O que é um sistema de gestão de salários?

Um sistema de gestão de salários é utilizado para calcular os salários dos colaboradores, as horas trabalhadas, as deduções e a retenção de impostos por período de pagamento. Está frequentemente integrado de forma estreita com sistemas de controlo de assiduidade e pontualidade para garantir o pagamento correto das horas trabalhadas.

Uma organização pode gerir a folha de pagamento manualmente, utilizar software especializado ou subcontratar esta função a um fornecedor externo. Um sistema de gestão de salários é um componente central da gestão de capital humano (HCM).

Porque é importante a gestão de salários?

Um sistema de gestão de salários pode ajudar as empresas a reduzir a complexidade, gerir o risco e crescer de forma eficaz. Além disso, o software de processamento salarial avançado oferece às pessoas a oportunidade de gerar relatórios importantes, obter informações sobre tendências e integrar dados com sistemas interdepartamentais.

A gestão precisa da folha de pagamento é fundamental para departamentos como os recursos humanos (RH). Os recursos humanos e o departamento de salários precisam de acesso a informações sobre salários, benefícios e situação dos colaboradores para manterem os registos da empresa de forma precisa e garantirem o cumprimento das regulamentações fiscais e das leis laborais.

E cometer erros na conformidade pode ser dispendioso. Em 2023, o IRS aplicou aos empregadores dos EUA cerca de 8,5 mil milhões de dólares em multas civis por erros de cálculo ou falta de pagamentos, e em 2021 uma campanha de “nomear e envergonhar” e um processo judicial resultaram em milhões de libras em multas e custos de reparação para centenas de empregadores no Reino Unido. Mesmo pequenos erros podem levar a constrangimentos públicos, perda de credibilidade e baixa moral, razão pela qual é importante que as empresas façam uma gestão correta da folha de pagamento.

Quais são alguns métodos de gestão de salários?

Empresas de todas as dimensões precisam de gerir e manter uma folha de pagamento precisa para pagar aos colaboradores atempadamente e manter a conformidade. Existem diferentes opções, assim como benefícios e desvantagens em cada uma delas. Aqui estão os três principais métodos de gestão de salários:

1.     Gestão manual de salários

Este tipo de gestão de salários envolve a introdução manual de salários, deduções e impostos sobre salários numa folha de cálculo ou num software de contabilidade simples. Pequenas empresas e startups podem sentir-se tentadas a utilizar a gestão manual de salários para poupar custos. No entanto, este método é demorado e potencialmente vulnerável a ameaças de segurança, perda de dados e erro humano.

2.     Software de gestão de salários

Este tipo de software especializado encontra-se num computador ou na cloud e pode ajudar uma empresa a organizar e simplificar a automatização do processamento salarial. O software de gestão de salários é cada vez mais gerido na cloud, geralmente cobra uma taxa e baseia-se em subscrição. Pode ajudar as organizações a evitar erros dispendiosos na folha de pagamento, a manter-se atualizadas em relação às alterações de conformidade, a expandir-se para novas regiões à medida que as operações crescem para novas geografias e a manter os dados dos colaboradores organizados e seguros.

3.     Externalização da folha de pagamento

As empresas que não têm vontade ou recursos para gerir a gestão de salários internamente podem contratar um prestador de serviços externo para gerir este processo. Embora uma empresa terceirizada possa aliviar parte da carga administrativa, isto pode ser dispendioso e exige abrir mão de algum controlo direto do processo.

Quais são as fases do processo de gestão de salários?

A folha de pagamento tem etapas definidas que as organizações devem seguir para garantir que o sistema funcione corretamente e de forma eficiente, conforme pretendido. Afinal, um único erro pode resultar num atraso no pagamento do salário ou numa multa. Aqui estão as três principais fases da gestão de salários:

1. A fase pré-folha de pagamento

Envolve a recolha de dados essenciais dos colaboradores, como o estado de emprego, taxas horárias e de horas extraordinárias, salário, informação de controlo de tempo, quaisquer bónus, horas extraordinárias ou comissões, tempo de ausência remunerado ou licença, e deduções. As organizações também precisam garantir que o seu sistema de processamento salarial esteja configurado com os dados mais recentes, as políticas de trabalho e os regulamentos de conformidade.

2. A fase dos cálculos

Envolve calcular o salário bruto e depois aplicar as deduções para obter o salário líquido, ou seja, o valor que o colaborador recebe. É fundamental obter todas as aprovações internas necessárias para disponibilizar os fundos atempadamente e manter o processamento salarial dentro do prazo.

