Definição de gestão de inventário

A gestão de inventário é o processo que as empresas utilizam para supervisionar cada etapa do ciclo de vida do produto—desde as matérias-primas na fábrica até os produtos acabados no armazém e os produtos embalados no ponto de venda. Os seus objetivos são superar a variabilidade da cadeia de abastecimento, atingir os níveis desejados de serviço ao cliente ao menor custo razoável e manter apenas a quantidade certa de inventário disponível.

O que é inventário?

O primeiro passo para entender a gestão de inventário é perceber o que é inventário. Os consumidores tendem a pensar no inventário como produtos acabados. Mas para uma empresa, o inventário é tudo o que deve reabastecer. Se uma empresa fabrica sopa, o seu inventário pode incluir desde tomates a latas de embalagem até ao combustível nos camiões de entrega que levam a sopa ao supermercado.

Geralmente, existem quatro tipos de inventário:

1. Matérias-primas e componentes: Todos os itens que acabam no produto final. No exemplo da sopa, isto seria cada ingrediente para cada parte da receita, incluindo a farinha que entra nos noodles e as especiarias que completam o caldo.

2. Trabalho em progresso (WIP): Como o nome indica, este é todo o inventário que está atualmente a ser preparado e embalado. Aplicar otimização de inventário nesta fase ajuda a definir os processos mais eficazes em termos de custo e tempo.

3. Produtos acabados: Os produtos finais do processo de produção que estão prontos para serem distribuídos aos revendedores ou entregues aos clientes. Estes itens estão totalmente montados, embalados, rotulados e verificados para padrões de qualidade, tornando-os prontos para uso.

4. Manutenção, reparação e fornecimentos operacionais (MRO): Todos os materiais de apoio necessários na produção e entrega de itens, mas que não estão incluídos como parte do produto final em si. Numa fábrica de produção, isto incluiria coisas mantidas em estoque, como lubrificantes, ferramentas, peças de reposição ou produtos de limpeza usados para manutenção de máquinas.

Embora estes sejam os tipos mais comuns de inventário, algumas empresas podem ter muitas mais subcategorias dependendo do seu tipo específico de operação.

Por que é importante a gestão de inventário?

Em termos simples, o objetivo da gestão de inventário é encontrar um equilíbrio entre o fornecimento de inventário de uma empresa e a procura dos compradores por ele. Embora o inventário possa ser um dos maiores ativos de uma empresa, também pode ser uma grande responsabilidade. Isso ocorre porque o inventário custa dinheiro e, sem uma gestão adequada, pode tornar-se desequilibrado, prendendo os recursos financeiros de uma empresa em excesso de estoque ou drenando a receita através de vendas perdidas devido a rupturas de stock.

A gestão eficaz de inventário ajuda a prevenir as muitas despesas e potenciais perigos envolvidos na manutenção de inventário excessivo, tais como:

• Armazenamento

• Deterioração ou roubo

• Questões de resíduos e sustentabilidade

• Queda na procura/valor

• Consequências fiscais

A gestão eficiente de inventário também ajuda as empresas a evitar as consequências do problema oposto—não ter inventário suficiente:

• Linhas de produção paradas

• Janelas de produção e entrega perdidas

• Perda de fidelidade do cliente, reputação e quota de mercado

• Lucros mais baixos

Mas decidir o que e quando encomendar não é uma questão simples, independentemente do tamanho da empresa. Isso ocorre porque a gestão de inventário é um processo complexo—entrelaçando elementos de finanças, operações, orçamentação e planeamento, cadeia de abastecimento e logística.

Passos na gestão de inventário

O nível de complexidade envolvido na gestão de inventário varia muito dependendo do tamanho e da natureza do negócio. Por exemplo, uma pequena operação que fabrica apenas alguns produtos ou fabrica produtos que não requerem muitos componentes ou ingredientes terá processos mais simplificados e uma cadeia de abastecimento menos complicada para gerir. Por outro lado, uma grande corporação que produz muitos produtos diferentes ou altamente complexos terá múltiplos processos que se alimentam uns dos outros, bem como uma cadeia de abastecimento em várias camadas.

No entanto, todos os processos de gestão de inventário partilham alguns passos fundamentais:

1. Planeamento e encomenda: Encomendar os produtos, matérias-primas ou componentes certos no momento certo requer muitos dados. Tudo começa com a compreensão da procura do produto através de previsões de marketing e vendas, considerando mudanças sazonais e avaliando fatores económicos.

