Czym jest określanie źródła dostaw?

Główny cel procesu określania źródła dostaw zawsze był niezmienny: znaleźć wiarygodnych dostawców, którzy mogą szybko dostarczać produkty w korzystnej cenie. Dzisiejsza rzeczywistość staje się jednak coraz bardziej złożona. Nowoczesne rozwiązania cyfrowe zapewniają bezprecedensową szybkość, dostęp do informacji i przejrzystość danych. Pomaga to skuteczniej zarządzać firmą, ale oznacza również, że konkurencja jest silniejsza, a klienci mają większy wybór niż kiedykolwiek wcześniej.

Firmy muszą dziś także radzić sobie ze stale narastającymi wyzwaniami związanymi ze zrównoważonym rozwojem, aspektami etycznymi określania źródła dostaw oraz nieprzewidywalnymi wydarzeniami na świecie i w otoczeniu. Jako jedno z pierwszych ogniw globalnego łańcucha dostaw proces określania źródła dostaw może stać się doskonałym przykładem tego, jak spójne praktyki i zintegrowane rozwiązania cyfrowe przekładają się na niższe koszty, krótsze cykle i większą wydajność.

Definicja i znaczenie określania źródła dostaw

Określanie źródła dostaw to proces wyszukiwania, oceny i wdrażania dostawców odpowiedzialnych za dostarczanie firmie odpowiedniej jakości towarów i usług na optymalnych warunkach. Ma wpływ na koszt, jakość i dostępność produktów lub usług. Współpracując z niezawodnymi dostawcami na korzystnych warunkach, możesz zapewnić stały przepływ materiałów, co pozwoli nie tylko na płynną działalność operacyjną, ale i na zaspokajanie szybko zmieniających się oczekiwań klientów.

Proces określania źródła dostaw jest pierwszym etapem w zarządzaniu łańcuchem dostaw. Obejmuje ocenę możliwości dostawców, negocjowanie warunków i cen oraz zarządzanie relacjami w celu uzyskania nieprzerwanej dostawy towarów i usług wysokiej jakości. Ma bezpośredni wpływ na koszty produkcji i przystępność cenową produktów, a zrealizowany w sposób prawidłowy przekłada się na oszczędności, lepszą jakość oraz większą elastyczność i odporność łańcucha dostaw na zakłócenia. Decyzje zapadające w ramach określania źródła dostaw mają ponadto kluczowe znaczenie dla zachowania zgodności z zasadami etyki i praktykami zrównoważonego rozwoju, co pomaga w budowaniu i utrzymywaniu pozytywnego wizerunku marki.

Określanie źródła dostaw a proces zakupowy — na czym polega różnica?

Proces określania źródła dostaw i proces zakupowy to terminy, których często używa się zamiennie, ale w rzeczywistości odnoszą się one do różnych etapów zarządzania łańcuchem dostaw. Określanie źródła dostaw odbywa się w początkowej fazie procesu zakupowego. Powiązane z określaniem źródła dostaw oczekiwanie należytej staranności i rygorystyczne wytyczne stanowią ogromną wartość w procesie zakupowym: gwarantują dodatkową warstwę rzetelności i planowania strategicznego, która przekłada się na późniejsze etapy procesu nabywczego. Jakie są zależności między określaniem źródła dostaw a procesem zakupowym?

• Określanie źródła dostaw to proces skoncentrowany na identyfikacji, ocenie i pozyskiwaniu dostawców odpowiedzialnych za dostawę towarów i usług. Obejmuje badanie rynku, organizację zdarzeń związanych z określaniem źródeł dostaw i negocjowanie korzystnych warunków kontraktów. Pomaga zbudować odporny łańcuch dostaw i nawiązać pozytywne relacje z dostawcami.
• Proces zakupowy obejmuje cały cykl nabywania towarów i usług — od identyfikacji potrzeb na wczesnym etapie po obsługę płatności na rzecz dostawców. W jego skład wchodzą zadania takie jak identyfikacja potrzeb, zamawianie towarów i usług, weryfikacja i zatwierdzanie wniosków, tworzenie zamówień, odbiór towarów i przetwarzanie płatności.

