O que é sourcing?

Os objetivos principais da aquisição nunca mudaram realmente: Encontrar fornecedores confiáveis que possam entregar rapidamente a um bom preço. Mas o mundo de hoje está a tornar-se mais complexo a cada minuto. Soluções digitais modernas permitem uma velocidade, inteligência e visibilidade sem precedentes. Isto ajuda-o a gerir melhor o seu negócio, mas também significa que a concorrência é mais feroz do que nunca e que os seus clientes têm mais opções do que em qualquer outro momento da história.

A sua empresa também deve navegar por um cenário cada vez mais instável quando se trata de sustentabilidade, fornecimento ético e eventos globais e ambientais imprevisíveis. Como um dos primeiros elos na sua cadeia de abastecimento global, a aquisição pode ser um excelente exemplo de como práticas consistentes e soluções digitais integradas podem ajudar a reduzir custos, acelerar ciclos e melhorar o seu desempenho.

Definição e significado de sourcing

A aquisição é sobre encontrar, avaliar e integrar fornecedores que possam fornecer os melhores bens e serviços—com os melhores termos—para o seu negócio. Impacta o custo, a qualidade e a disponibilidade de produtos ou serviços. Ao garantir fornecedores fiáveis e económicos, pode assegurar um fluxo constante de materiais para não só manter as suas operações a funcionar sem problemas, mas também para satisfazer as exigências rápidas dos seus clientes.

Como um passo preliminar na gestão da cadeia de abastecimento, a aquisição envolve avaliar as capacidades dos fornecedores, negociar termos e preços, e gerir relações para garantir um fornecimento contínuo de bens e serviços de qualidade. Isto impacta diretamente os custos de produção e a acessibilidade do produto—e se feito corretamente, leva a poupanças, qualidade melhorada, e melhor resiliência da cadeia de abastecimento e agilidade. Além disso, as decisões de fornecimento são cruciais para cumprir práticas sustentáveis e éticas—o que também ajuda a construir e manter uma imagem de marca positiva.

Aquisição vs. compra: Qual é a diferença?

Sourcing e aquisição são frequentemente usados de forma intercambiável, mas na verdade referem-se a partes distintas do processo de gestão da cadeia de abastecimento. Na realidade, a aquisição é um componente inicial do processo de compras. A diligência e o rigor associados ao papel de sourcing acrescentam um valor enorme à aquisição, oferecendo uma camada adicional de confiança e estratégia para apoiar as suas atividades de aquisição posteriores. Eis como o sourcing e a aquisição se encaixam:

• Sourcing concentra-se na identificação, avaliação e envolvimento de fornecedores para fornecer bens e serviços. Envolve pesquisa de mercado, realização de eventos de aquisição e negociação de termos contratuais favoráveis—ajudando-o a construir uma cadeia de abastecimento resiliente e garantir ótimos relacionamentos com seus fornecedores.
• Aquisição abrange todo o processo de obtenção de bens e serviços, desde o reconhecimento inicial das necessidades até aos pagamentos aos fornecedores. Inclui etapas como reconhecer necessidades, solicitar bens e serviços, rever e aprovar pedidos, criar ordens de compra, receber bens e processar pagamentos.

Diferentes tipos de aprovisionamento na gestão da cadeia de abastecimento

Na realidade, a maioria das empresas de hoje utiliza uma combinação de diferentes modelos de sourcing para enfrentar oportunidades e desafios cada vez mais complexos. Aqui estão alguns dos mais comuns:

Outsourcing

Contrata fornecedores externos (em vez de equipas internas) para realizar tarefas específicas. Este modelo pode reduzir custos, aceder a competências especializadas e aumentar a flexibilidade.

Internalização

Utiliza recursos internos para realizar tarefas em vez de as contratar externamente, proporcionando maior controlo sobre processos e qualidade.

Near-sourcing

Realoca as atividades de sourcing mais perto do mercado onde os produtos são vendidos, reduzindo os custos de transporte, melhorando a comunicação e encurtando os prazos de entrega.

Aquisição global

Adquire bens e serviços de diferentes países, frequentemente utilizando electronic data interchange (EDI), permitindo que as empresas beneficiem de custos de produção mais baixos e acessem novos mercados.

Fonte única

Seleciona um fornecedor para todos os materiais, bens ou serviços necessários, fortalecendo as relações com o fornecedor e o poder de negociação.

Operações de serviços cativos

Estabelece subsidiárias ou instalações totalmente detidas em outros países para lidar com funções empresariais.

