A aquisição direta é responsável por garantir que tenha todos os ingredientes “essenciais” para fabricar os principais produtos que a sua empresa produz. A aquisição indireta, por outro lado, inclui tudo o resto que é essencial para manter as luzes acesas e garantir que o seu negócio funcione de forma suave e eficiente.

As atividades de aquisição direta envolvem orçamentos maiores e podem ser geridas de forma mais centralizada e estratégica. Mas o que muitas vezes é negligenciado é que, em muitas empresas, os custos de compras indiretas ainda podem representar uma parte significativa das despesas relacionadas com as compras. Apesar disso, as compras indiretas são frequentemente descentralizadas e geridas de forma inconsistente, apresentando um enorme potencial de melhoria. As melhores tecnologias e práticas de gestão de despesas de hoje ajudam-no a adotar uma abordagem mais unificada e holística a todos os seus processos de gestão de despesas—garantindo que as suas equipas, os seus dados e os seus sistemas estão integrados de forma harmoniosa e a funcionar bem em conjunto.

O que é a aquisição direta?

A aquisição direta refere-se ao processo de compra de matérias-primas, componentes e mão de obra que são diretamente utilizados na produção dos bens ou serviços que a sua empresa vende.

Esta atividade de despesa está muito ligada às suas operações comerciais principais. Fornece a sua linha de produção e afeta a qualidade do produto final que oferece aos seus clientes. Um exemplo seria um fabricante de automóveis a adquirir e comprar aço e pneus. Outra forma de encarar a aquisição direta é a sua proximidade imediata com as suas operações principais. Sem material de escritório, um fabricante de automóveis ainda conseguiria fabricar carros. Mas sem metal ou borracha, a operação principal fica paralisada.

Boas práticas diretas frequentemente aproveitam soluções e ferramentas de e-procurement, incluindo análise de despesas, sourcing estratégico e planeamento das necessidades de materiais (MRP). Isto ajuda as empresas a garantir que têm fornecedores fiáveis e sistemas eficientes para gerir estas relações—conduzindo idealmente a operações mais eficientes e resilientes.

O que é a aquisição indireta?

A aquisição indireta envolve a compra de bens e serviços que são importantes para manter a sua empresa a funcionar, mas que não entram diretamente na produção dos seus produtos ou serviços principais. Esta categoria de despesas inclui manutenção, reparação e operações (MRO), bem como serviços de TI e subscrições de software como serviço (SaaS), marketing, imobiliário, profissionais subcontratados e muito mais.

E embora a definição de compras indiretas não tenha realmente mudado nos últimos 50 anos, a transformação digital atual trouxe uma mudança significativa na forma como tanto as empresas como os seus clientes fazem negócios. Certas despesas indiretas são intemporais, como os serviços de limpeza ou material de escritório. Mas o que mudou enormemente foi a nossa dependência de soluções SaaS, cibersegurança e de software cada vez mais poderoso e especializado. As equipas de gestão de despesas de hoje em dia estão frequentemente a gastar menos em material de escritório, serviços de publicidade e até mesmo em imobiliário. Mas isso tem mais a ver com uma mudança em direção à digitalização, ferramentas de marketing de autoatendimento e trabalho remoto do que com uma redução nas despesas indiretas em geral. À medida que as empresas e os fabricantes se tornam cada vez mais digitalizados, estão a perceber que, apesar de gastarem menos em algumas despesas empresariais “fixas”, estão a sentir uma necessidade crescente de outros tipos de ferramentas e soluções para os ajudar a crescer e competir.

Aquisição direta vs. indireta: Quais são as diferenças?

A principal diferença entre estes dois modelos de aquisição não é como são realizados, mas sim porquê são necessários e para quê são necessários. As melhores práticas — desde a aquisição até ao pagamento — devem ser rigorosamente aplicadas a todas as suas atividades de aquisição, sejam elas diretas ou indiretas.