Różne modele określania źródła dostaw w zarządzaniu łańcuchem dostaw

Dążąc do sprostania coraz bardziej zaawansowanym wyzwaniom i wykorzystania złożonych możliwości na dzisiejszym rynku, większość firm łączy dziś różne modele określania źródeł dostaw. Poniżej przedstawiamy kilka najpopularniejszych.

Outsourcing

Outsourcing oznacza zawieranie kontraktów z dostawcami zewnętrznymi (a nie z zespołami wewnętrznymi) na potrzeby realizacji określonych zadań. Model ten pozwala na obniżenie kosztów, zapewnia dostęp do specjalistycznych umiejętności i gwarantuje większą elastyczność.

Insourcing

W modelu tym do realizacji zadań wykorzystywane są zasoby dostępne w firmie — nie zatrudnia się zatem podmiotów zewnętrznych. Gwarantuje to większą kontrolę nad procesami i jakością.

Near-sourcing

Near-sourcing wiąże się z przeniesieniem działań związanych z określaniem źródła dostaw bliżej rynku, na którym produkty są sprzedawane. Pozwala ograniczyć koszty transportu, usprawnić komunikację i skrócić czas dostawy.

Model globalny

Model globalny zakłada nabywanie towarów i usług w różnych krajach, często z wykorzystaniem technologii elektronicznej wymiany danych (EDI). Przedsiębiorcy czerpią dzięki temu korzyści z niższych kosztów produkcyjnych i dostępu do nowych rynków.

Model indywidualny

Model indywidualny zakłada wybór jednego dostawcy wszystkich wymaganych materiałów, towarów lub usług. Firma wzmacnia w ten sposób relacje z dostawcami i pozycję przetargową.

Drugorzędna działalność usługowa

Model oparty na drugorzędnej działalności usługowej obejmuje tworzenie w celu obsługi działalności biznesowej stanowiących całkowitą własność firmy spółek lub pododdziałów w innych krajach.

Współpraca według modelu joint venture

Model joint venture zakłada współpracę z inną organizacją w celu dzielenia zasobów, wiedzy specjalistycznej i ryzyka w działalności związanej z określaniem źródła dostaw.

Czym jest strategiczne podejście do określania źródła dostaw?

Strategiczne określanie źródła dostaw to metodyczne podejście oparte na danych, które poddaje ocenie — a następnie stałej weryfikacji — wszystkie działania pod kątem ich zbieżności z celami w perspektywie długoterminowej. W przeciwieństwie do standardowego procesu określania źródeł dostaw, który często uwzględnia przede wszystkim koszty i szybkość realizacji, podejście strategiczne skoncentrowane jest na szerszym zakresie czynników, w tym na jakości dostawców, ich niezawodności, zrównoważonym rozwoju i partnerstwie długoterminowym. Podejście strategiczne prowadzi do optymalizacji kosztów, wzmocnienia relacji z dostawcami i zwiększenia wydajności łańcucha dostaw.

Kluczowe etapy strategicznego podejścia do określania źródła dostaw to między innymi:

• analiza wydatków: ocena i analiza wydatków organizacji pod kątem możliwości ograniczenia kosztów oraz obszarów wymagających poprawy;
• ocena dostawców: ocena potencjalnych dostawców na podstawie ich możliwości i wiarygodności oraz zgodności z wartościami i celami organizacji;
• zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM): budowanie i utrzymywanie silnych relacji z dostawcami z myślą o długoterminowej współpracy i obopólnych korzyściach;
• badanie rynku: przeprowadzanie dokładnych badań w celu zrozumienia trendów rynkowych, sytuacji dostawców i warunków konkurencji;
• zarządzanie ryzykiem: identyfikowanie i ograniczanie zakłóceń w obrębie łańcucha dostaw wynikających na przykład z niestabilności geopolitycznej, niewypłacalności dostawców, klęsk żywiołowych czy ryzyka związanego z zarządzaniem magazynem;
• integracja w obrębie całego łańcucha dostaw: integracja rozwiązań wykorzystywanych przez różne firmy w celu umożliwienia przepływu danych między powiązanymi ze sobą obszarami operacyjnymi. Integracja może dotyczyć na przykład systemów planowania potrzeb materiałowych (MRP) w celu dostosowania działań dostawców do harmonogramu i poziomu zapasów.

