Compreender a migração de ERP

ERP é como o sistema nervoso central de uma empresa. As soluções ERP oferecem às organizações visibilidade sobre o que está a acontecer nas principais áreas de negócio, incluindo finanças, cadeia de abastecimento, serviço ao cliente e recursos humanos, entre outras. Isto ajuda as empresas a gerir múltiplos processos interligados dentro de um único sistema integrado.

Uma migração de ERP é necessária quando um ERP legado se torna obsoleto, já não acompanha as necessidades dos clientes ou limita a capacidade de uma empresa de responder às exigências competitivas. Seja qual for o caso, a migração de dados é uma parte crítica—e potencialmente trabalhosa—para colocar um novo ERP em funcionamento.

Neste artigo, iremos explorar:

• Como se preparar para a migração de ERP

• Porque o ERP na cloud está em ascensão

• Desafios e armadilhas na migração de ERP

• Melhores práticas para uma migração de dados sem problemas

Preparação para a migração do ERP

A migração de dados pode ser um trabalho meticuloso. Transferir informações relacionadas com clientes, produtos e fornecedores de vários formatos para um único sistema traz um risco inerente à integridade dos dados do ERP. A precisão é essencial para evitar atrasos, confusão e perda de dados no futuro.

As empresas que têm uma compreensão clara dos seus objetivos, estratégia e necessidades colocam-se na melhor posição para uma transferência de dados precisa e atempada. Aqui estão algumas formas de se preparar:

Elabore o caso de negócio

Um caso de negócio sólido começa com uma declaração clara do problema. As organizações devem avaliar a infraestrutura de TI, as aplicações e os dados com que estão atualmente a trabalhar e identificar quaisquer deficiências. Descreva de que forma essas limitações afetam as operações, o desempenho dos colaboradores e as relações com os clientes.

Depois, explique como um novo ERP irá resolver essas questões. Seja claro sobre o ROI esperado, custos, restrições de recursos e potenciais riscos. Os benefícios do ERP dependem de um novo sistema que comece com os melhores dados. As organizações devem ter uma visão realista sobre o tempo, a energia e o investimento necessários.

Desenvolva uma estratégia sólida de migração de dados

Uma migração ERP bem-sucedida baseia-se em objetivos bem definidos. Elabore um esboço dos detalhes do projeto com orçamento, cronograma realista e âmbito. Selecione as principais métricas de desempenho para acompanhar ao longo do projeto.

Comece a planear cedo para garantir os recursos necessários e capacitar as equipas de implementação de ERP a delegar outras tarefas, para que possam concentrar a sua energia na migração de dados quando necessário. A adesão antecipada a todos os níveis de uma organização coloca toda a gente em sintonia e ajuda a prevenir perturbações ou desacordos no futuro.

Escolha um parceiro de implementação de ERP

Depois de uma empresa definir os objetivos e requisitos, pode avaliar cuidadosamente as suas opções de ERP. Investigue fornecedores quanto à experiência no setor, compatibilidade com a tecnologia atual e um histórico comprovado de cumprimento dos objetivos definidos.

Consulte estudos de caso de fornecedores para verificar até que ponto estão alinhados com necessidades empresariais específicas. Uma pessoa adequada estará familiarizada com as normas mais recentes de conformidade de dados e regulamentos do setor.

Porque é que as empresas estão a migrar para ERP na cloud

Os sistemas ERP tradicionais on-premise residem em servidores pertencentes e mantidos pela equipa de TI da empresa. Exigem espaço físico, manutenção regular e transferência de dados quando o hardware antigo inevitavelmente chega ao fim da sua vida útil. É por isso que mais organizações atualmente estão a migrar para soluções de ERP na cloud. Estes serviços baseados em subscrição oferecem a visibilidade e o controlo que as principais empresas desejam, sem necessidade de um grande investimento de capital ou manutenção contínua.

As vantagens de um ERP na cloud em relação a um ERP local incluem:

• Custo: O software ERP na cloud é fornecido através da internet, pelo que não há necessidade de hardware que exija atenção diária dos departamentos de TI, que já estão ocupados. As correções, atualizações e manutenção estão incluídas por um fornecedor de ERP mediante uma taxa fixa.

• Escalabilidade: As empresas podem adicionar armazenamento de dados à medida que crescem e novas funções remotamente, conforme necessário. As integrações ERP pré-construídas ligam-se a aplicações empresariais com IA generativa que ajuda a automatizar processos e a apoiar clientes.

• Flexibilidade: As soluções de ERP na cloud adaptam-se rapidamente a novos modelos de negócio e a regulamentações em constante mudança. As organizações podem encontrar oportunidades para inovar ao conectar dados anteriormente isolados e ao consolidar, normalizar e integrar aplicações.

