Definição de otimização de inventário

A otimização de inventário é a prática de manter o inventário adequado para satisfazer a sua procura e proteger contra interrupções inesperadas, evitando ao mesmo tempo excedentes desnecessários. No seu melhor, a otimização de inventário é uma prática ágil que não só responde rapidamente ao risco e à oportunidade, como também tem a capacidade de os prever e de se preparar para eles.

A otimização de inventário é mais crucial do que nunca

A otimização de inventário continua a ser um dos aspetos mais desafiantes da gestão da cadeia de abastecimento, vulnerável a inúmeras forças externas — desde tendências sociais e mudanças económicas a eventos meteorológicos, dinâmicas geopolíticas e pressão competitiva. Os últimos anos mostraram como estas disrupções na cadeia de abastecimento podem rapidamente pôr em causa os métodos tradicionais de planeamento, salientando a necessidade de estratégias de inventário mais ágeis, baseadas em dados e resilientes.

Além disso, o aumento das expectativas de entregas no mesmo dia e no dia seguinte mudou fundamentalmente a forma como as empresas gerem o inventário. Em vez de dependerem de alguns armazéns centralizados, as empresas operam agora redes de distribuição com múltiplas localizações que exigem maior rapidez, precisão e visibilidade em tempo real. Com a crescente concorrência online e a mudança nas lealdades dos clientes, as organizações devem equilibrar os níveis de serviço com margens mais reduzidas e maior incerteza.

As empresas que utilizam abordagens modernas de gestão de inventário—recorrendo a previsões baseadas em IA, planeamento de cenários e automação inteligente para posicionar o stock mais próximo dos clientes—podem reduzir os custos de armazenagem, proteger os níveis de serviço e responder rapidamente à volatilidade do mercado.

A diferença entre gestão de inventário e otimização de inventário

Gestão de inventário e otimização de inventário são ambas parte da prática e categoria ampla de controlo de inventário.

Gestão de inventário refere-se ao objetivo de definir metas elevadas de produtividade e eficiência para todas as operações de inventário. As tecnologias modernas de negócios e planeamento da cadeia de abastecimento apoiam estes processos, proporcionando aos gestores da cadeia de abastecimento uma maior visibilidade sobre todos os elos da cadeia. A Internet das Coisas (IoT) e os dispositivos e ativos conectados à cloud podem ser automatizados para uma maior eficiência na produção. Os processos de produção, armazém e logística também alcançam maior eficiência através da aplicação de tecnologias inteligentes como inteligência artificial (IA), aprendizagem automática, robótica e automação de processos robóticos.

Otimização de inventário é um subconjunto da gestão de inventário que se refere mais especificamente às margens de lucro e à minimização de perdas. Manter inventário excedente causa perdas e desperdício. Ocupa espaço, torna-se obsoleto e muitas vezes não é vendido ou tem de ser vendido a preços reduzidos. Por outro lado, como vimos durante a pandemia, as faltas de stock e a procura inesperada são o reverso da moeda do inventário, onde os custos surgem sob a forma de perda de lucro potencial e danos para a marca. Portanto, o objetivo da otimização de inventário é prever da melhor forma possível a procura e maximizar o retorno financeiro do inventário para a empresa.

Os diferentes tipos de inventário

Do ponto de vista do consumidor, o inventário consiste principalmente em produtos acabados. Mas, para uma empresa, o inventário é tudo o que precisa manter em stock, conservar e reabastecer. Se uma empresa produz sopa, então o “inventário” pode ser qualquer coisa, desde as sementes usadas para cultivar os tomates, até ao combustível nos camiões de entrega da empresa que levam a sopa ao supermercado. Olhar para a gestão de inventário de uma forma mais holística permite uma maior compreensão da sua complexidade.

Existem quatro tipos básicos de inventário:

1. Matérias-primas: Todo o inventário que acaba por fazer parte do produto final.
2. Trabalho em curso (WIP): Como o nome indica, este é todo o inventário que está atualmente a ser preparado e embalado. Esta é uma fase cara e arriscada, por isso podem ser aplicadas soluções de otimização de inventário para ajudar a encontrar os processos mais eficazes em termos de custo e tempo.
3. Produtos acabados: O significado mais comum de inventário, no seu estado embalado e pronto para venda.
4. Manutenção, reparação e fornecimentos operacionais (MRO): Todo o inventário necessário para a fabricação, produção e entrega dos itens. A otimização de inventário é aplicada para equilibrar da melhor forma o excedente e a escassez destes itens que não são destinados ao consumidor.