Odpowiedzialne określanie źródła dostaw

Odpowiedzialne określanie źródła dostaw wymaga uwzględnienia w decyzjach zakupowych kwestii etycznych, społecznych i środowiskowych. Wiąże się to z wyborem dostawców, którzy stosują uczciwe praktyki pracownicze, działają zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju i przestrzegają kodeksu etyki w biznesie. Celem jest podejmowanie w ramach określania źródła dostaw takich działań, które mają pozytywny wpływ na otoczenie oraz są zgodne z bardziej ogólnymi dążeniami Twojej firmy w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR). Ponieważ klienci i inwestorzy oczekują dziś większej transparentności i bardziej odpowiedzialnych praktyk biznesowych, firmy traktujące priorytetowo zrównoważony rozwój w obszarze określania źródła dostaw i etykę działania mogą poprawić wizerunek swojej marki, zwiększyć lojalność klientów i ograniczyć ryzyko.

Świadome określanie źródła dostaw

Świadome podejście do określania źródła dostaw to odpowiedzialna społecznie strategia skoncentrowana na zapewnianiu możliwości zatrudnienia osobom ze środowisk znajdujących się w niekorzystnej sytuacji. Jego celem jest wywarcie pozytywnych skutków społecznych i gospodarczych poprzez oferowanie stałej pracy osobom, które mogły nie mieć dostępu do standardowych kanałów zatrudnienia. Obejmuje zazwyczaj zwiększenie dostępności istniejących i nowych miejsc pracy dla kandydatów marginalizowanych lub z niepełnosprawnościami oraz realizowania programów szkoleniowych w celu kształtowania przydatnych w długiej perspektywie umiejętności i otwierania możliwości. Strategiczna i staranna realizacja tej strategii może pomóc w uzyskaniu bardziej zintegrowanego i lojalnego personelu, ograniczając przy tym rotację, przynosząc większe korzyści i wywierając trwały wpływ na społeczność.

Trzy główne podejścia do określania źródła dostaw

Podejścia do określania źródła dostaw wyznaczają poziom zaangażowania, kontroli i ryzyka w ramach procesu. W przypadku Twojej firmy może sprawdzić się zarówno tylko jedno, jak i każde z opisanych tu podejść. Wszystko zależy od charakteru działalności organizacji i asortymentu produktów.

Podejście bezpośrednie

Podejście bezpośrednie w kontekście określania źródła dostaw polega na nabywaniu towarów i usług bezpośrednio od producentów lub podmiotów świadczących usługi — bez udziału pośredników. Gwarantuje to większą kontrolę nad jakością i kosztami produktów, a przy tym często prowadzi do wzmocnienia relacji z dostawcami.

Podejście niebezpośrednie

Podejście niebezpośrednie w przypadku określania źródła dostaw wiąże się z nabywaniem towarów i usług poprzez pośredników — na przykład dystrybutorów, sprzedawców hurtowych lub agentów. Choć może zapewnić dostęp do szerszej gamy produktów i usług, trzeba liczyć się także z większymi kosztami wynikającymi z marż dostawców pośredniczących.

Podejście hybrydowe

Podejście hybrydowe łączy elementy zarówno bezpośredniego, jak i niebezpośredniego modelu określania źródła dostaw. Podejście hybrydowe często wykorzystuje się w przypadku produktów kluczowych lub o dużym wolumenie, kiedy to nabywanie bezpośrednie zapewnia kontrolę nad kosztami i jakością. Podejście niebezpośrednie, które zapewnia dostęp do szerszej gamy produktów i wiedzy specjalistycznej pośredników, stosowane jest z kolei przy towarach o mniejszym znaczeniu lub wolumenie.

