Rozszerzone planowanie i przegląd analiz

Jak sama nazwa wskazuje, rozszerzone planowanie i analiza (xP&A) wykracza poza granice tradycyjnego planowania i analizy finansowej (FP&A). W tym przypadku „x” nie jest zmienną, która oznacza jeden dział, taki jak sprzedaż, łańcuch dostaw lub HR. Oznacza raczej rozbicie silosów między finansami a każdym innym działem, a także możliwość łączenia i synchronizowania planów w czasie rzeczywistym w całej organizacji.

Znaczenie i definicja xP&A

xP&A to podejście do planowania, które wykorzystuje najlepsze funkcje planowania i analizy finansowej (FP&A) — takie jak ciągłe planowanie, prognozowanie, zaawansowane analizy i monitorowanie wydajności — i rozszerza je w całym przedsiębiorstwie. xP&A idzie jednak o krok dalej. Uwzględnia inne metryki, które nie pojawiają się w sprawozdaniu finansowym — takie jak gotowość operacyjna, zadowolenie klienta, zaangażowanie pracowników, odejście i pozyskanie klienta.

Poznaj koncepcję rozszerzonego planowania i analizy (xP&A) i zobacz, jak może ona zapewnić kompleksowe planowanie strategiczne w całej organizacji.

Od FP&A do xP&A: Co to znaczy i dlaczego ma znaczenie

Oczekuje się, że specjaliści ds. planowania finansowego będą w coraz większym stopniu kierować strategią biznesową i obejrzeć je w różnych zakątkach. Firmy muszą szybko i precyzyjnie reagować na ryzyko i szanse. Aby zapewnić oparte na danych analizy i przydatne analizy, liderzy FP&A muszą spojrzeć poza same raporty finansowe, aby uzyskać bardziej całościowy obraz wyników organizacji.

Połączone planowanie strategiczne i koniec silosów

Sprzedaż, marketing, HR, zaopatrzenie, łańcuch dostaw przyczyniają się do osiągnięcia wyników finansowych — i wszystkie one tworzą własne plany operacyjne. Na przykład:

• Zespół sprzedażowy opracowuje plany realizacji swoich celów.
• Zespół marketingowy tworzy plany kampanii, promocji i wprowadzania produktów na rynek.
• Dział HR zastanawia się, jak odpowiedzieć na prognozowane zapotrzebowanie na pracowników.
• Zaopatrzenie planuje, co kupić, z jakiego źródła i kiedy
• Dział IT tworzy projekty w oparciu o ich strategiczne dostosowanie, korzyści, koszty i dostępność zasobów
• Zespoły ds. łańcuchów dostaw kreślą plany zapotrzebowania: w zakresie produkcji, zapasów itd.

Tradycyjnie wszystkie te plany są tworzone w silosach, w osobnych narzędziach planowania i niezależnych arkuszach kalkulacyjnych — bez wglądu w to, jak mogą one wpływać na siebie nawzajem. Na przykład, jeśli sprzedaż przekroczy swoje cele, czy produkcja będzie gotowa? Czy odpowiedni personel będzie na miejscu?

Powiązanie planów w celu określenia potencjalnego wpływu w ramach różnych działów jest podstawą xP&A. Umożliwia to firmom szybkie reagowanie po starcie produktu marketingowego, zakłóceniu w łańcuchu dostaw lub nagłej zmianie potrzeb kadrowych. Kiedy jeden plan się zmienia, wszystkie inne się dostosowują – a statek może pozostać na kursie.

Ale oczywiście xP&A nie tylko łączy plany operacyjne ze sobą – łączy je również z celami finansowymi i strategicznymi. Dzięki temu dyrektorzy finansowi i ich zespoły mogą planować, monitorować i oceniać sprawy w sposób całościowy, a także doskonalić swoją rolę strategicznego doradcy w biznesie. Mimo że funkcje FP&A są rozszerzone na różne działy z xP&A, zespoły finansowe są nadal pod kontrolą i doskonale przygotowane do koordynowania rozszerzonego planowania w całym biznesie.

Na przykład, aby zaradzić potencjalnym zakłóceniom w łańcuchu dostaw, kadra kierownicza może szybko przeprowadzać symulacje zmian popytu, podaży i finansów za pomocą elastycznego zintegrowanego oprogramowania do planowania łańcucha dostaw oraz wspierać analizy „co, jeśli” i porównywać scenariusze planowania w celu szybkiego podejmowania świadomych decyzji w całej firmie.

Kluczowe korzyści z rozszerzonego planowania i analizy

Wprowadzenie rozszerzonego planowania i analizy oferuje organizacjom zdolność do pracy jako jedna, dobrze naoliwiona maszyna. Pięć głównych korzyści to:

1. Całościowy wgląd w działalność w czasie rzeczywistym. xP&A rozkłada silosy działów i tworzy jeden wgląd w plany i wyniki w czasie rzeczywistym. Liderzy biznesowi mogą wykorzystać ten widok wraz z raportowaniem i narzędziami analitycznymi do analizy wpływu decyzji na każdy dział — i na organizację jako całość.
2. Jedno źródło prawdy. Wiele firm zmaga się ze sprzecznymi wersjami prawdy – co zwykle wynika z rozproszonych systemów informatycznych i ogromnych ilości danych przechowywanych w różnych miejscach. xP&A tworzy jedno źródło informacji, dzięki czemu planiści i decydenci mogą pracować z tym samym zestawem liczb i informacji.
3. Pełne powiązanie biznesowe. Dzięki xP&A synchronizowane są plany strategiczne, finansowe i operacyjne — zapewniając spójność całej działalności i dążenie do wspólnej wizji sukcesu. xP&A wyjaśnia również, w jaki sposób działania jednego działu wpływają na inny, co zachęca zespoły do współpracy i dostosowania priorytetów.
4. Większa zwinność. Dzięki międzyfunkcyjnemu wglądowi w biznes i jednemu źródłu informacji liderzy są lepiej przygotowani do zrozumienia, co dzieje się w czasie rzeczywistym i w czasie rzeczywistym. Ścisłe dostosowanie działalności pomaga im również w szybkim wykorzystaniu nowych możliwości, wykrywaniu i ograniczaniu ryzyka, identyfikowaniu sposobów redukcji kosztów i nieefektywności oraz równie łagodnym przechodzeniu na rynek.
5. Zautomatyzowane, ciągłe planowanie. Planowanie ciągłe, gdzie plany są stale aktualizowane w oparciu o zmieniające się warunki i zdarzenia, ma kluczowe znaczenie dla xP&A. Dobre xP&Narzędzia ułatwiają ten proces: gdy zmiana nastąpi w jednym planie, wszystkie powiązane plany są automatycznie aktualizowane. Ta automatyzacja minimalizuje pracę ręczną i utrzymuje wszystko w synchronizacji, nawet w czasach gwałtownych zmian.