Com a constante flutuação nos mercados globais de abastecimento — e requisitos empresariais em rápida mudança — o aprovisionamento tornou-se incrivelmente complexo. As empresas precisam de uma forma melhor de gerir proativamente a sua base de fornecedores e otimizar os seus gastos com compras. É aqui que a gestão de categorias se destaca — e é por isso que se tornou uma prática fundamental para tantas empresas atualmente.

Definição de gestão de categorias

A gestão de categorias é o processo de aquisição de bens e serviços agrupando-os em categorias com base em características semelhantes—como tipo, valor, fornecedor, risco, localização ou departamento. Este processo facilita a compreensão e o controlo do custo total de propriedade para cada categoria, bem como a maximização das poupanças e do valor de cada compra. Com a gestão de categorias, as empresas podem também simplificar o processo de aquisição, fortalecer as relações com os fornecedores, melhorar a análise de despesas, mitigar riscos e muito mais.

A evolução da gestão de categorias

A gestão de categorias foi desenvolvida na década de 1980 e, historicamente, tem sido um esforço manual, com etapas desconexas e demoradas realizadas em folhas de cálculo, documentos e apresentações isolados. O tempo gasto a recolher dados manualmente — e a analisá-los e a reportá-los — significava que as equipas de compras tinham menos tempo para dedicar à estratégia e à concretização de valor.

Avançando até aos dias de hoje: o software de gestão de categorias pode automatizar e acelerar muitos dos passos deste processo. Ajuda os gestores de categoria a analisar grandes quantidades de dados e a simplificar o desenvolvimento, execução e monitorização de estratégias de categoria—para que possam tornar-se muito mais eficientes e estratégicos nas suas tarefas diárias. As soluções modernas oferecem informações sobre categorias, orientação de processos, modelos, recomendações baseadas em IA e muito mais para ajudar os gestores a alcançar, e muitas vezes superar, os seus objetivos de gestão de despesas.

Gestão de categorias vs. sourcing estratégico

Os termos gestão de categorias e aquisição estratégica são por vezes usados de forma intercambiável, mas não significam o mesmo. A aquisição estratégica é um processo de compras focado na seleção dos fornecedores certos e na negociação dos melhores preços para atingir os objetivos organizacionais de curto prazo. O principal objetivo da aquisição estratégica é a redução de custos. A gestão de categorias, por outro lado, segmenta as compras em categorias para ajudar os gestores a identificar oportunidades de poupar dinheiro e melhorar a qualidade, o desempenho dos fornecedores e a eficiência. A gestão de categorias é um processo contínuo realizado a longo prazo e, muitas vezes, inclui a aquisição estratégica como uma das primeiras etapas.

6 principais benefícios da gestão de categorias

Graças, em parte, a menos redundâncias e a negociações mais simples com fornecedores, a aquisição orientada por categorias oferece uma série de vantagens distintas que podem ajudar as equipas de compras a gerir de forma mais eficiente e a identificar novas oportunidades:

1. Informações melhoradas. Com a despesa categorizada e um único ponto de contacto para todos os fornecedores relacionados, as empresas podem obter uma maior visão sobre os custos, o desempenho dos fornecedores e potenciais problemas na cadeia de abastecimento. Além disso, um profundo conhecimento de contratos, preços e tendências de mercado pode ser utilizado para tomar decisões de aquisição melhores e mais rentáveis.
2. Aumento das poupanças. Aproveitando a sua experiência na categoria e os conhecimentos obtidos através da categorização, os gestores podem negociar melhores preços e melhorar o desempenho para reduzir os custos. E como os gestores estão a comprar para o longo prazo, podem aproveitar as economias de escala para poupar ainda mais dinheiro.
3. Exposição ao risco reduzida. Com um conhecimento aprofundado de cada fornecedor e relações de trabalho eficazes a longo prazo, as equipas de categoria podem adotar uma abordagem mais proativa à gestão de fornecedores e reduzir o risco de lidar com fornecedores desconhecidos ou de curta duração.
4. Maior eficiência nas aquisições. Com processos testados pelo tempo, digitalizados e automatizados, as equipas podem responder mais rapidamente às mudanças do mercado e libertar tempo para atividades de valor acrescentado.
5. Melhor cumprimento dos compromissos ESG e SR. O alinhamento de objetivos por categoria, a transparência e a monitorização facilitam o cumprimento, por parte das empresas, dos compromissos de responsabilidade ambiental e social.
6. Aumento da despesa sob gestão. Através da automação inteligente, a área de compras pode gerir um maior número de categorias e, em última análise, aumentar o volume de despesas sob gestão.

Tipos de categorias de aquisição

Os agrupamentos de categorias podem variar de empresa para empresa, dependendo do seu setor, das políticas de despesas e do mercado em particular. De um modo geral, cada categoria de compras consiste num grupo de produtos ou serviços que apresentam características semelhantes — como tipo, fornecedor, valor, localização ou departamento. Recursos Humanos, tecnologia, manutenção e viagens, por exemplo, são categorias comuns.