• Análise de dados: Os sistemas modernos na cloud permitem que os líderes tomem decisões melhores e mais rápidas. As ferramentas de IA elevam os conhecimentos ocultos em grandes e complexos conjuntos de dados para ajudar a identificar tendências e antecipar mudanças.

• Segurança: As soluções de ERP na cloud ajudam a reduzir o risco e a aumentar a transparência da conformidade. As equipas de segurança dos fornecedores de ERP podem efetuar atualizações críticas, resolver problemas e responder a ciberataques remotamente, sem necessidade de uma visita dispendiosa ao local.

Desafios comuns na migração de dados ERP

A migração de ERP é mais do que simplesmente transferir ficheiros. A continuidade dos fluxos de trabalho de uma empresa e a capacidade de encontrar informações rapidamente dependem de uma transferência precisa de todos os dados relevantes do ERP.

Há muitas variáveis com que lidar. Mas estas complexidades podem ser superadas, especialmente se as empresas estiverem cientes dos problemas que mais frequentemente dificultam as equipas:

• Qualidade dos dados: Conteúdo redundante, antigo, desnecessário ou desatualizado propaga-se a jusante, causando problemas e limitando as perceções

• Restrições de recursos: É necessário tempo, conhecimento especializado e concentração para descobrir os dados ERP presos em silos de informação, e depois extrair, limpar e prepará-los para a migração

• Complicações do ERP legado: Quanto mais personalizado for um sistema legado, mais longa e complexa tende a ser uma migração de ERP

• Conformidade e segurança: Migrar dados de várias fontes de forma segura requer conhecimento sobre ameaças cibernéticas em constante evolução e consciência das diretrizes regulamentares

• Gestão da mudança: Um sistema legado pode ser algo natural para muitos colaboradores—equilibrar a carga de trabalho com a aprendizagem de um novo sistema pode causar stress

Melhores práticas para migração de dados ERP

Dados ERP precisos sustentam os processos dos colaboradores, os sistemas de cadeia de abastecimento, as interações com o serviço ao cliente e muito mais. As empresas precisam transferir dados tendo em conta tanto os detalhes de baixo nível como a estratégia de alto nível.

Para garantir que todos os dados a serem transferidos estejam otimizados para um novo sistema ERP, siga estas dicas:

Avaliar os dados existentes

Diferentes departamentos dentro de uma organização podem tratar o mesmo dado de forma diferente. Isto pode levar a inconsistências, duplicações ou imprecisões que surgem mais tarde, precisamente no momento menos oportuno.

Uma vez que um novo ERP será a única fonte de verdade de uma empresa, é sensato ser seletivo quanto ao que será migrado. Copiar todos os dados até ao último detalhe pode causar confusão ou erros mais tarde. Uma avaliação minuciosa dos dados por departamento garantirá que informações inúteis não sobrecarreguem a nova base de dados.

Mapeie cuidadosamente os campos de dados

Um plano para o fluxo de dados ajuda as organizações a identificar inconsistências e a permitir a transferência automatizada. Para alcançar esse objetivo, as empresas devem mapear os dados das plataformas e soluções de origem para a estrutura do seu novo sistema ERP.

Dê às equipas de implementação de ERP tempo para compreenderem o que estão a ver, sinalizarem problemas quando necessário e converterem os dados para formatos que se adaptem melhor ao novo sistema.

Determinar a governação de dados

É fundamental que uma organização decida quem é responsável por que dados antes de estes serem transferidos. Atribua intencionalmente funções para quando tipos específicos de dados devem ser incorporados, como isso acontecerá e quem será responsável por isso.

Designe uma pessoa para supervisionar a conformidade. Isto ajudará a garantir que todo o esforço de migração do ERP esteja continuamente em conformidade com os regulamentos mais recentes.

Estabeleça um processo rigoroso de validação

Para garantir que os resultados dos testes possam ser interpretados e utilizados corretamente, é uma boa ideia verificar a metodologia de teste desde o início.

Teste assim que os primeiros dados forem transferidos e revalide regularmente os resultados à medida que mais dados forem movidos. Esta abordagem permite que as empresas tenham oportunidades de aprender, aplicar conhecimentos de forma abrangente e evitar problemas quando o ritmo acelera.

Promova uma implementação colaborativa

Especialistas de TI, utilizadores finais e partes interessadas precisam todos de estar envolvidos para que uma migração de ERP seja bem-sucedida. Para gerar adesão, é melhor desenvolver uma estratégia em conjunto, comunicar claramente as prioridades desde o início e ser transparente sobre como a mudança irá impactar todas as pessoas.

