Visão geral de planeamento financeiro e análise

Para competir e prosperar no mundo empresarial de hoje, é fundamental conseguir adaptar-se rapidamente e desenvolver uma estratégia empresarial eficiente e resiliente. Analistas e profissionais de planeamento financeiro estão a ser solicitados a antecipar desafios e a fornecer informações precisas e baseadas em dados para apoiar um planeamento e uma tomada de decisões confiantes em toda a organização.

Significado e definição de FP&A

O planeamento e análise financeira (FP&A) é um conjunto de atividades de planeamento, previsão, orçamentação e análise que apoiam as principais decisões empresariais e a saúde financeira global de uma empresa. Com um software de FP&A corporativo, as equipas financeiras podem combinar dados financeiros, dados operacionais e dados externos (como tendências de mercado) num só lugar. As Finanças podem analisar tudo—e descobrir os insights aprofundados de que precisam para planear o futuro e orientar uma tomada de decisões mais rentável.

Este vídeo explica o significado e a importância do planeamento financeiro e análise (FP&A) na estrutura empresarial moderna.

As ferramentas de FP&A podem ajudar os profissionais de finanças a:

• Fornecer análises financeiras rápidas e exatas e aconselhar os líderes das empresas
• Prever o impacto de decisões potenciais no fluxo de caixa e na rentabilidade
• Avaliar e monitorizar a saúde financeira global e os investimentos da empresa
• Criar e manter modelos e previsões financeiros detalhados
• Criar planos financeiros ágeis e integrados que consideram vários cenários
• Colaborar com outros departamentos para preparar e consolidar orçamentos
• Alinhar a estratégia empresarial com a execução e acompanhar o desempenho
• Identificar e avaliar novas oportunidades financeiras e o respetivo risco
• E muito mais do que isto

O planeamento e análise financeira são normalmente parte de um sistema de gestão financeira mais amplo—que também inclui funcionalidades para contabilidade, gestão de receitas e fluxo de caixa, governação, risco e conformidade (GRC), e outros processos financeiros essenciais. Em alternativa, o FP&A pode fazer parte de uma solução de análise independente que se integra com outros sistemas empresariais, como o ERP. De qualquer forma, o FP&A evoluiu de folhas de cálculo básicas e cálculos manuais para soluções modernas na cloud que utilizam inteligência artificial (IA), automação e análises avançadas para responder aos desafios financeiros de um mundo em rápida mudança.

O surgimento do xP&A

Em 2020, a Gartner lançou o conceito de xP&A—que significa planeamento e análise alargados. xP&A aproveita o melhor das capacidades de planeamento e análise financeira (FP&A), como a previsão, o planeamento contínuo, a análise avançada e o acompanhamento de desempenho – e estende-as a toda a sua organização, eliminando silos entre departamentos e sincronizando planos. As soluções xP&A baseadas na cloud conectam pessoas e unificam dados em áreas operacionais centrais como finanças, cadeia de abastecimento, recursos humanos e vendas.

Da elaboração de relatórios à orientação: IA para a FP&A moderna

A um nível básico, a IA traz uma camada mais inteligente e conversacional à FP&A—transformando a elaboração de relatórios periódicos num ciclo contínuo e prescritivo. Com IA generativa e pesquisa em linguagem natural, os CFOs podem fazer perguntas em inglês simples como “O que influenciou a margem bruta no último trimestre e que alavancas temos?” e obter comentários imediatos prontos para executivos, visuais e ações sugeridas.

Nos bastidores, os modelos combinam dados financeiros com sinais operacionais (encomendas, inventário, pipeline, força de trabalho) e indicadores externos (notícias, sentimento) para identificar mudanças precocemente, gerar simulações direcionadas e recomendar ações práticas em preços, mix, capacidade e despesas. Quando estas capacidades assentam em dados empresariais unificados e se ligam diretamente aos sistemas operacionais principais, o FP&A pode desencadear re-previsões focadas, sincronizar planos entre funções e devolver decisões à execução para fechar o ciclo. O resultado: ciclos mais curtos, menos surpresas e uma melhor alocação de recursos—assim, as finanças lideram a mudança, em vez de apenas reportá-la.

