Ir além dos métodos de aquisição transacionais

A aquisição evoluiu de uma compra transacional e registo de dados para uma disciplina de gestão multifacetada. Hoje, são necessárias competências tácticas, analíticas e interpessoais. A aquisição continua a ser o processo de pesquisar, selecionar, comprar, receber, inspecionar e aprovar o pagamento de todos os bens e serviços de que uma empresa necessita para operar. Desde matérias-primas e maquinaria até honorários de consultoria e mesas de conferência, este importante grupo está envolvido.

Para além das prioridades de contenção de custos, as compras desempenham um papel cada vez mais importante na estratégia de receitas de uma organização. Ao mesmo tempo, esta equipa ocupada tem as oportunidades e pressões adicionais de gerir uma cadeia de abastecimento global, juntamente com as expectativas dos clientes em relação à rapidez e transparência. Isto está a levar as empresas a procurar novas formas de simplificar processos e proteger os dados da empresa.

Definição e benefícios da contratação colaborativa

A aquisição colaborativa refere-se ao alinhamento estratégico e à integração das atividades de compras entre departamentos internos, fornecedores e parceiros externos. A abordagem pode aproveitar o poder de compra coletivo e ajudar as empresas a reduzir custos, melhorar a eficiência, aumentar a visibilidade e reforçar a conformidade.

Em vez de operarem isoladamente, os participantes partilham informações para simplificar o aprovisionamento, a contratação, as compras, a gestão de fornecedores e os pagamentos. No contexto dos sistemas de software de planeamento de recursos empresariais (ERP), a aquisição colaborativa pode ser integrada através de plataformas digitais como a SAP Business Network. Estas soluções nativas da cloud funcionam como um centro para ligar compradores e fornecedores em tempo real, automatizar transações e promover a colaboração. Isto resulta em menos fricção, mesmo que compradores, parceiros e fornecedores possam estar a operar com diferentes soluções de software e hardware.

Porque a contratação colaborativa já não é opcional

Os profissionais de compras estão pressionados entre a disponibilidade incerta de materiais e o custo de manter inventário extra devido ao aumento dos preços. No entanto, as equipas de compras têm de fazer tudo funcionar, mantendo-se em conformidade e dentro do orçamento. De repente, uma função historicamente operacional passa agora a impactar diretamente os resultados do negócio. Para terem sucesso, estão à procura de novas ferramentas e processos que ajudem as equipas internas a fazer mais a cada dia sem exceder o orçamento.

Os modelos tradicionais de aquisição têm dificuldade em acompanhar as perturbações globais, as mudanças regulatórias e o aumento das expectativas dos clientes. Caracterizam-se por processos manuais, ferramentas obsoletas e métodos de comunicação fragmentados.

Mesmo as organizações que utilizam sistemas ERP modernos baseados na cloud podem enfrentar dificuldades devido à falta de transparência nos processos e prazos dos seus fornecedores. O resultado é uma capacidade limitada de visualizar eficientemente o inventário e o estado das encomendas ou pagamentos, entre outras coisas.

Para colmatar esta lacuna, as equipas de compras em todo o mundo estão a expandir as suas soluções ERP para partilhar de forma segura com fornecedores e automatizar dados em plataformas cloud dedicadas à colaboração nas compras e a outras funções da cadeia de abastecimento. Isto aborda desafios comuns e oferece benefícios, tais como:

• Aumentar a visibilidade permitindo que todas as partes vejam o estado de cada transação.
• Redução dos tempos de ciclo através da automatização de encomendas, faturas e pagamentos.
• Melhorar as relações com fornecedores através de objetivos partilhados e acompanhamento de desempenho.
• Mitigar riscos através de colaboração proativa e planeamento de contingência.

Estas novas capacidades permitem que as equipas passem de operações transacionais para operações estratégicas, tornando a aquisição colaborativa não apenas benéfica, mas essencial.

Principais funções, processos e partes interessadas na colaboração em compras

Antes de comprometer o orçamento com uma solução de colaboração em compras, modificar fluxos de trabalho ou envolver o apoio da equipa de TI, é importante avaliar quem deverá estar envolvido e o calendário proposto.

A construção de um caso de negócio para a colaboração em compras é impulsionada por vários fatores: a empresa reconhece a necessidade de se modernizar, há um impulso para a faturação eletrónica visando a eficiência operacional, regulamentos fiscais exigem a faturação eletrónica e as poupanças a longo prazo podem ser reinvestidas noutra área do negócio.

A discussão e a introdução normalmente ocorrem após um projeto principal de migração para a cloud estar a funcionar sem problemas durante algum tempo. É útil pesquisar e apresentar KPIs positivos ao reunir-se com as partes interessadas para ilustrar o valor das recentes atualizações de modernização.

