O que é o ERP?
O planeamento de recursos empresariais (ERP) é um sistema de software que ajuda as organizações a simplificarem os seus processos empresariais centrais — incluindo finanças, RH, fabrico, cadeia logística, vendas e compras — com uma visão unificada da atividade, e fornece uma única fonte fidedigna.
Introdução ao planeamento de recursos empresariais
Uma maneira fácil de compreender o ERP consiste em imaginar uma empresa como se fosse um corpo humano. Tal como um corpo, tem processos centrais que são vitais para a sua saúde e funcionalidade — em vez de sono e digestão, pense em cadeia logística e vendas. Ainda que muitos destes processos ocorram de forma independente, continuam a estar ligados pela forma como afetam o corpo — ou a empresa — como um todo. Isso também significa que os problemas num processo podem afetar, e frequentemente afetam, os outros processos.
Um sistema de software de ERP funciona como o sistema nervoso central de uma empresa, ajudando a gerir eficientemente todos estes processos e operações cruciais, interligando-os num sistema integrado.
A história e evolução do ERP
As humildes origens do ERP remontam a mais de um século, sob a forma de um sistema de fabrico baseado em papel para agendamento da produção. No início da década de 1960, as empresas fabricantes começaram a adotar aplicações empresariais computorizadas. Eram mais rápidas e mais exatas do que processos manuais, mas também eram dispendiosas, limitadas na sua funcionalidade e ainda muito lentas.
Estas aplicações pioneiras deram origem ao desenvolvimento de soluções autónomas específicas, como processamento de ordens de venda e planeamento de necessidades de material (MRP), que o novo software acabaria por conseguir integrar num único sistema que aumentou a eficiência operacional. Na década de 1990, o ERP já tinha transformado o setor da tecnologia, servindo um conjunto mais abrangente de atividades empresariais, em vários setores.
O aumento da velocidade da Internet e novas ferramentas de programação de software revolucionaram os conjuntos de aplicações de ERP. A introdução do software baseado em browser preparou o caminho para o ERP na Cloud, expandindo a adoção, o âmbito e a funcionalidade das soluções de ERP.
Os atuais sistemas de ERP utilizam cada vez mais tecnologias inteligentes, como inteligência artificial (IA), machine learning, processamento de linguagem natural (NLP) e bases de dados in-memory. Ajudam as empresas a executarem processos ainda mais eficientes, a tirarem partido de insights atualizados ao minuto a partir de dados transacionais e não estruturados e a permanecerem competitivas num ambiente em rápida mudança.
Porque é que o planeamento de recursos empresariais é importante?
A maioria, ou até todos os dados de uma organização, devem residir no sistema de ERP para que exista uma única fonte fidedigna em toda a empresa. Por exemplo:
As finanças precisam de ERP para fecharem as contas rapidamente
As vendas precisam de ERP para gerirem todas as encomendas dos clientes
A logística depende do bom funcionamento do software de ERP para fornecer os produtos e serviços certos aos clientes
As compras utilizam ferramentas de ERP para procurarem produtos e serviços e gerirem relacionamentos com fornecedores
As contas a pagar utilizam ERP para pagarem aos fornecedores de forma correta e atempada
A gestão precisa de ter visibilidade imediata do desempenho da empresa para tomar decisões oportunas
Os bancos e os acionistas exigem relatórios financeiros exatos, para poderem contar com dados e análises fiáveis, que um sistema de ERP torna possíveis
Exemplos de ERP por setor de atividade
O grau de dependência das organizações relativamente ao seu software de ERP varia significativamente, dependendo do setor de atividade. Ainda assim, empresas de todos os setores – da indústria automóvel à distribuição grossista – precisam de ter informações corretas e em tempo real, e processos empresariais eficazes, para serem competitivas e prósperas.
