Definição de gestão de inventário

A gestão de inventário é o processo que as empresas utilizam para supervisionar cada etapa do ciclo de vida do produto—desde as matérias-primas na fábrica, aos produtos acabados no armazém, até aos produtos embalados no ponto de venda Os seus objetivos são superar a variabilidade da cadeia logística, cumprir os níveis de serviço ao cliente desejados ao menor custo razoável e manter apenas a quantidade certa de stock disponível.

O que é o inventário?

O primeiro passo para compreender a gestão de inventário é perceber o que é o inventário. Os consumidores tendem a pensar no inventário como produtos acabados. Mas, para uma empresa, o inventário é tudo aquilo que precisa de ser reabastecido. Se uma empresa fizer sopa, o seu inventário pode incluir desde tomates a latas de embalagem, até ao combustível nos camiões de entrega que levam a sopa à mercearia.

Geralmente, existem quatro tipos de inventário:

1. Matérias-primas e componentes: todos os artigos que acabam por fazer parte do produto acabado. No exemplo da sopa, isto iria incluir todos os ingredientes para cada parte da receita, incluindo a farinha que entra nas massas e as especiarias que finalizam o caldo.

2. Trabalho em curso: tal como o nome indica, este é todo o inventário que está atualmente a ser preparado e embalado. Aplicar a otimização do inventário nesta fase ajuda a definir os processos mais eficazes em termos de custo e tempo.

3. Produtos acabados: os produtos finais do processo de produção que estão prontos para serem distribuídos a revendedores ou entregues a clientes. Estes artigos estão totalmente montados, embalados, rotulados e verificados quanto aos padrões de qualidade, estando prontos para utilização.

4. Materiais de manutenção, reparação e funcionamento (MRO): todos os materiais de apoio necessários na produção e entrega de artigos, mas que não são incluídos como parte do produto final em si. Numa fábrica de produção, isto incluiria artigos mantidos em stock, como lubrificantes, ferramentas, peças de substituição ou produtos de limpeza utilizados para a manutenção de máquinas.

Embora estes sejam os tipos de inventário mais comuns, algumas empresas poderão ter muitas mais subcategorias, dependendo do seu tipo específico de operação.

Por que é importante a gestão de inventário?

Em termos simples, a meta da gestão de inventário é encontrar um equilíbrio entre o fornecimento de inventário de uma empresa e a procura dos compradores por esse inventário. Embora o inventário possa ser um dos maiores ativos de uma empresa, também pode constituir um passivo significativo. Isto porque o inventário tem custos e, sem uma gestão adequada, pode tornar-se desequilibrado, imobilizando os recursos financeiros de uma empresa em excesso de stock ou esgotando a receita devido à perda de vendas por falhas de stock.

Uma gestão de inventário eficaz ajuda a prevenir as muitas despesas e potenciais perigos associados ao excesso de stock, tais como:

• Armazenamento

• Deterioração ou roubo

• Questões de resíduos e sustentabilidade

• Procura/valor em declínio

• Implicações fiscais

Uma gestão de inventário eficaz também ajuda as empresas a evitar as consequências do problema oposto—não ter inventário suficiente:

• Linhas de produção paradas

• Períodos de produção e entrega perdidos

• Perda de lealdade dos clientes, reputação e quota de mercado

• Menos lucros

Mas decidir o que e quando encomendar não é uma questão simples, independentemente do tamanho da empresa. Isso deve-se ao facto de a gestão de inventário ser um processo complexo—que envolve elementos de finanças, operações, orçamento e planeamento, cadeia logística e logística.

Passos na gestão de inventário

O nível de complexidade envolvido na gestão de inventário varia muito consoante a dimensão e a natureza da empresa. Por exemplo, uma pequena operação que produz apenas alguns produtos ou que produz produtos que não exigem muitos componentes ou ingredientes terá processos mais simplificados e uma cadeia logística menos complicada para gerir. Por outro lado, uma grande empresa que produz vários produtos diferentes ou altamente complexos terá muitos processos que se interligam, bem como uma cadeia logística com várias camadas.

No entanto, todos os processos de gestão de inventário partilham alguns passos fundamentais:

1. Planeamento e encomenda: encomendar os produtos, as matérias-primas ou os componentes certos no momento certo requer muitos dados. Tudo começa por compreender a procura do produto através das previsões de marketing e vendas, considerando alterações sazonais, e avaliando fatores económicos.

