Visão geral do sistema de acompanhamento de candidatos

Um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) é uma aplicação de software para recursos humanos (RH) que ajuda as organizações a gerir digitalmente as tarefas de recrutamento e contratação. Serve como a base de dados central para informações de empregos e candidatos, onde são geridas as requisições de emprego, publicações e candidaturas, e onde os candidatos são avaliados e selecionados.

Um ATS apoia a realização de tarefas comuns, como criar descrições de funções, publicar ofertas de emprego em sites de carreiras e portais de emprego, analisar currículos, agendar entrevistas, recolher feedback, realizar verificações de antecedentes e gerar cartas de oferta com assinaturas eletrónicas.

O sistema também gere a experiência dos candidatos a emprego. Isto inclui procurar empregos, candidatar-se online e verificar o estado de uma candidatura, bem como gerar notificações para os candidatos.

O que faz um sistema de acompanhamento de candidaturas?

Um ATS funciona como uma base de dados para candidatos a emprego, automatizando e gerindo os fluxos de trabalho associados ao processo de recrutamento. Permite que gestores de recrutamento e recrutadores filtrem o grande volume de currículos recebidos, para que possam concentrar o seu tempo nos candidatos mais qualificados.

Com a capacidade de programar regras de negócio num ATS, as empresas podem garantir que seguem as melhores práticas de recrutamento enquanto protegem os dados pessoais submetidos pelos candidatos.

Quem utiliza um sistema de gestão de candidaturas?

Empresas de todos os tamanhos e setores utilizam sistemas de rastreamento de candidatos para organizar, pesquisar e comunicar-se com candidatos a emprego e gerir o seu processo de recrutamento. Enquanto anteriormente este domínio era reservado a grandes empresas da Fortune 500 devido aos custos associados e aos requisitos de infraestrutura, hoje as organizações mais pequenas podem aproveitar as poupanças proporcionadas pelas ofertas de software como serviço (SaaS) na cloud.

Porque é que um ATS é importante?

Um ATS acelera o processo de recrutamento. Ao passar de processos offline e baseados em papel para um processo digital automatizado, as tarefas de recrutamento e contratação são simplificadas, libertando tempo e garantindo que são seguidas práticas de contratação justas e adequadas ao perfil.

Aqui estão alguns exemplos de como um sistema de acompanhamento de candidatos pode beneficiar uma organização:

• Mais candidatos: Um ATS facilita a pesquisa de empregos e a candidatura online para quem procura trabalho, aumentando o número total de candidaturas.
• Ciclos de contratação rápidos: Os recrutadores podem pesquisar rapidamente em toda a linha de candidatos, selecionando os candidatos de interesse e investindo o seu tempo em tarefas de maior valor, como entrevistas de triagem, referências e propostas.
• Maior colaboração com as partes interessadas: Durante a fase de entrevistas, os gestores de recrutamento analisam e dão feedback sobre os candidatos no ATS. As regras de negócio podem ser configuradas para automatizar a progressão dos candidatos através das fases de triagem e contratação.

A evolução dos sistemas de acompanhamento de candidaturas

Antes da internet, as ofertas de emprego eram anunciadas em jornais de classificados e publicações especializadas do setor. O processo era baseado em papel, o que o tornava demorado e difícil de gerir. Os candidatos a emprego não conseguiam determinar facilmente o estado de uma candidatura. Recrutadores e gestores de contratação — devido ao grande volume de candidaturas em papel — não conseguiam identificar os candidatos mais qualificados.

Com as tecnologias digitais e online, candidatar-se a um emprego tornou-se muito mais fácil. Os sites globais de emprego promoveram oportunidades de trabalho para pessoas em todo o mundo. De repente, o recrutamento tornou-se um negócio de volume.

Os primeiros sistemas de acompanhamento de candidatos foram desenvolvidos no final da década de 1990 e estavam alojados nas instalações das empresas. Os sistemas centravam-se no processamento e armazenamento do grande número de currículos recebidos, garantindo ao mesmo tempo a conformidade e a consistência nas práticas de recrutamento. Os recrutadores e gestores de contratação também sentiram o impacto de um volume tão elevado de candidaturas e, em breve, estes sistemas evoluíram para suportar a pré-seleção, a análise e extração de dados de currículos, notificações automáticas e análises.

