O que é a gestão de despesas?

A gestão de despesas é a prática de gerir todas as relações com fornecedores e as compras da empresa para identificar cada euro gasto e obter o máximo proveito desse valor.

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Visão geral da gestão de despesas

Uma gestão eficaz de despesas integra e automatiza todas as atividades relacionadas com despesas, desde a origem ao pagamento, para que as compras ocorram conforme planeado e os fornecedores sejam pagos em conformidade com os contratos. Ao adotar uma visão global dos gastos, é possível trazer mais despesas gerenciáveis sob controlo, aumentando o valor organizacional. O valor é derivado de:

Eficiência de processo melhorada
Custos e riscos de fornecimento mais baixos
Melhor colaboração entre parceiros comerciais e equipas interfuncionais
Maior foco em atividades mais estratégicas

O que é o processo de gestão de despesas?

A gestão de despesas começa com a transformação digital da aquisição, contratualização e compras, juntamente com os processos de gestão de fornecedores, faturas e pagamentos.

As funções de source-to-pay são então consolidadas num único processo simples e inteligente, realizado numa única plataforma baseada na cloud, integrada com uma rede global de fornecedores. Isto permite recolher e analisar todos os dados de despesas, obtendo uma visão sobre quanto uma empresa está a gastar, com que frequência e com quem, em toda a organização.

Quais são os benefícios da gestão de despesas?

Utilizando software moderno de gestão de despesas, os insights transformam-se em ação num processo interligado de ponta a ponta.

A aquisição é realizada a partir de uma posição mais forte para negociar melhores preços com os fornecedores
Os contratos são redigidos em tempo real e depois armazenados num repositório centralizado para facilitar a visibilidade e a conformidade
A compra é facilitada ao orientar os colaboradores a adquirir junto de fornecedores preferenciais a preços negociados
O ciclo de vida e o desempenho dos fornecedores são geridos com uma visão de 360 graus de dados fiáveis e atualizados
A visibilidade de fornecedores em vários níveis mitiga o risco dos fornecedores e potenciais ameaças às operações, imagem e receitas
A captura de faturas, o fluxo de trabalho e a aprovação são automatizados para eliminar exceções e garantir a conformidade com contratos e ordens de compra

Em colaboração com os fornecedores, os pagamentos são geridos para aumentar o fluxo de caixa livre, melhorar o fundo de maneio e aproveitar descontos por pagamento antecipado

Perguntas frequentes

O que é a gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é um componente essencial das aquisições. Envolve supervisionar e coordenar as interações com todos os fornecedores que fornecem bens e serviços a uma empresa. O objetivo é criar relações positivas e produtivas com os fornecedores, garantindo que cumpram os padrões e expectativas da empresa em termos de qualidade, custo e prazos de entrega. No contexto da gestão de categorias, a gestão de fornecedores torna-se ainda mais significativa, pois ajuda a construir relações sólidas com os fornecedores dentro de categorias específicas, conduzindo a uma maior eficiência, redução de riscos e, potencialmente, melhores preços e condições.

O que é a análise de despesas?

Análise de despesas refere-se ao processo de recolha, limpeza, classificação e análise de dados de despesas com o objetivo de reduzir os custos de aquisição, melhorar a eficiência e monitorizar a conformidade. Ajuda as organizações a compreender onde o seu dinheiro está a ser gasto e a identificar oportunidades para redução de custos e melhoria de processos. No contexto da gestão de categorias, a análise de despesas é fundamental, pois ajuda as organizações a tomar decisões baseadas em dados, a otimizar os seus gastos em diferentes categorias e a negociar melhores termos e condições com os fornecedores.

O que é o risco do fornecedor?

O risco do fornecedor refere-se às potenciais consequências negativas que podem ocorrer devido às ações ou falhas de um fornecedor. Isto pode incluir riscos relacionados com a qualidade, entrega, estabilidade financeira, conformidade e reputação. Gerir o risco dos fornecedores é fundamental nas compras para garantir a continuidade do fornecimento, proteger a reputação da organização e da marca, e evitar quaisquer potenciais repercussões legais ou financeiras. No contexto da gestão de categorias, compreender e mitigar o risco dos fornecedores dentro de categorias específicas ajuda a construir resiliência na cadeia de abastecimento, garantindo relações estáveis e fiáveis com os fornecedores e protegendo a organização de potenciais interrupções ou problemas.

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