2. Entrega: Os bens são entregues na instalação da empresa. Para os fabricantes, isto significa receber matérias-primas e subcomponentes. Para distribuidores e retalhistas, significa receber produtos acabados que estão prontos para vender aos clientes.

3. Revisão e armazenamento: O inventário é normalmente catalogado num sistema de gestão de armazém para fácil rastreamento usando unidades de manutenção de estoque (SKUs) e códigos universais de produto (UPCs). Organizar a área de armazenamento de forma lógica, como dispor as localizações dos produtos em um padrão e etiquetar cada zona e prateleira, torna os produtos fáceis de classificar, localizar e gerir. Um sistema organizado garante que o inventário mais antigo seja utilizado primeiro para evitar que se torne desgastado ou estragado. Soluções avançadas de gestão de armazém também podem identificar o espaço disponível e como melhor utilizá-lo.

4. Venda: Quando um distribuidor ou cliente final faz um pedido, o processo de cumprimento é iniciado, verificando a disponibilidade de stock, retirando produtos usando SKUs e preparando itens para entrega. Os fluxos de trabalho de embalagem e envio são essenciais para a entrega pontual. Acompanhar o processo de envio permite atualizações de status do pedido que melhoram a satisfação do cliente.

5. Relatórios e auditoria: A manutenção precisa de registos acompanha o inventário em cada etapa, desde a chegada ao armazenamento, manuseio e entrega. A auditoria regular, seja manualmente ou através de sistemas automatizados como leitores de código de barras, garante que as contagens físicas correspondam aos registos, ajudando a identificar discrepâncias.

6. Reordenação: As empresas podem definir pontos de reordenação para desencadear o reabastecimento quando o inventário atingir certos critérios, como níveis de stock, taxas de rotatividade ou tempos de ciclo. Com base na procura ou no tipo de item, podem empregar horários de reabastecimento periódicos ou táticas de reabastecimento de topo para ajustar os níveis de stock com base na procura.

Tipos de gestão de inventário

Diferentes empresas têm diferentes tipos de produtos, níveis de procura e complexidades na cadeia de abastecimento. Não existe uma única técnica de gestão de inventário que funcione melhor para todas as empresas ou mesmo para cada item no inventário de uma empresa—na verdade, há mais de uma dúzia de maneiras de abordá-lo, e frequentemente vários métodos são combinados.

No entanto, estes são os seis métodos mais comuns para gerir inventário:

• Segmentação: Prioriza os esforços de gestão de inventário com base no valor e na criticidade dos itens.
  
  Um tipo de segmentação frequentemente utilizado é a análise ABC, onde:

  • Os itens "A" normalmente representam itens de alto valor e baixa quantidade que contribuem mais para a receita, mas exigem controle rigoroso e monitoramento frequente.
  • Os itens "B" têm valor moderado e necessidades de controlo moderadas.
  • Os itens "C" são itens de baixo valor e alta quantidade que requerem controle mínimo.

• Gestão de inventário just-in-time (JIT): Encomenda bens apenas quando são necessários. Este método requer previsão de demanda precisa e relações confiáveis com fornecedores para garantir a entrega pontual.

• Estoque de segurança: Mantém quantidades de reserva de itens disponíveis para emergências, disrupções na cadeia de abastecimento ou aumentos inesperados na procura. Se JIT é a abordagem just-in-time, então o stock de segurança é a abordagem just-in-case, embora aumente os custos de manutenção.

• Quantidade económica de encomenda (EOQ): Calcula a quantidade de encomenda mais eficiente usando fatores como variabilidade da procura, tempo de entrega da encomenda e custos de armazenamento.

• Primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO): Vende o inventário mais antigo primeiro porque o custo das mercadorias vendidas (CoGS) reflete com precisão os preços de mercado atuais.

• Último a entrar, primeiro a sair (LIFO): Vende os itens mais recentemente produzidos primeiro, assumindo que durante períodos de aumento de preços, terão custos de produção/CoGS mais altos e ajudarão a reduzir o rendimento tributável.

