O que é o planeamento financeiro e análise (FP&A)?
FP&A é um conjunto de atividades de planeamento, previsão, orçamentação e funções analíticas que apoiam as decisões da empresa e a saúde financeira.
Visão geral de planeamento financeiro e análise
Para competir e prosperar no atual mundo dos negócios, tem de ser capaz de mudar de rumo rapidamente – e desenvolver uma estratégia empresarial simplificada e resiliente. Aos analistas e profissionais da área do planeamento financeiro pede-se atualmente que consigam "ver para além da curva" e fornecer insights exatos e baseados em dados, para ajudarem a informar um planeamento confiante e a tomada de decisões em toda a empresa.
Significado e definição de FP&A
O planeamento financeiro e análise (FP&A) é um conjunto de atividades de planeamento, previsão, orçamentação e funções analíticas que apoiam as mais importantes decisões da empresa e a respetiva saúde financeira global. Com software empresarial de FP&A, as equipas de finanças conseguem combinar dados financeiros, dados operacionais e dados externos (como tendências de mercado), num único lugar. As finanças conseguem analisar tudo isso e revelar os insights aprofundados de que precisam para planearem o futuro e orientarem uma tomada de decisões mais lucrativa.
As ferramentas de FP&A podem ajudar os profissionais de finanças a:
Fornecer análises financeiras rápidas e exatas e aconselhar os líderes das empresas
Prever o impacto de decisões potenciais no fluxo de caixa e na rentabilidade
Avaliar e monitorizar a saúde financeira global e os investimentos da empresa
Criar e manter modelos e previsões financeiros detalhados
Criar planos financeiros ágeis e integrados que consideram vários cenários
Colaborar com outros departamentos para preparar e consolidar orçamentos
Alinhar a estratégia empresarial com a execução e acompanhar o desempenho
Identificar e avaliar novas oportunidades financeiras e o respetivo risco
E muito mais do que isto
Tipicamente, o planeamento financeiro e análise faz parte de um sistema de gestão financeira mais abrangente, que também inclui funcionalidade para contabilidade, gestão de receita e fluxo de caixa, governance, risco e conformidade (GRC), e outros processos financeiros centrais. Em alternativa, o FP&A pode fazer parte de uma solução autónoma de funções analíticas que se integra com outros sistemas empresariais, como o ERP. De qualquer forma, o FP&A deixou as folhas de cálculo básicas e os cálculos manuais e passou para soluções modernas e baseadas na Cloud, que utilizam inteligência artificial (IA), automatização e funções analíticas avançadas para enfrentarem os desafios financeiros de um mundo em rápida mudança.
O surgimento do xP&A
Em 2020, a Gartner lançou o conceito de xP&A – que significa planeamento e análise ampliados. O xP&A pega no melhor das capacidades de planeamento financeiro e análise (FP&A), como previsão, planeamento contínuo, funções analíticas avançadas e monitorização do desempenho, e alarga-os a toda a sua empresa, eliminando silos entre departamentos e sincronizando os planos. As soluções de xP&A baseadas na Cloud ligam as pessoas e unificam dados de todas as áreas operacionais, como as finanças, a cadeia logística, os RH e as vendas.
Passos básicos do processo de FP&A
O processo de FP&A é um ciclo contínuo de recolha e análise de dados. À medida que as empresas crescem e se expandem para novos mercados, numa época de volatilidade e rápida mudança do mercado, o processo torna-se mais complexo. É necessário recolher mais dados e fazer mais análises – e é por isso que muitas médias e grandes empresas criaram divisões dedicadas ao FP&A dentro dos seus departamentos financeiros. No entanto, apesar do aumento da complexidade, o núcleo do processo de FP&A inclui os mesmos quatro passos básicos:
- Recolha, consolidação e verificação de dados O primeiro passo do processo de FP&A envolve a recolha de dados financeiros e operacionais de sistemas de ERP, de data warehouses e de outras soluções empresariais. Alem disso, dados externos à empresa – como dados demográficos, económicos e de mercado mais abrangentes – também podem ser recolhidos. Uma vez recolhidos todos os dados necessários, têm de ser consolidados, padronizados e verificados. A exatidão dos planos, das previsões, dos orçamentos e das análises depende da qualidade e de quão completos são os dados utilizados, pelo que este passo é absolutamente essencial. Trata-se de um passo muito moroso, por isso, as empresas estão a recorrer a soluções baseadas em IA, que conseguem automatizar muitas destas tarefas.