2. Entrega: as mercadorias são entregues nas instalações da empresa. Para fabricantes, isto significa receber matérias-primas e subcomponentes. Para distribuidores grossistas e retalhistas, isto significa receber produtos acabados prontos a serem vendidos aos clientes.

3. Revisão e armazenamento: o inventário é normalmente catalogado num sistema de gestão de armazéns para facilitar o acompanhamento utilizando unidades de manutenção de stock (SKUs) e códigos universais de produtos (UPCs). Organizar a área de armazenamento logicamente, como dispor localizações dos produtos segundo um padrão e rotular cada zona e prateleira, facilita a ordenação, localização e gestão dos produtos. Um sistema organizado assegura que o inventário mais antigo é utilizado primeiro para evitar que fique desgastado ou deteriorado. As soluções avançadas de gestão de armazéns também podem identificar espaço disponível e como o utilizar da melhor forma.

4. Venda: quando um distribuidor ou cliente final faz uma encomenda, o processo de cumprimento é iniciado, verificando a disponibilidade do stock, selecionando produtos através de SKUs e preparando os artigos para entrega. Os fluxos de trabalho de embalagem e expedição são essenciais para uma entrega atempada. O acompanhamento do processo de expedição permite atualizações do estado da encomenda que melhoram a satisfação do cliente.

5. Relatórios e auditoria: os registos precisos acompanham o inventário em cada etapa, desde a chegada ao armazenamento, manuseio e entrega. Auditorias regulares, seja manualmente ou através de sistemas automatizados como digitalizadores de códigos de barras, asseguram que as contagens físicas correspondem aos registos, ajudando a identificar discrepâncias.

6. Reposição: as empresas podem definir pontos de reposição para acionar o reabastecimento quando o inventário atinge determinadas métricas, como níveis de stock, taxas de rotatividade ou tempos de ciclo. Com base na procura ou no tipo de artigo, podem utilizar calendários de reabastecimento periódico ou táticas de reabastecimento complementar para ajustar os níveis de stock com base na procura

Tipos de gestão de inventário

Diferentes empresas têm diferentes tipos de produto, níveis de procura e complexidades da cadeia logística. Não existe uma única técnica de gestão de inventário que funcione melhor para todas as empresas ou mesmo para todos os artigos no inventário de uma empresa—na verdade, existe mais de uma dezena de abordagens possíveis e, frequentemente, são combinados vários métodos.

No entanto, estes são os seis métodos mais comuns para gerir o inventário:

• Segmentação: dá prioridade aos esforços de gestão de inventário com base no valor e na criticidade dos artigos.
  
  Um tipo de segmentação frequentemente utilizado é a análise ABC, onde:

  • Os artigos “A” representam normalmente artigos de alto valor e baixa quantidade, que contribuem mais para a receita, mas exigem controlo rigoroso e monitorização frequente.
  • Os artigos “B” têm valor moderado e necessidades de controlo moderadas.
  • Os artigos “C” são artigos de baixo valor e grande quantidade que requerem controlo mínimo.

• Gestão de inventário Just-in-time (JIT): encomenda mercadorias apenas quando são necessárias. Este método requer previsão de procura precisa e relações fiáveis com os fornecedores para garantir uma entrega atempada.

• Stock de segurança: mantém quantidades de reserva de artigos disponíveis para emergências, perturbações da cadeia logística ou aumentos inesperados na procura. Se o JIT é a abordagem 'just-in-time', então o stock de segurança é a abordagem 'just-in-case', embora aumente os custos de manutenção.

• Quantidade económica de encomenda (EOQ): calcula a quantidade de encomenda mais eficiente utilizando fatores como variabilidade da procura, tempo de entrega de encomendas e custos de manutenção.

• Primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO): vende primeiro o inventário mais antigo porque o custo de mercadoria vendida reflete com precisão os preços atuais do mercado.

• Último a entrar, primeiro a sair (LIFO): vende primeiro os artigos produzidos mais recentemente, assumindo que, em períodos de aumento de preços, estes terão custos de produção/mercadoria vendida mais elevados e ajudarão a reduzir o rendimento tributável.