Kluczowe etapy procesu określania źródła dostaw

Ponieważ każda firma jest niepowtarzalna, nie istnieje taki model procesu określania źródła dostaw, który sprawdziłby się w każdym przypadku. Najlepsze praktyki w tym zakresie zwykle obejmują jednak większość kroków opisanych poniżej.

• Ocena potrzeb związanych z określaniem źródła dostaw. Identyfikując charakterystyczne dla Twojej organizacji potrzeby i wymagania — w tym niezbędne produkty lub usługi, a także harmonogramy dostaw i wolumeny — skorzystaj z danych i doświadczenia. Ten krok obejmuje identyfikację celów i zakresu działań podejmowanych w ramach procesu określania źródła dostaw.
• Identyfikacja potencjalnych dostawców. W znajdowaniu dostawców spełniających wymagania Twojej organizacji pomocne będzie przeprowadzenie badania rynku. Należy w nim uwzględnić czynniki takie jak reputacja, stabilność finansowa i możliwości dostawcze potencjalnych partnerów. Ilościowe określenie kryteriów wyboru dostawcy może uprościć ten proces.
• Rozesłanie zapytań ofertowych (RFP). Ten krok obejmuje wysłanie do potencjalnych dostawców ustandaryzowanych zapytań ofertowych z wyszczególnieniem wymagań, harmonogramów i kryteriów oceny. Pozwoli to dostawcom na przesłanie propozycji najbardziej odpowiadających potrzebom Twojej organizacji.
• Ocena otrzymanych ofert. Oceń otrzymane propozycje w odniesieniu do swoich kryteriów. Proces ten może usprawnić platforma do zarządzania zakupami elektronicznymi z obsługą przesyłania dokumentów online i analiz na potrzeby szybszej komunikacji i efektywniejszego podejmowania decyzji.
• Negocjacja kontraktów. Przeprowadź z dostawcami spełniającymi kryteria szczegółowe negocjacje, aby uzgodnić ostateczne warunki współpracy (i skrupulatnie udokumentuj ten proces). W tym kroku na pierwszym planie znajdują się istotne czynniki — a więc ceny, harmonogramy dostaw czy warunki płatności. Należy jednak zadbać również o uzyskanie pisemnych gwarancji transparentności i odpowiedzialności.
• Zawarcie umów. Przypieczętuj formalnie wspólne ustalenia, zawierając z wybranym dostawcą prawnie wiążącą umowę, która oficjalnie zapoczątkuje Waszą współpracę. Krok ten oczywiście powinien zostać wykonany w porozumieniu z odpowiednim radcą prawnym.
• Monitorowanie wydajności. Stale monitoruj wydajność dostawcy poprzez regularne audyty, inspekcje i sesje wymiany informacji zwrotnych, aby mieć pewność, że spełnia on uzgodnione standardy. Najlepsze wyniki gwarantuje szybkie reagowanie na problemy oraz utrzymywanie konsekwentnego i stanowczego — ale też opartego na szacunku — stanowiska.

Korzyści z efektywnego określania źródła dostaw

Ze względu na to, jak wygląda dziś konkurencja i czym podyktowane są wybory klientów, konieczne jest korzystanie ze wszystkich sposobności umożliwiających uzyskanie oszczędności i zwiększenie wydajności oraz osiągnięcie większej widoczności i lepszej integracji.