- Planeamento e previsão Neste passo, os analistas de FP&A utilizam os dados preparados para criarem previsões financeiras que preveem qual será o desempenho da empresa no futuro e se a mesma vai na direção certa. As previsões financeiras incluem previsões de vendas, projeções de fluxo de caixa e não só. Os modelos de previsão financeira também são utilizados para testar diferentes cenários, simular o impacto de diversas variáveis e determinar a melhor estratégia para promover os resultados certos. Os métodos de planeamento financeiro mais utilizados incluem:
Planeamento preditivo: Com planeamento preditivo, os profissionais de FP&A criam um modelo baseado em grandes conjuntos de dados sobre o desempenho anterior. Depois, este modelo de previsão de séries temporais é utilizado para prever o desempenho futuro. Funções analíticas preditivas potencializam ferramentas de planeamento, especialmente quando estão integradas numa única solução e são aumentadas com IA e machine learning.
Planeamento baseado em impulsionadores (driver-based): No planeamento baseado em impulsionadores, os analistas identificam impulsionadores essenciais da empresa (ou seja, os fatores mais importantes para o seu sucesso) – e depois criam uma série de planos que demonstram, matematicamente, como os impulsionadores de negócios seriam afetados por diferentes variáveis.
Planeamento de vários cenários: O planeamento e análise de cenários é atualmente o método de planeamento cada vez mais utilizado pelas empresas. No planeamento de vários cenários, os analistas assumem pressupostos sobre o que poderia acontecer no futuro. Antecipam consequências e depois criam um plano de reação a cada cenário plausível. Estes modelos e previsões financeiras são utilizados para criar os planos financeiros e operacionais necessários para atingir metas estratégicas abrangentes, como uma determinada receita e rendimento líquido a curto ou longo prazo.
- Orçamentação No passo da orçamentação, os profissionais de FP&A fazem uma estimativa das despesas necessárias para executar o plano empresarial, com base na receita do plano estratégico. Fazem a alocação de um orçamento de despesa a cada unidade ou função empresarial, bem como da receita e do fluxo de caixa que se espera que gerem. A direção da empresa colabora com todos os departamentos e depois reúne os orçamentos acordados num único orçamento principal. O orçamento da empresa é habitualmente criado anualmente e são feitas atualizações trimestrais, à medida que as condições financeiras se alteram. No entanto, para lidarem melhor com as voláteis condições do mercado, muitas empresas passaram a adotar ciclos contínuos de orçamentação, que são atualizados frequentemente com previsões e projeções contínuas. Algumas organizações também adotaram orçamentos de base zero, que evitam excessos e derrapagens, através da avaliação contínua das despesas que são necessárias e desnecessárias.
- Monitorização e funções analíticas de desempenho Para aconselharem a empresa e prestarem apoio à decisão, as equipas de FP&A analisam dados financeiros e monitorizam o desempenho de forma contínua – incluindo vendas, despesas, lucro, fundo de maneio, fluxo de caixa e outros KPI. Respondem a pedidos específicos e convertem números numa narrativa – ou história de dados – para ajudarem os decisores a compreender uma situação e a tomar medidas ponderadas.
Os analistas de FP&A também geram relatórios e visualizações de dados com regularidade, e realizam atividades como análises de rentabilidade – que incluem projeções de lucro futuro – e conseguem responder a perguntas como "Que produtos e serviços serão mais lucrativos no próximo ano e agora?" ou "Devemos terceirizar a produção ou mantê-la interna?".
