Análise de despesas: o guia definitivo

No mundo atual, de concorrência vertiginosa e mudanças a uma velocidade estonteante, pode ter apenas alguns momentos para aproveitar uma oportunidade ou identificar um risco que pode ser determinante para a sua empresa. Para agir rapidamente e tomar decisões empresariais ágeis, precisa de confiança—precisa de sentir que tem informações fiáveis para o apoiar e dar-lhe uma visão clara da sua situação. É aqui que entra o processo de análise de despesas, bem como as ferramentas e metodologias de análise de despesas que o suportam.

A análise de despesas não só fornece informações essenciais sobre os seus gastos passados, como também serve de base para ferramentas analíticas preverem padrões de despesas e fazerem previsões estratégicas para o planeamento futuro.

De acordo com um relatório recente do The Economist Group, cerca de um terço dos inquiridos de cargos de direção indicaram a análise de despesas como uma das principais prioridades para o próximo ano. Ferramentas poderosas de análise de despesas, especialmente aquelas que incorporam capacidades baseadas em IA, são cruciais para navegar nas complexidades modernas e permitir que otimize as suas operações empresariais e de compras.

Ao rever e analisar sistematicamente conjuntos de dados distintos, as soluções e práticas de análise de despesas podem ajudá-lo a identificar ineficiências, negociar a partir de uma posição mais forte e construir melhores relações com os seus fornecedores.

O que é a análise de despesas?

A análise de despesas é o processo orientado por dados de recolha, limpeza, classificação e análise de informações complexas sobre despesas. O seu objetivo é ajudar a alcançar metas essenciais, como a redução dos custos de aquisição, maior eficiência e maior conformidade. No essencial, aborda algumas questões que o ajudam a compreender e otimizar melhor os seus gastos:

• Em que estamos a gastar dinheiro?
• Quanto pagámos?
• De quem estamos a comprar?
• Existe uma forma melhor de fazer isto?

Historicamente, a análise de despesas era um processo manual e que exigia muito trabalho. As equipas de compras tinham de analisar várias fontes de dados e folhas de cálculo dispersas, muitas vezes perdendo oportunidades ou riscos. Mas, felizmente, as ferramentas de análise de despesas com inteligência artificial de hoje automatizam estas tarefas e fornecem informações de dados sob demanda. Isto simplifica a integração e a normalização de dados provenientes de várias fontes e facilita a análise da informação em tempo real—ajudando-o a tomar decisões baseadas em inteligência que melhoram os resultados do negócio.

Processo de análise de despesas

Embora o processo de análise de despesas possa variar para refletir as necessidades e desafios únicos de uma empresa, continua a ser uma tarefa estruturada e sistemática que depende do acesso a relatórios e conjuntos de dados continuamente atualizados, bem como de análises robustas. Eis como funciona um processo típico:

Recolha dados de despesas diretas, indiretas e de serviços

Isto inclui a recolha de dados de diferentes sistemas em toda a sua empresa, incluindo ERP, sistemas de contas a pagar (AP), plataformas de e-procurement, sistemas de gestão de despesas e unidades de negócio. As informações tanto sobre despesas diretas (como matérias-primas para produção) quanto sobre despesas indiretas (fornecimentos de escritório e utilidades) devem ser recolhidas para fornecer uma visão completa dos gastos da organização.

Limpe, elimine duplicados e enriqueça os dados

Depois de recolher os dados, pode limpá-los e normalizá-los para os tornar úteis. Isto envolve unificar formatos, eliminar duplicados e tratar quaisquer campos em branco. Pode então enriquecer a informação com mais dados, como os números de classificação de crédito de cada fornecedor.

Categorize todos os dados de despesas

Após a limpeza, deve categorizar os seus dados em categorias de despesa padrão. Este passo envolve a criação de uma taxonomia lógica que agrupa tipos de despesas semelhantes, facilitando a sua análise e gestão. Gestão de categorias pode incluir categorias de despesas diretas, como matérias-primas, e categorias de despesas indiretas, como serviços de TI.

Fundir com dados externos

A integração de dados externos com dados internos de despesas proporciona uma análise mais abrangente. As soluções de software modernas melhoram este processo ao permitirem fusões de dados personalizadas e relatórios que fornecem resultados que não seriam possíveis com os sistemas manuais do passado.

Transforme dados brutos em insights acionáveis

Com a aplicação de análises e modelação preditiva, pode identificar tendências de forma rápida e mais precisa, prever despesas futuras e descobrir oportunidades de poupança de custos.

