O que é a automatização robótica de processos (RPA)?
A tecnologia de RPA utiliza robots virtuais de software, também conhecidos como robots digitais ou bots, para a realização de tarefas ou trabalho manual e moroso.
Visão geral da automatização robótica de processos
A quantidade de tempo que passamos a fazer trabalho repetitivo é inacreditável, com as tarefas manuais ao computador e a entrada de dados a representarem uma boa parte do dia de trabalho de um trabalhador de escritório. Basta perguntar aos trabalhadores. Um inquérito recente indica que as pessoas calculam que desperdiçam cinco horas por semana em tarefas que deviam ser automatizadas. De acordo com a McKinsey, o número é ainda mais elevado, com pleno menos um terço de atividades de trabalho que podiam ser automatizadas em cerca de 60% dos empregos.
Quer se trate de recolha de dados, aprovações ou atualizações, muitas tarefas não exigem criatividade nem intuição, atributos essenciais que servem para aumentar a satisfação com o trabalho. Em vez disso, a monotonia do trabalho faz baixar a satisfação, provocando a redução da produtividade e outras ineficiências.
As organizações estão a recorrer a tecnologia, particularmente à automatização robótica de processos (RPA), para aliviarem a carga de trabalho das tarefas repetitivas, libertando os trabalhadores para realizarem trabalho mais rico e valioso. As empresas podem redirecionar o tempo dos colaboradores para a melhoria do apoio ao cliente, a resolução de problemas complexos e o desenvolvimento de insights empresariais que ajudam a empresa a atingir o sucesso.
Significado de RPA
RPA é uma tecnologia de automatização de processos empresariais que utiliza robots virtuais de software, também conhecidos como robots digitais ou bots, para a realização de tarefas ou trabalho manual e moroso.
O que é um bot de software?
Um bot de software é um programa informático concebido pata executar ações específicas. Criados para realizarem tarefas simples ou complexas, os bots automatizam processos que envolvem tarefas repetitivas. Versões mais elaboradas de bots de software simulam ou interagem com humanos. Exemplos disso incluem assistentes virtuais como a Alexa da Amazon, a Cortana da Microsoft e a Siri da Apple.
O que é que a RPA faz?
A tecnologia de automatização robótica de processos lida com diversas atividades, que incluem:
Tarefas manuais e repetitivas: Interações com dados de várias fontes, como o Microsoft Excel, portais de fornecedor e outras fontes
Tarefas de elevado volume: Etapas de processo que têm de ser concluídas várias vezes como, por exemplo, migrações de dados e fluxos de trabalho de aprovação
Tarefas em vários sistemas: Acesso a diferentes aplicações, como aplicações web, soluções de planeamento de recursos, software de terceiros, entre outras
A adoção do RPA está a aumentar a taxas de dois dígitos. Posicionado como o segmento com o crescimento mais rápido do mercado global de software empresarial, previa-se que o investimento de receita em RPA atingisse 1890 milhões de USD em 2021, um aumento de 19,5% relativamente a 2020.
Porque é que a automatização robótica de processos é importante?
O RPA pode ser utilizado com qualquer aplicação da sua pilha tecnológica. Lida com processos não modelados e de "crescimento natural" com automatização baseada na interface de utilizador (IU) – isto é particularmente importante quando é necessário integrar sistemas em que não existem API e em que o acesso direto aos dados não está disponível. Desta forma, o RPA pode desempenhar um papel fundamental na transformação digital de uma empresa.
Funcionando frequentemente como substituto de processos manuais, o RPA minimizas os erros de digitação, acelera o trabalho e reduz os custos. Liberta os colaboradores das tarefas quotidianas e repetitivas e tira partido das suas competências humanas. Ao atribuir trabalho de menor valor aos bots de RPA, a empresa torna-se mais eficiente, o que lhe permite:
Aumentar a produtividade
Automatizar fluxos de trabalho
Eliminar o erro humano
Reduzir os custos de mão de obra
Gerir o risco da conformidade
Melhorar a agilidade empresarial
Aumentar a transparência dos processos
Todos estes resultados contribuem para o sucesso da empresa, ajudando a melhorar o desempenho e a reduzir custos. Benefícios adicionais incluem:
Melhoria da experiência de cliente
O RPA protege e até melhora a experiência de cliente. Com uma capacidade impressionante de escalabilidade (um bot de software de RPA pode trabalhar 24 horas por dia, todos os dias e durante todo o ano), os níveis de serviço permanecem constantes, mesmo durante as épocas de procura excecional e de picos de volume. Isso permite que os trabalhadores humanos se concentrem em tarefas que exigem interações mais valiosas com clientes, que não podem ser automatizadas.