Para além do departamento de compras, isto pode incluir:

• Finanças que acompanha os gastos com aquisições, prevê orçamentos, assegura a conformidade financeira e apoia análises de custo-benefício.
• Jurídico e Conformidade que analisa contratos para quaisquer questões relacionadas com o cumprimento dos requisitos regulamentares e dos padrões de política interna.
• Gestão de Operações e Cadeia de Abastecimento que coordena a logística, o inventário, os detalhes de entrega e os métodos de aquisição.
• Analistas de TI e de sistemas para avaliar a solução mais adequada às necessidades da empresa e supervisionar a integração de dados com um fornecedor de plataforma de compras.

Ferramentas de colaboração em compras: Funcionalidades e ecossistema

As mais recentes ferramentas de colaboração em compras são arquiteturas baseadas na cloud, com APIs integradas, que suportam escalabilidade, interoperabilidade e troca de dados em tempo real. No entanto, as empresas que ainda utilizam ambientes locais ou híbridos também podem beneficiar destas ferramentas modernas através de middleware e conectores.

Embora as plataformas de aquisição sejam relativamente recentes, as capacidades que proporcionam estão a atrair a atenção dos profissionais de finanças e de gestão de fornecimentos. Por exemplo, a SAP Business Network apoia mais de três milhões de empresas a transacionar e colaborar entre si. Os utilizadores apreciam a automatização de processos que poupa tempo e valorizam o facto de a plataforma resolver problemas de compatibilidade e integração. Os participantes configuram os seus ambientes empresariais para enviar e receber dados com qualquer outra pessoa na rede, independentemente do sistema ERP que utilizem. Se os fornecedores ou prestadores de serviços de uma empresa ainda não estiverem na rede, podem ser enviados convites para aderirem facilmente—muitas vezes de forma gratuita.

Isto representa uma melhoria significativa em relação a processos mais antigos, como a troca eletrónica de dados (EDI) e o envio de folhas de cálculo por email. Embora o EDI permita que fornecedores e compradores troquem ordens de compra e faturas eletronicamente, a sua arquitetura rígida não possibilita a automatização da precisão nem a verificação de conformidade. Essas tarefas devem ser feitas manualmente tanto pelo remetente como pelo destinatário, o que acrescenta tempo e introduz a possibilidade de erros. Os sistemas EDI também não conseguem analisar os dados contidos nos documentos nem produzir relatórios informativos. As capacidades de aquisição colaborativa resolvem muitos destes pontos problemáticos.

Funcionalidades de valor acrescentado a procurar numa solução de colaboração em compras incluem:

• Partilha de documentos: Ative ordens de compra, faturas, pagamentos e confirmações eletrónicas automatizadas.
• Descoberta de rede: Procure novos fornecedores que cumpram determinados critérios ou classificações, publique necessidades de aquisição, receba propostas e muito mais.
• Portais de autoatendimento para fornecedores: Permitem que os fornecedores gerem os seus perfis, respondam a pedidos de cotação, convertam ordens de compra em faturas e submetam faturas, assim como acompanhem encomendas.
• Painéis de análise: Fornecem informações sobre os gastos, o desempenho dos fornecedores e a eficiência dos processos.
• Orquestração de fluxos de trabalho: Automatize aprovações, escalonamentos e gestão de exceções.
• Diretrizes de conformidade: Faça a correspondência entre ordens de compra e faturas, assegure que as encomendas e faturas cumprem os parâmetros e contratos do comprador, utilize fornecedores aprovados por país e cumpra os requisitos regulamentares.
• Integração com sistemas ERP: Assegure a consistência dos dados e elimine a maior parte da introdução manual de dados em ambientes ERP.

As plataformas de aquisição colaborativa permitem transações seguras, sem contacto, e coordenação em tempo real. Fazem parte de um ecossistema mais amplo que inclui redes de fornecimento, logística e inteligência de ativos—criando uma cadeia de abastecimento digital unificada.

Erros comuns na contratação colaborativa a evitar

Apesar dos muitos benefícios das plataformas de colaboração em compras, obter adesão ainda pode ser um desafio. Isto deve-se geralmente a várias razões: fadiga de transformação, timing, resistência dos fornecedores ou falta de dados sobre o retorno do investimento (ROI). Isto é compreensível, dado o número de equipas envolvidas, o planeamento técnico e o investimento inicial.

No entanto, gestores de compras experientes podem abordar estas preocupações educando as partes interessadas com exemplos concretos de dificuldades e resultados positivos. Exemplos incluem:

Falta de integração: Sistemas desconectados dificultam o fluxo de dados e a visibilidade.
Solução: Utilize uma plataforma nativa de ERP para garantir uma integração perfeita.

Participação limitada dos fornecedores: Os fornecedores podem ser lentos a adotar plataformas digitais.
Solução: Ofereça apoio na integração e realce os benefícios mútuos, como pagamentos mais rápidos e redução de erros. Podem descobrir que muitos dos seus fornecedores e clientes já estão na rede.

