W dzisiejszych czasach klienci oczekują od zespołów sprzedażowych szybkiego, rzetelnego i przejrzystego działania. Spełnienie tych oczekiwań przy jednoczesnym zarządzaniu coraz bardziej złożonymi produktami, usługami i modelami cenowymi może być jednak wyzwaniem. Odpowiedzią na ten problem są rozwiązania z dziedziny CPQ.

Czym jest CPQ?

CPQ (konfiguracja, ustalanie cen i przygotowywanie wycen) to kategoria oprogramowania, które pomaga organizacjom usprawnić jeden z najważniejszych etapów procesu sprzedaży: tworzenie rzetelnych, profesjonalnych ofert gwarantujących sukces. Systemy CPQ są zazwyczaj dostępne za pośrednictwem systemu CRM organizacji. Umożliwiają zarządzanie wszystkimi informacjami o produktach, regułami konfiguracji, cennikami, zasadami naliczania rabatów, obiegiem zatwierdzeń i szablonami ofert.

Pomagając przedstawicielom handlowym w zarządzaniu konfiguracjami produktów, stosowaniu spójnych reguł wycen i generowaniu dopracowanych ofert, systemy CPQ pozwalają zaoszczędzić czas, ograniczyć błędy, przyspieszyć cykle transakcji i zwiększyć zyski.

Czym jest oprogramowanie z dziedziny CPQ?

W najprostszym rozumieniu oprogramowanie z dziedziny CPQ umożliwia firmom konfigurowanie złożonych produktów i usług, stosowanie odpowiednich reguł wycen i generowanie profesjonalnych ofert — szybko i spójnie.

System CPQ można potraktować jak cyfrowego asystenta wspomagającego sprzedaż i zarządzanie finansami, który pomaga w zadaniach takich jak:

• Sporządzanie konfiguracji. Dzięki systemowi CPQ produkty i usługi są łączone w pakiety lub zestawiane w odpowiedni sposób, z uwzględnieniem zależności, kompatybilności i reguł biznesowych. W branży usług telekomunikacyjnych oprogramowanie z dziedziny CPQ może na przykład zapobiec złożeniu przez przedstawiciela handlowego oferty dotyczącej pakietu usług, który zawierałby niekompatybilne opcje w zakresie przepustowości.

• Ustalanie cen. System CPQ pozwala na spójne stosowanie złożonych reguł dotyczących cen, rabatów i promocji. Zamiast polegać na arkuszach kalkulacyjnych, które mogą różnić się w przypadku poszczególnych przedstawicieli lub regionów, cały zespół sprzedażowy korzysta z jednego zbioru reguł.

• Przygotowywanie ofert. System CPQ pozwala generować przejrzyste, profesjonalne oferty, które można udostępniać klientom i zatwierdzać wewnątrz firmy. Oferty mogą zawierać warunki, zastrzeżenia prawne, wymogi regulacyjne, a nawet zalecenia dotyczące sprzedaży droższych produktów — wszystko to ze spójnym oznaczeniem marki.

Bez narzędzi z dziedziny CPQ zespoły często polegają na ręcznie aktualizowanych arkuszach kalkulacyjnych i odrębnych narzędziach, co zwiększa ryzyko wprowadzenia błędów. Nieprawidłowo naliczony rabat lub niepoprawna konfiguracja może doprowadzić do utraty przychodów, niezadowolenia klienta lub nieefektywnej działalności operacyjnej. Automatyzacja procesu CPQ pozwala firmom nie tylko zaoszczędzić czas, ale też podnieść jakość obsługi podczas zakupów.

