O que é a gestão de dados mestre (MDM)?
MDM é o processo de criação e manutenção de um único registo mestre para cada pessoa, local e objeto de uma empresa.
Visão geral da gestão de dados mestre
Atualmente, a maioria das empresas trabalha com centenas de diferentes aplicações e sistemas – como ERP, HCM e CRM – que são transversais a muitos departamentos diferentes. Uma vez que tantas pessoas lidam com os dados nestes sistemas, é fácil que se tornem isolados, duplicados, desatualizados ou até contraditórios. Como todos sabemos, dados de má qualidade resultam na tomada de decisões de má qualidade. Para satisfazer a necessidade de ter informações oportunas e exatas – mesmo quando aumenta a quantidade de fontes de dados – as empresas recorrem à gestão de dados mestre (MDM).
Definição de gestão de dados mestre
A gestão de dados mestre é o processo de criação e manutenção de um único registo mestre para cada pessoa, local e objeto de uma empresa. Através do MDM, as organizações ganham uma visão fiável e atual dos dados essenciais que podem ser partilhados por toda a empresa, e utilizados para melhorar os relatórios, a tomada de decisões e a eficiência dos processos.
Afinal, o que são dados mestre?
Dados mestre são todos os dados que são cruciais para a missão de gerir uma empresa. Descrevem pessoas (clientes, colaboradores e fornecedores), locais (escritórios e localizações) e coisas (produtos e ativos). Tipicamente, os dados mestre são apenas uma pequena percentagem de todos os dados empresariais, mas são alguns dos mais complexos e valiosos de uma organização.
Exemplos de dados mestre incluem:
Dados mestre de cliente: Como o nome indica, os dados mestre de cliente incluem todos dados centrais necessários para negociar com os seus clientes – desde informações de contacto até histórico de compras e termos de pagamento. A gestão de dados mestre deste domínio inclui a limpeza e padronização de dados de ERP, CRM e outros sistemas. Por exemplo, o mesmo nome e endereço de cliente pode existir nos sistemas de ERP e CRM, mas serem introduzidos de duas formas diferentes, como Rua da Liberdade, n.º 42 ou R. da Liberdade, 42. O MDM reconcilia estas diferentes e fornece uma única visão de cada cliente, que podem se utilizada para personalizar campanhas de marketing, proporcionar melhores experiências, e não só. Em algumas organizações, os dados mestre de cliente também incluem dados sobre colaboradores, pacientes de cuidados de saúde e fornecedores.
Dados mestre de fornecedor: Os dados mestre de fornecedor incluem dados sobre contas de fornecedor, contratos, políticas, determinação de preços, e não só. Estão no centro de todas as atividades importantes de compras, do planeamento e procura de fornecedores até à celebração de contratos e compra. Dados mestre de fornecedor fiáveis e limpos são cruciais para responder a perguntas sobre despesa, determinação de preços ou desempenho de fornecedor.
Dados mestre de localização: Atributos essenciais relacionados com localizações físicas de agências, escritórios empresariais, centros de distribuição e lojas, estão incluídos nos dados de localização de uma organização. Uma vez ligadas a outros domínios de dados, estas informações podem servir de base à tomada de decisões baseada em localização – como a determinação do sortido de produtos correto para uma certa loja.
Dados mestre de produto: A gestão de dados mestre de produto abrange atributos como número, categoria, preço, características, listas de materiais e todos os outros pontos de dados necessários sobre um produto. Com utilização em processos de vendas, marketing, cadeia logística e do ciclo de vida de desenvolvimento de produtos, estes dados têm de ser fiáveis e exatos.
Dados mestre de ativos: Os dados mestre de ativos descrevem os ativos fixos e intangíveis de uma empresa, como inventário, equipamento e marcas comerciais. Habitualmente, incluem atributos como termos e valores de depreciação, classes de ativos, informações de leasing, e não só. Dados mestre de ativos incorretos podem dar origem a uma utilização e gestão de pior qualidade. Por exemplo, os dados mestre de equipamento são utilizados em processos de manutenção preditiva, por isso, se estiverem incorretos, então as previsões também o serão.
Por que é tão importante a gestão de dados mestre?
Além de ajudar uma organização a tomar boas decisões, a gestão de dados mestre tem muitos outros benefícios. Eis alguns exemplos:
Redução dos erros e das redundâncias nos dados de várias aplicações. Se a mesma informação, como um registo de cliente, for introduzida por diferentes equipas de formas inconsistente, o MDM vai intercalar e reconciliar a duplicação.
Melhores insights de funções analíticas e decisões baseadas em dados. É bem verdade que se a entrada for de má qualidade, o mesmo acontecerá à saída. Se os dados analisados não estiverem corretos, os resultados também não estarão.
