Przegląd automatyzacji procesów

Wraz z rozwojem organizacji codzienna praca staje się trudniejsza do skoordynowania. Zadania obejmują zespoły, systemy i źródła danych, a nawet proste procesy opierają się na połączeniu ręcznych kroków i odłączonych narzędzi. Rezultatem są opóźnienia, niespójne wyniki i ograniczony wgląd w sposób, w jaki praca jest wykonywana.

Automatyzacja procesów pozwala sprostać tym wyzwaniom, zapewniając ustrukturyzowany sposób koordynacji powtarzalnej pracy i zarządzania nią, tak aby procesy były niezawodne, nawet w miarę zwiększania się skali i złożoności.

Definicja automatyzacji procesów

Automatyzacja procesów odnosi się do korzystania z oprogramowania do koordynowania zadań, decyzji i interakcji systemu w ramach zdefiniowanych przepływów pracy. Zamiast polegać na ręcznym przekazaniu, automatyzacja pomaga prowadzić pracę od jednego do następnego kroku za pomocą reguł i logiki. Dzięki zmniejszeniu zależności od ręcznej koordynacji automatyzacja procesów wspiera bardziej spójną realizację i jaśniejszą odpowiedzialność w ramach operacji biznesowych.

Automatyzacja procesów w coraz większym stopniu wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby wspierać sposób projektowania, monitorowania i realizacji procesów. W bardziej zaawansowanych scenariuszach podejście wspomagane sztuczną inteligencją i oparte na agentach może pomóc w inicjowaniu działań, koordynowaniu zadań w różnych systemach i reagowaniu na zdarzenia biznesowe podczas działania w ramach zdefiniowanych reguł i zarządzania ludźmi.

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) i transformacja cyfrowa

Automatyzacja procesów biznesowych odgrywa ważną rolę w transformacji cyfrowej, pomagając organizacjom unowocześnić sposób wykonywania pracy, często korzystając z możliwości już dostępnych w nowoczesnych aplikacjach biznesowych.

Wiele organizacji rozpoczyna automatyzację procesów poprzez wstępnie skonfigurowane procesy workflow wbudowane w ich systemy biznesowe. Te procesy workflow są zazwyczaj oparte na ustalonych najlepszych praktykach i są zaprojektowane do pracy w typowych scenariuszach biznesowych, zmniejszając potrzebę niestandardowego projektowania lub istotnych zmian organizacyjnych.

W szczególności w przypadku organizacji średniej wielkości podejście to sprawia, że automatyzacja jest bardziej dostępna. Przyjazne dla użytkownika narzędzia biznesowe umożliwiają zespołom automatyzację i doskonalenie procesów bez dużych zespołów technicznych lub złożonej infrastruktury. Dzięki standaryzacji sposobu, w jaki praca porusza się między pracownikami i systemami, automatyzacja procesów biznesowych wspiera bardziej odporne, skalowalne operacje, jednocześnie umożliwiając organizacjom skupienie się na rozwoju, zgodności i zmieniających się oczekiwaniach klientów.

Przykłady automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych opiera się na kombinacji technologii, które obsługują różne aspekty realizacji i koordynacji procesów.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)

Zrobotyzowana automatyzacja procesów automatyzuje określone, oparte na regułach zadania, wchodząc w interakcje z aplikacjami na poziomie interfejsu użytkownika. RPA jest często używany do obsługi dużych ilości powtarzalnych działań, takich jak wprowadzanie danych lub aktualizacje systemu.

Zarządzanie workflow

Zarządzanie workflow koncentruje się na orkiestracji kompleksowych procesów. Zarządza sposobem przenoszenia zadań, decyzji i zatwierdzeń między pracownikami i systemami, zapewniając strukturę i widoczność w całym cyklu życia procesu.

Inteligentna automatyzacja procesów (IPA)

Inteligentna automatyzacja procesów łączy automatyzację workflow z analizami opartymi na danych, aby wspierać procesy wymagające zmienności lub oceny. W przeciwieństwie do tradycyjnej automatyzacji, która opiera się głównie na predefiniowanych regułach, inteligentna automatyzacja procesów może uwzględniać techniki sztucznej inteligencji, aby pomóc zespołom w ocenie kontekstu, obsłudze wyjątków i dostosowaniu przepływów pracy w miarę zmiany warunków. Inteligentna automatyzacja procesów ma na celu wspieranie podejmowania decyzji przez człowieka, a nie ich zastępowanie.