8 benefícios empresariais da gestão de inventário

Para acompanhar as exigências dos clientes em rápida mudança, as empresas devem ter uma imagem precisa do seu inventário. Embora a implementação da gestão de inventário exija tempo, esforço e investimento financeiro em processos e infraestrutura, é essencial para o sucesso empresarial.

Aqui estão oito benefícios empresariais de priorizar a gestão de inventário:

1. Aumento de receita: Garantir que os produtos certos estejam disponíveis no momento e lugar certos para atender rapidamente à demanda dos clientes pode aumentar as vendas e a receita.

2. Custos reduzidos: Minimizar o excesso de inventário através de um rastreamento preciso e previsão de demanda reduz os custos de manutenção associados ao armazenamento, manuseio e obsolescência.

3. Serviço ao cliente melhorado: Ter os produtos certos disponíveis quando os clientes precisam deles aumenta a satisfação, a lealdade e a reputação da marca.

4. Maior eficiência e produtividade: Utilizar ferramentas automatizadas para rastreamento e gestão melhora significativamente a eficiência, reduz erros manuais e aumenta a produtividade geral dentro da organização.

5. Fluxo de caixa mais livre: Analisar os níveis de inventário melhora a gestão do fluxo de caixa, garantindo que o capital operacional não esteja preso em inventário estagnado.

6. Precisão da previsão: Aderir a técnicas eficazes de gestão de inventário aprimora a precisão da previsão de demanda, permitindo que as empresas antecipem as tendências do mercado e planejem os níveis de inventário de forma mais eficaz.

7. Mitigação de riscos: Estar à frente de desafios como variações sazonais, interrupções na cadeia de abastecimento e flutuações de mercado mitiga riscos e mantém a estabilidade operacional.

8. Redução de desperdício: Reduzir o número de produtos que se tornam obsoletos, expirados ou danificados reduz o desperdício, melhora os esforços de sustentabilidade e aumenta a rentabilidade geral. Implementar estratégias como FIFO ajuda a otimizar a rotação de inventário.

O que é um sistema de gestão de inventário?

Com tantos fatores envolvidos, gerir o inventário pode ser uma tarefa esmagadora sem a ajuda da tecnologia. Felizmente, os sistemas de gestão de inventário evoluíram bastante desde os seus humildes começos como folhas de cálculo que rastreavam manualmente os produtos em armazéns.

As soluções de gestão de inventário de hoje podem variar desde produtos pontuais independentes para pequenas e médias organizações até plataformas complexas de software como serviço (SaaS) empresariais que se integram com sistemas de toda a empresa:

• Contabilidade

• Vendas

• Envio

• Planeamento de recursos empresariais (ERP)

• Ferramentas de cadeia de abastecimento digital (DSC)

A maioria das tecnologias de gestão de inventário pode monitorizar os níveis de fornecimento e de stock, as localizações e o movimento dentro dos armazéns, bem como rastrear o recebimento de produtos, a separação, a embalagem e o envio. Os sistemas de gestão de inventário premium podem fornecer automação, cálculos de custos e planeamento de cenários em tempo real.

Alguns fornecedores oferecem até personalização para atender a requisitos específicos de negócios. Por exemplo, um negócio de serviços de alimentação poderia incorporar o rastreamento de datas de validade e alertas para garantir a rotação de itens perecíveis e minimizar o desperdício de alimentos. Um retalhista poderia integrar a previsão de procura em tempo real e pontos de reordenação automatizados para gerir produtos sazonais durante as épocas de pico e fora de pico.

Exemplos de gestão de inventário em diferentes indústrias

A gestão de inventário não é um exercício único para todos. Dependendo das nuances do seu setor e operações particulares, as empresas terão os seus próprios pontos críticos e melhores práticas para os resolver.

Aqui está uma visão de alguns casos de uso para gerir inventário em diferentes indústrias:

• Retalho: Tanto os retalhistas online como as lojas físicas devem gerir uma ampla gama de produtos e lidar com flutuações sazonais na procura. Muitos grandes retalhistas implementaram uma gestão de inventário de comércio eletrónico sofisticada que utiliza análises de dados em tempo real para prever a procura com precisão. Tecnologias como a etiquetagem RFID e sistemas de reabastecimento automatizado ajudam a gerir os níveis de inventário, reduzir rupturas de stock e melhorar a satisfação do cliente.

