Co to jest zaopatrzenie? Kompleksowy przewodnik

Funkcja zaopatrzenia jest często traktowana jako oczywista – dopóki coś jej nie utrudni. Odpowiedzialność za utrzymywanie kół firmy w ruchu, zaopatrzenie zapewnia, że odpowiednie materiały i materiały są dostępne w razie potrzeby. Operując w centrum uwagi, zamówienia zazwyczaj nie były uznawane za dyscyplinę strategiczną – do tej pory.

Priorytetem jest nadal ograniczanie kosztów, zwłaszcza ze względu na inflację i rosnące koszty dostaw. Kontrola kosztów jest jednak tylko jedną z presji wywieranych obecnie na zamówienia. Zakupy muszą w jakiś sposób wspierać odporność łańcucha dostaw, nawet jeśli zdarzenia klimatyczne lub inne zakłócenia utrudniają dostawę, między groźbą niedoborów dostaw a wydatkami związanymi z magazynowaniem dodatkowych zapasów. Potrzeba nabywania zrównoważonych towarów i spełniania rozszerzających się wymogów regulacyjnych oznacza, że firmy muszą dodać dodatkową warstwę gromadzenia danych i kontroli do swoich procesów określania źródła dostaw. Dodać geopolityczne naciski i ryzyko do równania - z wynikającym z tego niedoborem materialnym - a zaopatrzenie jest nagle w oku burzy.

Obecnie funkcja dyrektora ds. zaopatrzenia (CPO) nie jest już funkcją back-office zajmującą się głównie redukcją kosztów i zgodnością z przepisami.

Definicja nabycia

Zaopatrzenie to kluczowa funkcja biznesowa, odpowiedzialna za zabezpieczenie wszystkich towarów i usług potrzebnych organizacji. Dla firm produkcyjnych dostępność dostaw jest szczególnie krytyczna, ponieważ niemożliwe jest tworzenie gotowych produktów bez niezbędnych materiałów. Działy zaopatrzenia muszą współpracować z wewnętrznymi interesariuszami w celu gromadzenia prognoz i wymagań, a następnie pozyskiwania najlepszych dostawców po jak najlepszych kosztach.

Dzięki przewinięciom papirusowym, które rejestrują szczegóły dostawy i transportu, funkcja zaopatrzenia może być śledzona z powrotem do budowy piramid. Z biegiem czasu zamówienia przeszły liczne przekształcenia – ewoluowały z prostego zadania prowadzenia dokumentacji do dyscypliny, która wymaga strategicznego myślenia i negocjacji.

W czasie rewolucji przemysłowej zaopatrzenie zyskało na znaczeniu jako rozwijające się operacje produkcyjne potrzebne do pozyskiwania, zakupu i transportu materiałów. W połowie XX wieku, kiedy gospodarka się rozwijała, szansa i konkurencyjne przetargi pomogły ponownie zdefiniować tę praktykę. Osoby zostały przeszkolone w różnych aspektach zarządzania łańcuchem dostaw, zdobywając status zawodowy. Nabycie stało się postrzegane jako funkcja zarządcza, a nie urzędnicza.

Dziś zamówienia ponownie przechodzą dramatyczną transformację – prawdopodobnie równie znaczącą, jak każda zmiana w przeszłości.

Dlaczego zakupy są dziś tak ważne w biznesie?

To, co było funkcją zarządzania zapleczem biurowym, jest obecnie centralnym etapem — strategicznym partnerem w zakresie złożonych decyzji dotyczących strategii C-suite.

Zakupy kontrolują również dużą część kosztów przedsiębiorstwa – od 40% do 80% według niektórych szacunków – dlatego jest to niezbędne dla celów budżetowych. Jednak skuteczne praktyki zakupowe poprawiają również ocenę ryzyka, nadzór nad dostawcami i potencjał tworzenia wartości w łańcuchu dostaw.