Eis apenas alguns exemplos de casos de utilização de ERP específicos de setor:
Fabricantes
Os fabricantes com processos de produção discreta, em lote e contínua, confiam em sistemas de ERP para cumprirem metas de qualidade de produto, gerirem a utilização de ativos, controlarem os custos de horas extraordinárias,e não só. Os fabricantes também ganham controlo do inventário de ponta a ponta, através da monitorização de movimentos de stock, identificando os produtos com melhor e pior desempenho e gerindo as compras e o aprovisionamento com mais eficiência.
Retalhistas
O retalho sofreu uma grande transformação quando as lojas físicas se fundiram com e-commerce e outros canais de vendas digitais. Dados consistentes e integrados são cruciais para o fornecimento de opções de self-service para identificação, configuração, compra e expedição de produtos. O ERP também ajuda os retalhistas a reduzirem os abandonos de carrinhos de compras, a melhorarem as conversões em website e a aumentarem o valor médio das encomendas.
Empresas centradas em serviços
Serviços profissionais contabilísticos, fiscais, de engenharia e jurídicos necessitam de poderosa tecnologia móvel de ERP em tempo real, para equilibrarem os compromissos de prestação de serviços com a sua saúde financeira. A capacidade de cumprir calendários e, ao mesmo tempo, gerir a rentabilidade dos projetos, a utilização de recursos e oportunidades de crescimento, é essencial para a prestação de serviços profissionais.
Serviços públicos
As empresas de serviços públicos precisam de consultar constantemente os seus ativos mais importantes, não apenas para satisfazerem a procura de serviços futuros, mas também para a substituição de ativos envelhecidos. Sem ERP, a gestão desses investimentos em ativos é um processo desafiador e atreito a erros.
O ERP também ajuda a resolver outro problema crucial das empresas de serviços públicos — a previsão da necessidade de peças sobresselentes. Não ter as peças certas durante uma falha de serviço cria um problema grave de apoio ao cliente. Por outro lado, ter demasiadas peças sobresselentes implica custos excessivos e stock desatualizado.
Grossistas
Grossistas, importadores, entregas diretas em loja e empresas de logística 3PL/4PL, querem reduzir custos de distribuição, aumentar a rotatividade do inventário e encurtar o tempo da encomenda ao pagamento. Para atingir estas metas, precisam de funcionalidade de gestão de inventário integrada e de processos automatizados personalizados.
Como funcionam os sistemas de ERP?
Um sistema de ERP consiste em soluções por módulos ou aplicações empresariais integradas que partilham uma base de dados comum, que as liga e lhes permite comunicarem entre si. Tipicamente, cada módulo de ERP concentra-se numa área de negócios, mas os módulos podem trabalhar em conjunto, utilizando os mesmos dados para satisfazerem as necessidades da empresa.
As empresas escolhem a solução por módulos que pretendem - como finanças, logística, compras e RH - e podem acrescentar outros à escala de que precisarem. Os sistemas de ERP também podem ser compatíveis com requisitos setoriais específicos, seja como parte da funcionalidade central do sistema ou através de extensões de aplicação que se integram com o conjunto de módulos.
O sistema de software de ERP aqui apresentado ilustra casos de utilização de planeamento de recursos empresariais para vendas. Os módulos de ERP típicos também lidam com finanças, fabrico, compras e cadeia logística, entre outras aplicações.
Ainda que os sistemas modernos de ERP forneçam um vasto conjunto de funcionalidades, continuam a precisar de se ligar e sincronizar com outras aplicações e fontes de dados para serem eficazes, como software de HCM e CRM, plataformas de e-commerce, soluções específicas de setor e até outros ERP.
Esta integração proporciona às empresa uma visão unificada das informações de diversos sistemas, o que ajuda a aumentar a eficiência dos processos empresariais, a melhorar as experiências de cliente e a facilitar a colaboração entre equipas e parceiros de negócios.
A flexibilidade de um sistema de ERP permite-lhe integrar-se com um vasto conjunto de produtos de software, através de conectores ou adaptadores personalizados, como interfaces de programação de aplicações (API). Outros métodos de integração de ERP incluem ESB (enterprise service bus) e plataforma como um serviço (iPaaS).
