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Mulher numa videoconferência, a trabalhar a partir de casa

O que é um modelo de local de trabalho híbrido e como funciona?

Um modelo de local de trabalho híbrido combina trabalho no escritório e teletrabalho para oferecer flexibilidade e apoio aos colaboradores. Num local de trabalho híbrido, os colaboradores desfrutam de mais autonomia e melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Como resultado, sentem-se mais envolvidos e motivados. Os empregadores beneficiam com a criação de uma força de trabalho mais produtiva, saudável e estável. 

 

No entanto, o local de trabalho híbrido não obedece a uma fórmula simples nem é uma panaceia para todos os desafios relacionados com o local de trabalho. O local de trabalho híbrido da atualidade tem de ser implementado de forma estratégica, tirando partido das modernas tecnologias de RH que geram interligação, colaboração e motivação dos colaboradores.

Quarenta e dois por cento dos colaboradores que estão atualmente em teletrabalho, afirmam que se a sua empresa não continuar a oferecer opções de trabalho remoto a longo prazo, irão procurar emprego numa empresa que o faça. 

 Inquérito "Pulse of the American Worker"  

O que é um modelo de local de trabalho híbrido?

O modelo de local de trabalho híbrido combina trabalhadores em teletrabalho e no escritório, com alguns dos colaboradores a terem flexibilidade para escolherem onde e quando trabalham. O tempo no escritório pode ser alocado com base em dias ou em equipas, ou até com base na necessidade. Segundo a Gartner, "o local e o momento em que o trabalho é realizado serão determinados pelo que faz mais sentido para promover os mais altos níveis de produtividade e motivação".

Diagrama de Venn que apresenta a relação entre trabalho remoto, híbrido e presencial.

O modelo híbrido não é adequado para todos os locais de trabalho ou todos os setores de atividade; é mais apropriado para colaboradores cujo trabalho se baseia em computador e não precisa de ser realizado no local. Um relatório recente da McKinsey estudou o trabalho remoto que pode ser feito sem perda de produtividade. Determinou que "cerca de 20 a 25% das equipas de trabalho das economias avançadas poderiam realizar teletrabalho entre três a cinco dias por semana. Isso representa quatro a cinco vezes mais trabalho remoto do que antes da pandemia".

 

O modelo de local de trabalho híbrido não é um modelo temporário nem um remendo, mas antes o futuro do trabalho e dos locais de trabalho ágeis e resilientes.

Por que é que o local de trabalho híbrido é a norma em desenvolvimento

A mudança para o trabalho remoto e híbrido já estava a acontecer muito antes da pandemia mas, como em tantas outras situações, a COVID-19 acelerou a transição. As empresas tiveram de vencer rapidamente imensos desafios, desde o fornecimento das ferramentas certas até à gestão da produtividade e do moral num ambiente de equipas dispersas. No entanto, após alguns meses, ficou claro que não havia recuo possível, porque os colaboradores preferiam esta nova forma flexível de trabalhar.

 

Agora que alguns colaboradores estão a regressar aos ambientes de trabalho tradicionais – pelo menos, durante parte do tempo – as empresas podem beneficiar das lições aprendidas com as suas experiências de teletrabalho. A objetivo consiste em conceber o modelo de trabalho híbrido mais adequado às suas necessidades específicas.

 

 

As tecnologias modernas de RH estão a facilitar a mudança para o trabalho híbrido, possibilitando e recolha, gestão e análise de dados de todas as equipas, independentemente da sua localização. A tecnologia consegue apoiar a integração de colaboradores, o aumento e a renovação de competências e, quando utilizada eficazmente, também permite aos colaboradores acederem a tudo de que precisam durante os respetivos percursos de colaborador – de ferramentas de colaboração a tecnologias de Cloud.

 

A "nova normalidade" ideal é um local de trabalho híbrido inclusivo em que todos os colaboradores – independentemente de onde trabalham – são produtivos, estão motivados e se sentem ligados e incluídos. 