Oto kilka kluczowych sposobów, w jakie nabycie jest ważne w biznesie:

• Oszczędności kosztów: Zaopatrzenie jest pierwszą linią obrony w celu zmniejszenia kosztów i stabilizacji przepływów pieniężnych w firmie, wpływając na marże zysku i wyniki finansowe. Konkurencyjne określanie źródeł dostaw produktów i negocjacje kontraktowe mogą przynieść znaczne oszczędności kosztów. Ponadto usprawnienie procesów zakupowych może mieć realny wpływ na wyniki finansowe.
• Jakość: Zapewnienie odpowiednich surowców we właściwym czasie ma kluczowe znaczenie dla produkcji wysokiej jakości produktów. Jakość obejmuje każdy aspekt procesu nabycia, ponieważ wybór materiałów i dostawców ma bezpośredni wpływ na jakość produktów i usług. Priorytetyzacja jakości jest kluczem do ograniczenia ryzyka związanego z reputacją, produkcją i obawami prawnymi.
• Spójność celów: Strategiczne określanie źródła dostaw jest zgodne z celami firmy w zakresie zakupów. Na przykład, jeśli zwiększenie elastyczności i odporności jest podstawową wartością Twojej firmy, narzędzia do realizacji tych celów powinny być wbudowane w proces nabycia. Szczegółowa analiza rynku oraz wymagań wewnętrznych może pomóc zidentyfikować dostawców najlepiej przygotowanych do zaspokojenia Twoich potrzeb.
• Ograniczanie ryzyka: Ryzyko może wystąpić na każdym etapie procesu nabycia — od niedokładnej analizy potrzeb po problemy z dostawą do dostawcy. Dodatkowe ryzyko wynika z nieskutecznych reakcji na zobowiązania w zakresie zgodności z przepisami, niejasnych standardów etycznych, incydentów związanych ze stanem atmosferycznym, globalnych zakłóceń i podobnych wyzwań. Dzisiejsze procesy zakupowe oparte na technologii mogą zapewnić wgląd w dane potrzebne do proaktywnego identyfikowania, oceny i ograniczania ryzyka.
• Zrównoważony rozwój i etyka: zespół ds. zakupów musi dostosować się do wartości firmy dotyczących zobowiązań w zakresie wpływu na środowisko, etycznego określania źródła dostaw, ochrony środowiska, społeczeństwa i nadzoru (ESG), a także w większym stopniu, aby zapewnić zgodność z przepisami i chronić przed ryzykiem, szkodami dla reputacji i niepotrzebnymi wydatkami. Zarządzanie zrównoważonym określaniem źródła dostaw i zgodnością z przepisami to kluczowa odpowiedzialność działu zaopatrzenia.

Zarządzanie ryzykiem związanym z zaopatrzeniem ma kluczowe znaczenie

Zapoznaj się z wynikami nowego badania na temat zarządzania ryzykiem i odporności funkcji zakupowych.

Dowiedz się więcej

Rodzaje zarządzania nabyciem

Istnieją cztery główne rodzaje zamówień:

1. Zakupy bezpośrednie: Obejmuje to nabywanie wszystkiego, co bezpośrednio wspiera produkcję towarów sprzedawanych przez firmę, w tym surowców, komponentów, części, usług i artykułów hurtowych. Wszystkie one mają wpływ na przychód, wzrost i reputację, więc relacje z dostawcami mają kluczowe znaczenie w zakupach bezpośrednich.
2. Zakupy pośrednie: wszystko, co nie jest bezpośrednio związane z produkcją, w tym z materiałami, towarami i usługami do użytku wewnętrznego i codziennych operacji biznesowych, podlega nabyciu pośredniemu. Obejmuje to pozycje takie jak materiały biurowe, media i koszty podróży.
3. Zakup towarów: zarówno zakupy bezpośrednie, jak i pośrednie mogą być objęte nabyciem towarów, co obejmuje nabywanie wszelkich materialnych przedmiotów, zarówno gotowych, jak i niedokończonych — od sprzętu po surowce, po krzesła biurowe.
4. Zakup usług: profesjonalne, oparte na ludziach usługi, takie jak doradztwo, agencje, kancelarie prawne, zlecane usługi IT, usługi bezpieczeństwa, dostarczanie oprogramowania jako usługi (SaaS) oraz naprawa obiektów objęte są zamówieniem na usługi. Są one niezbędne do efektywnego przepływu pracy i wypełnienia wszelkich luk w sile roboczej.

