O que é aquisição? Um guia completo

A função de compras é frequentemente tida como garantida—até que algo a impede. Responsável por manter o funcionamento de uma empresa, o aprovisionamento garante que os materiais e fornecimentos certos estejam disponíveis quando necessário. Com um foco operacional, as compras não eram normalmente consideradas uma disciplina estratégica — até agora.

A contenção de custos continua a ser uma prioridade, especialmente tendo em conta a inflação e o aumento do custo dos fornecimentos. No entanto, o controlo de custos é apenas uma das pressões que atualmente afetam as compras. Esmagada entre a ameaça de escassez de fornecimento e o custo de manter inventário extra, a área de compras deve, de alguma forma, apoiar a resiliência da cadeia de abastecimento, mesmo quando eventos climáticos ou outras perturbações dificultam a entrega. A necessidade de adquirir bens sustentáveis e cumprir requisitos regulamentares em expansão significa que as empresas devem adicionar uma camada extra de recolha e análise de dados aos seus processos de aquisição. Adicione pressões e riscos geopolíticos à equação—com a consequente escassez de materiais—e a área de compras encontra-se, de repente, no centro da tempestade.

Hoje, o papel do diretor de compras (CPO) deixou de ser uma função de backoffice preocupada principalmente com a redução de custos e conformidade.

Definição de aquisição

As compras são uma função empresarial vital, responsável por garantir todos os bens e serviços necessários a uma organização. Para as empresas de manufatura, a disponibilidade de fornecimento é particularmente crítica, pois é impossível criar produtos acabados sem os materiais necessários. Os departamentos de compras devem articular-se com as partes interessadas internas para recolher as suas previsões e necessidades, e depois encontrar os melhores fornecedores ao melhor custo.

Graças aos rolos de papiro que registam detalhes de fornecimento e transporte, a função de aprovisionamento pode ser rastreada até à construção das pirâmides. Ao longo do tempo, as compras passaram por inúmeras transformações—evoluindo de uma tarefa simples de registo para uma disciplina que exige pensamento estratégico e negociação.

Durante a Revolução Industrial, as compras ganharam importância à medida que as crescentes operações de manufatura precisavam obter, comprar e transportar materiais. Em meados do século XX, quando a economia estava em expansão, a oportunidade e a concorrência em licitações ajudaram a redefinir novamente a prática. Os indivíduos foram formados em vários aspetos da gestão da cadeia de abastecimento, adquirindo estatuto profissional. A aquisição passou a ser considerada uma função de gestão em vez de uma função administrativa.

Atualmente, as compras estão novamente a passar por uma transformação dramática—provavelmente tão significativa como qualquer uma das mudanças do passado.

Porque é que as compras são tão importantes nos negócios atualmente?

O que antes era uma função de gestão de back-office está agora em destaque—um parceiro estratégico nas complexas decisões de estratégia da direção de topo.

A área de compras também controla uma grande parte dos custos de uma empresa—entre 40% e 80%, segundo algumas estimativas—por isso é essencial para considerações orçamentais. Mas as práticas eficazes de aquisição também melhoram a avaliação de riscos, a supervisão de fornecedores e o potencial de criação de valor dentro da cadeia de abastecimento.

Aqui estão algumas formas principais de como as compras são importantes nos negócios:

• Redução de custos: A área de compras é a primeira linha de defesa para reduzir custos e estabilizar o fluxo de caixa numa empresa, afetando as margens de lucro e o resultado final. A aquisição competitiva de produtos e as negociações contratuais podem proporcionar poupanças de custos significativas. Além disso, a simplificação dos processos de compra pode ter um impacto real nos resultados financeiros.
• Qualidade: Adquirir as matérias-primas certas no momento certo é fundamental para fabricar produtos de alta qualidade. A qualidade abrange todos os aspetos do processo de aquisição, uma vez que a escolha dos materiais e fornecedores impacta diretamente a qualidade dos produtos e serviços. Priorizar a qualidade é fundamental para mitigar riscos relacionados com a reputação, produção e questões legais.
• Alinhamento de objetivos: A aquisição estratégica alinha as compras de aprovisionamento com os objetivos da empresa. Por exemplo, se aumentar a agilidade e a resiliência for um valor central do seu negócio, as ferramentas para atingir esses objetivos devem estar integradas no seu processo de compras. Uma análise detalhada do mercado, assim como dos seus requisitos internos, pode ajudar a identificar os fornecedores mais bem posicionados para satisfazer as suas necessidades.
• Mitigação de riscos: O risco pode ocorrer em todas as etapas do processo de aquisição — desde uma análise de necessidades imprecisa até problemas na entrega por parte do fornecedor. Riscos adicionais resultam de respostas ineficazes às obrigações de conformidade, padrões éticos pouco claros, incidentes relacionados com o clima, perturbações globais e desafios semelhantes. Os processos de aquisição potenciados pela tecnologia de hoje podem proporcionar a visibilidade necessária para identificar, avaliar e mitigar riscos de forma proativa.
• Sustentabilidade e ética: A equipa de compras deve alinhar-se com os valores da sua empresa relativamente ao impacto ambiental, à aquisição ética, aos compromissos ambientais, sociais e de governação (ESG), entre outros, para garantir a conformidade e proteger contra riscos, danos reputacionais e despesas desnecessárias. Gerir a aquisição sustentável e a conformidade é uma responsabilidade fundamental da função de compras.

A gestão de riscos nas compras é fundamental

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Tipos de gestão de compras

Existem quatro tipos principais de aquisição:

1. Aquisição direta: Inclui a aquisição de tudo o que apoia diretamente a produção dos bens que uma empresa vende, incluindo matérias-primas, componentes, peças, serviços e artigos por grosso. Todos estes fatores têm impacto nas receitas, no crescimento e na reputação, pelo que as relações com os fornecedores são cruciais nas compras diretas.
2. Aquisição indireta: Tudo o que não está diretamente relacionado com a produção, incluindo materiais, bens e serviços para uso interno e operações diárias do negócio, enquadra-se na aquisição indireta. Isto inclui itens como material de escritório, utilidades e despesas de viagem.
3. Aquisição de bens: Tanto a aquisição direta como indireta podem enquadrar-se na aquisição de bens, que inclui a aquisição de qualquer objeto tangível, seja acabado ou inacabado—desde equipamentos a matérias-primas e cadeiras de escritório.
4. Aquisição de serviços: Serviços profissionais baseados em pessoas, como consultorias, agências, escritórios de advocacia, serviços de TI externalizados, serviços de segurança, fornecimento de software como serviço (SaaS) e reparação de instalações, enquadram-se todos na aquisição de serviços. Estes são necessários para um fluxo de trabalho eficiente e para colmatar quaisquer lacunas na força de trabalho.

12 etapas no processo de aquisição

Embora o processo de aquisição possa variar de empresa para empresa, geralmente inclui os seguintes 12 passos:

1. Identificar necessidades: O primeiro passo de qualquer processo de aquisição é identificar os materiais, produtos, software ou serviços específicos necessários devido a faltas, novos projetos ou requisitos operacionais regulares. Esta fase inclui planeamento e previsão da procura.

2. Fornecer fornecedores: A pesquisa e avaliação dos melhores fornecedores potenciais para as necessidades do seu negócio ocorre numa fase inicial do processo de aquisição. Desenvolver fornecedores alternativos pode ajudar na gestão de riscos, oferecendo opções em caso de escassez ou interrupções.

3. Submeter um pedido de compra: Submeter um pedido de compra com especificações como preço, prazo e quantidade para revisão e aprovação interna desencadeia o processo de aquisição.

4. Avaliar e selecionar fornecedores: Escolher o melhor fornecedor através de um processo competitivo, como o lançamento de um pedido de proposta (RFP), pedido de cotação (RFQ), leilões eletrónicos ou o método “três propostas e uma compra”, envolve avaliar os fornecedores não só pelo custo, mas também pela qualidade, reputação, fiabilidade, rapidez e sustentabilidade.

5. Negociar preço e condições: Após a seleção de um fornecedor, a equipa de compras negocia vários termos de aquisição, incluindo preço, quantidade, prazos de entrega e condições de pagamento.