Empresas conjuntas

Envolve a parceria com outra organização para partilhar recursos, conhecimentos e riscos nas atividades de aprovisionamento.

O que é sourcing estratégico?

Aquisição estratégica é uma abordagem metódica e orientada por dados que avalia e reavalia continuamente as suas atividades para alinhar com os seus objetivos a longo prazo. Ao contrário da aquisição tradicional, que muitas vezes se concentra principalmente no custo e na rapidez, a aquisição estratégica considera uma gama mais ampla de fatores, incluindo a qualidade do fornecedor, a fiabilidade, a sustentabilidade e as parcerias de longo prazo. Esta abordagem ajuda-o a garantir os melhores preços, a construir relações sólidas com fornecedores e a melhorar a eficiência da cadeia de abastecimento.

Os principais componentes da aquisição estratégica incluem o seguinte:

• Análise de gastos: Avaliar e analisar as despesas de uma organização para identificar oportunidades de redução de custos e áreas para melhoria.
• Avaliação de fornecedores: Avaliar potenciais fornecedores com base nas suas capacidades, fiabilidade e alinhamento com os valores e objetivos da organização.
• Gestão de relacionamento com fornecedores (SRM): Construir e manter fortes relações com fornecedores para garantir colaboração a longo prazo e benefícios mútuos.
• Pesquisa de mercado: Realizar uma pesquisa aprofundada para compreender as tendências de mercado, os panoramas dos fornecedores e as dinâmicas competitivas.
• Gestão de risco: Identificar e mitigar interrupções na cadeia de abastecimento, como instabilidade geopolítica, insolvência de fornecedores, desastres naturais e riscos associados ao controlo de inventário.
• Integração em toda a cadeia de abastecimento: Integração de soluções interempresariais para garantir que as áreas operacionais relacionadas sejam co-informadas. Por exemplo, integrar com sistemas de planeamento de necessidades de materiais (MRP) para correlacionar a atividade do fornecedor com os níveis de inventário e agendamento.

Aquisição responsável

A aquisição responsável envolve a incorporação de considerações éticas, sociais e ambientais nas decisões de compra. Isso significa selecionar fornecedores que aderem a práticas laborais justas, sustentabilidade ambiental e conduta empresarial ética. O objetivo é garantir que as atividades de aquisição contribuam positivamente para o mundo ao nosso redor e também estejam alinhadas com os seus objetivos mais amplos de responsabilidade social corporativa (RSC). E, à medida que os clientes e investidores de hoje esperam maior transparência e práticas empresariais mais responsáveis, as empresas que priorizam a obtenção sustentável e a ética podem melhorar a imagem da sua marca, construir a lealdade dos clientes e mitigar riscos.

Sourcing de impacto

A contratação de impacto é uma estratégia de aquisição socialmente responsável, focada em proporcionar oportunidades de emprego a pessoas de comunidades ou origens desfavorecidas. Visa criar impactos sociais e económicos positivos, oferecendo trabalho sustentável a pessoas que podem não ter tido acesso aos canais tradicionais de emprego. Isso geralmente envolve tornar os empregos existentes e novos mais acessíveis para candidatos marginalizados ou com diferentes capacidades e oferecer programas de formação para desenvolver competências e oportunidades a longo prazo. Quando feito com estratégia e cuidado, pode ajudar a construir uma força de trabalho mais coesa e leal—impulsionando a retenção, o valor e o impacto duradouro na comunidade.

Três principais modelos de fornecimento

Um modelo de sourcing define o nível de envolvimento, controlo e risco no processo de sourcing. Dependendo da natureza do seu negócio e da gama de produtos, um (ou todos) destes modelos pode funcionar para si.

Fonte direta

Envolve a aquisição de bens e serviços diretamente dos fabricantes sem intermediários. Este modelo oferece maior controlo sobre a qualidade e o custo dos produtos e frequentemente leva a relações mais fortes com os fornecedores.

Procura de fornecedores para materiais indiretos

Significa comprar bens e serviços através de intermediários, como distribuidores, grossistas ou agentes. Este modelo pode proporcionar acesso a uma gama mais ampla de produtos e serviços, mas pode vir com custos mais elevados devido a margens de intermediários.

Sourcing híbrido

Combina elementos de sourcing direto e indireto. Este modelo é frequentemente utilizado para itens críticos ou de alto volume para controlar custos e qualidade, enquanto emprega a aquisição indireta para itens menos críticos ou de menor volume para beneficiar da experiência dos intermediários e de gamas de produtos mais amplas.