Identificar riscos e oportunidades de poupança de custos

Pode então analisar os seus dados transformados para identificar potenciais riscos, como dependências de fornecedores ou questões de conformidade. Este processo também revela oportunidades para reduzir custos, ao destacar áreas de ineficiência ou de gastos excessivos.

Utilize informações para capacitar os utilizadores finais

Dados são conhecimento, e conhecimento é poder. A informação personalizada e os relatórios disponíveis atualmente podem fornecer algumas perceções revolucionárias. Mas, em última análise, as pessoas devem assumir a responsabilidade de agir sobre elas. Neste último passo importante, é essencial garantir que está a partilhar (com as equipas certas) as suas conclusões e o acesso a informações críticas.

Vantagens da análise de despesas nas compras e em toda a empresa

Graças à maior visibilidade e inteligência, a análise de despesas facilita à sua equipa de compras a obtenção de alguns dos seguintes benefícios:

• Redução de custos: A análise de despesas destaca oportunidades de poupança e potenciais riscos, ajudando-o a negociar melhores condições, consolidar compras e mudar para fornecedores mais rentáveis.
• Melhor gestão de risco: Analisar os gastos ajuda a identificar pagamentos em excesso ou padrões que podem indicar potenciais vulnerabilidades na cadeia de abastecimento.
• Aperfeiçoamento da aquisição estratégica: Informações detalhadas sobre as tendências de gastos permitem-lhe tomar decisões mais rápidas, negociar a partir de uma posição mais forte e alinhar melhor os seus processos de aquisição estratégica com os objetivos e metas transversais da sua organização.
• Processos de aquisição simplificados: A análise de despesas ajuda a identificar ineficiências e obstáculos. Estas descobertas podem conduzir a melhorias nos processos, tempos de ciclo mais rápidos, redução dos custos de mão de obra e um melhor desempenho global nas aquisições.
• Gestão melhorada do relacionamento com fornecedores (SRM): Pode utilizar informações sobre SRM e o desempenho dos fornecedores para desenvolver parcerias mais fortes e garantir que os seus fornecedores cumprem os padrões e expectativas que definiu.
• Gestão de contratos otimizada: Adicionar análises ao processo de gestão de contratos ajuda-o a ver para além das letras pequenas, identificando desafios e oportunidades. Estes conhecimentos permitem-lhe negociar as melhores condições contínuas e de renovação ao longo de todo o ciclo de vida do contrato.
• Capacidade de avaliar o desempenho: A análise de despesas permite que a sua organização avalie o desempenho internamente e em comparação com os padrões do setor, identificando as melhores práticas, definindo objetivos e promovendo a melhoria contínua.

Exemplo de análise de despesas

Ao integrar soluções de análise de despesas, a poderosa marca de vestuário American Eagle Outfitters otimizou a visibilidade dos seus gastos e a conformidade em várias categorias de compras. Isto permitiu um acesso rápido a dados detalhados de despesas, o que ajudou a empresa a manter um elevado nível de conformidade com as suas políticas de compras. Notavelmente, a American Eagle Outfitters atingiu consistentemente uma meta de 80% de conformidade com as ordens de compra, traduzindo-se em poupanças substanciais.

Além disso, a integração de múltiplos sistemas de origem facilitou a análise de despesas em tempo real, permitindo à American Eagle Outfitters identificar e agir sobre oportunidades de redução de custos. Esta utilização estratégica de soluções integradas de análise de despesas fortaleceu as relações com fornecedores da American Eagle Outfitters e melhorou a sua eficiência global de compras.

O que é despesa não autorizada?

Despesas não autorizadas, também conhecidas como despesas fora do controlo, ocorrem quando os seus colaboradores efetuam compras que não seguem as suas políticas de compras. Com a facilidade das compras online, até mesmo bens e serviços B2B podem ser cada vez mais adquiridos por qualquer pessoa com uma ligação à internet. Este tipo de despesa pode levar a muitos problemas e riscos, incluindo custos mais elevados, perda de visibilidade, qualidade pouco fiável e potenciais questões de conformidade caso a pessoa compradora não cumpra os requisitos legais ou regulamentares. Também pode prejudicar as suas relações com fornecedores preferenciais, que podem não gostar de ser contornados.

Ao configurar as suas soluções de análise de despesas para identificar as tendências associadas a gastos não autorizados—e ao sensibilizar as suas equipas para os riscos desta prática—pode ajudar a proteger-se contra os problemas que ela causa.