6. Criar uma ordem de compra (OC): Depois de selecionado o fornecedor e finalizados os termos, a empresa emite uma OC formal para esse fornecedor, detalhando os bens, serviços e condições exatas incluídas na encomenda.

7. Receber os bens e verificar a qualidade: Quando os bens forem recebidos, o passo seguinte é garantir que a sua qualidade e quantidade correspondem ao que foi encomendado, inspecionando-os cuidadosamente para detetar danos ou erros.

8. Processar a fatura e cumprir os termos de pagamento: Após confirmar que a entrega dos bens passou no controlo de quantidade e qualidade, a fatura do fornecedor pode ser processada pelo departamento de contas a pagar (AP) para garantir o pagamento atempado. Dependendo dos termos do contrato, podem aplicar-se descontos por pagamento antecipado e pode ser utilizada uma variedade de métodos de pagamento.

9. Estabelecer e gerir boas relações com fornecedores: É estratégico para a equipa de compras construir relações positivas e contínuas com os fornecedores. Os benefícios incluem melhor desempenho dos fornecedores, condições, descontos, colaboração e fiabilidade.

10. Gerir contratos: A gestão de contratos de compras inclui o acompanhamento dos contratos, a garantia do cumprimento e a renegociação dos termos, conforme necessário. É importante para identificar e resolver potenciais problemas, garantindo que as poupanças negociadas estão a ser concretizadas—e a chegar ao seu resultado final.

11. Gerir o risco: Parte do que torna a equipa de compras tão fundamental para uma organização é o seu papel na gestão de riscos. É essencial antecipar e gerir potenciais problemas, como escassez, interrupções na cadeia de abastecimento, e implementar medidas para os mitigar. Manter-se a par das regulamentações e requisitos—e identificar qualquer ameaça de não conformidade—é também um componente essencial da gestão de risco.

12. Rever e analisar: Esta etapa final do processo de aquisição é contínua. Rever e analisar os KPIs de compras para identificar lacunas e descobrir novas oportunidades de poupança e redução de riscos desempenha um papel fundamental no sucesso empresarial.

Estes 12 passos são geralmente considerados como o ciclo de vida das compras, uma vez que as tarefas se sobrepõem e o processo é contínuo. Um ciclo de compras bem-sucedido requer integração com outras áreas-chave do negócio, como orçamentação, previsão e gestão da cadeia de abastecimento.

Aquisição vs. compras e outros fluxos de trabalho relacionados

Muitas organizações utilizam os termos “aprovisionamento”, “compra”, “sourcing” e “gestão da cadeia de abastecimento” de forma intercambiável, mas não significam a mesma coisa. Eis como diferem:

Aquisição vs. compra: A compra é a parte do processo de aquisição que se concentra nas transações. Inclui negociar, encomendar produtos, receber bens e serviços e efetuar pagamentos. Embora a compra seja uma parte crucial da aquisição, o processo global de procurement é muito mais amplo.

Aquisição vs. sourcing: Sourcing é uma parte essencial e inicial do processo global de aquisição, abrangendo a identificação de necessidades, a procura de fornecedores, a emissão de pedidos de compra, a avaliação e seleção de fornecedores, e a negociação de preços e condições. A fase de aquisição é onde podem ser construídas relações sólidas com os fornecedores.

Aquisição vs. gestão da cadeia de abastecimento: A aquisição é a parte do processo global de gestão da cadeia de abastecimento que se concentra na obtenção dos bens e serviços necessários para fabricar produtos e manter as operações internas. A aquisição interage de forma dinâmica com outros segmentos da cadeia de abastecimento, como logística, gestão de inventário e planeamento da procura.

Gestão sustentável de compras

A aquisição sustentável, que integra critérios ESG nas práticas e decisões de compras, não é apenas uma tendência de procurement; é uma consideração fundamental.