Eficiências de TI
O RPA é compatível com a automatização de processos que envolvem sistemas legados. A tecnologia interage com esses sistemas através das interfaces gráfica de utilizador (GUI) existentes versus integração de API, representando uma poupança significativa nos custos de TI e evitando a necessidade de modernizar a arquitetura e os sistemas subjacentes.
Dadas as propriedades de low-code/no-code disponibilizadas por algumas ferramentas de RPA, os utilizadores empresariais conseguem eles próprios automatizar processos sem dependerem do departamento de TI. Isso também simplifica a formação de colaboradores, com a maioria dos fluxos de trabalho manuais baseados em função a ficar a cargo do bot de software.
Eficiências operacionais
Como o RPA não depende de software personalizado nem de integrações profundas, a tecnologia é mais fácil e mais rápida de implementar, sendo assim mais económica. Por exemplo, na Suíça, as autoridades dos cantões de Aargau e Zurique implementaram RPA em 14 dias, substituindo processo manuais e evitando a ameaça de uma acumulação de pagamentos de compensação por horários de trabalho reduzidos durante a pandemia.
Como funciona o RPA?
O RPA pode ser executado num PC de secretária ou em servidores, como outros programas de software. A tecnologia cria, implementa e gere robots de software que interagem com aplicações internas, websites, portais de utilizador e outras aplicações, imitando as ações de um ser humano, ao mesmo tempo que executa a mesma tarefa.
Basicamente, com RPA, o utilizador (humano) regista a sequência de ações e interações com aplicações para criar o fluxo de trabalho. O sistema desenvolve a lista de ações observando o humano a realizar a tarefa, e depois cria um bot de software que realiza a tarefa na interface gráfica de utilizador (GUI) da aplicação.
Os bots de software são programados para compreenderem o que está num ecrã, "premir" as teclas certas, navegar em diferentes sistemas, identificar e extrair dados, e outras ações concretas. Os bots de RPA fazem tudo isto com mais precisão e mais rapidamente do que os humanos.
Existem dois tipos diferentes de modelos de RPA:
- RPA não supervisionado: Bots de software fazem o trabalho sem qualquer envolvimento humano. Interagem diretamente com sistemas informáticos, executando um processo ou uma tarefa desde o princípio até ao fim. Habitualmente, o bot de RPA é executado num serviço remoto e é ativado com base num agendamento ou uma condição que o desencadeia.
- RPA supervisionado: Também conhecido como automatização robótica de desktop (computador de secretária), estes bots de software trabalham com seres humanos, focalizando-se em tarefas pertencentes a cargas de trabalho ou processos mais complexos, que não podem ser totalmente automatizados. O bot de RPA é implementado na estação de trabalho do trabalhador e desencadeado por interação com o utilizador.
O RPA funciona como uma alternativa à integração de sistemas legados. Como o RPA funciona através do GUI, não existe a necessidade de os programadores criarem API para ligarem sistemas. Em vez disso, o bot de software vai alternar entre aplicações como um utilizador humano faria.
Um atributo único de algumas ferramentas de RPA é a sua acessibilidade a não-programadores, permitindo que os especialistas de domínio sem competências de programação consigam criar e implementar fluxos de trabalho de RPA. Conhecida como programador sem código, esta pessoa não tem experiência na criação de código, mas é especialista no domínio da atividade de trabalho que está a ser sujeita a automatização.
Embora esta atributo democratize o RPA, cenários mais avançados ainda exigem conhecimentos adequados de programação, especialmente em relação à segurança e manutenção contínua do sistema. Idealmente, o processo é uma boa combinação entre programadores sem código e programadores de software, com especialistas de domínio a criarem o fluxo de trabalho de RPA e depois a enviarem-no para o programador de software, para garantirem que as melhores práticas e os requisitos de segurança são incorporados.