Métricas e KPIs de análise de despesas

A melhor solução de análise de despesas pode ajudá-lo(a) a monitorizar vários indicadores e indicadores-chave de desempenho (KPIs) acordados através de painéis e relatórios em tempo real. Esses indicadores oferecem-lhe uma visão geral dos gastos e do desempenho entre fornecedores, categorias, processos de aquisição, preços e muito mais. Aqui estão alguns KPIs comuns utilizados na análise de despesas:

• Poupanças: Este KPI fundamental e básico mede a redução de despesas alcançada através de estratégias de aquisição melhoradas, melhores negociações com fornecedores e processos mais eficientes. Ao acompanhar as poupanças de custos, pode quantificar os benefícios financeiros dos seus esforços de gestão de despesas.
• Despesa sob gestão: Este KPI refere-se ao total de despesas que é gerido ativamente pela equipa de compras. Ajuda-o a compreender quanto do seu gasto está a ser controlado e otimizado. Níveis mais elevados de despesas sob gestão indicam uma melhor supervisão e práticas de aquisição mais eficazes. A métrica garante que todos os gastos sejam visíveis e contabilizados, reduzindo o risco de despesas não autorizadas.
• Desempenho do fornecedor: Pode comparar métricas como taxas de entregas atempadas, taxas de defeitos e conformidade com os termos do contrato para avaliar o desempenho do fornecedor. A monitorização regular estabelece um padrão visível e acordado, promovendo relações mais fortes com os fornecedores.
• KPIs Operacionais: Os KPIs operacionais medem a eficiência dos processos de compras. Estes podem incluir métricas como o tempo de ciclo para o processamento de encomendas de compra, a precisão no cumprimento das encomendas e a eficiência no processamento de faturas. A melhoria dos KPIs operacionais conduz a processos de aquisição mais eficientes e à redução dos custos operacionais.
• Condições de pagamento: Uma ferramenta frequentemente subutilizada, a análise de pagamentos examina as condições sob as quais os pagamentos são efetuados aos fornecedores. Isto significa avaliar aspetos como o número médio de dias de pagamento, descontos por pagamento antecipado aproveitados e o cumprimento dos prazos de pagamento acordados.
• KPIs dos Colaboradores: Os KPIs dos colaboradores medem o desempenho e a produtividade da equipa de compras. Estes podem incluir métricas como o número de ordens de compra processadas por colaborador, a precisão na colocação de encomendas e o nível de conformidade com as políticas de compras. A monitorização dos KPIs dos colaboradores pode ajudar a identificar necessidades de formação, melhorar o desempenho geral da equipa e aumentar a eficiência e eficácia da função de compras.

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O que procurar num software de análise de despesas

Soluções de análise de despesas baseadas na cloud e potenciadas por IA são essenciais para qualquer estratégia séria de compras e cadeia de abastecimento. Independentemente da fase em que se encontra na sua transformação digital, cada passo que der para melhorar a integração, visibilidade e precisão dos dados trará benefícios tanto a curto como a longo prazo. Procure pelos seguintes aspetos, entre outros, como algumas das principais funcionalidades que deve esperar do seu software de análise de despesas:

• Integração abrangente de dados: O software deve integrar-se com os sistemas financeiros, ERP e de cadeia de abastecimento existentes para consolidar todos os dados de despesas num único local.
• Painéis em tempo real e relatórios: Procure por painéis personalizáveis e em tempo real que forneçam informações rápidas sobre os principais indicadores de despesas e processos de trabalho.
• Capacidades avançadas de análise e IA: O software deve utilizar IA para transformar dados brutos em informações acionáveis e prever tendências futuras de gastos.
• Interface fácil de utilizar: Certifique-se de que está a obter uma interface intuitiva, fácil de navegar, que requer formação mínima e funciona tanto em dispositivos de secretária como móveis.
• Escalabilidade e flexibilidade: Escolha um software que possa crescer com a sua organização, integrar-se com novos sistemas e adaptar-se às necessidades de compras em constante mudança.
• Funcionalidades robustas de segurança e conformidade: O software deve incluir medidas de segurança rigorosas e cumprir os regulamentos aplicáveis para proteger dados sensíveis.
• Relatórios e análises personalizáveis: Selecione software que permita a criação de relatórios personalizados e uma análise detalhada de dados adaptada às necessidades específicas.

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