O fecho financeiro é um processo há muito associado a tarefas tediosas e propensas a erros, sustentado por uma intensa pressão para fechar os livros o mais rapidamente possível. E enquanto decisões empresariais cruciais muitas vezes estão na balança, as demonstrações financeiras e relatórios dos quais dependem são apenas tão bons quanto a sua precisão e fiabilidade.

Hoje, as empresas de médio porte enfrentam uma concorrência intensa e devem ser capazes de mudar e adaptar os seus modelos de negócio rapidamente. Processos de fecho financeiro eficientes e fiáveis ajudam a trazer confiança e rapidez ao planeamento corporativo e à tomada de decisões—e ajudam os investidores e acionistas a reconhecer uma boa oportunidade quando a veem.

O que é o fecho financeiro?

Fecho financeiro refere-se a um processo recorrente de revisão e reconciliação, levando à entrega das demonstrações financeiras e relatórios necessários para uma visão detalhada da situação fiscal da empresa. Em outras palavras, o fecho financeiro é a soma de todas as atividades de gestão financeira que as equipas de contabilidade realizam para “fechar os livros” num período de tempo específico, como um mês, um trimestre ou um ano fiscal. O objetivo final de um fecho de contabilidade é fornecer relatórios detalhados e abrangentes, incluindo:

• Balanço patrimonial ou demonstração da posição financeira
• Demonstração de resultados ou demonstração de lucros e perdas
• Demonstração de fluxos de caixa

Qual é a diferença entre "fecho financeiro" e "encerramento dos livros"?

Mesmo pessoas que conhecem a diferença entre estes dois termos, muitas vezes os usam de forma intercambiável. No entanto, do ponto de vista operacional, há uma distinção entre o fecho financeiro e o encerramento dos livros—e uma que se torna cada vez mais importante à medida que as empresas de médio porte procuram integrar melhor os seus processos de contabilidade num único sistema em nuvem, como software de planeamento de recursos empresariais (ERP).

Aqui está a definição destes termos-chave:

• Fecho financeiro é um termo abrangente que se refere a todos os processos contabilísticos que envolvem o encerramento dos livros—incluindo o ato de realmente fechar os livros. O resultado são os relatórios e demonstrações financeiras que fornecem aos stakeholders e executivos uma conta precisa da situação fiscal da empresa. Isto ocorre regularmente, podendo ser mensal, trimestral, anual ou outro.
• Fechar os livros é a etapa no processo de encerramento financeiro quando o livro razão ou "os livros" são reconciliados e fechados para o período. Após este passo, os relatórios financeiros são produzidos para mostrar a situação fiscal da empresa durante esse período específico.

Passos principais no processo de encerramento financeiro

Existem basicamente cinco etapas no processo de encerramento financeiro: registar, analisar, encerrar, consolidar e relatar. Quando o prazo de encerramento é estabelecido, o saldo de todas as demonstrações financeiras deve ser reconciliado para que os livros possam ser fechados e o processo iniciado novamente para o próximo período fiscal.

Registar, analisar, consolidar

• Criar transações financeiras envolve o registo de ativos, passivos, capital próprio, receitas e despesas de toda a empresa para esse período fiscal específico.
• Realizar contabilidade financeira inclui tarefas adicionais como análise e reconciliação de contas, reconhecimento de receitas, cálculo de depreciação e contabilidade de acréscimos.

Fechar

• Fecho da entidade é o ponto onde você parou de registrar e reconciliar transações e está pronto para reconciliar e fechar os livros.
• Fecho corporativo ocorre após o encerramento dos livros e inclui etapas adicionais necessárias para a consolidação financeira entre divisões e entidades legais, incluindo o mapeamento para um plano de contas comum, para alguma tradução para uma moeda comum, eliminações entre empresas e cálculo de investimentos. À medida que as empresas de médio porte crescem, precisarão automatizar e integrar algumas dessas atividades e obter acesso mais rápido a verificações de controle e validação.

Relatório

• Realizar relatórios financeiros é a última etapa no processo de encerramento financeiro. À medida que os relatórios se tornam mais complexos e exigentes, as equipas financeiras sentem a pressão para fornecer relatórios mais rápidos e flexíveis. Interfaces de dispositivos móveis e poderosos sistemas de gestão financeira são uma resposta ideal para executar relatórios personalizados e em tempo real em qualquer lugar, a qualquer momento.

O software de encerramento financeiro ERP pode mostrar-lhe uma visão geral das tarefas que faltam para encerrar os livros.

Principais 5 desafios de encerramento financeiro

Muitas empresas de médio porte enfrentam desafios contábeis globais cada vez mais complexos, mas devem contar com equipas menores para realizar as tarefas. Para eles, é crucial simplificar e automatizar as suas práticas de contabilidade e enfrentar estes desafios de frente.