Benefícios de um ambiente de trabalho híbrido

Um local de trabalho híbrido com uma abordagem da experiência de colaborador que dá prioridade às pessoas, tira partido de tecnologias de RH em evolução para se tornar flexível, ágil e produtivo. De acordo com a Gartner, "nas organizações típicas em que os colaboradores trabalhavam as normais 40 horas por semana no escritório, apenas 36% dos colaboradores apresentavam um desempenho elevado. Quando as organizações mudaram para um ambiente de flexibilidade radical em que os colaboradores puderam escolher onde, quando e quanto trabalhavam, 55% dos colaboradores apresentaram um desempenho elevado".

 

  1. Aumento da produtividade dos colaboradores: Vários fatores contribuem para os aumentos de produtividade: maior autonomia para escolher o horário e o local de trabalho; menos interrupções em casa do que no escritório; aproveitamento do tempo de deslocação; e a oportunidade de ir ao escritório nos momentos mais adequados à colaboração presencial.
  2. Redução dos custos indiretos: As empresas estão a estudar as suas estratégias de imobiliário e oportunidades para reduzirem o espaço de escritório ou para se mudarem para cidades mais pequenas – e tudo isto pode reduzir os custos indiretos. Os colaboradores híbridos tendem a estar mais motivados, o que resulta em menos rotatividade e também reduz os custos 
  3. Melhoria da experiência de colaborador e equilíbrio entre a vida profissional e pessoal: Maior flexibilidade e autonomia aumenta a satisfação no trabalho e a felicidade, o que melhora o desempenho profissional e também o bem-estar global do colaborador. Um foco integrado no equilíbrio entre vida pessoal e profissional ajuda a criar um local de trabalho híbrido de sucesso.
  4. Melhorias na segurança e no distanciamento social: Com a previsão de novas variantes da COVID-19 que representarão uma ameaça constante, o modelo de local de trabalho híbrido permite que o espaço de escritório seja concebido em torno da segurança e da higiene. Criar esquemas sobre quem está no escritório – e quando – permite o respeito pelo distanciamento social e o aumento da higiene, o que também facilita uma eventual necessidade de rastreamento de contactos.

 

A tecnologia também pode ajudar a reduzir os riscos de saúde relacionados com a pandemia. Por exemplo, de acordo com a Forbes, "sensores da Internet of Things (IoT) podem contar o número de pessoas num edifício para limitar a ocupação. Também conseguem identificar secretárias que precisam de ser limpas, com base na frequência de utilização. A inteligência artificial (IA) pode analisar esses dados para identificar espaços que maximizam a segurança dos trabalhadores. Também consegue analisar as plantas dos pisos dos edifícios para implementar o distanciamento social automático e reduzir os pontos de contacto".

Desafios da gestão de equipas híbridas

Todas as organizações enfrentarão desafios algo diferentes na realização de um modelo de trabalho híbrido bem-sucedido. Seguem-se alguns dos desafios mais comuns que os líderes de equipa enfrentam atualmente:

  • Desenvolvimento do modelo híbrido certo: Como existem tão poucos modelos de local de trabalho híbrido estabelecidos, cada empresa tem de conceber e desenvolver um modelo específico para as suas necessidades. Esta abordagem também ter de ser iterativa, porque são experimentadas e testadas diferentes combinações e tecnologias, para se encontrar a melhor opção para a situação e a cultura únicas de cada empresa.
  • Aumento do risco de segurança: À medida que as empresas avançam para modelos híbridos, a segurança continuará a ser um risco e uma preocupação. Com os colaboradores a trabalharem a partir de casa, utilizando as suas próprias redes e, potencialmente, os seus próprios dispositivos, os departamentos de RH e TI precisarão de se concentrar na formação e segurança dos utilizadores finais.
  • Gestão eficaz dos colaboradores: Numa força de trabalho híbrida, os gestores têm de ter o cuidado de garantir que os trabalhadores no escritório e em teletrabalho têm as mesmas oportunidades e exposição, incluindo avaliações que se baseiam no produto do trabalho e não no processo de trabalho. É importante garantir que os membros das equipas em teletrabalho não se sentem isolados ou invisíveis – e também devem estar sujeitos às mesmas expetativas e responsabilização que os seus colegas que trabalham no escritório.
  • Isolamento e alheamento dos colaboradores: As equipas de RH terão de se concentrar em manter os colaboradores a sentirem-se ligados aos seus colegas, sempre que estes estiverem em teletrabalho. O desenvolvimento de oportunidades para pausas no trabalho e conversas descontraídas, para os colaboradores interagirem em ambientes não-físicos, será essencial para a conceção de um local de trabalho híbrido saudável. Os profissionais de RH também devem ser capazes de utilizar tecnologia para avaliarem o ambiente do local de trabalho e implementar as correções necessárias. 
  • Criação de conetividade fluida: Para evitar disparidades, silos e perda de conhecimentos, as empresas têm de desenvolver uma conetividade sem obstáculos que permita às equipas comunicarem de forma rápida e eficiente. A manutenção de uma cultura empresarial próspera tem de ser uma meta intencional num modelo de local de trabalho híbrido. 

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Melhores práticas para o local de trabalho híbrido

A mudança para o teletrabalho em 2020 foi abrupta e promovida pela necessidade mas, atualmente, as empresas têm a oportunidade de serem mais intencionais na sua abordagem à forma como funcionam. De acordo com a Forbes, "O local de trabalho híbrido tem a ver com permitir a maior produtividade possível sem custar aos nossos colaboradores demasiado tempo pessoal, sacrifício ou capacidade de controlarem o seu dia de trabalho".

As melhores práticas de desenvolvimento de um modelo de local de trabalho híbrido eficaz incluem:

  1. Conquistar a adesão dos colaboradores desde o início
    • Comunicar de forma transparente, antecipada e frequente
    • Comunicar claramente o valor do modelo escolhido
    • Permitir que os gestores respondam às perguntas das suas equipas
  2. Investir nas ferramentas, tecnologia e equipamento certos
    • Ferramentas de produtividade e comunicação que sejam móveis e compatíveis com vários dispositivos
    • Fornecer equipamento para teletrabalho seguro e saudável, como monitores grandes, cadeiras ergonómicas e secretárias para trabalhar em pé.
  3. Concentrar-se na experiência de colaborador e em manter uma cultura positiva de envolvimento
    • Obter feedback de colaborador através de ferramentas de escuta e demonstrar medidas em conformidade
  4. Realizar reuniões consistentes para contacto das equipas e avaliação de progresso
    • Utilizar tecnologia que permita a realização de videoconferências
  5. Disponibilizar oportunidades de formação contínua para colaboradores e gestores
    • Comunicar oportunidades de formação e desenvolvimento disponíveis em toda a organização
    • Disponibilizar excelente conteúdo de formação em várias modalidades, para satisfazer diversas necessidades
  6. Monitorizar metas e métricas de desempenho

Fazer a transição para um modelo de trabalho híbrido

No local de trabalho do futuro, os colaboradores estarão integrados de forma fluida em equipas híbridas, independentemente da respetiva localização física. Isso começa pela criação de estratégias robustas de comunicação e planeamento, destruição de silos e criação de um local de trabalho ligado.

 

De acordo com o documento do SAP SuccessFactors intitulado Oito metatendências que afetam os recursos humanos em 2021, o "Sucesso envolverá mais integração entre tecnologia de RH e software de produtividade da força de trabalho".

 

Os líderes de RH precisam de um conjunto complexo de ferramentas inteligentes para apoiar o recrutamento, a integração e o envolvimento de colaboradores, bem como dos sistemas e ferramentas necessários para a produtividade, eficiência e resiliências das equipas remotas. Os locais de trabalho híbridos que adotam serviços baseados na Cloud, infraestruturas de segurança mais robustas e melhores ferramentas de colaboração, estarão mais bem equipados para cumprirem as expetativas dos colaboradores e os resultados líquidos da empresa.

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