Sztuczna inteligencja w automatyzacji procesów

Sztuczna inteligencja odgrywa coraz większą rolę w automatyzacji procesów biznesowych, pomagając organizacjom zarządzać złożonością, zmiennością i zmianami. W ramach zautomatyzowanych procesów techniki oparte na sztucznej inteligencji mogą być używane do analizy kontekstu, identyfikowania wzorców i podejmowania decyzji, gdy same predefiniowane reguły nie są wystarczające.

W bardziej zaawansowanych scenariuszach sztuczna inteligencja może obsługiwać automatyzację opartą na agentach i zdarzeniach. Agenci oprogramowania mogą inicjować lub koordynować kroki procesu w odpowiedzi na zdarzenia biznesowe, sygnały systemowe lub zmieniające się warunki, takie jak ustalanie priorytetów pracy, wyjątki routingu lub uruchamianie kolejnych czynności we wszystkich systemach.

Możliwości te rozszerzają tradycyjną automatyzację, czyniąc procesy bardziej adaptacyjnymi i responsywnymi, jednocześnie działając w ramach zdefiniowanych przepływów pracy, polityki biznesowej i nadzoru człowieka. Sztuczna inteligencja w automatyzacji procesów ma na celu wsparcie realizacji i podejmowania decyzji, a nie zastąpienie odpowiedzialności.

Techniki i terminy stosowane w automatyzacji procesów

Automatyzacja procesów obejmuje szereg technik, które pomagają organizacjom projektować, realizować i doskonalić sposób, w jaki praca porusza się między systemami i zespołami. Techniki te obejmują różne aspekty automatyzacji, od wykonywania zadań po orkiestrację, monitorowanie i optymalizację.

Automatyzacja oparta na regułach jest często wykorzystywana do standaryzacji powtarzalnych działań zgodnych z jasnymi warunkami lub zasadami. Automatyzacja workflow opiera się na tym, koordynując sposób przenoszenia zadań, zatwierdzeń i decyzji między pracownikami i systemami, zapewniając strukturę i przejrzystość kompleksowych procesów.

Inne techniki koncentrują się na zrozumieniu i udoskonaleniu sposobu działania procesów w czasie. Analiza i monitorowanie procesów pomagają organizacjom identyfikować wąskie gardła, zmienność i nieefektywność poprzez badanie danych dotyczących realizacji w różnych systemach. Te spostrzeżenia wspierają ciągłe doskonalenie i bardziej świadome podejmowanie decyzji.

Orkiestracja oparta na agentach rozszerza tradycyjną automatyzację workflow, umożliwiając inicjowanie, koordynowanie i korygowanie etapów procesów w różnych systemach w odpowiedzi na zdarzenia biznesowe i polityki. Zamiast stosować ustaloną kolejność, podejścia te pozwalają procesom na dynamiczne dostosowywanie realizacji, przy jednoczesnym zachowaniu określonych reguł i nadzoru.

W połączeniu z analizą i monitorowaniem procesów techniki te pomagają organizacjom wyjść poza automatyzację pojedynczych zadań w kierunku bardziej skoordynowanych, elastycznych i przejrzystych operacji procesowych. Zespoły zyskują lepszy wgląd w sposób, w jaki przepływy pracy, gdzie występują wyjątki i w jaki sposób można udoskonalić ich realizację w czasie.

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych pomaga organizacjom poprawić sposób wykonywania pracy w zespołach, systemach i funkcjach. Zamiast koncentrować się na odizolowanym przyroście wydajności, automatyzacja zapewnia bardziej spójny i możliwy do zarządzania sposób uruchamiania powtarzalnych procesów na dużą skalę.

