O que é um plano de continuidade de negócios? A consultora de valor global de RH da SAP, Chiara Bersano, tem uma perspetiva única sobre a questão. Em 1999, ela estava a trabalhar para uma empresa global que operava uma fábrica em Izmir, Turquia, quando um terramoto devastador acabou por deixar mais de 17.000 mortos e 250.000 desabrigados. Os funcionários da empresa dela, no entanto, saíram-se melhor do que a maioria.

A empresa reagiu rapidamente, apoiando e ajudando os trabalhadores e suas famílias em condições difíceis. Isso garantiu confiança e lealdade a longo prazo entre a empresa e os seus trabalhadores. Mas também suscitou um interesse precoce no planeamento de contingência numa época em que a tecnologia para apoiar tal esforço era insignificante em comparação com as capacidades de hoje. No entanto, duas décadas depois, muitos desses funcionários ainda trabalham nessa empresa – não apenas pelo melhor salário ou pela promessa de crescimento na carreira, mas porque sabem que a empresa os apoia em tempos de crise.

Então, o que é planeamento de contingência? Se perguntar a Bersano, é criar uma estrutura de resposta a emergências que resulte na retenção de uma força de trabalho saudável, motivada e dedicada durante e após crises.

“O poder de construir relações a partir de uma crise é extremo,” diz Bersano. “É construir uma relação baseada na confiança com os funcionários.”

Simplificando: investir na saúde e segurança dos funcionários através de um planeamento de emergência diligente resulta primeiro em resiliência, agilidade e continuidade do negócio – e posteriormente em melhores resultados empresariais. Mas, de forma mais holística, o planeamento de contingência é fundamental para a sobrevivência de qualquer negócio, local ou global, a curto e longo prazo.

Perceção tanto quanto preparação

Embora existam inúmeros outros exemplos de planos de contingência além do de Bersano, a definição completa de um plano de continuidade de negócios em termos da função de RH é estar preparado para deslocar e alinhar pessoas e recursos em resposta a qualquer evento infeliz, para que a empresa possa retomar as operações parcial ou totalmente o mais rapidamente possível.

Isso levanta a seguinte questão: à medida que as notícias sobre a pandemia de COVID-19 começaram a espalhar-se no quarto trimestre de 2019, como poderiam melhores planos de contingência ter ajudado empresas e países naquela altura, e como podem esses planos ajudá-los agora? Para responder à segunda parte da pergunta, as empresas têm mais a ganhar quanto mais cedo criarem um plano de contingência focado na preservação da continuidade do negócio. Na verdade, é algo que as organizações de RH deveriam estar a fazer o tempo todo como parte do trabalho, independentemente das condições macroeconómicas ou específicas do negócio.

Retrospectiva 2020: Como planos de contingência poderiam ter ajudado no início da COVID-19

As empresas de comércio eletrónico que tinham planos para contratar rapidamente para funções de aprovisionamento e cumprimento estavam bem preparadas. E as organizações de serviços que já tinham equipado os funcionários com portáteis e software de colaboração atualizado conseguiram fazer a transição rápida e suavemente para um modo de trabalho remoto. De um modo geral, quanto mais preparado para o futuro e habilitado tecnologicamente estiver o negócio, melhor equipado estará – seja intencionalmente ou por acidente – para manter o negócio estável à medida que a pandemia se instalou.

Mas o planeamento de contingência é muito mais do que garantir que cada funcionário tenha um portátil e uma ligação rápida à internet. Trata-se de deslocar recursos ou até departamentos inteiros para se concentrar nas necessidades imediatas do negócio, gerir a perceção externa da empresa e realmente abordar o que os funcionários querem e precisam para ter sucesso. Se acha que isso soa como três coisas que precisam ser geridas em tempos normais, está correto. A eficácia da preparação dos Recursos Humanos fará toda a diferença no impacto que o negócio sofrerá, se é que sofrerá algum.

É por isso que, mesmo após a pandemia de COVID-19 diminuir, o planeamento de contingência constante e consistente deve ser a nova norma para os profissionais de RH. Se o planeamento de contingência for um aspeto sempre presente na função de RH, tem o poder de impulsionar o negócio para melhor.

Fazer o que se diz

Por mais que um plano de ação de emergência no local de trabalho seja sobre estratégias em escalas grandes e pequenas, a profundidade e eficácia de qualquer plano de contingência é, no seu cerne, um reflexo dos valores da empresa. Claro, todos os Websites de empresas têm aproximadamente o mesmo conjunto de ideais que expressam uma mentalidade centrada no cliente e colocam a saúde e segurança dos funcionários acima de tudo. Mas ações falam muito mais alto do que palavras copiadas e coladas.

É aí que o planeamento de contingência se alinha com os objetivos empresariais. Os profissionais de RH devem considerar tanto os cenários específicos do negócio como os fatores macroeconómicos que impactam todos na organização, e depois abordar estes à luz dos diferentes tipos de emergências e prioridades que podem surgir. O ativo mais valioso de uma empresa são os seus funcionários, e cuidar deles é uma obrigação moral e legal. Se o CEO e o CHRO concordarem que a saúde e segurança dos trabalhadores são de importância primordial tanto em tempos bons como desafiadores, a satisfação do cliente e o sucesso financeiro certamente seguirão – mesmo no meio de uma crise que ameaça virar todos os aspetos do negócio.

As estratégias de planeamento de contingência devem ser abrangentes por natureza e ter em conta uma ampla gama de ações de resposta que, mesmo em circunstâncias normais, seriam difíceis de implementar todas de uma vez. Mas é também por isso que a preparação para emergências e o planeamento de contingência são tão importantes – o tempo de resposta é essencial em qualquer crise. O plano certo não importará se chegar demasiado tarde.

Dado o que o mundo tem experienciado e como muitas organizações e indústrias inteiras foram impactadas, os profissionais de RH devem estar a perguntar-se agora: como podemos estar preparados da melhor forma possível para amanhã, no próximo mês e no próximo ano?

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