Jak działa system CPQ

Każda organizacja wdraża systemy CPQ nieco inaczej, ale w przypadku większości firm odbywa się to w ramach podobnego czteroetapowego procesu:

1. Konfiguracja produktów
   Przedstawiciele handlowi rozpoczynają od wybrania produktów, usług lub pakietów. System CPQ wymusza zastosowanie reguł zapewniających zgodność z przepisami oraz polityką firmy. Firma specjalizująca się w sprzedaży technologii medycznej może na przykład korzystać z rozwiązań z dziedziny CPQ, jeśli chce mieć pewność, że oferty narzędzi chirurgicznych będą obejmowały odpowiednie zestawy do sterylizacji i umowy o świadczenie usług.
2. Ustalenie cen i rabatów
   Po wprowadzeniu konfiguracji w systemie CPQ stosowane są reguły ustalania cen. Może się to wiązać z zastosowaniem cenników podstawowych, rabatów ilościowych, zniżek związanych z kampaniami promocyjnymi lub cen wynikających z umowy z konkretnym klientem. Wiele rozwiązań z dziedziny CPQ obsługuje również wewnętrznie przepływy pracy związane z zatwierdzaniem, co ułatwia przedstawicielom handlowym zarządzanie wyjątkami w zakresie wycen. Zamiast polegać na procesach wymagających nakładów pracy ręcznej lub komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej przedstawiciele handlowi mogą automatycznie kierować wnioski o zastosowanie rabatu do weryfikacji i zatwierdzenia przez kierowników. Usprawnia to współpracę, przyspiesza cykle transakcji i umożliwia zespołom finansowym wgląd w decyzje związane z ustalaniem cen.
3. Wygenerowanie oferty
   Po konfiguracji produktów i ustaleniu cen system CPQ generuje profesjonalną ofertę. Dokumenty te mogą zawierać szczegółowe podziały, zasady i warunki oraz/lub standardy związane z marką firmy. Dane wyjściowe są prawidłowe, spójne, opatrzone odpowiednim oznaczeniem marki — i gotowe do przedstawienia klientowi.
4. Integracja z systemami ERP i quote-to-cash
   Nowoczesne rozwiązania z dziedziny CPQ nie tworzą silosów. Integrują się z systemami ERP w celu czerpania informacji o kosztach i z systemami CRM w celu pobierania danych dotyczących klientów. Następnie oferty są aktualizowane w systemach CRM i ERP, umożliwiając płynne przejście do zawierania umów, fakturowania i uznawania przychodów.
   
   Ta integracja jest niezbędna: system CPQ znajduje się w centrum ekosystemu sprzedażowego i finansowego, łącząc procesy front-office i back-office. Bez niej wąskie gardła powstające między zespołami sprzedażowymi a działem finansów spowalniają zawieranie transakcji i powodują występowanie błędów.

Dlaczego warto zdecydować się na system CPQ?

Organizacje często docierają do punktu krytycznego, w którym metody manualne nie są już wystarczające. Błędy w ofertach, niespójne cenniki i opóźnienia w zatwierdzaniu zakłócają proces zakupowy. Na rynkach przepełnionych konkurencją może się to skończyć utratą transakcji.

Oto kilka typowych problemów, które skłaniają firmy do wdrożenia rozwiązań z dziedziny CPQ:

• Proces przygotowywania ofert jest zbyt złożony. Zespoły sprzedażowe tracą czas na obsługę reguł dotyczących produktów, przeszukiwanie tabel z zasadami przyznawania rabatów i wymianę wiadomości e-mail w celu uzyskania stosownych zatwierdzeń. Procesy zawierania transakcji tkwią w miejscu i wkradają się błędy.

• Cenniki i oferty wymagają szybszego aktualizowania: rynki szybko się zmieniają. Bez automatyzacji wprowadzanie nowych pakietów lub dostosowywanie cen w wielu regionach może zajmować kilka tygodni.

• Obsługa nowych modeli przychodów jest problematyczna. Firmy wprowadzające subskrypcje, rozliczenia według zużycia lub modele hybrydowe zauważają, że arkusze kalkulacyjne nie sprawdzają się przy zarządzaniu tak złożonymi procesami.

• Sprzedaż wymaga usprawnienia w różnych działach. Spójne ustalanie cen i zatwierdzanie ofert jest niezbędne, ale jeszcze większą wartość daje możliwość sprzedaży produktów dodatkowych i pakietów uwzględniającej różne oddziały. System CPQ zapewnia ujednolicone ramy, które pozwalają zespołom łączyć produkty i usługi z różnych jednostek biznesowych w spójne, korzystne pakiety.

