O que é um plano de continuidade de negócios? A consultora global de valor em RH da SAP, Chiara Bersano, tem uma perspetiva única sobre a questão. Em 1999, ela trabalhava para uma empresa global que operava uma fábrica em Izmir, na Turquia, quando um terramoto devastador acabou por deixar mais de 17.000 mortos e 250.000 desalojados. No entanto, os funcionários da empresa dela saíram-se melhor do que a maioria.

A empresa reagiu rapidamente, apoiando e ajudando os trabalhadores e as suas famílias em condições difíceis. Isto garantiu uma confiança e lealdade a longo prazo entre a empresa e os seus trabalhadores. Mas também suscitou um interesse precoce no planeamento de contingência, numa altura em que a tecnologia para apoiar esse esforço era muito inferior às capacidades atuais. No entanto, duas décadas depois, muitos desses colaboradores ainda trabalham nessa empresa – não só pelo melhor salário ou pela promessa de progressão na carreira, mas porque sabem que a empresa os apoia em tempos de crise.

Então, o que é o planeamento de contingência? Se perguntar a Bersano, trata-se de criar uma estrutura de resposta a emergências que permita manter uma força de trabalho saudável, motivada e dedicada durante e após as crises.

“O poder de construir relações a partir de uma crise é extremo”, diz Bersano. “É construir uma relação baseada na confiança com os colaboradores.”

Simplificando: investir na saúde e segurança dos colaboradores através de um planeamento de emergência diligente resulta, em primeiro lugar, em resiliência, agilidade e continuidade do negócio – e, mais tarde, em melhores resultados empresariais. Mas, de forma mais holística, o planeamento de contingência é fundamental para a sobrevivência de qualquer empresa, seja local ou global, a curto e a longo prazo.

Perceção tanto quanto preparação

Embora existam inúmeros outros exemplos de planos de contingência para além do de Bersano, a definição completa de um plano de continuidade de negócios no âmbito da função de Recursos Humanos consiste em estar preparado para deslocar e alinhar pessoas e recursos em resposta a qualquer evento adverso, para que a empresa possa retomar as operações, parcial ou totalmente, o mais rapidamente possível.

Isso levanta a seguinte questão: à medida que as notícias sobre a pandemia de COVID-19 começaram a espalhar-se no quarto trimestre de 2019, de que forma planos de contingência mais eficazes poderiam ter ajudado empresas e países naquela altura, e como é que esses planos os podem ajudar agora? Para responder à segunda parte da questão, as empresas têm mais a ganhar quanto mais cedo criarem um plano de contingência focado na preservação da continuidade do negócio. Na verdade, é algo que as organizações de Recursos Humanos deveriam fazer constantemente como parte do seu trabalho, independentemente das condições macroeconómicas ou específicas do negócio.

Retrospectiva 2020: Como planos de contingência poderiam ter ajudado no início da COVID-19

As empresas de comércio eletrónico que tinham planos preparados para contratar rapidamente para funções de aprovisionamento e logística estavam bem preparadas. E as organizações de serviços que já tinham equipado os colaboradores com portáteis e software de colaboração atualizado conseguiram fazer a transição para o trabalho remoto de forma rápida e tranquila. De um modo geral, quanto mais preparada para o futuro e tecnologicamente avançada estiver a empresa, melhor equipada estará – seja intencionalmente ou por acaso – para manter a estabilidade dos negócios à medida que a pandemia se instalou.

Mas o planeamento de contingência vai muito além de garantir que cada colaborador tenha um portátil e uma ligação rápida à internet. Trata-se de realocar recursos ou até mesmo departamentos inteiros para se concentrarem nas necessidades imediatas do negócio, gerir a perceção externa da empresa e, de facto, responder ao que as pessoas colaboradoras querem e precisam para terem sucesso. Se pensa que isso soa como três coisas que precisam de ser geridas em tempos normais, está correto. A eficácia com que os Recursos Humanos se prepararam fará toda a diferença no impacto que o negócio poderá sofrer, se é que sofrerá algum.

É por isso que, mesmo depois de a pandemia de COVID-19 abrandar, o planeamento de contingência constante e consistente deve ser a nova norma para os profissionais de Recursos Humanos. Se o planeamento de contingência for um aspeto permanente da função de RH, tem o poder de impulsionar o negócio para melhor.

Fazer o que se diz

Por mais que um plano de ação de emergência no local de trabalho envolva estratégias em diferentes escalas, a profundidade e eficácia de qualquer plano de contingência é, no seu cerne, um reflexo dos valores da empresa. Claro, praticamente todos os sites de empresas apresentam o mesmo conjunto de ideais, expressando uma mentalidade centrada no cliente e colocando a saúde e segurança dos colaboradores acima de tudo. Mas as ações falam muito mais alto do que palavras copiadas e coladas.

É aí que o planeamento de contingência se alinha com os objetivos empresariais. Os profissionais de RH devem considerar tanto cenários específicos do negócio como fatores macroeconómicos que afetam todas as pessoas na organização, e depois abordar estas questões tendo em conta os diferentes tipos de emergências e prioridades que podem surgir. O ativo mais valioso de uma empresa são os seus colaboradores, e cuidar deles é uma obrigação moral e legal. Se o CEO e o CHRO concordarem que a saúde e a segurança dos trabalhadores são de importância máxima tanto em tempos bons como desafiantes, a satisfação dos clientes e o sucesso financeiro certamente seguir-se-ão – mesmo no auge de uma crise que ameaça abalar todos os aspetos do negócio.

As estratégias de planeamento de contingência devem ser abrangentes e ter em conta uma vasta gama de ações de resposta que, mesmo em circunstâncias normais, seriam difíceis de implementar todas de uma só vez. Mas é também por isso que a preparação para emergências e o planeamento de contingência são tão importantes – o tempo de resposta é essencial em qualquer crise. O plano certo não terá importância se chegar demasiado tarde.

Dado o que o mundo tem vivido e como tantas organizações e setores inteiros foram impactados, os profissionais de RH devem perguntar-se agora: como podemos estar preparados da melhor forma possível para o amanhã, para o próximo mês e para o próximo ano?

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