• Continuidade do negócio e importância estratégica: As atividades de compras diretas são imediatamente críticas para a continuidade do negócio. Uma interrupção no fornecimento de matérias-primas pode parar a produção, afetando as vendas e os resultados financeiros. A aquisição indireta tem um impacto menos imediato sobre o negócio; no entanto, o efeito cumulativo de gerir esta categoria de despesas de forma eficaz tende a ter um impacto significativo na saúde geral da empresa.
• Tamanho do orçamento e duração do contrato: A contratação direta geralmente envolve alocações orçamentais maiores e durações de contrato mais longas. Em contraste, a aquisição indireta pode envolver montantes de despesa mais pequenos e variáveis, com prazos contratuais mais curtos, centrando-se em necessidades operacionais que podem variar de ano para ano (ou até de dia para dia).
• Despesa planeada vs. despesa espontânea: A aquisição direta exige um planeamento rigoroso e previsões precisas para alinhar com os cronogramas de produção e a procura do mercado. Com as compras indiretas, geralmente há um pouco mais de flexibilidade, sendo as aquisições feitas conforme necessário, com base em requisitos operacionais mais imediatos.
• Importância das relações com fornecedores: Gestão de relações com fornecedores (SRM) nas compras diretas é normalmente mais estratégica, envolvendo parcerias de longo prazo para garantir conformidade, acesso à experiência e sugestões dos fornecedores, e possibilitar fornecimento e qualidade consistentes. Na aquisição indireta, o objetivo é incentivar as pessoas a efetuarem compras junto destes fornecedores aprovados, de modo a aproveitar descontos por volume, melhorar o controlo de qualidade e cumprir as diretrizes e regulamentações.
• Gestão de inventário: A gestão de inventário nas compras diretas é uma atividade estratégica que visa equilibrar o custo com as necessidades de produção, evitando excessos de stock ou ruturas de stock. A aquisição indireta pode não ser tão vulnerável a riscos de escassez e excesso, dependendo da natureza dos bens ou serviços adquiridos.
• Estrutura organizacional: As compras diretas têm sido tradicionalmente geridas por uma equipa de compras específica, com orçamentos e indicadores de desempenho (KPIs) bem definidos, enquanto as compras indiretas são frequentemente menos rigorosamente controladas ou monitorizadas. E embora esta tenha sido uma distinção entre direto e indireto no passado, é importante notar que os melhores profissionais de gestão de despesas de hoje gerem as compras indiretas de uma forma mais conectada e sistemática.

Desafios comuns na aquisição direta

Muitos dos desafios para esta categoria de despesas podem ter origem fora da sua empresa. Para lidar com este tipo de questões, é essencial ter uma boa colaboração entre as suas equipas e os seus fornecedores — e garantir que as suas atividades de despesas diretas são orientadas por dados e centralizadas.

• Volatilidade da cadeia de abastecimento: Como os últimos anos nos mostraram, “nunca digas nunca” é um bom lema para se adotar no mundo empresarial atual. Desde fenómenos meteorológicos até instabilidade política, uma variedade complexa (e crescente) de acontecimentos globais pode perturbar a sua cadeia de abastecimento. É mais importante do que nunca que as equipas de compras diretas colaborem com a gestão da cadeia de abastecimento e aproveitem e analisem dados que promovam a resiliência provenientes de toda a empresa.
• Controlo de qualidade: Mesmo com as melhores intenções, os seus fornecedores podem falhar no que diz respeito à qualidade. Boas táticas de SRM e monitorização constante das tendências do mercado global e regional podem ajudá-lo a antecipar problemas de qualidade e a adaptar-se conforme necessário.
• Flutuações nos preços das matérias-primas: Dependendo do seu setor, pode estar particularmente vulnerável a alterações no preço e na disponibilidade das matérias-primas de que necessita para a sua produção principal. Mais uma vez, ao manter-se atualizado sobre a inteligência de mercado e ao criar margens de segurança nos seus orçamentos, pode estar mais bem preparado para tais eventualidades.
• Dependência do fornecedor: Quando encontra um ótimo fornecedor, é tentador ficar complacente. Mas, sem qualquer culpa própria, um parceiro de fornecimento pode, de repente, falhar na entrega. Sem outras opções avaliadas e disponíveis, pode encontrar-se numa situação assustadora.
• Conformidade regulamentar e sustentabilidade: As suas despesas de aprovisionamento direto são normalmente maiores e podem incluir matérias-primas, transporte de longa distância, mão de obra estrangeira e outros componentes complexos. As equipas de compras diretas precisam de estar atentas tanto à conformidade local como global no que diz respeito a questões ambientais, sociais e de governação (ESG), legais e a inúmeras outras regulamentações que, normalmente, não têm um impacto tão significativo nas atividades de compras indiretas.

Desafios comuns nas compras indiretas

Os desafios das compras indiretas muitas vezes têm origem dentro da sua organização. Isto são más notícias e boas notícias. Más notícias se continuar a tolerar silos e ferramentas e práticas desatualizadas. Mas há boas notícias se estiver pronto para enfrentar estes problemas porque—ao contrário da política e dos fenómenos meteorológicos—este tipo de desafios está ao seu alcance.