Passos básicos do processo de FP&A

O processo de FP&A é um ciclo contínuo de recolha e análise de dados. À medida que as empresas crescem e se expandem para novos mercados, e em períodos de volatilidade do mercado e de mudanças rápidas, o processo torna-se mais complexo. É necessário recolher mais dados e realizar mais análises—é por isso que muitas empresas de grande e média dimensão criaram departamentos dedicados de FP&A dentro das suas áreas financeiras. Mas, apesar da crescente complexidade, no seu essencial o processo de FP&A inclui os mesmos quatro passos básicos:

1.  Recolha, consolidação e verificação de dados: O primeiro passo no processo de FP&A envolve a recolha de dados financeiros e operacionais a partir de sistemas ERP, armazéns de dados e outras soluções empresariais. Além disso, podem também ser recolhidos dados provenientes do exterior da empresa—como dados demográficos, económicos e de mercado mais abrangentes. Depois de recolhidos todos os dados necessários, é preciso consolidá-los, normalizá-los e verificá-los. Planos, previsões, orçamentos e análises precisos dependem todos da qualidade e da completude dos dados que utilizam—por isso, este passo é absolutamente essencial. Também é muito demorado, por isso as empresas estão agora a recorrer a soluções baseadas em IA que podem automatizar muitas destas tarefas.

2.  Planeamento e previsão: Nesta etapa, os analistas de FP&A utilizam os dados preparados para criar previsões financeiras que antecipam como o negócio irá desempenhar no futuro e se está a seguir na direção certa. As previsões financeiras incluem previsões de vendas, projeções de fluxo de caixa e muito mais. Os modelos de previsão financeira também são utilizados para testar diferentes cenários, simular o impacto de várias variáveis e determinar o melhor curso de ação para alcançar os resultados desejados. Os métodos de planeamento financeiro mais comuns incluem:

• Planeamento preditivo: Com o planeamento preditivo, os profissionais de FP&A criam um modelo com grandes conjuntos de dados de desempenhos anteriores. Em seguida, este modelo de previsão de séries temporais é utilizado para prever o desempenho futuro. A análise preditiva potencia as ferramentas de planeamento, especialmente quando está integrada numa solução única e é reforçada com IA e aprendizagem automática.
• Planeamento baseado em fatores-chave: No planeamento baseado em fatores-chave, os analistas identificam os principais fatores de sucesso de uma empresa (ou seja, os elementos mais importantes para o seu êxito) — e depois criam uma série de planos que demonstram matematicamente como esses fatores seriam afetados por diferentes variáveis.
• Planeamento de múltiplos cenários: O planeamento e análise de cenários é o método de planeamento cada vez mais utilizado pelas empresas atualmente. No planeamento de múltiplos cenários, os analistas fazem suposições sobre o que poderá acontecer no futuro. Antecipam as consequências e depois criam um plano para responder a cada cenário plausível. Estes modelos e previsões financeiras são utilizados para criar os planos financeiros e operacionais necessários para alcançar objetivos estratégicos globais, como receitas e resultados líquidos, a curto e longo prazo.

3.  Orçamentação: Na etapa de orçamentação, os profissionais de FP&A estimam as despesas necessárias para executar o plano corporativo com base nas receitas do plano estratégico. Depois, atribuem um orçamento de despesas a cada unidade de negócio ou função—bem como as receitas e o fluxo de caixa que se espera que gerem. A direção colabora com todos os departamentos e depois consolida os orçamentos acordados num orçamento principal. O orçamento empresarial é normalmente elaborado anualmente, sendo atualizações efetuadas trimestralmente à medida que as condições financeiras mudam. No entanto, para lidar melhor com as condições voláteis do mercado, muitas empresas adotaram agora ciclos de orçamento contínuos que são frequentemente atualizados com previsões e projeções dinâmicas. Algumas organizações também adotaram o orçamento de base zero, que evita o desperdício e o excesso de gastos ao avaliar continuamente quais despesas são necessárias e quais não são.

4.  Monitorização de desempenho e análise: Para aconselhar a empresa e fornecer apoio à decisão, as equipas de FP&A analisam dados financeiros e monitorizam o desempenho—including vendas, despesas, lucro, fundo de maneio, fluxo de caixa e outros KPIs—de forma contínua. Respondem a pedidos ad hoc e traduzem números numa narrativa—ou história de dados—para ajudar os decisores a compreender uma situação e a tomar decisões ponderadas.

