Análise de gastos: o guia definitivo

No mundo de hoje, com uma competição vertiginosa e mudanças rápidas como relâmpagos, pode ter apenas momentos para aproveitar uma oportunidade ou identificar um risco que pode ser um fator decisivo para a sua empresa. Para mudar rapidamente de direção e tomar decisões empresariais rápidas, precisa de confiança—precisa sentir que tem informações fiáveis para o apoiar e dar-lhe uma visão clara da sua situação. É aí que entra o processo de análise de gastos, e as ferramentas e metodologias de análise de gastos que o suportam.

A análise de gastos não só fornece informações essenciais sobre as suas despesas passadas, como também fornece a base para ferramentas analíticas preverem padrões de gastos e fazerem previsões estratégicas para o planeamento futuro.

De acordo com um relatório recente do The Economist Group, cerca de um terço dos entrevistados do C-suite citaram a análise de gastos como uma prioridade principal para o próximo ano. Ferramentas poderosas de análise de gastos, especialmente aquelas que incorporam capacidades impulsionadas por IA, são cruciais para navegar nas complexidades modernas e capacitar você a otimizar suas operações de negócios e compras.

Ao rever e analisar sistematicamente conjuntos de dados díspares, as soluções e práticas de análise de gastos podem ajudá-lo a descobrir ineficiências, negociar a partir de uma posição mais forte e construir melhores relações com os seus fornecedores.

O que é análise de gastos?

A análise de gastos é o processo orientado por dados de recolher, limpar, classificar e analisar informações complexas de despesas. O seu objetivo é ajudar a alcançar objetivos principais, como reduzir os custos de aquisição, aumentar a eficiência e melhorar a conformidade. No seu cerne, aborda algumas questões que ajudam a compreender melhor e otimizar os seus gastos:

• Em que estamos a gastar dinheiro?
• Quanto pagámos?
• De quem estamos a comprar?
• Existe uma maneira melhor de fazer isto?

Historicamente, a análise de gastos era um processo manual e intensivo em mão-de-obra. As equipas de compras tinham de analisar várias fontes de dados e folhas de cálculo, muitas vezes perdendo oportunidades ou riscos. Mas, felizmente, as ferramentas de análise de gastos impulsionadas por IA de hoje automatizam essas tarefas e fornecem insights de dados sob demanda. Isto simplifica a integração e a padronização de dados de múltiplas fontes e torna mais fácil analisar a informação em tempo real—ajudando-o a tomar decisões baseadas em inteligência que melhoram os resultados empresariais.

Processo de análise de gastos

Embora o processo de análise de gastos possa variar para refletir as necessidades e desafios únicos de uma empresa, é, no entanto, uma tarefa estruturada e sistemática que depende do acesso a relatórios e conjuntos de dados continuamente atualizados, bem como de análises robustas. Aqui está como funciona um processo típico:

Capturar dados de despesas diretas, indiretas e de serviços

Isto inclui capturar dados de diferentes sistemas em toda a sua empresa, incluindo ERP, sistemas de contas a pagar (AP), plataformas de e-procurement, sistemas de gestão de despesas e unidades de negócio. As informações sobre despesas diretas (como matérias-primas para produção) e despesas indiretas (material de escritório e serviços públicos) devem ser reunidas para fornecer uma imagem completa dos gastos da organização.

Limpar, eliminar duplicados e enriquecer dados

Depois de recolher os dados, pode limpá-los e padronizá-los para torná-los úteis. Isto envolve unificar formatos, eliminar duplicados e lidar com quaisquer campos em branco. Pode então enriquecer a informação com mais pontos de dados, como números de pontuação de crédito para cada fornecedor.

Categorizar todos os dados de despesas

Após a limpeza, deve categorizar os seus dados em categorias de despesa padrão. Este passo envolve a criação de uma taxonomia lógica que agrupa tipos semelhantes de despesas, tornando mais fácil analisar e gerir. Gestão de categorias pode incluir categorias de despesas diretas como matérias-primas e categorias de despesas indiretas como serviços de TI.

Mesclar com dados externos

Integrar dados externos com dados de despesas internas proporciona uma análise mais abrangente. As soluções de software modernas melhoram este processo ao permitir fusões de dados personalizadas e relatórios para apresentar resultados que não teriam sido possíveis com sistemas manuais do passado.

