário estejam sempre alinhados com as demandas atuais do mercado. Abaixo estão alguns dos componentes críticos deste processo:

• Acordos formais desde o início: Antes de começar, delineie os papéis, responsabilidades e expectativas de todos. Ambas as partes devem concordar com os detalhes operacionais, tais como cronogramas de entrega, níveis de inventário, políticas de devolução e níveis mínimos/máximos de reabastecimento.
• Tecnologia partilhada: Os acordos devem também incluir um compromisso formal para utilizar plataformas tecnológicas partilhadas e integradas na sua totalidade. A troca voluntária de informações em tempo real — como dados de vendas, níveis de inventário e outros detalhes relevantes — é absolutamente essencial para o sucesso desta estratégia.
• Processo de gestão e reposição de inventário: Desde a provisão inicial de stock até ao monitoramento contínuo e previsão de demanda, o fornecedor é responsável por gerir o seu inventário. Este é um processo orientado por dados e funciona melhor quando o fornecedor pode aproveitar a gestão de dados sofisticada e as análises impulsionadas por IA dentro do seu negócio e dos sistemas integrados da cadeia de abastecimento. Com acesso controlado a uma ampla gama de conjuntos de dados de vendas e cadeia de abastecimento, o seu fornecedor pode alcançar maior precisão e exatidão.
• Link de comunicação: As estratégias de VMI mais eficientes ganham vida numa rede empresarial colaborativa que facilita a cooperação entre todas as partes interessadas, a troca segura de documentos essenciais e a atuação com base em perceções partilhadas.
• Controle de fornecedores: Os fornecedores fazem todo o reabastecimento e pedidos, permitindo-lhe descarregar tarefas como determinar os tempos, tamanhos e frequência dos pedidos. Este processo intensivo em dados torna-se mais suave e transparente quando o seu fornecedor pode aproveitar fontes informativas robustas sobre tempos de entrega esperados, níveis de produção, atrasos estimados no envio e quaisquer outros detalhes que possam ter impacto nos níveis de inventário e na oferta e procura.
• Propriedade do inventário: “Temos ótimos fornecedores, mas não é um pouco arriscado depositar tanta confiança neles?” Esta é uma pergunta comum para aqueles que estão a aprender sobre este tópico. No entanto, com a abordagem VMI, o fornecedor ainda possui o inventário. Estão a colocá-lo nas suas instalações para facilitar o cumprimento e minimizar o tempo e os custos. Em outras palavras, é um ótimo exemplo de uma estratégia de negócios ganha/ganha.

Benefícios do inventário gerido pelo fornecedor

Cada passo para tornar a sua cadeia de abastecimento mais eficiente pode ter um efeito positivo em todo o seu negócio. Ao adotar o VMI, pode não só aumentar a eficiência em toda a sua cadeia de abastecimento, como também alcançar os seguintes resultados:

• Gestão de inventário simplificada: Ao transferir a gestão de inventário para os seus fornecedores, pode simplificar as operações e reduzir o tempo gasto na gestão de inventário.
• Custos reduzidos de manutenção de inventário: VMI otimiza os níveis de stock para atender à demanda, minimizando os custos de armazenamento e liberando o fluxo de caixa.
• Agendamento preciso de produção: Os fornecedores obtêm uma melhor visibilidade orientada por dados sobre as tendências de demanda (ou potenciais interrupções), permitindo um planeamento de produção mais preciso e redução de desperdício.
• Reposição oportuna: A reposição automatizada garante o reabastecimento justo a tempo, ajudando a prevenir escassez e excedentes.
• Melhores relações de trabalho mais colaborativas: A natureza colaborativa e comunicativa do VMI pode ajudá-lo a promover parcerias mais fortes e de maior confiança entre si e os seus fornecedores.
• Níveis de inventário otimizados: Quando os fornecedores têm acesso a dados de vendas em tempo real, isso permite-lhes manter níveis de stock ideais e desenvolver encomendas mais estratégicas e precisas.
• Resiliência e redução de riscos: Quando esta área central do seu negócio está a ser gerida de forma mais estratégica, tem mais tempo e recursos para dedicar à construção de uma cadeia de abastecimento mais resiliente que possa prever e responder melhor a interrupções ou riscos.
• Vantagens para fornecedores: Quando os fornecedores obtêm informações antecipadas, podem usá-las para impulsionar novas oportunidades de vendas, levando a um melhor planeamento, maiores quotas de mercado e, em última análise, parceiros mais satisfeitos.

