Ao comparar aquisição e compras, trata-se menos de como são diferentes e mais de como se complementam. A aquisição é uma prática abrangente; é o quadro procedimental e analítico que sustenta as suas atividades de gestão de despesas. A compra ocorre mais tarde neste processo, quando a devida diligência está concluída e é altura de realmente iniciar e concluir as transações.

Há vinte anos, as equipas de compras e aprovisionamento dependiam mais de folhas de cálculo e de análises manuais, o que limitava os tipos e o volume de informações ao seu dispor. Atualmente, a tecnologia avançada e o software permitem que as partes interessadas ajam com maior inteligência e identifiquem oportunidades estratégicas que beneficiam o negócio como um todo. Neste artigo, vamos analisar ambas as atividades sob a perspetiva das práticas modernas.

O que é aquisição?

Aquisição tem como objetivo a obtenção e compra de bens e serviços para satisfazer necessidades empresariais tanto imediatas como a longo prazo. Os seus principais objetivos incluem otimizar a base de fornecimento, gerir os custos ao longo do ciclo de vida dos bens adquiridos e manter relações sólidas com fornecedores críticos. Os processos e tecnologias de aquisição mais eficientes automatizam a gestão de encomendas e concursos, integrando dados para ajudar a aumentar a eficiência, a transparência e a conformidade, ao mesmo tempo que apoiam os objetivos empresariais mais amplos.

Etapas básicas no processo de aquisição

Embora cada empresa tenha procedimentos operacionais únicos, o processo de aquisição geralmente inclui os seguintes passos:

• Identificação e validação de necessidades: Este processo começa com uma avaliação minuciosa das necessidades específicas dos vários departamentos da sua empresa, para garantir que os seus esforços de aquisição estejam devidamente alinhados tanto com os seus objetivos empresariais mais amplos como com as suas exigências operacionais.
• Pesquisa e seleção de fornecedores através de sourcing estratégico: As melhores práticas de sourcing estratégico são robustas e baseadas em dados. Envolvem um esforço de pesquisa organizado para identificar potenciais fornecedores e avaliá-los com base nos seus critérios principais (como valor, fiabilidade, ética e qualidade).
• Gestão de categorias: Isto envolve organizar os seus gastos em grupos distintos de produtos ou serviços para minimizar custos e riscos, garantindo que obtém o melhor valor em cada compra. Utiliza a análise de despesas para identificar oportunidades de poupança e otimizar as negociações com fornecedores.
• Negociações e gestão de contratos: Durante esta fase, irá negociar os termos que regem as suas transações com o seu fornecedor. Isto normalmente inclui preços, prazos de entrega, padrões de qualidade e formas de resolver quaisquer alterações ou disputas.
• Gestão e avaliação contínuas do relacionamento com fornecedores: Um processo de compras eficaz não termina com a assinatura do contrato, mas envolve uma avaliação e gestão contínuas das relações com os fornecedores. Para além de estabelecer normas, isto implica responder rapidamente a quaisquer problemas e definir consequências claras para o não cumprimento.

O que é a compra?

A compra é o componente mais transacional da aquisição, focado na obtenção dos bens e serviços essenciais para manter tudo a funcionar. Esta função envolve a interação direta com fornecedores para efetuar encomendas e gerir entregas e pagamentos. As equipas de compras mais eficazes também irão acompanhar de perto os fornecedores para garantir que obtêm os melhores preços e opções de fornecimento.

Etapas básicas no processo de compra

• Requisição e aprovação de compra: O ciclo começa com uma “requisição de compra”, um documento interno emitido por um departamento ou indivíduo, que deve ser posteriormente revisto e aprovado pelas partes interessadas designadas para garantir que o pedido está em conformidade com as restrições orçamentais e as necessidades do negócio.
• Seleção de fornecedor e colocação da encomenda: Após a aprovação, o departamento de compras solicita e avalia propostas ou orçamentos de fornecedores para determinar a melhor opção em termos de preço, qualidade, prazos de entrega e outros critérios. Em seguida, é emitida uma ordem de compra formal, estabelecendo um acordo contratual que especifica os parâmetros e condições acordados para a venda.
• Receção e reconciliação de bens/serviços: Após a entrega dos bens ou serviços, o departamento de compras inspeciona e verifica se tudo cumpre as especificações e os padrões de qualidade definidos no contrato—e comunica diretamente com o fornecedor para resolver quaisquer problemas ou discrepâncias.
• Processamento de pagamento: O passo final envolve o departamento de contas a pagar a processar o pagamento de acordo com os termos acordados, concluindo assim o ciclo de compras.

Aquisição vs. compra: Principais diferenças

Já discutimos algumas das formas gerais como a aquisição e a compra se inter-relacionam. Abaixo estão algumas das diferenças mais detalhadas entre estes dois termos frequentemente confundidos:

• Âmbito e foco

  • A aquisição inclui tudo, desde a identificação e validação das necessidades empresariais até à seleção de fornecedores, negociação de contratos e gestão de relações contínuas. O foco das compras está em maximizar o valor para a organização ao longo do tempo, não apenas em termos de poupança de custos, mas também na melhoria da qualidade dos produtos, na prestação de serviços, na satisfação dos clientes e na inovação dos fornecedores.
  • Em contraste, a compra é mais “no momento”. Envolve as atividades específicas de encomendar bens e serviços, recebê-los, inspecioná-los quanto à qualidade e exatidão, e processar os pagamentos. A aquisição centra-se principalmente na eficiência e eficácia do processo de compra, dando ênfase ao controlo de custos, cumprimento dos orçamentos e entrega atempada de bens e serviços.