8 benefícios empresariais da gestão de inventário

Para acompanhar as exigências dos clientes em constante mudança, as empresas devem ter uma visão precisa do seu inventário. Embora a implementação da gestão de inventário exija tempo, esforço e investimento financeiro em processos e infraestrutura, é essencial para o sucesso da empresa.

Aqui estão oito benefícios empresariais de dar prioridade à gestão de inventário:

1. Aumento da receita: garantir que os produtos certos estão disponíveis no momento e local certos para responder rapidamente à procura dos clientes pode aumentar as vendas e a receita.

2. Custos reduzidos: minimizar o excesso de inventário através de um acompanhamento preciso e da previsão da procura reduz os custos de manutenção associados ao armazenamento, ao manuseio e à obsolescência.

3. Melhor apoio ao cliente: ter os produtos certos disponíveis quando os clientes precisam aumenta a satisfação, a lealdade e a reputação da marca.

4. Maior eficiência e produtividade: tirar partido das ferramentas automatizadas para o acompanhamento e a gestão melhora significativamente a eficiência, reduz os erros manuais e aumenta a produtividade global dentro da organização.

5. Maior fluxo de caixa: a análise dos níveis de inventário melhora a gestão do fluxo de caixa, garantindo que o capital operacional não fique preso em inventário estagnado.

6. Precisão das previsões: a adoção de técnicas de gestão de inventário eficazes aperfeiçoa a precisão das previsões de procura, para que as empresas possam antecipar as tendências do mercado e planear os níveis de inventário de forma mais eficaz.

7. Mitigação do risco: antecipar os desafios, como variações sazonais, interrupções da cadeia logística e flutuações do mercado, mitiga riscos e mantém a estabilidade operacional.

8. Redução do desperdício: a redução do número de produtos que ficam obsoletos, fora de validade ou danificados reduz o desperdício, melhora os esforços de sustentabilidade e aumenta a rentabilidade geral. A implementação de estratégias como FIFO ajuda a otimizar a rotação do inventário.

O que é um sistema de gestão de inventário?

Com tantos fatores envolvidos, a gestão do inventário pode ser uma tarefa avassaladora sem a ajuda da tecnologia. Felizmente, os sistemas de gestão de inventário evoluíram bastante desde os seus humildes começos como folhas de cálculo que controlavam manualmente as mercadorias nos armazéns.

As soluções atuais de gestão de inventário podem variar desde produtos específicos independentes para pequenas e médias organizações até plataformas empresariais complexas de software como um serviço (SaaS) que se integram com sistemas de toda a empresa:

• Contabilidade

• Vendas

• Expedição

• Planeamento de recursos empresariais (ERP)

• Ferramentas da cadeia logística digital (DSC)

A maioria das tecnologias de gestão de inventário pode monitorizar os níveis de fornecimento e stock, localizações e movimentação dentro dos armazéns, bem como acompanhar a receção do produto, a recolha, a embalagem e o envio. Os sistemas premium de gestão de inventário podem oferecer automatização, cálculos de custos e planeamento de cenários em tempo real.

Alguns fornecedores até oferecem personalização para satisfazer requisitos empresariais específicos. Por exemplo, uma empresa de restauração poderia incorporar o acompanhamento das datas de validade e alertas para garantir a rotação dos artigos perecíveis e minimizar o desperdício alimentar. Um retalhista poderia integrar a previsão da procura em tempo real e pontos de reposição automatizados para gerir produtos sazonais durante épocas de maior e menor procura.

Exemplos de gestão de inventário em diferentes setores de atividade

A gestão de inventário não é uma solução única para todos os casos. Dependendo das particularidades do seu setor e das suas operações, as empresas terão os seus próprios pontos fracos e as melhores práticas para os resolver.

Aqui estão alguns casos de utilização para a gestão de inventário em vários setores.

• Retalho: tanto os retalhistas online como as lojas físicas devem gerir uma vasta gama de produtos e lidar com flutuações sazonais da procura. Muitos grandes retalhistas implementaram uma gestão de inventário de e-commerce sofisticada que utiliza análises de dados em tempo real para prever a procura com precisão. Tecnologias como a etiquetagem RFID e sistemas de reabastecimento automatizados ajudam as gerir os níveis de inventário, reduzem as falhas de stock e melhoram a satisfação dos clientes.