Transforme dados brutos em insights acionáveis

Com a aplicação de análises e modelagem preditiva, pode identificar rapidamente e com mais precisão as tendências, prever gastos futuros e descobrir oportunidades de poupança de custos.

Identificar riscos e oportunidades para poupança de custos

Pode então analisar os seus dados transformados para identificar riscos potenciais, como dependências de fornecedores ou questões de conformidade. Este processo também revela oportunidades para reduzir custos, destacando áreas de ineficiência ou gastos excessivos.

Use insights para capacitar os utilizadores finais

Dados são conhecimento, e conhecimento é poder. As informações personalizadas e os relatórios disponíveis hoje podem fornecer algumas percepções revolucionárias. Mas, em última análise, as pessoas devem assumir a responsabilidade de agir sobre elas. Neste último passo importante, é essencial garantir que está a partilhar (com as equipas certas) as suas descobertas e acesso a informações críticas.

Benefícios da análise de gastos na aquisição e em toda a empresa

Graças à maior visibilidade e inteligência, a análise de gastos facilita para a sua equipa de compras a realização de alguns dos seguintes benefícios:

• Reduzir custos: A análise de despesas destaca oportunidades de poupança e riscos potenciais, ajudando-o a negociar melhores condições, consolidar compras e mudar para fornecedores mais rentáveis.
• Melhor gestão de risco: Analisar os gastos ajuda a identificar pagamentos excessivos ou padrões que podem indicar vulnerabilidades potenciais na cadeia de abastecimento.
• Aperfeiçoamento da aquisição estratégica: Informações detalhadas sobre tendências de gastos permitem que você tome decisões mais rápidas, negocie a partir de uma posição mais forte e alinhe melhor os seus processos de aquisição estratégica com os seus objetivos e metas empresariais transversais.
• Processos de aquisição simplificados: A análise de gastos ajuda a identificar ineficiências e obstáculos. Estas descobertas podem levar a melhorias nos processos, tempos de ciclo mais rápidos, redução de custos de mão de obra e melhor desempenho geral na aquisição.
• Gestão melhorada de relacionamento com fornecedores (SRM): Pode usar insights sobre SRM e desempenho dos fornecedores para desenvolver parcerias mais fortes e garantir que os seus fornecedores cumpram os padrões e expectativas que definiu.
• Gestão de contratos otimizada: Adicionar análises ao processo de gestão de contratos ajuda a ver além das letras miúdas para identificar desafios e oportunidades. Esses insights permitem-lhe negociar os melhores termos contínuos e de renovação ao longo do ciclo de vida do contrato.
• Capacidade de avaliar o desempenho: A análise de gastos permite que a sua organização avalie o desempenho internamente e em relação aos padrões da indústria, identificando as melhores práticas, definindo metas e promovendo a melhoria contínua.

Exemplo de análise de gastos

Ao integrar soluções de análise de despesas, a poderosa marca de vestuário American Eagle Outfitters otimizou a visibilidade e conformidade das suas despesas em várias categorias de compras. Isto permitiu um acesso rápido a dados detalhados de despesas, o que ajudou a empresa a manter um elevado nível de conformidade com as suas políticas de aquisição. Notavelmente, a American Eagle Outfitters alcançou consistentemente uma meta de 80% para conformidade com PO, traduzindo-se em poupanças substanciais.

Além disso, a integração de múltiplos sistemas de origem facilitou a análise de gastos em tempo real, permitindo à American Eagle Outfitters identificar e agir sobre oportunidades de redução de custos. Este uso estratégico de soluções integradas de análise de gastos fortaleceu as relações com fornecedores da American Eagle Outfitters e melhorou a sua eficiência geral de aquisição.

O que é gasto maverick?

Gastos Maverick, também conhecidos como gastos desonestos, acontecem quando os seus funcionários fazem compras que ignoram as suas políticas de aquisição. Com a facilidade de compra online, até mesmo bens e serviços B2B podem ser cada vez mais adquiridos por qualquer pessoa com uma conexão à internet. Este tipo de despesa pode levar a muitos problemas e riscos, incluindo custos mais elevados, perda de visibilidade, qualidade não confiável e potenciais questões de conformidade se o comprador não cumprir os requisitos legais ou regulamentares. Também pode prejudicar as suas relações com fornecedores preferenciais, que podem não apreciar ser contornados.