Processos empresariais simplificados e maior eficiência. Dados mestre consistentes e de alta qualidade podem ser utilizados para acelerar e automatizar cenários empresariais de ponta a ponta, como processos do lead ao pagamento, da fonte ao pagamento e da conceção à operação.
Melhoria da transparência e conformidade com privacidade de dados e outros regulamentos. O RGPD, por exemplo, permite que as pessoas tenham mais controlo sobre a forma como as suas informações são recolhidas, geridas e partilhadas. Sem MDM, os registos podem ficar dispersos por diversos silos departamentais, dificultando a conformidade.
Apoio a fusões e aquisições com um processo simplificado para intercalar e reconciliar vários recursos de dados.
Os dados são cruciais para potencializar processos empresariais digitais, e os dados mestre são a base sólida que sustenta todos os outros dados. As organizações que têm dados mestre exatos e consistentes estão mais bem posicionadas para atingirem o sucesso.
O software de gestão de dados mestre pode ajudá-lo a consolidar e administrar registos.
Como funciona: enquadramento e processos de MDM
Um enquadramento para gestão de dados mestre serve para garantir que todas as informações são exatas e consistentes do ponto de vista semântico. É composto por duas partes: a criação de um registo de dados mestre inicial e depois a respetiva manutenção.
Criar um registo de dados mestre: Este processo começa com a identificação das bases de dados e aplicações que contêm dados que devem ser incluídos no registo mestre. Depois, são definidos todos os atributos ou características, como cor, tamanho e materiais do produto. Por fim, faz-se a comparação de dados, a reconciliação em caso de inconsistências e a intercalação, caso existam vários registos.
Manutenção de dados mestre: Este processo envolve a limpeza, transformação e integração de novos dados, à medida que são adicionados à lista mestre, para manter a consistência e a qualidade dos registos. Atualmente, algumas soluções de gestão de dados mestre conseguem automatizar muitos aspetos deste processo.
É importante ter em conta que qualquer processo de gestão de dados mestre deve ser realizado de acordo com os princípios e as políticas de governance de dados de uma organização. Eles descrevem a forma como todos os dados empresariais devem ser armazenados, geridos e salvaguardados, e por quem – e isso inclui os dados mestre.
Melhores práticas para uma estratégia vencedora de gestão de dados mestre
Uma estratégia moderna de gestão de dados mestre inclui ferramentas, tecnologias e melhores práticas, para garantir que todos os stakeholders podem confiar na qualidade dos insights baseados em dados – e que podem decidir rapidamente com base nesses insights.
Eis algumas formas de criar uma estratégia vencedora:
Crie um enquadramento de governance de dados, caso ainda não o tenha feito. Como se disse anteriormente, as atividades de MDM devem ser executadas e aplicadas de acordo com diretrizes de governance, para garantir a boa administração e conformidade dos dados.
Domine a inteligência artificial (IA) e o machine learning. Alguns fornecedores disponibilizam software e ferramentas de MDM que utilizam estas capacidades para automatizar o processo de verificar a exatidão dos dados novos, comparando-os com os registos existentes e reconciliando-os.
Gira vários domínios numa única instância. Pode encontrar soluções que se focalizam em gerir apenas um domínio, como dados mestre de cliente ou dados mestre de produto. No entanto, o melhor software consegue integrar e gerir todos os domínios de uma empresa num único sistema – frequentemente, na Cloud. Isso ajuda a reduzir os custos, ajuda os colaboradores a serrem mais produtivos e permite casos de utilização flexíveis.
Gira dados mestre na Cloud. As plataformas na Cloud podem ajudar a aumentar a produtividade e a eficiência, porque permitem que dados de diferentes aplicações sejam reunidos, comparados, intercalados e limpos – com rapidez, facilidade e à escala. Também incluem segurança robusta e atualizações automáticas.
Integre gestão de dados mestre e governance de dados. Através da combinação de uma única fonte de dados mestre com governance de dados centralizado numa única solução, é mais fácil impor políticas e conformidade, bem como definir, validar e monitorizar regras empresariais e atributos de dados.
A gestão de dados mestre é um trabalho contínuo, não um projeto pontual. À medida que a sua organização cresce, o volume de dados também vai aumentar. No entanto, com tecnologia, ferramentas e fluxos de trabalho inteligentes e baseadas na Cloud, estes processos de MDM tornam-se muito mais eficientes.
Perguntas frequentes sobre gestão de dados mestre
Gerir dados da forma correta
Simplifique a gestão e o governance de dados mestre com uma única solução robusta.
Ideias que não encontrará noutro lugar
Inscreva-se para receber uma dose de business intelligence entregue diretamente na sua caixa de entrada.