• Produção: as fábricas precisam de equilibrar a disponibilidade de matérias-primas suficientes para satisfazer as necessidades de produção e evitar o excesso de inventário que imobiliza o fundo de maneio. É por isso que muitos fabricantes utilizam a gestão de inventário JIT.

• Alimentação e bebidas: restaurantes, cafés e retalhistas de alimentos enfrentam desafios únicos na gestão de inventário devido à natureza perecível dos seus produtos. Muitos estabelecimentos utilizam software de gestão de inventário que acompanha em tempo real os níveis dos ingredientes, as datas de validade e os custos das receitas, para otimizar os níveis de inventário e reduzir o desperdício alimentar.

• Cuidados de saúde: hospitais, clínicas e farmácias dependem da gestão de inventário para garantir a disponibilidade de medicamentos e materiais médicos essenciais. Os sistemas de inventário automatizados ajudam as unidades de saúde a acompanhar as taxas de utilização, a monitorizar as datas de validade e a simplificar as encomendas para evitar faltas.

Como escolher um sistema de gestão de inventário

Nem todos os sistemas de gestão de inventário têm as mesmas capacidades, nem todas as empresas enfrentam os mesmos desafios de inventário. É por isso que é importante que as empresas identifiquem os seus principais pontos fracos no inventário antes de procurarem uma solução.

Aqui estão algumas questões que as empresas devem colocar aos fornecedores ao considerar candidatos para o seu sistema de gestão de inventário:

• Integração: a solução integra-se de forma fluida com a infraestrutura existente, como sistemas POS, plataformas de e-commerce, software de ERP, e outras aplicações relevantes? Ou são necessárias interfaces personalizadas dispendiosas?

• Características e funcionalidades: a solução oferece capacidades essenciais como controlo de stock, digitalização de códigos de barras, pontos de reposição automatizados, previsão da procura, controlo de número de lote e de série e relatórios?

• Escalabilidade: a solução consegue gerir o tamanho e a complexidade atuais do inventário, bem como se adaptar para crescimento futuro?

• Custo: existem custos adicionais para além do preço indicado, como subscrições ou taxas de implementação, integração ou personalização?

• Avaliações e reputação: a solução tem avaliações e testemunhos de clientes existentes para comprovar o registo de implementações bem-sucedidas e um apoio ao cliente fiável?

• Apoio e formação: a solução conta com uma equipa de apoio responsiva e documentação de formação/apoio para ajudar a que a implementação e adoção pelos utilizadores decorram sem problemas?

Tendências na gestão de inventário

A gestão de inventário evoluiu muito desde os tempos em que os lojistas anotavam a lápis os totais de stock contados manualmente em livros-razão poeirentos no balcão Atualmente, as empresas não só gerem o inventário digitalmente—muitas vezes em vários locais geograficamente distribuídos—como também se espera que a gestão de inventário dependa ainda mais de tecnologia transformadora no futuro.

Eis algumas tendências atuais na gestão de inventário:

• Automatização de armazéns e robótica: a adoção de tecnologias do setor 4.0, incluindo inteligência artificial (IA), algoritmos de machine learning e IoT tornou-se generalizada. Estas tecnologias permitem software de inventário avançado com maior automatização, reduzindo a dependência da introdução manual de dados, propensa a erros. Os armazéns estão a adotar a robótica para simplificar a gestão de inventário e os processos de cumprimento das encomendas com separadores automatizados, drones e automatização dos processos robóticos.

• Capacidades avançadas de IA: à medida que a concorrência continua a intensificar-se nos setores de retalho e produção, as capacidades baseadas em IA, como perceção da procura, estão a tornar-se mais comuns. As plataformas de gestão de inventário baseadas em IA estão a analisar dados históricos de compras e indicadores económicos para identificar proativamente tendências de procura e ajustar as estratégias de inventário.

• IoT e conectividade na Cloud: a integração de IoT e sistemas ligados à Cloud, juntamente com a transição para sistemas de inventário baseados na Cloud, está a aumentar a eficiência nos processos de fabrico, produção, armazém e logística. Estas tecnologias oferecem atualizações em tempo real e acesso contínuo a dados do inventário a partir de qualquer dispositivo sem fios para que todas as pessoas na organização tenham as informações mais recentes à sua disposição.