3. A fase pós-processamento salarial

Envolve a distribuição de salários aos colaboradores, o pagamento de contribuições para a segurança social e para a pensão, a manutenção de registos financeiros precisos e a entrega dos formulários e relatórios exigidos às entidades governamentais. Dependendo da localização da empresa, os empregadores terão de manter os registos dos colaboradores durante um determinado número de anos. Por exemplo, o IRS indica que as empresas nos EUA devem manter registos dos impostos sobre o emprego durante pelo menos quatro anos. As equipas internas devem também rever regularmente os processos internos para garantir a precisão e abordar quaisquer áreas que necessitem de melhorias.

Quais são as funções de um sistema de gestão de salários?

Aprofundando nos detalhes da gestão de salários, um sistema de processamento salarial moderno pode ajudar as empresas com o seguinte:

• Cálculo dos salários dos colaboradores: Automatize e calcule o salário bruto, as deduções e o salário líquido, garantindo o cumprimento das obrigações fiscais e da legislação laboral. Os impostos e deduções incluem impostos locais, estaduais, provinciais, regionais, federais ou nacionais, valores de benefícios de reforma ou de seguro de saúde, e quaisquer outras retenções do salário bruto.
• Processamento de impostos sobre salários: Calcule e entregue as deduções às entidades governamentais.
• Cumprir os requisitos de registo de salários: Manter relatórios fiscais trimestrais e anuais, bem como formulários de final de ano para colaboradores e trabalhadores contratados.
• Fornecimento de recibos de vencimento aos colaboradores: Disponibilize aos colaboradores um detalhamento dos seus rendimentos e deduções por período de pagamento e acumulado do ano, através de recibos em papel ou eletrónicos. Alguns sistemas de processamento salarial também permitem que os colaboradores optem por receber mensagens de e-mail ou SMS sobre os seus recibos de vencimento.

Quais são os benefícios de utilizar um software de gestão de salários?

Os sistemas de processamento salarial promovem uma maior eficiência e ajudam as empresas a poupar tempo em tarefas de recursos humanos demoradas. E com software de processamento salarial baseado na cloud e a sua interface acessível a partir de qualquer lugar, as equipas de processamento salarial têm ferramentas poderosas e reativas ao seu dispor. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

• Cálculos precisos: A automatização dos cálculos ajuda as empresas a evitar erros no processamento de salários, garantindo pagamentos pontuais e corretos.
• Assistência em conformidade: Quando novas leis são aprovadas ou as leis existentes são alteradas, o software de gestão de salários está muito melhor preparado para incorporar estas mudanças nas regulamentações, garantindo que as empresas se mantenham à frente de prazos críticos e evitem penalizações. Para empresas que operam em várias regiões e países, a folha de pagamento avançada baseada na cloud inclui capacidades de localização global para garantir a conformidade.
• Acesso aos formulários fiscais: Os colaboradores podem aceder facilmente aos seus formulários fiscais por conta própria, reduzindo a carga do departamento de Recursos Humanos.
• Opções de pagamento flexíveis: As pessoas colaboradoras podem escolher se querem receber o pagamento por depósito direto, cheque ou através de outra opção disponibilizada pela empresa.
• Registo detalhado: As equipas podem consolidar os detalhes da folha de pagamento com base em dados em tempo real e gerar relatórios personalizados com o simples pressionar de um botão. Utilizar a análise de dados de salários para identificar tendências e padrões ajuda os responsáveis de RH e os líderes da empresa a tomar melhores decisões empresariais.
• Autoatendimento do colaborador: Os colaboradores podem aceder aos seus recibos de vencimento, com um detalhamento dos pagamentos e deduções, aumentando a transparência.
• Redução de erros na folha de pagamento: O processamento da folha de pagamento baseado em software elimina a necessidade de introdução manual de dados e cálculos, bem como a possibilidade de erros associados.
• Alertas automáticos: Os administradores de salários podem ativar alertas no software para chamar a atenção para potenciais problemas e configurar lembretes de datas importantes, prazos e atualizações de conformidade.

Como escolher um sistema de gestão de salários

Quando se trata de escolher o sistema de gestão de salários adequado, é essencial que os decisores empresariais avaliem as suas necessidades e desejos antes de selecionar um sistema. Depois de determinarem quanto podem gastar e quais são as características indispensáveis, podem abordar as seguintes questões:

1. Qual é a reputação e o nível de experiência do fornecedor?

Consulte sites de avaliações, leia experiências de clientes e estudos de caso, e analise os prós e contras de um fornecedor. Além disso, inscreva-se para uma demonstração ao vivo ou experimente uma versão de teste gratuita para experimentar o software antes de tomar uma decisão.