Jedną z głównych zalet automatyzacji procesów biznesowych jest większa spójność. Dzięki zastosowaniu zdefiniowanych reguł i obiegów pracy organizacje mogą zmniejszyć odchylenia spowodowane ręcznymi krokami i nieformalnymi obejściami. Pomaga to zapewnić, że procesy są wykonywane w ten sam sposób za każdym razem, niezależnie od wolumenu lub złożoności.

Automatyzacja obsługuje również krótsze czasy cykli dla procesów obejmujących wiele etapów lub zatwierdzeń. Gdy praca jest automatycznie kierowana i śledzona, opóźnienia spowodowane ręcznym przekazaniem są zmniejszane. Dzięki temu zespoły mogą szybciej reagować na potrzeby klientów, partnerów i interesariuszy wewnętrznych.

Inną kluczową korzyścią jest zmniejszenie ryzyka operacyjnego. Ujednolicone przepływy pracy i zautomatyzowane kontrole pomagają organizacjom wymusić politykę, zachować zgodność z przepisami i zminimalizować błędy. Dzięki jaśniejszemu wglądowi w przebieg procesów problemy można identyfikować i rozwiązywać wcześniej.

Automatyzacja procesów biznesowych zwiększa przejrzystość i odpowiedzialność, ułatwiając śledzenie statusu i wydajności procesu. Zespoły zyskują lepszy wgląd w to, gdzie praca jest opóźniona, jak długo są podejmowane kroki i gdzie występują wąskie gardła. Ta widoczność wspiera podejmowanie bardziej świadomych decyzji i ciągłe doskonalenie.

Wreszcie automatyzacja umożliwia bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy pracownika. Zmniejszając potrzebę powtarzalnych zadań wykonywanych ręcznie, zespoły mogą skupić się na pracy wymagającej oceny, rozwiązywania problemów i współpracy. Nie tylko zwiększa to produktywność, ale także zapewnia lepsze doświadczenia pracowników.

Łącznie korzyści te pomagają organizacjom zarządzać wzrostem, złożonością i zmianami bez zwiększania ogólnych kosztów operacyjnych.

Automatyzacja procesów: kolejne kroki na drodze do transformacji cyfrowej

Rozpoczęcie pracy z automatyzacją procesów nie wymaga gruntownego remontu istniejących systemów. Większość organizacji średniej wielkości może usprawnić procesy za pomocą nowoczesnych aplikacji biznesowych, w których opracowano najlepsze praktyki. Większe organizacje z bardziej złożonymi procesami mogą rozpocząć od skupienia się na niewielkim zbiorze powtarzalnych procesów, w których automatyzacja może poprawić spójność, widoczność i wydajność.

1. Identyfikuj powtarzalne procesy: szukaj procesów, które w dużym stopniu opierają się na ręcznych przekazach, doświadczają częstych opóźnień lub są podatne na błędy. Często są to silni kandydaci do automatyzacji.
2. Mapuj bieżące przepływy pracy: dokumentuj sposób, w jaki praca przenosi się obecnie między pracownikami i systemami. Zrozumienie, gdzie zadania ulegają spowolnieniu, gdzie podejmowane są decyzje i gdzie dane są duplikowane, pomaga wyjaśnić, co należy zautomatyzować.
3. Ustalenie priorytetów w zakresie automatyzacji: ocena możliwości automatyzacji w oparciu o wpływ, złożoność i gotowość biznesową. Zaczynając od niewielkiej liczby wartościowych procesów, zespoły mogą budować doświadczenie i prezentować wyniki.
4. Wdrażaj i monitoruj automatyzację: po wdrożeniu automatyzacji śledź wydajność i wyniki procesów. Monitorowanie pomaga zespołom identyfikować wyjątki, doprecyzowywać procesy workflow i usprawniać ich realizację w czasie. W bardziej zaawansowanych scenariuszach organizacje mogą wprowadzić automatyzację opartą na zdarzeniach lub agentach, aby proaktywnie inicjować działania i koordynować pracę w różnych systemach w miarę zmiany warunków.

Firma SAP wspiera te kroki w ramach swojej platformy technologicznej, pomagając organizacjom w projektowaniu zautomatyzowanych procesów, zarządzaniu nimi i rozwijaniu ich wraz ze zmianami potrzeb biznesowych.

Najczęstsze pytania