Visão geral do sistema de informação de recursos humanos

Os sistemas HRIS — ou sistemas de informação de recursos humanos — foram uma das primeiras soluções de software comercial a serem desenvolvidas nos anos 1980. Porquê? Os Recursos Humanos eram então—e continuam a ser hoje—um dos departamentos com mais tarefas administrativas em qualquer organização. Os profissionais de recursos humanos estão sobrecarregados não só com enormes quantidades de papelada e registos, mas também são os guardiões de algumas das informações mais preciosas e vulneráveis sobre a sua força de trabalho e candidatos.

A tecnologia evoluiu desde então. Os sistemas modernos de HRIS automatizam fluxos de trabalho, integram feedback, ajustam estruturas de reporte em tempo real e são cada vez mais potenciados por IA para fornecer recomendações inteligentes, detetar irregularidades e personalizar experiências dos utilizadores. E ao proporcionar experiências de utilizador ao nível do consumidor e funcionalidades flexíveis, os sistemas modernos de HRIS são tão eficientes e fáceis de usar quanto poderosos e ágeis.

O melhor software de RHIS é disponibilizado na cloud, o que oferece uma gama ainda mais ampla de benefícios, incluindo maior capacidade de armazenamento de dados, segurança reforçada e integração mais fluida com aplicações complementares, como processamento salarial, acompanhamento de candidatos e outros sistemas de RH.

Hoje, a IA nos RH está a transformar as capacidades dos HRIS ao permitir insights preditivos, automação inteligente e ao utilizar interfaces que simplificam tarefas como integração de novos colaboradores, avaliações de desempenho e serviços aos funcionários.

Definição de HRIS

HRIS significa sistema de informação de recursos humanos, uma solução de software que ajuda as empresas a gerir e automatizar processos essenciais de RH e a apoiar a administração de benefícios, controlo de assiduidade e pontualidade, processamento salarial e outros fluxos de trabalho, bem como o armazenamento de dados dos colaboradores, como informações pessoais, demográficas e de remuneração.

HRIS versus HRMS versus HCM

HCM é um termo abrangente que engloba as práticas, políticas, processos e software que uma organização utiliza para gerir a sua força de trabalho, desde a contratação até à reforma. Uma suite HCM é frequentemente referida como um sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) e inclui software HRIS.

Um sistema HRIS utiliza uma base de dados de colaboradores para apoiar processos centrais de RH que são mais lineares e quantitativos, como o processamento de salários ou a gestão de tempo e assiduidade. Em comparação, HRMS refere-se a uma solução de software mais abrangente que contém um HRIS, mas também incorpora funcionalidades mais qualitativas e complexas relacionadas com a gestão de talento.

Por exemplo, um HRIS pode ajudar a automatizar e simplificar processos como o controlo de assiduidade dos colaboradores e, quando estes dados são integrados num sistema HRMS — os dados de controlo de assiduidade podem ser analisados para melhorar a produtividade e o planeamento — e, por sua vez, até para ajudar a automatizar de forma mais eficiente tarefas dentro do HRIS.

Saber qual destas soluções de software é a melhor para si não é, na verdade, tão confuso como pode parecer. É simplesmente uma questão de olhar de forma imparcial para onde a sua empresa está agora e para onde gostaria de estar a longo prazo. E depois escolher soluções de RH que o possam servir hoje e crescer consigo no futuro.

O que fazem os sistemas de informação de RH?

As melhores soluções de RH baseadas na cloud apoiam uma variedade de processos e interações de RH. A tecnologia proporciona automação inteligente de fluxos de trabalho em toda a empresa, incluindo:

Administração de benefícios

• Administração automatizada de benefícios
• Capacidades de autoatendimento para que os colaboradores possam aceder, editar e aprender sobre os benefícios

Tempo e assiduidade

• Gestão precisa de ausências dos colaboradores
• Aumente a eficiência administrativa com perfis de tempo para determinar férias dos colaboradores, horários de trabalho e prémios.
• Cálculos automáticos de tempo e salário por perfil de colaborador

Localização incorporada

• Adapte-se às práticas comerciais e leis específicas de cada país com alterações legais e regulamentares automáticas
• Inventário abrangente dos requisitos de globalização e localização para países individuais

Self-services de colaborador

• Capacidades de self-service que aumentam a produtividade da força de trabalho
• Dados de RH integrados numa única plataforma
• Informação chave de RH rastreável com base nos requisitos específicos de cada país
• Forneça aos colaboradores uma página de perfil personalizada, onde podem gerir e visualizar benefícios, solicitar dias de folga e muito mais

Estruturas organizacionais

• Análises para uma visão em tempo real de toda a força de trabalho
• Identifique posições críticas e faça rapidamente ajustes na força de trabalho para colmatar lacunas
• Visualize estruturas organizacionais

Vantagens de um sistema RHIS na cloud

Para além da funcionalidade básica de um HRIS moderno, os sistemas baseados na cloud são mais facilmente integrados com os seus sistemas existentes. São escaláveis e podem ser mais facilmente aumentados com novas inovações e funcionalidades de segurança.