Os desafios da otimização tradicional de inventário

Desde que existem cadeias de abastecimento e armazéns, um dos maiores desafios para alcançar a otimização de inventário tem sido o equilíbrio entre “o suficiente” e “não em excesso.” A previsão de procura tem sido tradicionalmente uma prática retrospetiva. Embora os especialistas em otimização de inventário e previsão de procura sejam muito competentes, há um limite para o que a análise e a previsão humanas podem alcançar. Portanto, as cadeias de abastecimento lineares que funcionam com sistemas legados estarão sempre vulneráveis, independentemente da quantidade de especialização aplicada. Alguns dos desafios mais comuns incluem:

• Sistemas legados que não conseguem recolher nem gerir big data: Tecnologias manuais e não conectadas não conseguem lidar com volumes de dados díspares e não estruturados. É a partir destes dados—através da aplicação de tecnologias inteligentes como IA, aprendizagem automática e análises avançadas—que se alcança uma das maiores precisões, desde a previsão de riscos até a previsão de procura.
• Exigências dos clientes em rápida evolução: Todos os anos, a procura dos consumidores por entregas rápidas e produtos personalizados está a crescer. Além disso, os ciclos de vida dos produtos são mais curtos do que nunca. É caro para as empresas expandirem as suas redes de logística e cadeias de abastecimento para satisfazer estas exigências, por isso está a ser exigida uma maior precisão na otimização de inventário.
• Aumento da concorrência: Uma implicação da Indústria 4.0 e das tecnologias inteligentes e conectadas de cadeia de abastecimento é que as empresas podem ser criadas e crescer mais rapidamente do que nunca—tudo gerido a partir de um centro central. Isto levou a um nível de concorrência e escolha do consumidor sem precedentes. As soluções de otimização de inventário são cada vez mais procuradas para ajudar a proporcionar uma vantagem competitiva.
• Eventos meteorológicos e desastres naturais: Todos os anos, estamos a assistir a tempestades mais debilitantes e incêndios florestais mais destrutivos. Obviamente, não existe uma forma de prever com precisão tais eventos, mas com o uso de análises avançadas e soluções ligadas à cloud, os gestores de inventário podem dar a si próprios uma oportunidade de sucesso durante os períodos resultantes de procura instável.

Processos de previsão para otimização de inventário

Existe uma ampla variedade de desafios de otimização de inventário de empresa para empresa. Para determinados produtos sazonais ou B2B, o processo pode ser bastante simples, enquanto grandes retalhistas, por exemplo, podem ter centenas ou milhares de SKUs e um mercado e base de clientes altamente voláteis.

As práticas fundamentais que sustentam a otimização de inventário não mudaram há décadas—ou até séculos. Mas, o que mudou foram as soluções de software que complementam estes processos e os especialistas que os executam. Mas mesmo os sistemas digitais mais sofisticados ainda se baseiam em muitos dos protocolos e fórmulas tradicionais e familiares de otimização de inventário:

• A análise ABC permite identificar os produtos mais e menos populares, bem como aqueles que são mais e menos rentáveis. Isto tem sido tradicionalmente realizado através da análise de dados de vendas passadas. Mas, com análises avançadas e tecnologias inteligentes, é agora possível prever melhor as tendências e antecipar as necessidades crescentes e decrescentes de inventário antes que aconteçam.
• A previsão de procura com análise preditiva ajuda a antecipar a procura dos clientes. Também é utilizado para ajudar a prever tendências ou riscos. Mais uma vez, onde este era tradicionalmente um processo mais retrógrado, o software de gestão de inventário permite agora que os gestores da cadeia de abastecimento minimizem o risco de faltas e desperdícios, e prevejam a procura com maior precisão.
• Planeamento das necessidades de materiais é um sistema que gere o planeamento, a programação e o controlo de inventário para a produção. Cada vez mais, os sistemas MRP legados estão a ser substituídos por sistemas integrados de planeamento empresarial e sistemas MRP orientados pela procura (DDMRP) que oferecem maior precisão e resiliência.
• A fórmula do ponto de reposição reflete a quantidade mínima de stock antes de ser necessário fazer uma nova encomenda. Tradicionalmente, este tem sido um processo complicado porque varia de produto para produto — mesmo entre produtos muito semelhantes. Por exemplo, meias brancas e meias pretas podem ter um ponto de reposição diferente. As tecnologias de otimização de inventário podem manter os níveis de inventário, mesmo os mais complexos e distribuídos por várias localizações, precisos e visíveis—em todo o lado e em tempo real.
• A gestão de inventário perpétuo é particularmente relevante para bens de consumo de rápida rotatividade (FMCG), onde os produtos circulam a uma velocidade impressionante. Com tecnologias inteligentes, os processos de gestão de inventário perpétuo podem ser totalmente automatizados em todos os pontos de contacto de compra omnicanal. E a aprendizagem automática pode ajudar estas ferramentas a tornarem-se mais inteligentes e precisas ao longo do tempo, monitorizando até notícias, tendências e relatórios meteorológicos para fornecer informações em tempo real e relatórios de estado de stock.
• Stock de segurança e reservas de inventário é o processo de garantir que existam reservas de inventário realistas para situações inesperadas. Desde o início das cadeias de abastecimento, este tem sido um desafio fundamental, pois tanto as faltas como o desperdício conduzem a uma perda de rendimento. As soluções modernas de software para cadeias de abastecimento trazem rapidez, conectividade e funções avançadas de análise de dados ao processo de gestão de inventário. Isto permite que as empresas otimizem as suas margens de segurança com uma precisão impressionante.

Sistemas de otimização de inventário: Benefícios e resultados

Historicamente, os benefícios de pequenas melhorias na otimização estratégica de inventário podiam ser percebidos na redução de custos e em melhores margens de lucro. Com a aplicação de processos de negócio integrados e software de gestão de inventário, estes benefícios tornam-se mais robustos e mensuráveis—e só melhoram com o tempo à medida que o software aprende e se adapta.

• Maior visibilidade em toda a empresa: A transparência acrescida proporcionada pelo software de otimização de inventário estende-se desde as vendas, marketing e contabilidade até aos fornecedores de matérias-primas e até mesmo parceiros globais, ativos e despesas. A conectividade com a cloud permite que todas as equipas envolvidas na cadeia de abastecimento trabalhem em conjunto em tempo real.
• Previsão de procura e capacidades preditivas melhoradas: As tecnologias inteligentes podem processar dados complexos de fontes internas e externas à empresa—e fornecer previsões e informações precisas. Quando as tecnologias da cadeia de abastecimento são alimentadas por IA e aprendizagem automática, a análise preditiva e a previsão de procura tornam-se mais precisas e informativas.
• Resultados de otimização mais sofisticados: Com sistemas inteligentes capazes de analisar conjuntos de dados complexos e diversificados, os gestores de inventário podem ver não só quais produtos são mais rentáveis, mas também, por exemplo, quais localizações são melhores para cada SKU e que combinações de produtos vendem melhor em diferentes alturas do ano.
• Escalabilidade: As empresas devem aumentar rapidamente a sua escala por vários motivos, incluindo sucesso e crescimento geral, eventos inesperados ou sazonalidade. Software inteligente e bases de dados modernas são infinitamente escaláveis e podem aumentar e otimizar operações a nível global.

Ir além das expectativas com a otimização de inventário multi-nível (MEIO)

As cadeias de abastecimento complexas (especialmente as globais) beneficiam das soluções MEIO, que se baseiam nos princípios da otimização tradicional de inventário, mas utilizam tecnologias modernas de cadeia de abastecimento e de cloud para obter uma visão mais centralizada e em tempo real das operações globais. Uma solução MEIO eficaz recomenda os níveis ótimos de inventário em cada elo — ou escalão — da cadeia de abastecimento, otimizando simultaneamente o equilíbrio de inventário entre vários locais.