• Fabricação: As fábricas devem equilibrar ter matérias-primas suficientes para atender às demandas de produção e evitar excesso de inventário que imobiliza o capital de giro. É por isso que muitos fabricantes utilizam a gestão de inventário JIT.

• Alimentos e bebidas: Restaurantes, cafés e retalhistas de alimentos enfrentam desafios únicos na gestão de inventário devido à natureza perecível dos seus produtos. Muitos estabelecimentos utilizam software de gestão de inventário que rastreia os níveis de ingredientes, datas de validade e custo de receitas em tempo real para otimizar os níveis de inventário e reduzir o desperdício de alimentos.

• Cuidados de Saúde: Hospitais, clínicas e farmácias dependem da gestão de inventário para garantir a disponibilidade de medicamentos críticos e suprimentos médicos. Os sistemas automatizados de inventário ajudam as instalações de saúde a acompanhar as taxas de uso, monitorizar as datas de validade e agilizar os pedidos para evitar escassez.

Como escolher um sistema de gestão de inventário

Nem todos os sistemas de gestão de inventário têm as mesmas capacidades, nem todas as empresas enfrentam os mesmos desafios de inventário. É por isso que é importante para as empresas identificarem os seus principais pontos problemáticos de inventário antes de procurarem uma solução.

Aqui estão algumas perguntas que as empresas devem fazer aos fornecedores ao considerar candidatos para o seu sistema de gestão de inventário:

• Integração: A solução integra-se perfeitamente com a infraestrutura existente, como sistemas POS, plataformas de comércio eletrónico, software ERP, e outras aplicações relevantes? Ou são necessárias interfaces personalizadas caras?

• Funcionalidades e características: A solução oferece capacidades chave como rastreamento de estoque, leitura de código de barras, pontos de reordenação automáticos, previsão de demanda, rastreamento de lotes e números de série, e relatórios?

• Escalabilidade: A solução pode lidar com o tamanho e a complexidade atuais do inventário, bem como escalar para o crescimento futuro?

• Custo: Existem custos adicionais além do preço de etiqueta, como subscrições ou taxas para implementação, integração ou personalização?

• Avaliações e reputação: A solução tem avaliações e testemunhos de clientes existentes para provar um histórico de implementações bem-sucedidas e suporte ao cliente confiável?

• Suporte e formação: A solução é apoiada por uma equipa de suporte responsiva e documentação de formação/suporte para ajudar na implementação e adoção pelos utilizadores de forma tranquila?

Tendências na gestão de inventário

A gestão de inventário evoluiu muito desde os tempos em que os lojistas anotavam os totais de stock contados à mão em livros de registo empoeirados no balcão. Não só as empresas de hoje estão a gerir inventário digitalmente—frequentemente em vários locais geograficamente distribuídos—mas também se espera que a gestão de inventário dependa ainda mais fortemente de tecnologia transformadora no futuro.

Aqui estão algumas tendências atuais na gestão de inventário:

• Automação de armazéns e robótica: A adoção de tecnologias da Indústria 4.0, incluindo inteligência artificial (IA), algoritmos de aprendizagem de máquina e IoT tornou-se generalizada. Estas tecnologias permitem software avançado de inventário com maior automação, reduzindo a dependência de entrada manual de dados propensa a erros. Os armazéns estão a adotar a robótica para otimizar a gestão de inventário e os processos de cumprimento de pedidos com classificadores automáticos, drones e automação de processos robóticos.

• Capacidades avançadas de IA: À medida que a concorrência continua a intensificar-se nos setores de retalho e manufatura, capacidades impulsionadas por IA, como a deteção de demanda, estão a tornar-se mais comuns. Plataformas de gestão de inventário impulsionadas por IA estão a analisar dados históricos de compras e indicadores económicos para identificar proativamente tendências de procura e ajustar estratégias de inventário.

• Conectividade IoT e cloud: A integração de IoT e dispositivos conectados à cloud, juntamente com a transição para sistemas de inventário baseados na cloud, está a amplificar a eficiência nos processos de fabricação, produção, armazém e logística. Essas tecnologias fornecem atualizações em tempo real e acesso contínuo aos dados de inventário a partir de qualquer dispositivo sem fio, para que todos na organização tenham as informações mais atuais ao seu alcance.