Tipos de implementação de ERP
Um sistema de ERP tem quatro tipos comuns de implementação: baseada na Cloud, local (on-premises) ,duas camadas e híbrida. Cada tipo tem os seus benefícios e inconvenientes, e as empresas têm de identificar que opção de implementação de ERP é a mais adequada às suas necessidades.
ERP na cloud
Com ERP na Cloud, o software é alojado num servidor remoto de terceiros. É acedido através da Internet como um serviço de subscrição, cabendo ao fornecedor do software tratar da manutenção, das atualizações e da segurança em nome da empresa. Atualmente, o ERP na Cloud é o método de implementação de ERP mais popular, porque proporciona um custo inicial mais baixo, maior escalabilidade, inovação mais rápida e integração mais fácil.
ERP local
A implementação local (on-premises) é o modelo tradicional de implementação de software de ERP, porque permite o maior nível de controlo. Tipicamente, o software é instalado localmente no centro de dados da uma empresa. Ainda que o controlo total seja certamente uma vantagem, também implica as responsabilidades da instalação e da manutenção contínua.
ERP de duas camadas
As empresas sujeitas a grandes mudanças operacionais — como fusões, expansões ou aquisições — optam frequentemente por um modelo de duas camadas. Por exemplo, o ERP da camada 1 pode residir num servidor local, na sede da empresa-mãe, e o ERP da camada 2 pode ser um sistema subsidiário baseado na Cloud, que lida com funções locais ou especializadas. Uma estratégia de duas camadas permite às empresas iniciarem uma mudança controlada para a Cloud, migrando funções específicas ou unidades empresariais sem perturbar as operações.
ERP híbrido
Um modelo híbrido é um tipo de sistema de ERP de duas camadas que combina implementação local e baseada na Cloud, para proporcionar às empresas a flexibilidade de escolherem a melhor implementação para cada aplicação. A implementação híbrida de ERP na Cloud pode ser um passo intermédio rumo a um modelo de duas camadas apenas na Cloud, tendo ainda em conta as aplicações que possam ter de ficar instaladas localmente para cumprir regulamentos do setor de atividade ou de segurança.
Seis benefícios essenciais do ERP
Como já dissemos, as vantagens de implementar um sistema de ERP variam consoante o modelo de implementação. Dito isto, os seis benefícios que se seguem aplicam-se a todas as soluções modernas de ERP:
1. Maior produtividade
Simplifique e automatize processos empresariais centrais para que as pessoas de toda a organização consigam fazer mais com menos recursos
2. Insights mais profundos
Elimine silos de informação, tenha uma única fonte fidedigna e obtenha respostas rápidas para perguntas cruciais para a missão da empresa
3. Criação acelerada de relatórios
Acelere os relatórios empresariais e financeiros e partilhe os resultados com facilidade, para tomar medidas com base em insights e melhorar o desempenho em tempo real
4. Risco mais baixo
Maximize a visibilidade e o controlo empresarial, garanta a conformidade com requisitos de regulamentos, e preveja e evite o risco
5. TI mais simples
Utilize aplicações integradas de ERP que partilham uma base de dados, para simplificar as TI e facilitar o trabalho de todos
6. Melhoria da agilidade
Identifique e reaja a novas oportunidades, com operações eficientes e acesso imediato a dados em tempo real
Como posso saber se estou preparado para um sistema de ERP?
Muitas organizações — especialmente as mais pequenas — costumam começar por utilizar ferramentas simples e autónomas para gerirem os seus processos empresariais, como o QuickBooks ou folhas de cálculo de Excel. A adoção de um sistema de ERP pode parecer desnecessária, como uma complicação suplementar. No entanto, à medida que as empresas de qualquer tamanho amadurecem e se expandem, estas ferramentas de gestão podem tornar-se ineficientes e insustentáveis, dificultando a escalabilidade e prejudicando a otimização.