Passos chave no processo de aquisição

Cada empresa é única, por isso não existe um processo de sourcing "standard". No entanto, as melhores práticas tendem a incluir a maioria dos passos abaixo:

• Avaliar necessidades de fornecimento: Utilize experiência e informações baseadas em dados para ajudar a determinar as necessidades e exigências específicas da sua empresa, incluindo produtos ou serviços necessários, quantidade e prazo de entrega. Este passo define o âmbito e os objetivos das suas atividades de sourcing.
• Identificar potenciais fornecedores: Realizar pesquisa de mercado para encontrar fornecedores que atendam aos seus requisitos. Considere fatores como a reputação do fornecedor, estabilidade financeira e capacidade de entrega. Quantificar os seus critérios de seleção pode ajudar a agilizar o processo.
• Emitir pedidos de propostas (RFPs): Emitir RFPs padronizados para potenciais fornecedores, detalhando requisitos, prazos e critérios de avaliação. Isto permite que os fornecedores apresentem as propostas mais relevantes sobre como exatamente podem satisfazer as suas necessidades.
• Avaliar RFPs: Avaliar e selecionar as propostas recebidas de acordo com os seus critérios. O uso de plataformas de e-procurement pode agilizar este processo ao suportar submissões e análises digitais—para uma comunicação mais rápida e uma tomada de decisão mais eficiente.
• Negociar contratos: Entre em negociações detalhadas (e meticulosamente documentadas) com fornecedores pré-selecionados para finalizar termos e condições. Este processo irá concentrar-se nos grandes fatores, como preços, prazos de entrega e condições de pagamento. Mas também deve considerar compromissos escritos com transparência e responsabilidade.
• Executar contratos: Formalize o acordo com o fornecedor escolhido através de um documento contratual legalmente vinculativo. Isto inicia oficialmente a relação com o fornecedor—e é desnecessário dizer que deve garantir o aconselhamento jurídico adequado para este passo.
• Monitorizar o desempenho: Monitorize continuamente o desempenho do fornecedor através de auditorias regulares, revisões e sessões de feedback para garantir que cumprem os padrões acordados. Para obter os melhores resultados, resolva os problemas rapidamente e mantenha uma postura forte e consistente—mas respeitosa.

Benefícios de uma aquisição eficaz

Com a concorrência e a escolha do cliente sendo o que são hoje em dia, é essencial aproveitar todas as oportunidades para criar poupanças, eficiência e maior visibilidade e integração.

• Economia de custos: As empresas que aderem a estratégias de sourcing estratégico demonstraram poupar mais de 8% nos seus custos anuais de sourcing—ao aproveitar soluções baseadas em dados e comprometer-se com uma análise holística das suas operações de sourcing.
• Qualidade do produto: Nunca na história os clientes tiveram mais vendedores para escolher. A concorrência é feroz e uma boa aquisição pode ajudá-lo a garantir bens e serviços de qualidade dos seus fornecedores. O feedback de qualidade dos clientes também pode apoiar uma melhor gestão de categorias, focando no desempenho dos fornecedores em torno de categorias muito específicas de produtos.
• Previsibilidade e resiliência da cadeia de abastecimento: Se a pandemia nos ensinou alguma coisa, é a vulnerabilidade das cadeias de abastecimento. Quando os elos do fornecedor na sua cadeia de abastecimento são fortes e confiáveis, o seu negócio é mais robusto.
• Riscos reduzidos: Tudo, desde desastres naturais até política, pode ter um impacto na oferta e na procura. Um bom aprovisionamento ajuda-o a antecipar e responder rapidamente a uma ampla variedade de riscos. Além disso, estatísticas recentes mostram que as empresas que utilizam faturas baseadas em contratos e catálogos têm uma taxa 60% mais alta de gestão da conformidade dos fornecedores.
• Imagem de marca e lealdade: No mundo dos negócios de hoje, o sucesso pode ser ganho ou perdido com base na força da sua reputação e imagem. Relações transparentes com fornecedores e padrões de aquisição inabaláveis podem ajudar a proteger e promover a sua marca.