Atualmente, os sistemas de acompanhamento de candidatos são predominantemente implementados na cloud e oferecidos como uma solução de software como serviço, ou SaaS, com capacidades de IA. Um ATS baseado na cloud elimina custos elevados de implementação e processos ineficientes, reduzindo a dependência do departamento de TI.

A tecnologia ATS evoluiu para apoiar os requisitos modernos de recrutamento, que podem incluir:

• Fluxos de trabalho suportados por IA: Simplifique o recrutamento com correspondência baseada em IA, triagem automatizada, agendamento de entrevistas e gestão digital de propostas para acelerar decisões e apoiar o planeamento da força de trabalho.
• Recrutamento virtual: Apoie o trabalho remoto e os esforços de recrutamento, como sites de carreiras, comunicação com candidatos, ofertas e entrevistas.
• Recrutamento em massa: Atrair, filtrar e contratar grandes volumes de candidatos rapidamente para setores específicos, como saúde, supermercados, comércio eletrónico e tecnologia.
• Grandes volumes de candidaturas: Faça a triagem de grandes volumes de candidatos para vagas específicas.
• Recrutamento interno: Identificar colaboradores para promover o desenvolvimento interno.
• Diversidade e inclusão: Assegure o alinhamento com as iniciativas de recrutamento da empresa e práticas de recrutamento imparciais.

Um ATS apoia o processo de recrutamento desde a publicação de uma vaga até à apresentação de uma carta de oferta. Uma vez que os dados de recrutamento são dados pessoais, os sistemas de acompanhamento de candidaturas também ajudam as empresas a manterem-se em conformidade com a legislação de proteção de dados, como o RGPD.

Casos de utilização de um ATS

Os recrutadores são os utilizadores mais ativos de um ATS. Utilizam o sistema diariamente para gerir requisições de emprego, publicar vagas, analisar candidaturas e gerir a progressão dos candidatos nas fases de recrutamento e contratação.

Os gestores de recrutamento utilizam um ATS para participar no processo de recrutamento. O sistema proporciona-lhes acesso direto às requisições de emprego ativas para consultar descrições de funções, candidatos e currículos, bem como para ver o estado de cada candidato. A informação é gerada a partir do ATS para preparar e conduzir entrevistas, bem como para armazenar feedback quantitativo e qualitativo após uma entrevista.

Os candidatos a emprego utilizam o ATS para procurar e candidatar-se a vagas, verificar o estado da candidatura e aceitar ofertas de emprego.

O que deve procurar ao considerar um ATS

Os sistemas de acompanhamento de candidatos são oferecidos como soluções autónomas ou podem ser incluídos como parte de uma plataforma de software de recrutamento de ponta a ponta que inclui funcionalidades de gestão de relacionamento com candidatos (CRM).

O software de CRM é frequentemente utilizado em paralelo com um ATS. Mas, ao contrário de um ATS, estes sistemas são utilizados para atrair talento e construir relações com candidatos que já passaram ao estatuto de candidato. Os sistemas de gestão de relacionamento com candidatos concentram-se no envolvimento dos candidatos e na criação de uma experiência de recrutamento globalmente positiva.

Algumas organizações preferem a simplicidade de uma aplicação ATS autónoma para a gestão de dados de candidatos. No entanto, esta opção apresenta algumas limitações. Embora sejam suficientes para processar candidatos ativos, estes sistemas não oferecem as capacidades necessárias para envolver e desenvolver talento passivo.

O software de recrutamento que inclui funcionalidades de ATS e CRM oferece a maior flexibilidade e eficiência em todo o percurso do candidato, desde a candidatura até à seleção. Os benefícios combinados incluem:

• Acesso a sites Web avançados de carreira
• Páginas de destino personalizadas
• Campanhas de email marketing
• Maior diversidade de talentos
• Maior interesse e envolvimento por parte dos candidatos pré-selecionados
• Ciclos de contratação mais rápidos
• Maior colaboração com as partes interessadas internas

Uma solução de recrutamento de ponta a ponta reduz os custos e elimina a complexidade de gerir vários sistemas em paralelo.