Eis alguns sinais comuns de que as ferramentas de gestão de uma empresa já não são suficientes e que está preparada para um sistema de ERP moderno:
- Está a gastar mais tempo nas atividades diárias
Se está a demorar cada vez mais tempo a gerir atividades como o fecho de contas, a culpa pode residir na utilização de demasiadas aplicações dispersas. O software de ERP integra soluções e dados num único sistema, com uma interface comum, facilitando a comunicação entre as unidades empresariais e a realização eficaz das suas tarefas. - Dificuldade em aceder a dados empresariais cruciais
Consegue responder facilmente a perguntas importantes sobre a sua empresa, como a receita por linha de produto ou o número de devoluções? Se não consegue, pode estar a ser prejudicado pela existência de sistemas segregados e falta de acesso a métricas e indicadores-chave de desempenho (KPI). - Processos empresariais descontrolados
Existem áreas em que os seus processos escapam ao seu controlo? Talvez sinta mais dificuldade em gerir inventário, satisfazer clientes ou manter os custos controlados. Se assim for, os seus processos empresariais podem precisar de ser reestruturados para acomodar crescimento ou alteração de prioridades – um motivo óbvio para a integração de novo software de ERP. - Falta de processos padronizados e conjuntos de dados duplicados
Se diferentes departamentos utilizam as suas próprias aplicações e processos para fazerem o seu trabalho, é provável que esteja a gastar demasiado tempo na introdução de dados duplicados. Quando a informação não consegue fluir entre sistemas, os relatórios são mais demorados e existe maior probabilidade de ocorrerem erros, o que prejudica a tomada de decisões. - Demasiadas oportunidades perdidas
Se as unidades empresariais passam todo o tempo a manter a empresa a funcionar, é porque não existe disponibilidade para aproveitar potenciais oportunidades ou inovações. Muitos sistemas de ERP incluem capacidades inteligentes, como machine learning e funções analíticas preditivas, que tornam mais fácil identificar e aproveitar novas iniciativas lucrativas.
10 elementos a procurar num sistema de ERP
As capacidades de um sistema de ERP moderno costumam variar, com base no setor de atividade a que se destina e os módulos que disponibiliza. No entanto, seja qual for o grau de especialização de um ERP, existem 10 características fundamentais que todos os sistemas de gestão de recursos empresariais devem ter:
- Uma base de dados comum: Informação centralizada e uma única fonte fidedigna, para existirem dados consistentes e partilhados e uma visão transversal das funções na empresa
- Funções analíticas incorporadas: Funções analíticas incorporadas, Business Intelligence em regime de self-service, relatórios e ferramentas de conformidade capazes de fornecer insights a toda a empresa
- Visualização de dados: Apresentação visual de informações essenciais com dashboards, KPI e funções analíticas com função "point-and-click", para ajudar à tomada de decisões rápidas e informadas
- Automatização: A capacidade de automatizar tarefas repetitivas com automatização robótica de processos (RPA) baseada em IA e machine learning
- Consistência da interface e da experiência de utilizador (UI/UX): Um aspeto e uma sensação padronizados em todos os módulos, com ferramentas de configuração e personalização fáceis de utilizar para processos e utilizadores, incluindo clientes e fornecedores
- Integração: Integração fluida de processos empresariais e fluxos de trabalho, bem como integração aberta com outras soluções de software e fontes de dados de terceiros
- Novas tecnologias: Apoio para IA generativa e machine learning, assistentes digitais, Internet of Things (IoT), segurança e privacidade, e tecnologia móvel
- Plataforma de tecnologia: Uma pilha tecnológica rápida e estável para este investimento a longo prazo, incluindo uma plataforma low-code/no-code, plataforma de integração como um serviço (iPaaS), gestão de dados e não só
- Compatibilidade multinacional: Apoio global para idiomas, moedas e práticas de negócios e regulamentos locais, bem como apoio técnico para serviços na Cloud, formação e implementação
- Opções de implementação: Disponibilização de opções de implementação baseada na Cloud, instalação local (on-premises), de duas camadas ou híbrida
O software de ERP não é de tamanho único
ERP para pequenas empresas
O software de ERP pode ajudar uma pequena empresa a abandonar as folhas de cálculo e a gerir eficientemente todas as vertentes do seu crescimento – das vendas e relacionamentos com clientes até às finanças e operações. As ferramentas de ERP para pequenas empresas estão tipicamente na Cloud, são rápidas de instalar e concebidas para adaptarem a escala à medida da empresa.