Desafios de fornecimento

Quer goste ou não, o seu negócio depende enormemente de fornecedores fiáveis. E com essa dependência vêm alguns desafios e obstáculos:

• Processos longos de aquisição/integração de fornecedores: Tradicionalmente, a pesquisa de antecedentes, avaliações e aprovações têm atrasado a aquisição. A simplificação da integração com procedimentos padronizados e tecnologia moderna de nuvem pode ajudar a reduzir esses atrasos.
• Redução na qualidade dos produtos: Particularmente com fornecedores globais, mesmo parceiros confiáveis podem ser subitamente comprados ou reestruturados antes que você perceba. Soluções baseadas na nuvem que oferecem visibilidade em tempo real dos fornecedores podem ajudar a reduzir surpresas.
• Riscos contratuais: Para minimizar os riscos que surgem da negligência na devida diligência, as equipas de sourcing de hoje procuram modelos personalizáveis, fluxos de trabalho automatizados, trilhas de auditoria detalhadas e a capacidade de colaborar facilmente com as partes interessadas na gestão de contratos interna.
• Dependência excessiva do fornecedor: É ótimo quando se tem um fornecedor em quem se pode confiar e depender. Mas interrupções inesperadas acontecem. Portanto, sim, seja leal aos seus parceiros comprovados, mas tenha sempre alguns alternativos avaliados à espera nos bastidores.
• Relações fracas com fornecedores: Como em todas as relações humanas, a complacência é uma coisa má. Comunicação consistente e estratégias e soluções de relacionamento com fornecedores simplificadas são essenciais para gerir expectativas e fortalecer parcerias—recompensando o bom desempenho e identificando e abordando potenciais problemas antes que aconteçam.

Como definir uma estratégia de sourcing bem-sucedida

Definir uma estratégia de aprovisionamento bem-sucedida é crucial para otimizar o processo de aquisição e alcançar objetivos empresariais a longo prazo. Aqui estão os passos principais envolvidos no desenvolvimento de uma estratégia de sourcing eficaz:

• Estabelecer objetivos: Defina objetivos específicos e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para a sua estratégia de sourcing. Inclua os óbvios, como redução de custos e desempenho dos fornecedores. Mas certifique-se também de incentivar e recompensar metas como liderança de equipe e inovação.
• Analise as atividades de sourcing atuais e passadas: As ferramentas de análise e gestão de dados impulsionadas por IA de hoje permitem que você combine conjuntos de dados em tempo real e históricos em relatórios personalizados. E não se esqueça de perguntar às suas equipas no terreno. Os seus melhores insights podem vir do chão de fábrica em vez do andar de cima.
• Traga pesquisa de mercado e dados de concorrentes: Informação é poder. Faça da “investigação” um foco central. Explore os sites e meios de comunicação dos seus concorrentes. Ouça os seus clientes. E siga as notícias no seu setor e no mundo. Pode até usar as mesmas ferramentas de análise impulsionadas por IA que utiliza nos seus próprios dados para fornecer insights sobre as suas descobertas de pesquisa de mercado externa.
• Realize auditorias regulares e monitorização de desempenho: Se não tem sido rigoroso em esperar que os seus fornecedores de longa data se submetam a monitorização de desempenho contínua e auditorias regulares, pode parecer estranho fazê-lo de repente. Mas é um passo essencial no processo. É aqui que implementar uma estratégia de SRM consistente desde o início pode ajudá-lo a longo prazo.

O que procurar ao adquirir software

Ao selecionar software de sourcing, certifique-se de que ele esteja alinhado com as necessidades da sua organização e possa apoiar efetivamente o processo de sourcing. Aqui estão algumas características e capacidades principais a procurar:

• Implementação na nuvem: Opte por uma solução baseada na nuvem que ofereça escalabilidade, flexibilidade e acesso remoto.
• Fluxos de trabalho de gestão de processos: Certifique-se de que o software oferece fluxos de trabalho robustos para automatizar e simplificar várias atividades de sourcing, incluindo integração e qualificação de fornecedores.
• Informações abrangentes sobre a cadeia de abastecimento: O software deve oferecer uma visão de 360 graus das atividades da cadeia de abastecimento, promovendo uma melhor tomada de decisões e gestão de riscos, e integrando-se suavemente com os sistemas existentes de ERP e gestão empresarial.
• Ferramentas de gestão de custos: Procure por funcionalidades que suportem a análise detalhada da decomposição de custos e cálculos de custo total de importação para sourcing global, incluindo logística, direitos de importação e impostos.
• Ferramentas de colaboração e comunicação: As soluções de sourcing devem fornecer ferramentas que apoiem a sua colaboração com fornecedores em toda a documentação, relatórios, conformidade e mais.
• Análise avançada e relatórios: É essencial que possa acompanhar o desempenho em tempo real, identificar tendências e gerir a sustentabilidade e eficiência a partir de uma única plataforma.

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