2. Quão seguro é o sistema?

Descubra se o fornecedor utiliza encriptação, cumpre os regulamentos de proteção de dados e oferece acesso de utilizador personalizável. Saiba mais sobre os processos de cópia de segurança e recuperação de dados também.

3. O fornecedor oferece suporte aos países e territórios onde a atividade empresarial é realizada?

Descubra o nível de localização disponibilizado para os locais onde a empresa opera ou planeia expandir-se. Isto inclui suporte para idioma, moeda, data e fuso horário, e vai muito mais além, abrangendo campos específicos, cálculos e relatórios que podem ser diferentes em cada país.

4. O fornecedor ajuda as empresas a manterem-se em conformidade com as regulamentações em constante mudança?

Verifique se o fornecedor acompanha as regulamentações legais que afetam o processamento salarial e fornece atualizações atempadas para ajudar na conformidade. Além disso, verifique se um fornecedor suporta os relatórios necessários para apresentar junto de várias entidades, e para que países e territórios.

5. O software integra-se com outros sistemas?

Procure um fornecedor que ofereça integração com sistemas existentes, como software HCM para manter as informações essenciais consistentes, evitar a duplicação de introdução de dados e prevenir potenciais erros. Um sistema de processamento salarial que disponibiliza acesso por API pode permitir que as organizações personalizem a sua plataforma e a conectem com outras ferramentas, mas isto também implica a necessidade de garantir que estas integrações se mantenham atualizadas com quaisquer alterações efetuadas em todos os sistemas conectados.

6. Quais são as capacidades de geração de relatórios?

Saiba que tipos de relatórios um prestador pode gerar, como uma análise das contribuições para a reforma ou da responsabilidade fiscal sobre salários. Além disso, verifique se existem funcionalidades analíticas para ajudar na previsão e na tomada de decisões.

7. O custo enquadra-se nos orçamentos ou no crescimento esperado?

Determine o número de licenças necessárias e os custos totais, desde as taxas iniciais até às recorrentes. Descubra se a plataforma pode escalar à medida que o negócio cresce em dimensão e complexidade. Equilibre esses custos com os potenciais custos de processamento incorreto de salários ou de não conformidade com as regulamentações legais.

Casos de uso de gestão de salários por setor

Aqui estão exemplos de empresas em três setores que implementaram sistemas baseados na cloud e melhoraram com sucesso as suas operações de RH e processamento salarial.

Imobiliário

Após expandir de 450 para 670 colaboradores em dois anos, um dos maiores grupos imobiliários da Austrália precisava de um melhor apoio às equipas e de maior eficiência operacional. Saiba como uma plataforma de RH consolidada, com processamento salarial integrado no núcleo, ajudou esta organização com precisão, rapidez e conformidade. Leia a história do Grupo GPT.

Desporto e entretenimento

Uma grande empresa de desporto e entretenimento queria melhorar a experiência dos colaboradores e a tomada de decisões no local de trabalho. Saiba como ter uma única fonte de dados ajudou esta organização a automatizar processos de RH, reduzir o tempo de processamento de integração, simplificar as operações de processamento salarial e tomar decisões mais informadas sobre a força de trabalho. Leia a história da Sharks Sports & Entertainment.

Bens de consumo

Uma das maiores empresas alimentares do mundo precisava de atualizar os seus processos para melhorar a experiência e a cultura dos colaboradores. Saiba como um sistema de gestão de salários na cloud ajudou esta organização a oferecer aos trabalhadores no Médio Oriente acesso a ferramentas de autoatendimento e outros dados através do smartphone. Leia a história da BRF.

Explore sistemas de gestão de salários

Empresas de todos os tamanhos focadas no crescimento podem beneficiar de processos aprimorados e de uma gestão de salários melhorada. Aqui está uma lista de verificação de RH e salários útil para as empresas garantirem que a sua organização está preparada para apoiar os objetivos do negócio, enfrentar desafios futuros e responder às necessidades dos colaboradores.

Saiba como o SAP SuccessFactors Employee Central Payroll pode ajudar as empresas a simplificar os processos de processamento salarial para a sua força de trabalho global. Realize o processamento de salários com confiança, cumprindo as regulamentações específicas do país e da região, de forma atempada, segura e eficiente.