Aqui estão os principais desafios para as equipas financeiras:

1. Falta de estrutura e procedimentos operacionais padrão de contabilidade: O processo de encerramento financeiro é "contabilidade 101" para líderes de equipas financeiras. Nas empresas de médio porte, isso muitas vezes significa que algumas pessoas seniores—que conhecem o processo de fechamento financeiro em detalhe—não sentem a necessidade de introduzir procedimentos operacionais padrão (SOPs) mais formais e detalhados. À medida que as empresas se tornam mais complexas, precisam de SOPs fortes, mas pode ser um desafio obter adesão para procedimentos operacionais mais rigorosos, por isso, quaisquer novos sistemas ou soluções financeiras propostos precisam ser capazes de demonstrar rapidamente benefícios e facilidade de uso.
2. Pressão de tempo no fecho de fim de mês: Desde a alta administração até aos acionistas, decisões estratégicas importantes dependem—ou até mesmo se baseiam—na história que os relatórios de fecho financeiro têm para contar. Assim, a velocidade torna-se o motivador. Às vezes isso é bom quando resulta em maior eficiência e gestão do tempo. Mas, muitas vezes, isso leva a atalhos questionáveis ou silos, onde as pessoas mais rápidas são encarregadas de fechar os livros em vez de dedicar tempo a disseminar e automatizar essas tarefas por toda a equipa e ajudar a garantir uma melhor compreensão dos processos padrão de fecho financeiro em toda a empresa.
3. Dados financeiros imprecisos e atrasados: Basta que os dados imprecisos ou incompletos de uma área do negócio perturbem o encerramento financeiro completo. Cada departamento produz faturas, despesas e ordens de compra, mas em muitas empresas—especialmente em empresas de médio porte que cresceram rapidamente—há uma falta de consistência procedimental em torno do relatório financeiro. Pedidos frenéticos por coisas no final do mês levam a frustração e erros. Muitas empresas enfrentam o desafio da falta de ferramentas e soluções para apoiar a contabilidade e relatórios departamentais consistentes e contínuos—durante todo o mês.
4. Silos e integração inadequada de dados financeiros: Juntamente com dados departamentais imprecisos e atrasados, as equipas financeiras também enfrentam dificuldades com sistemas de relatórios isolados e díspares em toda a empresa, muitas vezes com metadados ou estruturas de dados diferentes para os nomes e números de contas, nomes e número de produtos, clientes, divisões, e assim por diante. Isso significa que os contabilistas não só têm de reconciliar e dar sentido a informações díspares, como também muitas vezes têm de recorrer a processos manuais, propensos a erros, para garantir que os dados estão numa estrutura consistente.
5. Falta de contabilidade automatizada: À medida que as empresas de mercado médio crescem, também aumenta a complexidade dos seus livros, sem mencionar a necessidade de impor uma segurança corporativa cada vez mais desafiadora e os detalhes das normas de governança. Apegando-se a processos que já estão em vigor, muitas empresas tentam adicionar estes itens adicionais como tarefas realizadas manualmente. Não só aumenta o risco de erro, como também limita a escalabilidade e a integração de dados. Sem o poder dos sistemas de gestão empresarial ERP alimentados por inteligência artificial (IA), as empresas de médio porte alcançarão uma massa crítica de contabilidade, além da qual não poderão mais crescer usando processos manuais.

Melhores práticas para um encerramento de relatórios financeiros e contabilidade mais suave

Os relatórios e insights fornecidos pelo processo de fecho financeiro são alguns dos mais cruciais para o crescimento e operação do seu negócio—no entanto, devido à sua complexidade e detalhe, são frequentemente entre as atividades corporativas mais temidas. Mas, ao padronizar procedimentos, desenvolver boas estratégias de comunicação e aproveitar soluções poderosas de software de contabilidade, as empresas podem tornar o processo muito mais fácil e eficiente.

• Identifique ineficiências e processos de contabilidade propensos a erros. Ao digitalizar e modernizar as suas práticas de contabilidade, muitas das melhores empresas de mercado médio formam uma força-tarefa de representantes de todos os departamentos. A equipa financeira fornece-lhes um conjunto de riscos e questões a procurar e estas descobertas são então conglomeradas e avaliadas para obter uma boa noção de onde existem oportunidades de melhoria.
  