• Análise preditiva e blockchain: O poder da análise preditiva está a transformar a gestão de inventário, prevendo potenciais interrupções na cadeia de abastecimento e antecipando a procura futura. Além disso, a adoção da tecnologia blockchain está a melhorar a transparência da cadeia de abastecimento ao criar um registo inalterável de todas as transações, promovendo a confiança e reduzindo o risco.

• Gestão de inventário omnicanal: O aumento da gestão de inventário multicanal permite que as empresas gerenciem o inventário de forma eficiente em vários canais, combinando armazéns remotos com lojas físicas locais para criar experiências convenientes para os clientes. Os clientes podem até comprar online e recolher na loja (BOPIS) ou receber entregas mais rápidas de armazéns locais.

• Impressão 3D sob demanda: Utilizar a tecnologia de impressão 3D para produção interna de peças e produtos conforme necessário no armazém tornou-se uma opção viável, reduzindo os custos de envio e os tempos de entrega, ao mesmo tempo que permite a personalização de produtos.

• Inventário gerido pelo fornecedor (VMI)/inventário gerido pelo fornecedor (SMI): Adotando uma abordagem colaborativa para a gestão de inventário, VMI/SMI envolve fornecedores/fornecedores que participam ativamente na monitorização e reposição de produtos, reduzindo o encargo sobre as empresas e melhorando a eficiência da gestão de inventário através de dados e insights partilhados.

• Logística reversa: Otimizar proativamente o processo de devoluções está a impactar significativamente a gestão de inventário ao reduzir custos, melhorar a satisfação do cliente e minimizar o impacto ambiental com menos devoluções de produtos.

• Integração de sustentabilidade: As plataformas modernas de gestão de inventário estão a reforçar os esforços de sustentabilidade, trazendo melhorias operacionais que promovem a reciclagem e reduzem o desperdício.

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Perguntas frequentes

O que é inventário?

Os consumidores tendem a pensar no inventário como produtos acabados. Mas para uma empresa, o inventário é tudo o que deve reabastecer.

Qual é a diferença entre inventário e stock?

Embora os termos inventário e stock sejam frequentemente usados de forma intercambiável, as duas palavras têm significados subtilmente diferentes na gestão de inventário. Enquanto as ações são apenas produtos acabados prontos para venda, o inventário refere-se a toda a gama de itens de uma empresa, incluindo matérias-primas, trabalhos em andamento e produtos acabados. Uma ação é um inventário, mas o inverso não é necessariamente verdadeiro.

O que são inventário gerido pelo fornecedor (VMI) e inventário gerido pelo fornecedor (SMI)?

São a mesma coisa. Em vez de o cliente fazer pedidos, o fornecedor (supridor) monitora os níveis de inventário e toma decisões de reabastecimento no local do cliente com base em critérios acordados. Esta abordagem colaborativa ajuda a melhorar a precisão do inventário, reduzir rupturas de stock e aumentar a eficiência da cadeia de abastecimento.

Qual é a diferença entre gestão de inventário e otimização de inventário?

A gestão de inventário consiste em definir metas elevadas de produtividade e eficiência para todas as operações de inventário. A otimização de inventário é um subconjunto da gestão de inventário que se refere mais especificamente às margens de lucro e à minimização de perdas. Envolve gerir e controlar estrategicamente os níveis de itens para maximizar a eficiência, reduzir custos e atender à demanda dos clientes.

Qual é a diferença entre gestão de inventário e controlo de inventário?

A gestão de inventário é a supervisão estratégica mais ampla e otimização do inventário para atender à demanda dos clientes, minimizar custos e evitar excesso de estoque ou falta de stock. O controlo de inventário lida com o acompanhamento preciso e a precisão dos níveis de inventário para evitar discrepâncias, perdas e furtos.

Qual é a diferença entre um SKU e um UPC?

Uma unidade de manutenção de stock (SKU) é um código alfanumérico usado internamente pelas empresas para rastrear inventário. São exclusivos de cada empresa e ajudam a gerir e identificar produtos específicos dentro do seu sistema de inventário. Os SKUs podem incluir informações como tamanho, cor e outras variações de produto.

Um código universal de produto (UPC) é um código de barras padronizado de 12 dígitos usado globalmente para rastrear vendas e inventário e identificar produtos no ponto de venda. São criados pelo fabricante para garantir que um produto possa ser identificado em qualquer lugar do mundo pelo seu código de barras único.

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