Automatização robótica de processos na atualidade
Relativamente aos seus primórdios, o RPA evoluiu para além da simples automatização de tarefas. O RPA inteligente aumenta as capacidades existentes com tecnologias de inteligência artificial (IA) e machine learning. Estes avanços permitem que o RPA automatize atividades de trabalho que são mais cognitivas (baseadas em conhecimento e discernimento).
Ao empregar ferramentas de IA como modelos de machine learning e processamento de linguagem natural (NLP), o RPA inteligente permite a hiperautomatização, (automatização extrema) que é a capacidade de identificar, validar e automatizar processos empresariais e de TI, o mais rapidamente possível. O RPA inteligente consegue examinar e processar dados semiestruturados e não estruturados, visualizar ecrãs (ambientes de trabalho virtuais) e compreender a fala, conversando com utilizadores e clientes.
RPA inteligente permite a hiperautomatização, que é a capacidade de identificar, validar e automatizar processos empresariais e de TI, o mais rapidamente possível.
O RPA inteligente melhora a experiência de design de bots para todos os colaboradores, permitindo que programadores sem código criem e executem bots para os seus processos. A tecnologia inclui um "studio" baseado na Cloud, com ferramentas de programação low-code baseadas em browser, que simplificam a criação d automatizações e que incluem capacidades de programação visual para a criação de fluxos de trabalho empresariais. Atualmente, estas ferramentas modernas de RPA estão a democratizar o acesso à automatização, tornando-a acessível a todos.
Quem utiliza RPA?
O RPA fornece valor em todos os setores de atividade e funções. Numa organização, todos os grupos empresariais beneficiam do RPA. Eis alguns exemplos específicos de vários departamentos:
Finanças
Uma das maiores empresas de meios de comunicação da Finlândia, a Alma Media, queria aumentar a produtividade através da automatização dos processos de finanças, como a entrada de ordens de venda. A incorporação de RPA criou eficiências em toda a equipa de finanças, incluindo uma taxa de automatização de 60% do processamento de ordens de venda.
Recursos humanos
Lucy é uma ferramenta de RPA que a SAP utiliza (veja o vídeo mais abaixo) para acelerar a geração de cartas de oferta de emprego. Em média, o bot produz cartas 15 vezes mais rapidamente do que uma pessoa. Os recém-contratados recebem as suas ofertas rapidamente e os recrutadores têm mais tempo para o recrutamento.
Operações
O Grupo Villeroy & Boch, um produtos de cerâmica e uma das marcas mais antigas da Europa, otimizou a produtividade tornando os seus processos o mais eficientes possível, reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas. O fabricante implementou RPA e tecnologias de IA para criar assistentes digitais que executam tarefas simples automatizadas em contas de cliente, compras e apoio ao cliente.
Apoio ao cliente
Com uma vasta rede de clientes, a Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd. pretendia prestar um serviço melhor com um processo de encomenda de última geração. Após a implementação de RPA, a empresa está a processar encomendas permanentemente, acompanhando o ritmo da procura e utilizando automatização para limpar uma acumulação de mais de 10.000 casos de TI e relacionados com o sistema, que teriam exigido o equivalente a três colaboradores a tempo inteiro.
Implementar uma estratégia de automatização robótica de processos
Uma iniciativa de automatização bem planeada começa com uma avaliação de cima para baixo dos fluxos de trabalho existentes. RPA inteligente combinado com ferramentas de inteligência de processos empresariais ajudam a identificar rapidamente os processos empresariais que beneficiariam mais da automatização.
Uma vez que os melhores candidatos ao processo são identificados, o RPA fornece bots previamente criados para acelerar a prontidão. Sendo uma plataforma baseada na Cloud, também é compatível com desempenho e escalabilidade contínuos dos bots.
A iniciativa exige uma plataforma de tecnologia que vai além da automatização de um único processo. O sistema tem de ser capaz de apoiar o processo de ponta a ponta, identificando oportunidades de automatização, criando os bots de software necessários e gerindo centenas – se não mesmo milhares – de fluxos de trabalho automatizados.
Perguntas frequentes sobre RPA
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