Ao configurar as suas soluções de análise de despesas para identificar as tendências associadas a gastos descontrolados—e ao educar as suas equipas sobre os riscos desta prática—pode ajudar a proteger-se contra os problemas que ela causa.

Métricas e KPIs de análise de gastos

A melhor solução de análise de gastos pode ajudá-lo a monitorizar vários métricos e indicadores-chave de desempenho (KPIs) acordados através de dashboards e relatórios em tempo real. Essas métricas oferecem uma visão geral sobre os gastos e desempenho em fornecedores, categorias, processos de aquisição, preços e mais. Aqui estão alguns KPIs comuns usados na análise de gastos:

• Poupanças: Este KPI básico e fundamental mede a redução nas despesas alcançada através de estratégias de aquisição melhoradas, melhores negociações com fornecedores e processos mais eficientes. Ao acompanhar as economias de custos, pode quantificar os benefícios financeiros dos seus esforços de gestão de despesas.
• Despesas sob gestão: Este KPI refere-se ao total de despesas que é ativamente gerido pela equipa de compras. Ajuda-o a compreender quanto do seu gasto está a ser controlado e otimizado. Níveis mais altos de despesas sob gestão indicam melhor supervisão e práticas de aquisição mais eficazes. A métrica garante que todos os gastos sejam visíveis e contabilizados, reduzindo o risco de gastos descontrolados.
• Desempenho do fornecedor: Pode comparar métricas como taxas de entrega pontual, taxas de defeitos e conformidade com os termos do contrato para avaliar o desempenho do fornecedor. A monitorização regular estabelece um padrão visível e acordado e promove relações mais fortes com os fornecedores.
• KPIs Operacionais: Os KPIs operacionais medem a eficiência dos processos de aquisição. Estes podem incluir métricas como o tempo de ciclo para o processamento de ordens de compra, a precisão do cumprimento de pedidos e a eficiência do processamento de faturas. Melhorar os KPIs operacionais leva a processos de aquisição mais eficientes e a uma redução dos custos operacionais.
• Termos de pagamento: Uma ferramenta frequentemente subutilizada, a análise de pagamento examina as condições sob as quais os pagamentos são feitos aos fornecedores. Isso significa avaliar coisas como dias médios de pagamento, descontos por pagamento antecipado aproveitados e conformidade com os termos de pagamento acordados.
• KPIs dos Funcionários: Os KPIs dos funcionários medem o desempenho e a produtividade do pessoal de compras. Estes podem incluir métricas como o número de ordens de compra processadas por funcionário, a precisão das colocações de ordens e o nível de conformidade com as políticas de aquisição. Acompanhar os KPIs dos funcionários pode ajudá-lo a identificar necessidades de formação, melhorar o desempenho geral da equipa e aumentar a eficiência e eficácia da função de compras.

O que procurar em software de análise de despesas

Soluções de análise de gastos baseadas na nuvem e impulsionadas por IA são essenciais para qualquer estratégia séria de compras e cadeia de abastecimento. Independentemente de em que fase se encontra na sua transformação digital jornada, cada passo que dá em direção à melhoria da integração, visibilidade e precisão dos dados valerá a pena tanto a curto como a longo prazo. Procure os seguintes como apenas alguns dos principais recursos que deve esperar no seu software de análise de despesas:

• Integração abrangente de dados: O software deve integrar-se com os sistemas financeiros, ERP e de cadeia de abastecimento existentes para consolidar todos os dados de despesas num só lugar.
• Painéis de controlo e relatórios em tempo real: Procure painéis de controlo personalizáveis, em tempo real, que forneçam insights rápidos sobre métricas de gastos chave e processos de fluxo de trabalho.
• Capacidades avançadas de análise e IA: O software deve utilizar IA para transformar dados brutos em insights acionáveis e prever tendências de gastos futuros.
• Interface amigável: Certifique-se de que está a obter uma interface intuitiva, fácil de navegar, que requer formação mínima e funciona tanto em dispositivos de secretária como móveis.
• Escalabilidade e flexibilidade: Escolha software que possa escalar com a sua organização, integrar-se com novos sistemas e adaptar-se às necessidades de aquisição em mudança.
• Recursos robustos de segurança e conformidade: O software deve incluir medidas de segurança fortes e cumprir com os regulamentos relevantes para proteger dados sensíveis.
• Relatórios e análises personalizáveis: Selecione software que permita a criação de relatórios sob medida e análise de dados detalhada adaptada a necessidades específicas.

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