Soluções e tecnologias modernas de FP&A
FP&A era uma prioridade de topo dos CFO e líderes financeiros em 2020, e é fácil perceber porquê. Automatização, inteligência artificial e Cloud estão a mudar as regras do jogo, a tornar os planos, os orçamentos e as previsões mais exatos e as funções analíticas financeiras mais poderosas. As empresas que utilizam estas tecnologias nas suas atividades de FP&A têm uma "bola de cristal" muito melhor do que a da concorrência. É uma vantagem incrível.
Cloud: Tradicionalmente, o software de FP&A era instalado localmente (on-premises), mas as soluções baseadas na Cloud proporcionam muitas oportunidades. Conseguem ligar-se a mais fontes de Big Data do que o software instalado localmente, é possível aceder-lhes a partir de qualquer lugar, proporcionam fácil colaboração e são escaláveis e económicas. Os avanços recentes na segurança da Cloud também tornaram os dados mais seguros e, em muitos casos, até mais seguros do que estariam numa instalação local.
IA e machine learning: As ferramentas de planeamento financeiro e análise que são aumentadas com IA e machine learning proporcionam enormes benefícios aos analistas de FP&A. Não só conseguem ajudar os utilizadores a analisarem mais tipos de Big Data proveniente de mais fontes, mas também conseguem revelar tendências, padrões, correlações e insights que poderiam passar despercebidos. IA e machine learning melhoram radicalmente a exatidão das previsões financeiras – e potencializam as funções analíticas preditivas, os relatórios self-service e o planeamento de vários cenários.
Automatização robótica de processos: Tipicamente, os analistas de FP&A passam imenso tempo a procurar, agregar e formatar dados. A RPA, baseada em AI e machine learning, automatiza muitas dessas tarefas manuais, acelerando os tempos de processamento e reduzindo os erros pelo caminho. Também consegue automatizar a análise, as previsões, a modelação preditiva e a geração de relatórios, libertando os membros das equipas para se concentrarem em trabalho que acrescenta mais valor, como a interpretação de resultados e aconselhamento da empresa.
O futuro do FP&A
Das disrupções da cadeia logística à incerteza económica e política, os últimos anos têm demonstrado que há uma coisa que é certa: a mudança. Para enfrentarem estes desafios, os departamentos financeiros da atualidade precisam de aceder à informação certa e aos dados certos – e precisam de acertar à primeira.
As empresas modernas sentem uma urgência crescente de implementarem ferramentas e soluções inteligentes de FP&A, baseadas em IA e funções analíticas avançadas. Insights em tempo real e baseados em dados, ajudam os atuais líderes financeiros e empresariais a automatizarem e simplificarem os seus processos, a tomarem decisões mais informadas e a prepararem-se para um futuro de planeamento autónomo.
À medida que os negócios se tornam mais rápidos e mais competitivos, as empresas precisam de ter a capacidade de prever com mais velocidade e exatidão. Têm de trabalhar com orçamentos mais otimizados e encontrar novas formas criativas de promover a rentabilidade, a resiliência e a continuidade dos negócios.
Em todo o mundo, os melhores líderes financeiros estão a trabalhar arduamente para derrubarem obstáculos à adoção tecnológica, implementando estratégias de governance de dados distribuídos e estabelecendo "versões suficientemente fidedignas da verdade" para avançarem rumo ao futuro com confiança e força.
Resumo
À medida que as empresas se tornam mais competitivas e complexas, pode esperar que as soluções de FP&A evoluam para enfrentarem novos desafios:
As ferramentas de FP&A vão integrar-se de forma fluida com ainda mais fontes de dados e sistemas empresariais.
As plataformas baseadas na Cloud vão tornar-se no método de fornecimento, por excelência, de software de FP&A.
As soluções de IA vão incorporar mais velocidade, exatidão e eficiências nos processos de FP&A.
Planeamento e análise ampliados (xP&A) vai ajudar a remover os obstáculos à colaboração – dentro e fora da empresa.
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