• Oszczędności: firmy stosujące strategię strategicznego określania źródła dostaw cieszą się oszczędnościami na poziomie ponad 8% w odniesieniu do rocznych kosztów ponoszonych w tym obszarze. Jest to możliwe dzięki korzystaniu z rozwiązań opartych na danych i kompleksowej analizie działalności związanej z określaniem źródła dostaw.
• Jakość produktu: nigdy dotąd klienci nie mieli do wyboru tak wielu sprzedawców. Konkurencja jest zacięta, ale odpowiednia strategia określania źródła dostaw może zapewnić firmom dostęp do wysokiej jakości towarów i usług od ich dostawców. Z kolei pochodzące od klientów informacje zwrotne dotyczące jakości mogą pomóc w skuteczniejszym zarządzaniu kategoriami oraz poprawie wydajności dostawców w konkretnych, bardzo wąskich kategoriach towarów.
• Przewidywalność i odporność łańcucha dostaw na zakłócenia: pandemia pokazała nam, jak bardzo łańcuchy dostaw są podatne na zakłócenia. Stabilne i mocne połączenia między dostawcami w obrębie łańcucha dostaw zwiększają odporność Twojej firmy.
• Ograniczone ryzyko: na popyt i podaż może wpływać wszystko — od klęsk żywiołowych po sytuacje polityczne. Odpowiedni wybór źródła dostaw pozwoli przewidywać i szybko reagować na wiele różnych rodzajów ryzyka. Nowe statystyki pokazują ponadto, że firmy dokonujące fakturowania w oparciu o umowy i katalogi uzyskują o 60% wyższy wskaźnik zarządzania zgodnością praktyk dostawców z przepisami.
• Wizerunek marki i lojalność wobec niej: dziś w biznesie o sukcesie często decydują reputacja i wizerunek. Transparentne relacje z dostawcami i sztywne standardy dotyczące określania źródła dostaw mogą zapewnić Twojej marce zarówno ochronę, jak i popularność.

Wyzwania związane z określaniem źródła dostaw

Czy tego chcesz, czy nie, Twoja firma jest w ogromnym stopniu zależna od wiarygodnych dostawców. Z zależnością tą wiążą się pewne wyzwania i problemy:

• Czasochłonne procesy określania źródeł dostaw / wdrażania dostawców: weryfikacja, ocena i zatwierdzanie dostawców powodowały dotychczas opóźnienie procesu zakupowego. Przyspieszenie wdrażania dostawców za sprawą ustandaryzowanych procedur i nowoczesnej technologii opartej na chmurze może rozwiązać ten problem.
• Spadek jakości towarów: nawet najbardziej niezawodny partner — szczególnie, jeśli jest dostawcą globalnym — może niespodziewanie zostać wykupiony lub zmienić strukturę organizacji. Rozwiązania chmurowe, które zapewniają wgląd w dane o dostawcach w czasie rzeczywistym, mogą pomóc ograniczyć tego rodzaju zaskoczenia.
• Ryzyko dotyczące umów: aby zminimalizować ryzyko niezachowania należytej staranności, zespoły ds. określania źródła dostaw poszukują szablonów z możliwością konfiguracji, sposobów automatyzacji przepływów pracy, szczegółowych ścieżek audytu i możliwości łatwej współpracy z osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie kontraktami w ich organizacjach.
• Nadmierna zależność od dostawcy: współpraca z zaufanym dostawcą, na którym można polegać, jest nie do przecenienia. Czasem zdarzają się jednak nieoczekiwane zakłócenia. Warto jest więc współpracować lojalnie z zaufanym partnerem, mając jednocześnie kilku innych sprawdzonych dostawców w pogotowiu.
• Słabe relacje z dostawcami: branie drugiej strony za pewnik jest niekorzystne we wszystkich relacjach międzyludzkich. Spójna komunikacja w połączeniu ze skutecznymi strategiami i rozwiązaniami z zakresu zarządzania relacjami z dostawcami stanowi klucz do ustanawiania odpowiednich oczekiwań i wzmacniania więzi, umożliwiając nagradzanie wysokiej wydajności i podejmowanie działań zaradczych jeszcze przed wystąpieniem problemów.

Jak wyznaczyć skuteczną strategię określania źródła dostaw?

Opracowanie skutecznej strategii określania źródła dostaw ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji procesu zakupowego i realizacji celów biznesowych w dłuższej perspektywie. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki umożliwiające wyznaczenie efektywnej strategii określania źródła dostaw.