12 kroków w procesie nabycia

Proces nabycia może się różnić w zależności od firmy, ale zazwyczaj obejmuje następujące 12 kroków:

1. Identyfikacja potrzeb: Pierwszym krokiem każdego procesu nabycia jest określenie konkretnych materiałów, produktów, oprogramowania lub usług wymaganych ze względu na braki, nowe projekty lub regularne wymagania operacyjne. Ten etap obejmuje planowanie i prognozowanie popytu.

2. Dostawcy źródeł: na wczesnym etapie procesu nabycia odbywa się badanie i ocena najlepszych potencjalnych dostawców pod kątem Twoich potrzeb biznesowych. Opracowanie alternatywnych dostawców może pomóc w zarządzaniu ryzykiem, dając Ci możliwości w przypadku niedoborów lub zakłóceń.

3. Prześlij zgłoszenie zapotrzebowania: wysłanie zapotrzebowania na zakup ze specyfikacjami, takimi jak cena, przedział czasu i ilość do wewnętrznego przeglądu i zatwierdzenia, wyzwala proces zaopatrzenia.

4. Ocena i wybór dostawców: Wybór najlepszego dostawcy poprzez konkurencyjny proces przetargowy, taki jak składanie zapytania ofertowego (RFP), zapytanie ofertowe (RFQ), aukcje elektroniczne lub „trzy oferty i zakup” obejmuje ocenę sprzedawców pod kątem kosztów, a także jakości, reputacji, niezawodności, szybkości i zrównoważonego rozwoju.

5. Negocjuj cenę i warunki: Po wybraniu dostawcy zespół zaopatrzeniowy negocjuje różne warunki zakupu, w tym cenę, ilość, harmonogramy dostawy i warunki płatności.

6. Utwórz zamówienie: po wybraniu dostawcy i sfinalizowaniu warunków firma wydaje temu dostawcy formalne zamówienie zawierające szczegółowe informacje na temat towarów, usług i warunków zawartych w zamówieniu.

7. Odbierz towary i sprawdź jakość: Po otrzymaniu towarów następnym krokiem jest zapewnienie, że ich jakość i ilość są zgodne z tym, co zamówiono, starannie sprawdzając je pod kątem uszkodzenia lub błędów.

8. Przetwarzaj fakturę i realizuj warunki płatności: Po potwierdzeniu dostawy towarów przeszła kontrolę ilości i jakości, faktura dostawcy może być przetwarzana poprzez rozrachunki z dostawcami (AP) w celu zapewnienia terminowej płatności. W zależności od warunków umowy mogą obowiązywać rabaty za przedterminową płatność i można stosować różne metody płatności.

9. Nawiązywanie dobrych relacji z dostawcami i zarządzanie nimi: Budowanie pozytywnych stałych relacji z dostawcami ma dla zespołu zaopatrzeniowego strategiczne znaczenie. Korzyści obejmują lepszą wydajność dostawców, warunki, rabaty, współpracę i niezawodność.

10. Zarządzanie kontraktami: Zarządzanie kontraktami zaopatrzeniowymi obejmuje monitorowanie kontraktów, zapewnianie zgodności i renegocjowanie warunków w razie potrzeby. Ważne jest, aby zidentyfikować i rozwiązać potencjalne problemy, aby zapewnić realizację wynegocjowanych oszczędności - i osiągnąć wynik końcowy.

11. Zarządzanie ryzykiem: częścią tego, co sprawia, że zespół zaopatrzeniowy jest tak integralną częścią organizacji, jest jej rola w zarządzaniu ryzykiem. Niezbędne jest przewidywanie i zarządzanie potencjalnymi problemami, takimi jak niedobory, zakłócenia w łańcuchu dostaw oraz wdrażanie środków mających na celu ich złagodzenie. Niezbędnym elementem zarządzania ryzykiem jest również utrzymanie zgodności z przepisami i wymogami, a także wykrywanie wszelkich zagrożeń związanych z niezgodnością z przepisami.