Os desafios da aquisição sustentável incluem a complexidade e transparência da cadeia de abastecimento, a medição do desempenho, a garantia de conformidade com as normas e o desenvolvimento de capacidades. Já é difícil obter materiais com baixa intensidade de emissões, como aço verde e alumínio e plástico reciclados, e só vai tornar-se ainda mais difícil. Além disso, os clientes querem cada vez mais comprar de marcas que possam comprovar a sua sustentabilidade, o que torna a aquisição sustentável fundamental para os negócios.

Considere apenas um aspeto da aquisição sustentável—reduzir as emissões na cadeia de abastecimento. O processo pode levar anos, por isso iniciar a transição agora permitirá que as empresas se tornem mais competitivas e resilientes no futuro.

Aqui estão alguns exemplos de compras sustentáveis:

• Aquisição verde ou aprovisionamento verde: A aquisição verde envolve a compra estratégica de produtos e serviços com um menor impacto ambiental. A aquisição ecológica inclui a eliminação de plásticos de utilização única e outros itens descartáveis, a incorporação de matérias-primas recicladas ou reaproveitadas e a adoção de tecnologia ou combustível limpo. A aquisição verde pode reduzir os custos de produção, contribuir para as iniciativas de responsabilidade social corporativa da sua empresa e até aumentar as vendas ao atrair consumidores preocupados com o ambiente.
• Materiais de origem ética: A aquisição sustentável baseia-se em fontes éticas. Isto significa adquirir produtos de empresas que garantem um salário digno, oferecem boas condições de trabalho, não recorrem ao trabalho infantil, contribuem positivamente para as comunidades de que fazem parte e cumprem outros padrões éticos.
• Pegada de carbono e consumo de energia reduzidos: Reduzir as emissões de carbono da sua empresa e o consumo de energia não se trata apenas de diminuir as emissões criadas diretamente pelas operações diárias das fábricas e do transporte; trata-se também de reduzir as emissões ao longo de toda a sua cadeia de abastecimento.

IA nas compras: Automação mais inteligente e insights

A IA na aquisição pode automatizar e simplificar tarefas complexas como análise de despesas, gestão de contratos, sourcing estratégico e gestão de conformidade. Também pode apoiar análises e tomadas de decisão mais inteligentes; ajudar a identificar oportunidades, potenciais poupanças de custos e anomalias; e facilitar a identificação de novos fornecedores—ao mesmo tempo que ajuda a eliminar fraudes nas compras e a reduzir erros.

A IA também pode ser utilizada para criar valor para o negócio, desconstruindo o que a empresa realmente necessita, desafiando processos estabelecidos, aproveitando conhecimento a partir de novos pontos de referência e concebendo a cadeia de abastecimento de formas novas e diferentes.

A IA generativa também tem um enorme potencial para as compras. A sua capacidade de automatizar tarefas, fornecer informações e melhorar a transparência apoia a eficiência, a produtividade e uma melhor seleção e gestão de fornecedores. A IA generativa também pode ajudar a mitigar riscos e a reduzir despesas.

Utilizar a IA para apoiar as compras na tomada de melhores decisões, identificação de novas oportunidades, automatização de tarefas e melhoria da eficiência operacional significa que a sua equipa de compras pode concentrar-se onde a sua experiência humana é mais valiosa.

IA nas compras: Um guia abrangente

A IA está a trazer novas oportunidades entusiasmantes e a transformar processos e práticas há muito estabelecidos nas compras.

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O que procurar num software de compras

Ao selecionar software de compras, dê prioridade a ferramentas que não só digitalizam e simplificam os seus processos de compras, mas também potenciam a sua tomada de decisões estratégicas. O software ideal deve possuir uma infraestrutura robusta baseada na cloud e capacidades de inteligência artificial, simplificando tarefas complexas de procurement. As funcionalidades essenciais incluem integração perfeita com os sistemas financeiros e de cadeia de abastecimento existentes, interfaces fáceis de utilizar e análises abrangentes para uma análise detalhada dos gastos.

Opte por soluções que forneçam informações e relatórios em tempo real, facilitando a gestão proativa das atividades de compras. Garanta que o software seja escalável, capaz de evoluir com o seu negócio e contribua ativamente para a trajetória de crescimento da sua empresa.

Perguntas frequentes