ERP para médias empresas
O software de ERP concebido para médias empresas e subsidiárias beneficia de funções analíticas incorporadas, implementação rápida e melhores práticas para dezenas de processos empresariais. As ferramentas de ERP ajudam as empresas em crescimento a adaptarem a escala e a competirem, mesmo com recursos limitados. Sistemas de ERP empresarial baseados na Cloud e modulares também são adequados para médias empresas que têm processos complexos ou planos para um crescimento rápido.
ERP empresarial
As grandes empresas com operações globais ou subsidiárias precisam de um sistema de ERP líder de mercado e robusto, com IA incorporada, machine learning, funções analíticas e automatização inteligente, para transformar modelos de negócio e processos empresariais. As empresas podem utilizar sistemas de ERP na Cloud, locais (on-premises) ou num cenário de duas camadas ou híbrido, dependendo das suas necessidades.
Esteja atento a estas tendências de ERP
A transformação digital está — literalmente — a acelerar. À medida que as empresa adotam tecnologias digitais em todas as vertentes dos negócios, concentram-se principalmente na eliminação de atrasos, que consistem em tudo o que abranda uma empresa, incluindo processos e sistemas desatualizados. Por isso, não é surpreendente que as empresas exijam sistemas de ERP mais robustos para ajudar a eliminar latências e aumentar a agilidade.
À medida que a inovação de ERP ganha impulso, eis quatro grandes tendências a que deve estar atento:
IA generativa
A incorporação de software de ERP com capacidades de IA generativa ajuda as empresas a automatizarem as tarefas manuais, ao mesmo tempo que adaptam, ajustam e otimizam os seus processos centrais para satisfazerem necessidades específicas da empresa.
Além da automatização de tarefas e fornecimento de insights, a IA generativa capacita os utilizadores sem conhecimentos de TI, tornando fácil a interação com o sistema de ERP, utilizando comandos e consultas em linguagem natural. Qualquer utilizador pode fazer uma pergunta e obter uma resposta imediata, que tira partido de toda a documentação e dados disponíveis.
Integração vertical
As empresas estão prontas para porem fim ao braço de ferro entre as melhores soluções do género e o ERP integrado. As novas ofertas prometem o melhor dos dois mundos — um sistema de ERP totalmente integrado com extensões verticais, que permitem às empresas obterem a funcionalidade específica de que precisam, sem os dolorosos problemas de integração ou silos de dados.
Cloud, Cloud e mais Cloud
A preferência pelo ERP na Cloud continuará a intensificar-se à medida que mais empresas descubram os benefícios, que incluem acesso em qualquer lugar, redução dos custos de hardware e apoio técnico, maior segurança e integração com outros sistemas. À medida que a velocidade dos negócios continua a aumentar, a adoção de uma mentalidade Cloud torna-se ainda mais essencial.
Personalização de utilizador
Colaboradores, clientes e fornecedores, todos querem conteúdo e funcionalidade que corresponda às suas necessidades ou interesses específicos e que os torne mais produtivos. A mudança das características demográficas da força de trabalho, particularmente em setores como o fabrico, também está a promover o interesse em plataformas de low-code e no-code.
Estas plataformas proporcionam aos utilizadores uma experiência facilmente personalizável, em vez de os forçarem a adaptarem-se ao software. Os utilizadores também podem esperar ter dashboards personalizados, pesquisa baseada em IA, chat personalizado e fluxos de trabalho personalizados em todos os dispositivos.
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