Riscos potenciais de uma estratégia gerida pelo fornecedor

Abaixo estão alguns exemplos dos desafios mais comuns associados a uma estratégia VMI – e algumas dicas para mitigá-los:

• Falta de controlo/dependência do fornecedor: Pode perder o controlo sobre os níveis de inventário e tornar-se demasiado dependente dos fornecedores. Mitigação: Estabelecer contratos claros e SLAs com métricas de desempenho e sistemas de gestão de inventário em tempo real para manter a visibilidade e o controlo.
• Sistemas inadequados e dados desorganizados: A eficácia do VMI depende de dados precisos compartilhados entre parceiros. Mitigação: Invista em sistemas construídos para o propósito que permitem às partes transmitir e trabalhar em documentos de forma segura.
• Falhas de comunicação: A má comunicação pode levar a discrepâncias no inventário e ineficiências. Mitigação: Embora uma rede de negócios colaborativa seja essencial, também é importante incentivar e apoiar continuamente uma cultura colaborativa e de quebra de silos com todas as suas equipas e partes interessadas.
• Preocupações com a segurança dos dados: Partilhar dados sensíveis aumenta o risco de violações. Mitigação: Implementar medidas avançadas de cibersegurança e protocolos de encriptação para proteger a integridade e confidencialidade dos dados. Participe em formações regulares de equipa para acompanhar o cenário em constante mudança do risco cibernético.
• Inflexibilidade às mudanças do mercado: Algoritmos predefinidos podem dificultar respostas rápidas às alterações do mercado. Mitigação: Use ferramentas de análise flexíveis baseadas em IA para ajustar previsões e estratégias de inventário com base em dados em tempo real, tanto de dentro como de fora da sua cadeia de abastecimento.
• Alterações na procura: Picos inesperados ou reduções na procura podem perturbar previsões e reabastecimentos. Mitigação: Boas análises de dados ajudarão a prever muitos cenários potenciais. Mas é essencial ter planos de contingência alternativos e fluxos de trabalho em vigor com as suas equipas e fornecedores, para que possa mudar rapidamente se o mercado o exigir. E ao aproveitar uma solução que suporta a integração dos seus processos VMI com um programa de consignação, pode manter os níveis de inventário dentro dos seus limites superior e inferior ideais.

VMI vs outros tipos de gestão de inventário

O acesso a tecnologias conectadas e ferramentas impulsionadas por IA desbloqueou o potencial para modernizar e otimizar numerosos modelos de gestão de inventário. Abaixo estão alguns dos mais comuns:

• Gestão tradicional de inventário: A empresa é exclusivamente responsável por encomendar e gerir o seu próprio inventário, muitas vezes levando a estoques de segurança maiores e custos de manutenção mais elevados.
• Inventário just-in-time (JIT): O JIT reduz os custos de inventário ao receber mercadorias apenas conforme necessário, mas carece da flexibilidade e do reabastecimento contínuo do VMI, tornando-o mais vulnerável a interrupções.
• Inventário em consignação: O fornecedor possui o inventário nas instalações do retalhista, reduzindo o capital em stock do retalhista, mas sem gestão ativa por parte do fornecedor.
• Drop shipping: O negócio não mantém os produtos que vende em stock, mas em vez disso transfere as encomendas dos clientes e os detalhes de envio para um terceiro, normalmente um grossista ou fabricante, que então envia os produtos diretamente para o cliente.
• Cross-docking: Este modelo minimiza o armazenamento de inventário através da transferência direta de materiais entre transporte de entrada e saída, enquanto o VMI utiliza dados para otimizar a gestão de inventário armazenado.
• Inventário gerido por consignação (CMI): Com CMI, o fornecedor possui o inventário até que seja vendido, o que reduz o risco financeiro do retalhista – mas não oferece o mesmo nível de gestão ativa de inventário que o VMI.

Exemplos de inventário gerido pelo fornecedor

O VMI é utilizado de forma eficaz em uma enorme gama de indústrias – cada uma com seus próprios desafios e potencial. Abaixo estão apenas alguns setores e cenários onde o VMI está ajudando a melhorar o jogo:

• Fabricação para a indústria automóvel: Aqui, o VMI é utilizado para gerir eficazmente o fornecimento de componentes críticos como eletrónica e fixadores diretamente nos locais de montagem. Os fornecedores são responsáveis por manter os níveis de inventário em sintonia com os cronogramas de produção dos fabricantes, garantindo a disponibilidade oportuna de peças e prevenindo atrasos na produção.
• Distribuição de medicamentos farmacêuticos: Para coordenar com precisão o fornecimento de medicamentos em instalações de saúde e farmácias, a VMI garante que os medicamentos essenciais estejam disponíveis para distribuição, especialmente aqueles que exigem conformidade regulatória rigorosa e condições de armazenamento.
• Fornecimento de componentes na indústria de eletrónica de consumo: Para fabricantes de eletrónica de consumo, como smartphones e portáteis, o VMI é ideal para gerir inventários de componentes como microchips e ecrãs. Os fornecedores monitorizam as previsões de produção e os dados reais de vendas para ajustar os inventários em conformidade, ajudando a mitigar os riscos associados à procura flutuante e às atualizações tecnológicas.
• Montagem e manutenção de aeronaves no setor aeroespacial: Os sistemas VMI são usados para regular o inventário de componentes de alto valor e suprimentos de manutenção. Eles permitem que os fornecedores controlem diretamente e reponham os estoques de materiais críticos, como chapas de alumínio e peças de motor, que são cruciais tanto para a fabricação de novas aeronaves quanto para a manutenção de frotas operacionais.
• Retalho/bens de consumo embalados (CPG): Para grandes retalhistas e empresas de CPG como Walmart ou Amazon, os VMIs são usados para otimizar a gestão de inventário. Com SKUs literalmente na casa dos milhões, o inventário gerido pelo fornecedor permite-lhes manter as prateleiras abastecidas com um mínimo de excesso de stock, reduzir os custos de manutenção de inventário e manter a disponibilidade para os seus clientes.