Os analistas de FP&A também geram relatórios regulares e visualizações de dados, e realizam atividades como a análise de rentabilidade — que inclui projeções de lucros futuros e pode responder a perguntas como “Quais produtos e serviços serão mais rentáveis no próximo ano e agora?” ou “Devemos externalizar a produção ou mantê-la internamente?”.

Soluções e tecnologias modernas de FP&A

FP&A é uma das principais prioridades para CFOs e líderes financeiros, e é fácil perceber porquê. A automação, a inteligência artificial e a cloud estão a mudar as regras do jogo—tornando os planos, orçamentos e previsões mais precisos e as análises financeiras mais poderosas. As empresas que utilizam estas tecnologias nas suas atividades de FP&A têm uma bola de cristal muito melhor do que os seus concorrentes. É uma vantagem incrível.

Nuvem: Tradicionalmente, o software de FP&A era implementado localmente, mas as soluções baseadas na nuvem oferecem muitas oportunidades. Podem ligar-se a mais fontes de Big Data do que as suas equivalentes locais, podem ser acedidas a partir de qualquer lugar, oferecem colaboração fácil e são escaláveis e económicas. Os avanços recentes na segurança na cloud também tornaram os dados mais seguros, em muitos casos, do que se estivessem armazenados localmente.

IA e aprendizagem automática: As ferramentas de planeamento e análise financeira que são potenciadas por IA e aprendizagem automática são extremamente benéficas para os analistas de FP&A. Não só podem ajudar os utilizadores a analisar mais tipos de Big Data provenientes de mais fontes, como também podem descobrir tendências, padrões, correlações e informações que de outra forma poderiam passar despercebidas. A inteligência artificial e o machine learning melhoram significativamente a precisão das previsões financeiras — e potenciam a análise preditiva, os relatórios de autoatendimento e o planeamento de múltiplos cenários.

Automatização de processos robóticos: Os analistas de FP&A normalmente passam uma grande quantidade de tempo a obter, agregar e formatar dados. RPA, potenciado por IA e aprendizagem automática, automatiza muitas destas tarefas manuais—acelerando os tempos de processamento e reduzindo erros ao longo do processo. Também pode automatizar a análise, a previsão, a modelação preditiva e a geração de relatórios, libertando os membros da equipa para se concentrarem em tarefas de maior valor acrescentado, como interpretar resultados e aconselhar o negócio.

O futuro do FP&A

Desde interrupções nas cadeias de abastecimento até à incerteza económica e política, os últimos anos mostraram-nos que a única coisa de que podemos ter certeza é a mudança. Para enfrentar estes desafios, os departamentos financeiros de hoje precisam de ter acesso à informação e aos dados certos — e obtê-los no momento certo.

As empresas modernas sentem uma urgência crescente de implementarem ferramentas e soluções inteligentes de FP&A, baseadas em IA e funções analíticas avançadas. Insights em tempo real e baseados em dados, ajudam os atuais líderes financeiros e empresariais a automatizarem e simplificarem os seus processos, a tomarem decisões mais informadas e a prepararem-se para um futuro de planeamento autónomo.

À medida que os negócios se tornam mais rápidos e mais competitivos, as empresas precisam de ter a capacidade de prever com mais velocidade e exatidão. Têm de trabalhar com orçamentos mais otimizados e encontrar novas formas criativas de promover a rentabilidade, a resiliência e a continuidade dos negócios.

Em todo o mundo, os melhores líderes financeiros estão a trabalhar arduamente para derrubar barreiras à adoção tecnológica—implementando estratégias de governação de dados distribuídos e estabelecendo “versões suficientes da verdade” para avançar para o futuro com confiança e força.

Resumo

À medida que as empresas se tornam mais competitivas e complexas, pode esperar que as soluções de FP&A evoluam para enfrentarem novos desafios:

• As ferramentas de FP&A vão integrar-se de forma fluida com ainda mais fontes de dados e sistemas empresariais.
• As plataformas baseadas na Cloud vão tornar-se no método de fornecimento, por excelência, de software de FP&A.
• As soluções de IA vão incorporar mais velocidade, exatidão e eficiências nos processos de FP&A.
• O planeamento e análise alargados (xP&A) ajudarão a eliminar as barreiras à colaboração—tanto dentro como fora da empresa.