• Fraca visibilidade dos gastos: Mesmo que os departamentos sigam os protocolos corretos, se estes gastos não forem registados e integrados com as suas outras despesas, pode perder a oportunidade de os submeter a uma análise centralizada. Isto significa uma capacidade reduzida de identificar oportunidades de poupança de custos ou eliminar gastos desnecessários.
• Despesa não autorizada: A maioria das despesas não autorizadas é bem-intencionada e só ocorre devido à perceção de lentidão ao utilizar os canais “oficiais” ou à ausência de soluções que automatizem o cumprimento dos protocolos e políticas de compras. No entanto, pode causar danos significativos, aumentar os custos e agravar o risco de aquisições que não cumprem os requisitos organizacionais ou regulamentares.
• Acumuladores de dados e dados dispersos: Os dados de despesas indiretas e de fornecimento precisam ser recolhidos, normalizados e analisados juntamente com todos os outros dados empresariais críticos. Se não tiver uma política e prática rigorosas de recolha e centralização desta informação, perderá os seus benefícios—including previsões mais precisas e redução de custos.
• Excedentes e redundâncias: As aquisições indiretas muitas vezes resultam em fornecimentos excedentários ou serviços redundantes devido a uma fraca coordenação e planeamento. A visibilidade aprimorada proporcionada por soluções automatizadas ajuda-o a libertar este capital excedente, que poderia ser melhor utilizado noutras áreas do negócio.
• Cultura empresarial: Velhos hábitos custam a desaparecer. Em muitas empresas, não tem havido uma estratégia concertada dedicada às compras indiretas. Integrar as despesas indiretas nos seus processos centralizados requer mais do que um bom software. Isto requer uma comunicação transparente e clareza quanto à importância da visibilidade e da eliminação de silos em toda a sua empresa.

O impacto das compras diretas e indiretas na gestão de despesas

Os gastos diretos, embora representem uma parte significativa dos custos totais, oferecem oportunidades para economias de escala e descontos por volume que podem controlar eficazmente os custos de inventário. Por outro lado, embora as despesas indiretas não tenham o mesmo impacto no custo dos bens vendidos, são cada vez mais críticas para o sucesso do negócio, pois as ineficiências podem aumentar as despesas e causar atrasos e interrupções operacionais. A gestão holística de despesas, portanto, torna-se essencial para equilibrar estas (e todas as) categorias de despesas, garantindo que cada uma contribua o máximo possível para a saúde financeira global, o crescimento e a fluidez operacional da sua organização.

O que procurar em software de procurement direto / indireto

À medida que avança na sua jornada de transformação digital, escolha software com funcionalidades que aumentem a sua capacidade de integrar, personalizar e automatizar as suas atividades de gestão de despesas, incluindo:

1. Capacidades de integração abrangentes: A integração entre os seus sistemas de ERP e de gestão de despesas garante que os dados de compras estejam alinhados com as necessidades de produção e operacionais, o que é essencial para estabelecer um equilíbrio entre as compras diretas e indiretas.
2. Análise avançada e relatórios: Dadas as diferentes áreas de foco e impactos das compras diretas e indiretas, a análise é fundamental para distinguir e gerir os desafios e oportunidades únicos de cada uma.
3. Interface fácil de utilizar: Qualquer ferramenta é apenas tão boa quanto a disposição e capacidade das suas equipas para a utilizar. Procure uma interface e um painel que sejam intuitivos e fáceis de utilizar.
4. Gestão automatizada de fluxos de trabalho: A automatização simplifica processos, reduz tarefas manuais e melhora a precisão e a rapidez. Isto permite que as suas equipas se concentrem em questões estratégicas, com a confiança de que as tarefas manuais estão a ser monitorizadas de forma consistente.
5. Ferramentas robustas de gestão de fornecedores: Independentemente dos serviços ou bens que um fornecedor esteja a fornecer, funcionalidades padronizadas e fiáveis de gestão de fornecedores são essenciais para manter a qualidade e a fiabilidade tanto nas compras diretas como indiretas.
6. Opções de personalização flexíveis: Desde relatórios a fluxos de trabalho e processos automatizados, a personalização ajuda a garantir que as suas equipas possam adaptar-se às necessidades e desafios únicos associados a cada fornecedor, prestador de serviços ou atividade operacional.
7. Funcionalidades de segurança e conformidade: Quando se trata de conformidade regulamentar e da proteção de dados transacionais sensíveis, funcionalidades de segurança avançadas baseadas em IA são absolutamente essenciais para proteger a sua reputação, os seus clientes, os seus fornecedores e os membros da sua equipa.
8. Soluções otimizadas para dispositivos móveis: À medida que as suas atividades de compras se tornam mais precisas e melhor integradas em toda a sua empresa, vai querer garantir que as suas soluções de gestão de despesas suportam uma utilização flexível—seja num computador de secretária ou num dispositivo móvel.