12. Przegląd i analiza: Ten ostatni krok w procesie nabycia jest w toku. Przegląd i analiza wskaźników KPI zaopatrzenia w celu zidentyfikowania luk i odkrycia nowych możliwości oszczędności i zmniejszenia ryzyka odgrywa kluczową rolę w sukcesie biznesowym.

Te 12 kroków jest powszechnie uważanych za cykl życia nabycia, ponieważ zadania nakładają się, a proces jest ciągły. Pomyślny cykl życia nabycia wymaga integracji z innymi kluczowymi obszarami biznesowymi, takimi jak budżetowanie, prognozowanie i zarządzanie łańcuchem dostaw.

Nabycie a zaopatrzenie i inne powiązane workflow

Wiele organizacji używa zamiennie terminów „zaopatrzenie”, „zaopatrzenie” i „zarządzanie łańcuchem dostaw”, ale nie są to te same pojęcia. Oto, jak się różnią:

Nabycie a zakupy: Zaopatrzenie to część procesu nabycia, która koncentruje się na transakcjach. Obejmuje negocjowanie, zamawianie produktów, przyjmowanie towarów i usług oraz przesyłanie płatności. Podczas gdy zakupy są kluczową częścią zakupów, ogólny proces nabycia jest znacznie szerszy.

Zaopatrzenie a określanie źródła dostaw: Określanie źródła dostaw jest niezbędnym wczesnym etapem całego procesu nabycia, obejmującym identyfikację potrzeb, wyszukiwanie dostawców, składanie wniosków o zakup, ocenę i wybór dostawców oraz negocjowanie cen i warunków. Etap określania źródła dostaw to miejsce, w którym można budować silne relacje z dostawcami.

Zaopatrzenie a zarządzanie łańcuchem dostaw: Nabycie jest częścią całego procesu zarządzania łańcuchem dostaw, który koncentruje się na nabywaniu towarów i usług potrzebnych do produkcji produktów i utrzymania operacji wewnętrznych. Zaopatrzenie dynamicznie współdziała z innymi segmentami łańcucha dostaw, takimi jak logistyka, zarządzanie zapasami i planowanie popytu.

Zrównoważone zarządzanie zakupami

Zrównoważone zakupy, które integrują kryteria ESG z praktykami zakupowymi i podejmowaniem decyzji, nie są tylko trendem zakupowym; to kluczowa uwaga.

Zrównoważone wyzwania związane z zamówieniami obejmują złożoność i przejrzystość łańcucha dostaw, pomiar wydajności, zapewnienie zgodności z normami i budowanie zdolności. Już teraz trudno jest pozyskiwać materiały o niskiej intensywności emisji, takie jak zielona stal i recykling aluminium i plastiku, a to tylko będzie trudniejsze. Ponadto klienci coraz częściej chcą kupować od marek, które mogą udowodnić swoje zrównoważone działania, co sprawia, że zrównoważone zakupy stają się integralną częścią biznesu.

Weź pod uwagę tylko jeden aspekt zrównoważonego zaopatrzenia — ograniczenie emisji z łańcucha dostaw. Proces ten może potrwać lata, więc rozpoczęcie transformacji sprawi, że w przyszłości przedsiębiorstwa staną się bardziej konkurencyjne i odporne.