Informe regularmente os executivos, departamentos, clientes e colaboradores sobre o estado do projeto e como o produto final irá melhorar a sua experiência.

Lista de verificação para migração de ERP: 7 estratégias essenciais

Como em qualquer projeto a nível de empresa, mesmo com o melhor planeamento, surgirão questões inesperadas. Siga estas estratégias para lidar diretamente com os soluços e gerir o risco:

1. Realize uma avaliação completa que defina objetivos claros

Compreenda claramente os requisitos de dados, recolhendo intencionalmente contributos de toda a organização, desde a gestão até aos utilizadores finais. Saiba o que está a causar frustração, a atrasar processos ou a travar a inovação. Em seguida, crie uma lista de objetivos mensuráveis para abordar esses pontos problemáticos específicos.

2. Colabore com consultores experientes

Depois de uma organização ter os seus objetivos claramente documentados, um consultor pode ajudar a priorizá-los e a explorar outras questões que a empresa possa precisar de considerar. Uma perspetiva informada e externa pode também clarificar o que significa o sucesso, tanto no final de uma migração de ERP como nos anos seguintes.

3. Envolva as partes interessadas cedo e frequentemente

A migração de ERP é um esforço que envolve toda a empresa e que prosperará com uma comunicação clara, por isso defina as expectativas desde o início. Informe todos os departamentos afetados, parceiros e clientes sobre como e quando a mudança os irá afetar, para que todos possam preparar-se e ninguém seja apanhado de surpresa.

4. Documente um plano abrangente de migração de ERP

Desenvolva uma lista detalhada de tarefas para cada etapa, do início ao fim, com marcos principais e datas associadas. Seja claro sobre o que é necessário para concluir cada etapa e acompanhe quanto tempo cada uma delas requer à medida que avança.

5. Adote uma estratégia de núcleo limpo para a limpeza e preparação de dados mestres

As empresas que evitam modificações nas funções principais do seu sistema ERP tendem a evitar complexidade e problemas de desempenho no futuro. Ative um núcleo limpo para minimizar o risco, beneficiar-se rapidamente das atualizações e integrar facilmente com novas tecnologias.

6. Simplifique a sua migração para a cloud com uma abordagem faseada

Uma migração de ERP deve ser realizada de forma gradual. Analise os principais sistemas ou processos por departamento, colaborador ou localização. Lide com os problemas de forma proativa, aprenda e siga em frente. Demora um pouco mais, mas ser metódico é indispensável para projetos complexos ou de alto risco.

7. Teste de forma rigorosa e ofereça formação

Confirme que um novo ERP está a importar corretamente os novos dados, testando primeiro pequenas quantidades. Verifique manualmente cada candidatura, corrija os problemas e confirme que os sistemas ERP novo e antigo estão alinhados. Depois, adicione mais dados e casos de utilização, dando aos utilizadores finais a oportunidade de treinar e obter certificações.

Quem deve fazer parte da minha equipa de migração de ERP?

Uma estratégia de migração de dados é tão boa quanto as pessoas que colaboram para a implementar. O sucesso de qualquer novo ERP depende da equipa que molda o projeto desde o início até à sua conclusão.

Aqui estão alguns papéis sugeridos para atribuir e o seu foco:

• Patrocinador executivo para atuar como ponto de contacto com a liderança, garantir o compromisso executivo desde o início e ajudar a resolver questões à medida que surgirem

• Gestor de projeto para orientar o tráfego com atenção ao cronograma e ao orçamento

• Gestor de TI ou administrador de sistemas para garantir que quaisquer sistemas atuais baseados em dados sejam compatíveis e estejam prontos para a migração

• Analista de negócios para ajudar a clarificar o caso de negócio para a migração de ERP e esclarecer os seus impactos a curto e longo prazo

• Responsáveis interfuncionais para garantir que todos os dados relevantes sejam incluídos das principais áreas do negócio, incluindo finanças, vendas, operações e recursos humanos

• Responsável pela gestão da mudança para ajudar os colaboradores a prepararem-se para—e adotarem—as novas capacidades de um sistema ERP

• Especialista em migração de dados para ajudar a mapear, recolher, limpar e preparar dados para uma transferência sem falhas

• Responsável de garantia de qualidade/testes para inspecionar os processos em cada etapa e garantir que a integridade dos dados transferidos esteja alinhada com as necessidades do novo sistema ERP

• Fornecedor/consultor de ERP para orientar uma organização durante o processo, com uma perspetiva renovada e objetivos a longo prazo em mente

Perguntas frequentes