  Este processo normalmente revela gargalos e atrasos, mas também chama a atenção para as inúmeras atividades que ainda estão a ser realizadas em folhas de cálculo manuais e independentes. Este processo prepara o terreno para o desenvolvimento de Padrões Operacionais e a implementação de ferramentas de contabilidade mais conectadas e automatizadas.
• Desenvolva boas práticas de gestão de mudanças para criar e implementar SOPs. Embora a equipa de contabilidade seja, em última instância, responsável por um fecho financeiro tranquilo, depende de todos os departamentos para conseguir isso - desde os custos de aquisição da C-suite até às despesas de almoço da equipa de vendas. Se se espera que os departamentos entreguem com rapidez e precisão, então é responsabilidade da empresa garantir que todos na organização estejam alinhados.
  
  Nas melhores empresas de mercado médio, isto muitas vezes começa com uma boa estratégia de gestão de mudanças para ajudar a comunicar a importância de padronizar tarefas e consolidar protocolos sobre quem é responsável por quê, e quando e como precisam completar e submeter as suas tarefas financeiras. E à medida que os SOPs são criados e implementados, este é o momento ideal para introduzir e apoiar o uso de ferramentas inteligentes de gestão financeira, como uma solução ERP.
• Implementar e apoiar um processo de contabilidade contínua. “Contabilidade contínua” significa apenas que, em vez de todos os departamentos correrem em pânico no dia 29 ^º de cada mês, são estabelecidos fluxos de trabalho para distribuir as tarefas de fecho financeiro de forma mais uniforme ao longo do período de relatório.
  
  O uso de ferramentas financeiras automatizadas pode ajudar bastante a simplificar este processo com coisas como aplicativos móveis e modelos—tudo via a nuvem para reunir e integrar dados diários entre departamentos em tempo real. Isto ajuda a evitar o pânico de fim de mês e também capacita as equipas a identificar (e corrigir) erros cedo. Finalmente, quando os livros estão atualizados, as empresas podem realizar um "fecho suave" em qualquer período durante o mês, para evitar surpresas ou identificar oportunidades.
• Automatize e digitalize o fecho financeiro. Com um ERP alimentado por IA que fornece soluções financeiras baseadas na nuvem, as empresas de médio porte podem realocar tempo valioso. Em vez de passar horas a realizar tarefas manuais e a interpretar dados desorganizados, as equipas financeiras podem dedicar mais tempo a atividades estratégicas e qualificadas que ajudam as suas empresas a crescer e a adaptar-se rapidamente no mercado em rápida mudança.
  
  Os sistemas de nuvem oferecem painéis em tempo real que permitem aos executivos personalizar relatórios e obter informações detalhadas a qualquer momento durante o mês—do seu dispositivo, mesa ou onde quer que estejam. Também dá à equipa de contabilidade acesso aberto à informação em toda a empresa, utilizando ferramentas que integram e padronizam automaticamente conjuntos de dados díspares e lhes dão uma base de comando de onde podem agregar e analisar dados de toda a empresa.
• Reúnam-se após cada encerramento financeiro. Isto é particularmente importante para empresas de médio porte que estão a crescer e a mudar rapidamente os seus modelos de negócio—especialmente quando estão a tentar implementar e consolidar novas ferramentas digitais e SOPs. Todos os desafios processuais e epifanias que ocorreram durante o último encerramento nunca estarão mais frescos na mente da equipa do que um ou dois dias depois de concluído.
  
  Muitas empresas aproveitam esta pausa momentânea após o fecho para organizar reuniões regulares de análise do fecho financeiro, onde as equipas podem sair do local, talvez fazer uma refeição, e tirar um momento para analisar e partilhar as suas ideias para melhorar e simplificar o processo.

A automação e as listas de tarefas ajudam a melhorar o processo de fecho financeiro, como visto aqui nesta lista de aprovações.

Comece com o software de encerramento financeiro

A lenda diz que, enquanto visitava a NASA, o Presidente Kennedy encontrou um zelador a trabalhar até à noite. Quando Kennedy lhe perguntou por que estava lá tão tarde, o homem respondeu: "Porque estou a ajudar a colocar um homem na lua." Embora essa velha história possa parecer um pouco piegas hoje, a sua mensagem continua a ser extremamente poderosa.

Para serem ágeis e resilientes nos mercados globais rápidos e competitivos de hoje, as empresas de médio porte devem esforçar-se para incutir—em todas as suas equipas—um sentido de propósito comum e uma compreensão dos objetivos da empresa. E isso não pode acontecer facilmente em meio a silos internos, processos ineficientes e fluxos de trabalho manuais propensos a erros. A transformação digital financeira não precisa acontecer da noite para o dia. Começar com as melhores ferramentas de encerramento financeiro na nuvem pode ser mais fácil do que pensa. Entre em contacto com o seu fornecedor de software para saber mais sobre opções e soluções personalizadas para as necessidades únicas do seu negócio.