• Funções analíticas preditivas e blockchain: o poder das funções analíticas preditivas está a transformar a gestão de inventário, prevendo potenciais interrupções da cadeia logística e antecipando a procura futura. Adicionalmente, a adoção da tecnologia blockchain está a melhorar a transparência da cadeia logística ao criar um registo inalterável de todas as transações, promovendo a confiança e reduzindo o risco.

• Gestão de inventário em todos os canais: o aumento da gestão de inventário em todos os canais permite que as empresas giram o inventário de forma eficiente nos vários canais, combinando armazéns remotos com lojas físicas locais para criar experiências convenientes para os clientes. Os clientes podem até comprar online e recolher na loja ou receber entregas mais rápidas a partir de armazéns locais.

• Impressão 3D a pedido: a utilização da tecnologia de impressão 3D para a produção interna de peças e produtos conforme necessário no armazém tornou-se uma opção viável, reduzindo os custos de expedição e os períodos de espera, ao mesmo tempo que permite a personalização dos produtos.

• Inventário gerido pelo vendedor (VMI)/inventário gerido pelo fornecedor (SMI): adotando uma abordagem colaborativa à gestão de inventário, o VMI/SMI envolve vendedores/fornecedores a participarem ativamente na monitorização e reposição de produtos, reduzindo a carga sobre as empresas e melhorando a eficiência da gestão de inventário através da partilha de dados e insights.

• Logística inversa: a otimização proativa do processo de devoluções está a ter um impacto significativo na gestão de inventário, ao reduzir custos, melhorar a satisfação do cliente e minimizar o impacto ambiental com menos devoluções de produtos.

• Integração da sustentabilidade: as plataformas modernas de gestão de inventário estão a reforçar os esforços de sustentabilidade, trazendo melhorias operacionais que promovem a reciclagem e reduzem o desperdício.

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Perguntas frequentes

O que é o inventário?

Os consumidores tendem a pensar no inventário como produtos acabados. Mas, para uma empresa, o inventário é tudo aquilo que precisa de ser reabastecido.

Qual é a diferença entre inventário e stock?

Embora os termos 'inventário' e 'stock' sejam frequentemente utilizados como sinónimos, as duas palavras têm significados ligeiramente diferentes na gestão de inventário. Enquanto os stocks são apenas produtos acabados prontos para venda, o inventário refere-se a toda a gama de artigos de uma empresa, incluindo matérias-primas, produtos em curso e produtos acabados. Um stock é um inventário, mas o contrário não é necessariamente verdade.

O que é o inventário gerido pelo vendedor (VMI) e o inventário gerido pelo fornecedor (SMI)?

São a mesma coisa. Em vez de o cliente fazer encomendas, o vendedor (fornecedor) monitoriza os níveis de inventário e toma decisões de reposição do stock na localização do cliente com base em critérios acordados. Esta abordagem colaborativa ajuda a melhorar a precisão do inventário, reduz as falhas de stock e aumenta a eficiência da cadeia logística.

Qual é a diferença entre gestão de inventário e otimização do inventário?

A gestão de inventário é sobre definir metas elevadas de produtividade e eficiência para todas as operações do inventário. A otimização do inventário é um subconjunto da gestão do inventário que se refere mais especificamente a margens de lucro e minimização de perdas. Envolve a gestão e o controlo estratégico dos níveis dos artigos para maximizar a eficiência, reduzir custos e satisfazer a procura dos clientes.

Qual é a diferença entre gestão de inventário e controlo do inventário?

A gestão do inventário é a supervisão estratégica mais ampla e a otimização do inventário para satisfazer a procura dos clientes, minimizar custos e evitar excesso de stock ou falhas de stock. O controlo do stock lida com o acompanhamento preciso e a exatidão dos níveis de inventário para evitar discrepâncias, perdas e roubos.

Qual é a diferença entre uma SKU e um UPC?

Uma unidade de manutenção de stock (SKU) é um código alfanumérico utilizado internamente pelas empresas para controlar o inventário. Elas são exclusivas de cada empresa e ajudam a gerir e a identificar produtos específicos dentro do seu sistema de inventário. As SKUs podem incluir informações como tamanho, cor e outras variações do produto.

Um código universal de produto (UPC) é um código de barras padronizado de 12 dígitos utilizado globalmente para controlar as vendas e o inventário e identificar produtos no ponto de venda. Eles são criados pelo fabricante para garantir que um produto pode ser identificado em qualquer parte do mundo pelo seu código de barras único.

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