Considerações adicionais incluem:

• Escalabilidade: As necessidades de contratação de uma organização irão variar, por isso o software deve ser ágil e escalável.
• Integração: Determine antecipadamente como a tecnologia irá integrar-se com outros softwares de recrutamento, bem como com toda a infraestrutura tecnológica de recursos humanos. Estas integrações irão apoiar a eliminação de processos manuais de dados e a possibilidade de combinar dados de recrutamento com dados de colaboradores.
• Requisitos dos utilizadores: Considere todos os utilizadores—candidatos, recrutadores, gestores de contratação—e assegure que o ATS é capaz de proporcionar uma experiência eficiente e positiva para todos.

Quais são as capacidades de uma plataforma de recrutamento de ponta a ponta que inclui ATS e CRM?

Aqui está uma visão geral das funcionalidades e características combinadas que pode aproveitar com uma solução de recrutamento abrangente:

Publicar uma vaga

• Crie descrições de funções que enfatizem as competências preferenciais.
• Identifique o preconceito de género e os referenciais salariais utilizando análises automatizadas.
• Crie um site com a marca do empregador para candidatos a emprego.
• Crie e gere anúncios em sites de carreiras e portais de emprego.
• Utilize aplicações configuráveis por requisição (candidatura móvel, candidatura rápida, multi-etapas).

A analisar candidaturas

• Pesquise aplicações externas e internas utilizando uma única base de dados.
• Configure perguntas de pré-seleção para cada anúncio.
• Automatize o armazenamento e a análise de dados de currículos, incluindo a sua extração.
• Receba notificações e alertas automáticos personalizados para cada função.
• Forneça acesso seguro a agências terceiras.
• Gere relatórios e análises em tempo real ao longo de todo o processo de recrutamento.

Entrevistar candidatos

• Agende entrevistas e acompanhe o progresso.
• Recolha feedback e consolide automaticamente as avaliações dos candidatos.
• Fornece acesso seguro a um portal de candidatos para informações e estado atualizados.

Contratação e integração

• Aceda a modelos e formulários de marca com dados pré-preenchidos.
• Gere e apresente cartas de oferta com capacidades de assinatura eletrónica para uma resposta mais rápida.
• Automatize o processo de integração.

Quando deve uma organização implementar um ATS?

A implementação de um ATS deve ser considerada por organizações que estão a crescer rapidamente e têm objetivos de recrutamento ambiciosos que se correlacionam com a estratégia global do negócio. Requisitos adicionais podem incluir a procura de um conjunto de competências ou função especializada que esteja em grande procura, apoiar esforços de recrutamento em massa ou resolver ineficiências significativas nos Recursos Humanos, onde um modelo de dados centralizado e fluxos de trabalho automatizados poupariam tempo e dinheiro. Estas ineficiências podem ser:

• Os esforços de recrutamento são acompanhados numa folha de cálculo.
• O mesmo anúncio de emprego deve ser submetido manualmente a vários portais de emprego.
• O tempo é gasto a analisar um grande volume de candidaturas irrelevantes.
• É difícil obter feedback e decisões da equipa de recrutamento.
• Não existem recursos internos disponíveis para criar, manter ou melhorar um site de carreiras existente.
• Medir o valor do recrutamento é difícil e inconsistente.

Quando devo atualizar o meu ATS?

Muitas organizações optam por atualizar de um ATS existente para uma plataforma de software de recrutamento de ponta a ponta, incluindo capacidades de envolvimento de candidatos num CRM.

Um ATS desatualizado pode resultar nas seguintes ineficiências de RH:

• A mesma candidatura é apresentada para cada vaga de emprego.
• Uma elevada taxa de desistência ocorre durante o processo de recrutamento.
• O acompanhamento e o envolvimento de candidatos são difíceis e ineficazes.
• A presença de preconceito inconsciente é desconhecida.
• Estratégias específicas de recrutamento, como contratação em massa, progressão interna e recrutamento virtual, são difíceis ou até impossíveis.

Os sistemas de acompanhamento de candidatos, especialmente quando integrados em soluções de recrutamento de ponta a ponta, oferecem uma plataforma moderna e segura para os Recursos Humanos atraírem, identificarem, envolverem e contratarem os melhores candidatos. Um ATS elimina processos manuais demorados, permitindo que os esforços de recrutamento se sincronizem perfeitamente com o crescimento previsto da empresa.