• Duração do processo

  • A aquisição é um processo contínuo e cíclico que envolve planeamento e gestão a longo prazo. Requer avaliação contínua e adaptação para responder às necessidades empresariais em mudança e às condições do mercado.
  • A compra, por outro lado, é normalmente um processo mais curto e específico para uma determinada tarefa. O ciclo de compras conclui-se quando os bens ou serviços são recebidos e os fornecedores são pagos (embora as avaliações de desempenho e a análise de despesas possam influenciar decisões de compras futuras).

• Tomada de decisão

  • As compras englobam tanto a tomada de decisões como o fornecimento de informações e conhecimentos para informar essas decisões. Desde o último andar até ao chão de fábrica, as empresas confiam na inteligência das suas equipas de compras para as ajudar a tomar decisões rápidas e seguras que estejam alinhadas com os objetivos corporativos de custo, risco, sustentabilidade e conformidade.
  • O principal objetivo das equipas de compras é satisfazer as necessidades imediatas de forma eficiente, dentro das restrições orçamentais e de acordo com os "cinco direitos" das compras: a qualidade certa, a quantidade certa, o preço certo, o local certo e o momento certo.

• Relação com fornecedores

  • O aprovisionamento tem como objetivo construir relações com fornecedores que ofereçam vantagens competitivas ao longo do tempo e contribuam para o crescimento e sucesso mútuos. Esta gestão de relacionamento envolve avaliações regulares, colaboração em melhorias e esforços conjuntos de desenvolvimento.
  • Embora a aquisição integre definitivamente elementos de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM), normalmente vê estas relações através de uma perspetiva mais transacional e orientada para tarefas. A ênfase está em cumprir os termos do contrato em vez de desenvolver laços estratégicos mais profundos.

• Gestão de risco e conformidade

  • A área de compras geralmente adota uma perspetiva mais ampla e abrangente do risco, incluindo questões globais que podem causar interrupções na cadeia de abastecimento, uma variedade complexa de questões de conformidade e regulamentares, bem como alterações e eventos de mercado em geral. Incorpora avaliações de risco abrangentes e estratégias de mitigação nos processos de seleção e gestão de fornecedores.
  • E embora as compras possam abranger estas questões mais amplas, concentram-se principalmente nos riscos operacionais relacionados com a entrega, conformidade com as especificações e processos de pagamento. O objetivo é garantir que as operações do dia a dia sejam otimizadas – e não perturbadas – pelas atividades de compras.

O que é software de e-procurement e como pode ajudar?

O software de e-procurement é uma plataforma baseada na cloud ou instalada localmente que facilita o tratamento eletrónico de vários processos de aquisição. Isto inclui a automatização da aquisição, requisição, gestão de encomendas, processamento de faturas, gestão de fornecedores e muito mais. Ao integrar estes processos numa única plataforma unificada, o software de e-procurement oferece uma abordagem mais coesa e eficiente para gerir as tarefas de aquisição. Transforma digitalmente a aquisição num processo simplificado e orientado por dados, que resulta em inúmeros benefícios para o seu negócio:

• Eficiência de custos: Ao automatizar tarefas rotineiras de compras, como a emissão de ordens de compra e o processamento de faturas, pode minimizar os aspetos mais trabalhosos do processo de compras para obter resultados mais rápidos e precisos, reduzindo os custos administrativos. Além disso, o software de e-procurement geralmente oferece melhores ferramentas para gestão de orçamentos e acompanhamento de despesas, ajudando-o a manter-se dentro dos limites financeiros enquanto otimiza os seus gastos.
• Otimização de processos: Funcionalidades como ordens de compra eletrónicas, fluxos de aprovação automatizados e pagamentos eletrónicos integrados aceleram o processo de aquisição, reduzindo os tempos de ciclo desde a origem até ao pagamento, bem como o potencial de erros. Este aumento de eficiência não só lhe poupa tempo, como também melhora a produtividade das suas equipas.
• Visibilidade melhorada: Ao consolidar conjuntos de dados distintos (em vários sistemas) num painel abrangente, as soluções de e-procurement proporcionam às equipas uma visão mais aprofundada de todos os níveis da cadeia de abastecimento. Isto permite um acompanhamento de despesas mais preciso e uma análise orientada por IA em tempo real.
• Gestão de fornecedores: Os melhores sistemas incluem funcionalidades para gerir informações de fornecedores, acompanhar o desempenho dos fornecedores e promover melhores relações com os fornecedores. Através de uma plataforma centralizada e conectada, estas ferramentas permitem o acesso a dados de fornecedores sob demanda e uma melhor comunicação e colaboração com os seus fornecedores.
• Gestão de risco: A conformidade e a mitigação de riscos são reforçadas através da padronização de processos e do alinhamento com as regulamentações fiscais, governamentais e de sustentabilidade, tanto a nível local como global. Registos de auditoria robustos e visibilidade da cadeia de abastecimento em vários níveis apoiam ainda mais respostas proativas ao risco. Além disso, estes sistemas permitem-lhe monitorizar o desempenho dos fornecedores e manter registos detalhados, protegendo ainda mais o seu negócio de eventuais prejuízos.
• Apoio à decisão estratégica e ao sourcing: As soluções de procurement baseadas em IA apoiam iniciativas de sourcing estratégico, incluindo o planeamento das necessidades de materiais. Fornecem análises e informações detalhadas que podem ser utilizadas para tudo, desde a escolha dos fornecedores e produtos certos até à realização mais eficiente das atividades de aquisição.