Riscos de segurança e conformidade: Partilhar dados entre organizações introduz vulnerabilidades.
Solução: Escolha uma plataforma com segurança robusta, registos de auditoria e certificações de conformidade.

Falta de visibilidade: Os sistemas discretos exigem processos de aquisição manuais e em várias etapas.
Solução: Permitir a coautoria de contratos, faturação eletrónica e acompanhamento de desempenho num sistema partilhado.

Custos adicionais: A liderança pode não estar inclinada a alocar orçamento adicional.
Solução: Execute um programa piloto e forneça estatísticas de ROI validadas para promover um maior investimento.

Se a liderança ainda não estiver convencida, relatórios de terceiros podem atenuar as suas hesitações. De acordo com o IDC Business Value White Paper, "O Valor Empresarial da SAP Business Network — para Organizações Compradoras,"¹ os clientes podem esperar retornos positivos de ROI sob a forma de:

• Maior rapidez no lançamento no mercado.
• Entrega mais rápida de produtos e encomendas.
• Integração de novos parceiros mais rápida.
• Entrega de documentos mais rápida.
• Aumento da utilização de ordens de compra eletrónicas.
• Redução nos tempos de ciclo de aprovação de faturas.
• Mais faturas processadas sem exceção.

Outros recursos de terceiros que podem ser úteis são a calculadora de valor empresarial da IDC² e o Documento Técnico de Valor Empresarial da IDC, "O Valor Empresarial da SAP Business Network — para Organizações Vendedoras."³ Assim que o compromisso estiver confirmado, é altura de criar um roteiro para passar de processos estabelecidos para fluxos de trabalho que poupam tempo.

Desenvolver um roteiro de colaboração para líderes de compras

Embora a integração de uma solução de colaboração em compras seja uma tarefa menor em comparação com uma migração para a cloud a nível empresarial, recomenda-se a elaboração de um roteiro estratégico para obter os melhores resultados. Este exercício permite que todas as partes reflitam sobre as suas necessidades, requisitos e expectativas. É também o momento adequado para planear quaisquer etapas de gestão de mudança ou formação. Os colaboradores ficam assim prontos para utilizar as novas ferramentas de colaboração de compras assim que estiverem disponíveis. Os passos sugeridos a considerar são:

1. Avaliar a maturidade atual: Avalie os processos de aquisição existentes, os sistemas e o envolvimento das partes interessadas. Com que é que a sua equipa mais tem dificuldade? Quais são os passos mais propensos a erros ou falhas de comunicação? O que é que a equipa não quer que seja alterado?
2. Defina os objetivos da colaboração: Alinhe com as prioridades do negócio, como poupança de custos, agilidade ou sustentabilidade. Quais são as suas prioridades? Como irá definir o sucesso? Faturação mais rápida? Menos erros? Uma cadeia de abastecimento mais resiliente?
3. Selecione a plataforma certa: Escolha ferramentas que integrem com o seu sistema ERP e apoiem as suas necessidades de colaboração. Algum fornecedor ou prestador de serviços já está a utilizar uma plataforma de compras? Se não for o caso, certifique-se de que possam aderir facilmente, para que a adoção seja mais provável.
4. Envolva as partes interessadas: Inclua os departamentos de compras, finanças, TI e fornecedores desde o início do processo para obter os seus contributos, esclarecer dúvidas e garantir o seu compromisso. Selecione a plataforma de compras que melhor responde às necessidades de todas as pessoas.
5. Teste piloto e itere: Comece com um pequeno grupo de fornecedores ou categorias, meça os resultados e aperfeiçoe. Por exemplo, se um fornecedor chave já estiver na rede que selecionar, integre com ele primeiro. Configure os fluxos de trabalho, forme a equipa e avalie as melhorias ao longo de um período definido, como, por exemplo, três meses.
6. Escalar e otimizar: Se os benefícios e o retorno do investimento forem convincentes, implemente para o restante dos seus parceiros, fornecedores e compradores. Expanda a colaboração para aperfeiçoar os processos, utilizando análises para impulsionar a melhoria contínua.

Comece hoje a explorar a colaboração em compras

Os dias dos processos de aquisição transacionais manuais e isolados estão a chegar ao fim com a ajuda de redes baseadas na cloud que permitem às empresas negociar com menos fricção. As equipas de compras que utilizam estas novas ferramentas podem mais facilmente:

• Descubra novos fornecedores e chegue rapidamente a acordos contratuais
• Responda mais rapidamente às mudanças nas circunstâncias da cadeia de abastecimento
• Obtenha melhor visibilidade de todas as etapas do processo de compra e venda
• Cumprir todas as normas e políticas internas e externas

Utilizar uma plataforma colaborativa de compras introduz visibilidade, eficiência e conformidade na sua cadeia de abastecimento. A solução certa está pronta quando precisar e existem muitas opções disponíveis para apoiar a transformação da sua empresa.