Abaixo estão apenas alguns dos benefícios comuns de um sistema HRIS integrado na cloud:

• Torna a administração de RH mais rápida e precisa: Quando se trata do sustento das pessoas, não há margem para erro. Com a sua capacidade de automatizar e simplificar tarefas administrativas, o software HRIS pode libertar as equipas de RH dos atrasos e imprecisões causados por sistemas manuais e baseados em papel.
• Melhora a experiência dos colaboradores: Por vezes, os empregadores esquecem-se de como é importante para as suas equipas poderem ver o estado dos seus benefícios, pagamentos e dias de folga. As ferramentas HRIS permitem que os colaboradores acedam diretamente às suas informações pessoais, produzam relatórios e façam pedidos—tudo isto sem o incómodo e o tempo que seria necessário para passar pelo departamento de Recursos Humanos.
• Melhora a eficiência: As soluções HRIS oferecem uma vasta gama de ferramentas de autoatendimento que reduzem significativamente a necessidade de emails e formulários em papel, bem como processos de aprovação. Horários, fluxos de trabalho, pedidos de folga e muito mais—podem ser automatizados e geridos em tempo real, e de forma imediata.
• Apoia os esforços de conformidade: Com o aumento do trabalho remoto e uma mudança cultural para uma maior sensibilidade e litigância, as empresas precisam garantir que estão em conformidade com as regulamentações globais de trabalho e emprego. O Cloud HRIS ajuda a garantir que todas as atividades de RH estejam dentro dos limites da conformidade e a apoiar as suas equipas.
• Mantém tudo seguro: Nos ficheiros de RH encontram-se alguns dos dados mais sensíveis e valiosos da sua empresa—including registos médicos e financeiros dos colaboradores e respetivos detalhes. No passado, quando estes dados eram armazenados em portáteis ou bases de dados não seguras, existia um risco constante de comprometimento. Os sistemas integrados de RH de hoje têm protocolos de segurança avançados incorporados para ajudar a minimizar os riscos de cibersegurança.

Como a integração de HRIS na cloud apoia os processos centrais de RH

Embora os sistemas HRIS ajudem a centralizar e simplificar os processos e a administração de RH, existem muitas outras funções essenciais a decorrer em simultâneo, como o recrutamento, a formação e o planeamento. E não precisa de ser um especialista em RH para perceber como pode ser útil ter todas estas funções essenciais unificadas e centralizadas. No entanto, quando as organizações trabalham com sistemas legados e aplicações de software de RH desconectadas, são obrigadas a recorrer a processos manuais para procurar ferramentas e informações através dos silos organizacionais.

Os melhores sistemas de RH na cloud não só permitem a integração com o seu ERP principal, como também são concebidos para isso. Por exemplo, um sistema ERP na cloud gere uma vasta gama de atividades empresariais do dia a dia e é concebido para integrar uma multiplicidade de processos empresariais distintos. Ao unificar dados de diferentes áreas de negócio, os ERPs fornecem uma única fonte de verdade e garantem a integridade fiável dos dados. Assim, quando os seus processos principais de RH e o seu HRIS estão integrados com a velocidade e a capacidade analítica de um ERP moderno potenciado por IA, obtém o melhor de ambos os mundos.

Exemplos de HRIS em ação

Há apenas alguns anos, eram principalmente as maiores organizações que utilizavam soluções de HRIS. Mas, à medida que os sistemas integrados baseados na cloud ganham popularidade, torna-se cada vez mais viável para organizações mais pequenas — e em crescimento — aproveitarem os benefícios e as eficiências de um HRIS.

Aqui estão alguns exemplos de empresas que simplificaram os processos de RH utilizando um HRIS:

• Sun Communities, um dos maiores fundos de investimento imobiliário do mundo, transformou as suas operações de RH com o SAP SuccessFactors para apoiar mais de 3.800 colaboradores em mais de 670 propriedades. A empresa simplificou a integração, melhorou a conformidade e criou uma força de trabalho mais conectada e motivada.
• Volkswagen, um líder global do setor automóvel, harmonizou os seus processos de RH num panorama fragmentado, integrando-os numa plataforma unificada. Mais de 40 países já são suportados com recursos principais de RH e conformidade localizados.

Explore o software HRIS hoje

As empresas modernas procuram uma solução global e unificada de RH central—uma que ofereça experiências de utilizador ao nível do consumidor e suporte análise de dados em tempo real e automação. À medida que as equipas de trabalho se tornam mais distribuídas, o software HRIS precisa de se globalizar juntamente com elas, oferecendo uma forte localização e conformidade em vários países. E à medida que os modelos de negócio mudam e evoluem, as empresas exigem a agilidade e simplicidade proporcionadas por uma vasta gama de pré-configurações verdadeiramente relevantes e poderosas, ajudando-as a implementar novos processos e aplicações de forma fiável e rápida.

Perguntas Frequentes sobre o HRIS