• Określ cele. Wyznacz konkretne cele i kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które będą podstawą strategii określania źródła dostaw. Nie pomijaj celów oczywistych, takich jak potrzeba redukcji kosztów czy zwiększenia wydajności dostawców. Pamiętaj też o wskazaniu celów dotyczących przywództwa w zespole i innowacji, a także o nagradzaniu związanych z nimi inicjatyw.
• Przeanalizuj bieżącą i przeszłą działalność w zakresie określania źródła dostaw. Nowoczesne, oparte na sztucznej inteligencji narzędzia do analizy i zarządzania danymi umożliwiają uwzględnianie w niestandardowych raportach zbiorów danych zarówno historycznych, jak i pozyskiwanych w czasie rzeczywistym. Pamiętaj o zebraniu informacji również od zespołów zajmujących się bezpośrednio produkcją. Najbardziej przydatne analizy często bazują na danych pochodzących z hali produkcyjnej — a nie z najwyższego szczebla.
• Zapoznaj się z badaniami rynku i informacjami dotyczącymi konkurencji. Wiedza to potęga. Skoncentruj się na badaniach. Przeglądaj strony internetowe i media swoich konkurentów. Słuchaj, co mówią klienci. Śledź wiadomości ze swojego sektora działalności i całego świata. Wyniki badań rynkowych prowadzonych przez podmioty zewnętrzne możesz analizować przy użyciu tych samych narzędzi AI, które wykorzystujesz do analizy własnych danych.
• Regularnie przeprowadzaj audyty i monitoruj wydajność dostawców. Jeśli Twoja organizacja nie ma w stosunku do dostawców, z którymi współpracuje od lat, rygorystycznych oczekiwań w zakresie stałego monitorowania wydajności i regularnego poddawania się kontroli audytowej, nagłe wprowadzenie takich zasad może wydawać się niewygodnym posunięciem. Jest to jednak istotny krok w tym procesie. Wdrożenie już na samym początku spójnej strategii zarządzania relacjami z dostawcami pozwala osiągnąć korzyści w dłuższej perspektywie.

Czym powinno charakteryzować się oprogramowanie wspomagające określanie źródła dostaw?

Wybierając oprogramowanie do określania źródła dostaw, upewnij się, że spełnia potrzeby Twojej organizacji i może skutecznie usprawnić proces określania źródła dostaw. Oto kilka kluczowych właściwości i funkcji, którymi powinno charakteryzować się takie oprogramowanie:

• wdrożenie w chmurze: wybierz rozwiązanie oparte na chmurze, które zapewnia możliwość skalowania, elastyczność i dostęp zdalny;
• dostępność przepływów pracy związanych z zarządzaniem procesami: upewnij się, że oprogramowanie uwzględnia zaawansowane przepływy pracy umożliwiające automatyzację i uproszczenie różnych zadań związanych z określaniem źródła dostaw, w tym procesów wdrażania i kwalifikacji dostawców;
• całościowy wgląd w łańcuch dostaw: oprogramowanie powinno oferować pełny wgląd w działania w obrębie łańcucha dostaw, usprawniając podejmowanie decyzji i zarządzanie ryzykiem, a także łatwo integrować się z wykorzystywanymi przez organizację systemami ERP i zarządzania przedsiębiorstwem.
• narzędzia do zarządzania kosztami: funkcje oprogramowania powinny umożliwiać szczegółową analizę zestawień kosztów oraz obliczanie łącznych kosztów wraz z wyładunkiem na potrzeby określania źródła dostaw w ujęciu globalnym — z uwzględnieniem logistyki, ceł importowych i podatków;
• narzędzia do współpracy i komunikacji: narzędzia dostępne w rozwiązaniach wspomagających określanie źródła dostaw powinny umożliwiać współpracę z dostawcami w ramach wszystkich procesów związanych z dokumentowaniem, raportowaniem, kontrolowaniem zgodności z przepisami i innymi działaniami;
• zaawansowane narzędzia do analizy i raportowania: monitorowanie wydajności w czasie rzeczywistym, identyfikowanie trendów oraz zarządzanie zrównoważonym rozwojem i produktywnością powinny odbywać się przy użyciu jednej platformy.

Czytaj więcej