Oto kilka przykładów zrównoważonych zamówień:

• Zielone źródła dostaw lub zielone zamówienia: ekologiczne pozyskiwanie obejmuje strategiczne zakupy produktów i usług o mniejszym wpływie na środowisko. Zielone zamówienia obejmują eliminację jednorazowych tworzyw sztucznych i innych artykułów jednorazowego użytku, stosowanie surowców pochodzących z recyklingu lub upcycled oraz stosowanie czystej technologii lub paliwa. Zielone zamówienia mogą obniżyć koszty produkcji, przyczynić się do realizacji inicjatyw w zakresie społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw, a nawet zwiększyć sprzedaż, przyciągając do konsumentów świadomych ekologicznie.
• Materiały etyczne: Zrównoważone zakupy opierają się na etycznym określaniu źródeł dostaw. Oznacza to zakup produktów od firm, które gwarantują utrzymanie, oferują dobre warunki pracy, nie angażują się w pracę dzieci, wnoszą pozytywny wkład w społeczności, w których są częścią, i spełniają inne standardy etyczne.
• Ograniczony ślad węglowy i zużycie energii: obniżenie emisji dwutlenku węgla i zużycia energii w firmie to nie tylko ograniczenie emisji generowanych bezpośrednio z codziennej działalności w fabrykach i transporcie, ale także ograniczenie emisji w całym łańcuchu dostaw.

Sztuczna inteligencja w zaopatrzeniu: inteligentniejsza automatyzacja i wgląd w dane

Sztuczna inteligencja w zaopatrzeniu może zautomatyzować i usprawnić złożone zadania, takie jak analiza wydatków, zarządzanie kontraktami, strategiczne określanie źródła dostaw i zarządzanie zgodnością z przepisami. Może również wspierać inteligentniejsze analizy i podejmowanie decyzji; pomaga wykryć szanse, potencjalne oszczędności kosztów i anomalie; i ułatwia identyfikację nowych dostawców, jednocześnie pomagając wyeliminować oszustwa związane z zakupami i zmniejszyć liczbę błędów.

Sztuczna inteligencja może być również wykorzystywana do tworzenia wartości biznesowej poprzez dekonstruowanie tego, czego firma naprawdę potrzebuje, kwestionowanie utrwalonych procesów, wykorzystanie wiedzy z nowych punktów odniesienia i projektowanie łańcucha dostaw na nowe i różne sposoby.

Generatywna sztuczna inteligencja ma również ogromny potencjał zakupowy. Jego zdolność do automatyzacji zadań, zapewnienia wglądu w dane i zwiększenia przejrzystości wspiera wydajność, produktywność i lepszy wybór dostawców i zarządzanie nimi. Generatywna sztuczna inteligencja może również pomóc ograniczyć ryzyko i ograniczyć wydatki.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji do wspierania zakupów w podejmowaniu lepszych decyzji, identyfikowaniu nowych szans, automatyzacji zadań i poprawie wydajności operacyjnej oznacza, że zespół zaopatrzeniowy może skupić się na obszarach, w których ich specjalistyczna wiedza jest najbardziej wartościowa.

Sztuczna inteligencja w obszarze zakupów: kompleksowy przewodnik

Sztuczna inteligencja oferuje nowe, ekscytujące możliwości i przekształca ugruntowane procesy i praktyki w obszarze zakupów.

Przeczytaj przewodnik

Czego szukać w oprogramowaniu zakupowym

Wybierając oprogramowanie do obsługi zakupów, nadaj priorytet narzędziom, które nie tylko digitalizują i usprawniają procesy zakupowe, ale także usprawniają podejmowanie strategicznych decyzji. Idealne oprogramowanie powinno pochwalić się solidną infrastrukturą w chmurze i możliwościami sztucznej inteligencji, upraszczając złożone zadania zakupowe. Najważniejsze funkcje obejmują płynną integrację z istniejącymi systemami finansowymi i systemami łańcucha dostaw, przyjazne dla użytkownika interfejsy i kompleksowe analizy umożliwiające dogłębną analizę wydatków.

Wybierz rozwiązania, które zapewniają wgląd w dane i raportowanie w czasie rzeczywistym, ułatwiając proaktywne zarządzanie działaniami związanymi z nabyciem. Upewnij się, że oprogramowanie jest skalowalne, zdolne do rozwoju wraz z Twoją firmą i aktywnie przyczynia się do rozwoju firmy.

Najczęstsze pytania