Também é comum dividir a despesa direta e indireta nas suas próprias categorias. As despesas diretas referem-se a itens necessários para os produtos e serviços principais do negócio, como matérias-primas e materiais de embalagem. Em contraste, as despesas indiretas referem-se a bens e serviços que apoiam as operações diárias do negócio, como material de escritório. Agrupar as despesas indiretas, que muitas vezes são geridas de forma isolada em diferentes áreas da empresa, pode ajudar a normalizar e a reduzir os custos de compras indiretas.

Algumas empresas recorrem a um padrão global como o Código Padrão das Nações Unidas para Produtos e Serviços (UNSPSC) para orientação na determinação das suas categorias, mas a maioria irá criar a sua própria taxonomia interna de despesas. Independentemente da composição exata das categorias, uma gestão de categorias bem-sucedida envolve a aplicação de uma estrutura padrão para segmentar os bens e serviços necessários para gerir uma empresa.

3 passos essenciais no processo de gestão de categorias

Embora o processo possa variar entre organizações, a gestão de categorias geralmente inclui três etapas:

1. Defina perfis de categoria. Para começar, as equipas analisam os gastos atuais e avaliam uma série de fatores — desde riscos e regulamentos até à lógica empresarial pura — para identificar categorias. O resultado é uma taxonomia de categorias consolidada para compras que pode ser utilizada em toda a organização.
2. Esboçar e planear a estratégia. Nesta etapa, as equipas avaliam as suas categorias com base nos preços, desempenho dos fornecedores, previsões de oferta e procura, e outros fatores—e identificam oportunidades para otimizar os gastos e aumentar o valor. Com base nesta informação, criam uma estratégia principal para alcançar os objetivos de cada categoria, dividida em táticas e fases específicas.
3. Executar a estratégia e monitorizar os resultados. Por fim, a estratégia é implementada e os resultados, fornecedores, necessidades do negócio e mercados são continuamente monitorizados—para que as equipas possam responder rapidamente às mudanças e otimizar as estratégias de categoria conforme necessário.

O que procurar num software de gestão de categorias

O software de gestão de categorias foi concebido para centralizar, digitalizar e simplificar os processos de todas as estratégias de categorias — e para fornecer informações acionáveis que permitam aperfeiçoá-las e melhorá-las. Para alcançar este objetivo, as melhores soluções incluem, no mínimo, as seguintes capacidades:

• Automatização. Processos inteligentemente automatizados para criar perfis de despesas por categoria e desenvolver e executar estratégias.
• Orientação passo a passo. Recomendações baseadas no sistema, processos orientados e modelos, ferramentas e frameworks de boas práticas.
• Monitorização e análise em tempo real. Capacidade de monitorizar e analisar inteligência de mercado, categorias, preços, desempenho de fornecedores, resultados e muito mais em tempo real.
• Execução da estratégia. Ferramentas para converter facilmente estratégias, planos e iniciativas em projetos ou eventos de sourcing.
• Integração. Integração perfeita com source-to-pay e outras soluções de gestão de fornecedores.
• IA. Análise de oportunidades e recomendações integradas, baseadas em IA, com base em dados de despesas e outros fatores—bem como um plano para integrar com grandes modelos de linguagem, como o ChatGPT, para ajudar na criação de estratégias.

Melhores práticas para uma estratégia eficaz de gestão de categorias

Desenvolver uma estratégia de categoria vencedora pode ser alcançado mais rapidamente com as seguintes melhores práticas:

• Estabeleça um gestor de categoria dedicado e uma equipa. Como grandes categorias e áreas estratégicas de despesas requerem tempo e especialização, ter uma equipa dedicada composta por partes interessadas experientes dos departamentos relevantes torna o processo mais eficaz. O gestor de categoria é responsável por supervisionar e compreender o mercado, as regulamentações e as tendências de preços de toda uma categoria, bem como por desenvolver planos de curto, médio e longo prazo.
• Crie uma taxonomia consistente em toda a organização. Este é um passo crucial para obter melhores informações e visibilidade sobre os gastos. Algumas organizações utilizam normas universais como a UNSPC como referência, mas, mais frequentemente, as empresas criam as suas próprias categorias internas, mais alinhadas com os seus objetivos específicos ou necessidades do setor.
• Utilize soluções automatizadas para centralizar os dados de despesas. Com um único local para acompanhar e monitorizar dados, é mais fácil encontrar e reportar informações importantes — e reforçar as práticas de governação.
• Aproveite a tecnologia de gestão de categorias. Ao utilizar tecnologia como IA nas compras, as equipas podem identificar padrões com mais facilidade, categorizar automaticamente os gastos, organizar fornecedores por categoria, definir referências, fazer recomendações, automatizar tarefas e muito mais.
• Mantenha as partes interessadas envolvidas e informadas. Com ferramentas de análise e software para comunicar conquistas e oportunidades, é mais fácil obter o apoio das partes interessadas e alinhar-se com os objetivos da organização.
• Construa relações dinâmicas com fornecedores. Concentre-se no valor global—em vez de apenas nos custos—e colabore de forma aberta para criar boas relações de trabalho.
• Incorpore dados de terceiros. Desenvolva um mecanismo para utilizar pontos de dados externos relevantes de fornecedores terceiros para complementar a sua estratégia de categoria.
• Aprimore continuamente o processo de ciclo de vida da categoria. Melhore a análise de dados interna e externa, recolhendo informações específicas por categoria, aprimorando a estratégia e realizando revisões periódicas.