Com uma abordagem MEIO, os fabricantes podem analisar previsões de procura com uma visão de ponta a ponta da cadeia de abastecimento. E à medida que as empresas lidam com as expectativas dos consumidores de entregas rápidas e fáceis e devoluções convenientes, as soluções MEIO ajudam-nas a gerir inventários mais pequenos e distribuídos geograficamente, como é exigido atualmente.

Comece a utilizar as melhores práticas de planeamento de inventário

As tecnologias modernas e as soluções inteligentes podem trazer enormes benefícios para todas as áreas da gestão da cadeia de abastecimento, mas, no final, são as práticas e as pessoas que gerem um negócio. A conectividade com a cloud ajuda-o a ligar-se às suas equipas e parceiros da cadeia de abastecimento em todo o mundo, por isso aproveite essa visibilidade para partilhar e recompensar boas práticas e estratégias eficientes de planeamento de inventário.

1. Utilize técnicas robustas de previsão de procura. A previsão de procura é um fator fundamental para informar como as empresas definem estratégias de gestão de inventário e outros processos, como a compra de recursos, logística de entrada, produção, planeamento financeiro e avaliação de riscos.

2. Faça do seu orçamento de inventário uma prioridade para o 1.º trimestre. Todas as empresas têm ciclos e mudanças ao longo do ano. Ao estabelecer um orçamento de inventário trimestre a trimestre, os planeadores da cadeia de abastecimento podem definir objetivos e KPIs mais realistas e alcançáveis.

3. Implementar sistemas padrão de revisão de inventário. Os sistemas de revisão podem ser personalizados para diferentes tipos de inventário e ajudam a melhorar a eficiência e a simplificar os fluxos de trabalho. Não é incomum que organizações complexas utilizem diferentes sistemas dentro do seu negócio. O principal é ter consistência e estabelecer um plano. Existem dois tipos principais de sistemas de revisão de inventário:

   • Sistema de revisão contínua: Neste modelo, as mesmas quantidades de itens são encomendadas em cada ciclo e os gestores de inventário devem monitorizar continuamente os níveis de inventário e repor os stocks sempre que a quantidade de um item descer abaixo de um nível definido.
   • Revisão periódica: Neste modelo, os gestores de inventário encomendam produtos sempre na mesma altura em cada ciclo de negócios. No final do ciclo, o stock necessário é encomendado com base nos níveis de qualidade nesse momento. Este sistema não utiliza níveis de reposição fixos e é mais eficiente para produtos de rotação mais lenta.

4. Ouça os seus clientes. Muitas empresas só ouvem as vozes mais ruidosas e acabam por tomar decisões com base no feedback mais barulhento. As melhores soluções de software de gestão de inventário serão capazes de recolher e analisar regularmente dados de todos os seus clientes e compradores, oferecendo informações e recomendações – em tempo real – sobre esses dados. Isto ajuda nos esforços de otimização de inventário, garantindo que as decisões de gestão de inventário sejam informadas e baseadas em dados.

5. Utilize princípios just-in-time (JIT) e sob demanda. Ciclos de vida de produtos mais curtos do que nunca e uma crescente procura dos consumidores por rapidez e personalização significam que a otimização de inventário deve ser dinâmica e ágil. Tecnologias como a impressão 3D e a automação robótica permitem que as empresas mantenham inventários virtuais. A fabricação e logística da cadeia de abastecimento operam cada vez mais através de redes de fornecedores e prestadores de serviços sob demanda. Com software inteligente, os gestores de inventário podem tomar decisões de otimização de inventário em tempo real, com confiança de que os dados os apoiam.

Próximos passos para um melhor planeamento e otimização de inventário

Tal como em qualquer transformação empresarial, é importante estabelecer uma boa comunicação entre a sua equipa de otimização de inventário e cadeia de abastecimento. Comece por eliminar silos, desenvolvendo estratégias sólidas de gestão da mudança e de comunicação, e conversando com os líderes das suas equipas. Dentro da sua força de trabalho existe uma mina de ouro de informações sobre riscos e oportunidades atuais, que podem ser aproveitadas para estabelecer estratégias acionáveis de planeamento e otimização de inventário. Os fornecedores de software também podem ajudar a desenvolver um plano para iniciar a sua jornada de otimização de inventário.