Melhores práticas para uma estratégia VMI bem-sucedida

Estabelecemos que, para o VMI ser bem-sucedido, a capacidade tecnológica para partilha de dados em tempo real e colaboração é de importância vital. Mas para muitos dos seus melhores líderes de equipa e funcionários, representa uma nova (embora mais eficiente) forma de trabalhar. A transformação digital é uma parte deste processo – mas nunca subestime a importância de boas estratégias de gestão de mudança e de definir expectativas e objetivos claros. As seguintes práticas podem ajudar a abrir caminho:

• Comunicação aberta e transparente: Além de implementar uma plataforma de rede empresarial, também precisará manter um compromisso com canais de comunicação claros e consistentes com cada membro-chave da equipa e parte interessada envolvida no processo de VMI.
• KPIs acordados (indicadores chave de desempenho): Desde o chão de fábrica até ao topo, há especialistas em várias áreas no seu negócio. Certifique-se de que comunica com todos os líderes de equipa relevantes para definir e acordar KPIs claros. Desta forma, pode ter a certeza de medir e acompanhar todas as peças móveis essenciais no seu ambiente VMI.
• Funções, responsabilidades, limites e taxas claros: Defina estes parâmetros para cada parte envolvida no processo VMI para evitar mal-entendidos e garantir responsabilidade. E como acima, lembre-se de perguntar aos especialistas certos dentro da sua equipa para garantir que estas regulamentações sejam suficientemente amplas e robustas.
• Formação e suporte: Até 70% dos projetos de transformação digital falham. Não por causa das tecnologias, mas por causa de um planeamento deficiente, culturas isoladas e formação e comunicação insuficientes. VMI pode ser uma situação vantajosa para todos na sua rede. Mas cabe a si garantir que uma boa educação e compromissos de apoio de cima para baixo estejam em vigor desde o início.
• Eliminando os acumuladores de dados: A informação é poder e, mesmo com as melhores intenções, pode haver pessoas nas suas equipas que estão relutantes em integrar certos conjuntos de dados numa plataforma centralizada. Estabeleça um conjunto consistente e padronizado de diretrizes de gestão de dados para demonstrar a sua aplicação justa e equitativa das regulamentações necessárias.

O que procurar num sistema de inventário gerido pelo fornecedor

Onde quer que esteja na sua jornada de cadeia de fornecimento digital, é importante equilibrar a gestão das suas necessidades imediatas de combate a incêndios com o seu compromisso a longo prazo com a melhoria estratégica e o crescimento escalável. Aqui estão as funcionalidades do sistema VMI que proporcionam o maior impacto em ambos os aspetos:

• Visibilidade do inventário e colaboração: Escolha um software que forneça uma visão em tempo real das ordens de reposição, acordos de programação e níveis de inventário.
• Integração perfeita: A solução deve ser capaz de funcionar bem com o seu sistema ERP e com as suas outras plataformas de cadeia de abastecimento e comércio eletrónico. Esta conectividade permite que dados de transações precisos sejam compartilhados em tempo real e também suporta reabastecimento baseado em políticas de inventário mín/máx.
• Previsão partilhada: Selecione uma solução que dê a todos os parceiros comerciais visibilidade sobre as previsões, incluindo a capacidade de linha de produção e de procura. Os melhores sistemas fornecem alertas sobre compromissos e ajustes para uma resposta mais rápida a potenciais interrupções.
• Atualizações de dados em tempo real: Assegure que o sistema forneça atualizações em tempo real sobre dados de inventário e vendas para respostas rápidas.
• Plataformas de cloud para acesso em tempo real a dados de inventário: As soluções baseadas em cloud oferecem flexibilidade, escalabilidade e acesso remoto aos dados de inventário.
• Análise integrada para suporte à decisão: Procure sistemas com análise integrada para obter informações detalhadas sobre o desempenho do inventário.
• Aprendizagem automática para análises avançadas: Escolha sistemas que incorporem aprendizagem automática para uma otimização de inventário precisa.
• Escalabilidade: Assegure que o sistema pode escalar com o crescimento do negócio e o aumento das exigências de inventário.
• Interface amigável: Selecione um sistema com uma interface intuitiva para fácil adoção e uso eficiente pela sua equipa.

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