• Jakość obsługi klientów i partnerów wymaga poprawy. Klienci oczekują szybkiego przedstawiania profesjonalnych ofert, a partnerzy handlowi potrzebują niezawodnych narzędzi do skutecznej sprzedaży produktów. Opóźnienia i brak spójności powodują utratę zaufania.

• Działania zespołów sprzedażowych i finansowych nie są zharmonizowane. Zespołom sprzedażowym często zależy na czasie, a zespołom finansowym — na kontroli. System CPQ pomaga połączyć te cele, umożliwiając zarówno sprawne działanie, jak i nadzór w zakresie zgodności z przepisami.

Poprzez automatyzację i standaryzację procesu system CPQ umożliwia firmom skalowanie bez ryzyka wystąpienia nieprawidłowości lub utraty rentowności.

CRM, CPQ i ERP: na czym polega różnica?

Ponieważ system CPQ nie funkcjonuje jako odrębne rozwiązanie, ważne jest zrozumienie, w jaki sposób integruje się z podstawowymi systemami biznesowymi. W większości organizacji system CPQ działa w połączeniu z narzędziami z zakresu CRM i ERP, ale każde z tych rozwiązań odgrywa inną rolę w procesie sprzedaży i uznawania przychodów. Oto analiza:

• System CRM umożliwia monitorowanie relacji z klientami, szans sprzedażowych i historii interakcji.

• System CPQ służy przede wszystkim do tworzenia konfiguracji produktów i generowania ofert, pomagając w stosowaniu właściwych cen.

• System ERP pozwala na zarządzanie danymi operacyjnymi i produkcyjnymi, dotyczącymi np. zapasów, łańcucha dostaw i finansów.

Systemy ERP i CRM mają szersze zastosowanie. System CPQ jest natomiast narzędziem skoncentrowanym na kluczowym etapie pośrednim, który obejmuje przedstawienie zainteresowanemu klientowi prawidłowych, korzystnych ofert. Razem te trzy systemy tworzą środowisko umożliwiające kompleksowe zarządzanie przychodami.

Czy system CPQ jest częścią oprogramowania ERP?

System CPQ funkcjonuje w ekosystemie ERP jak tkanka łączna. Mimo ścisłej integracji z platformami ERP i CRM nie stanowi jedynie modułu w ich ramach. To specjalistyczne rozwiązanie, które harmonizuje sprzedaż front-office i operacje back-office. Wykorzystuje dane z systemu ERP — np. dotyczące kosztu produktów, dostępności i reguł finansowych — i jednocześnie dane dotyczące klientów i możliwości sprzedażowych z systemu CRM. Dzięki usytuowaniu w centrum system CPQ pozwala sporządzać oferty prawidłowo i na czas. Nie zastępuje jednak funkcji oferowanych przez platformę ERP lub CRM.

Kluczowe funkcje narzędzi z dziedziny CPQ

Oceniając rozwiązania z dziedziny CPQ, organizacje powinny uznać za priorytet funkcje zwiększające wydajność i prawidłowość. Do kluczowych funkcji należą:

• sprzedaż wspomagana — funkcja, która pomaga przedstawicielom handlowym identyfikować produkty lub pakiety odpowiadające potrzebom klienta,

• dynamiczne ustalanie cen — funkcja umożliwiająca obsługę złożonych strategii ustalania cen, w tym według modelu subskrypcyjnego, w oparciu o zużycie oraz zgodnie z regionalnymi modelami wyceny,

• automatyzacja przepływów pracy — funkcja automatyzacji procesów związanych z łańcuchami zatwierdzania, zarządzaniem rabatami według progów i kontrolą zgodności z przepisami,

• integracja — czyli możliwość płynnego połączenia z platformami CRM i ERP oraz systemami do obsługi rozliczeń,

• szablony z możliwością dostosowania — pomagają w przygotowywaniu profesjonalnych ofert z oznaczeniami marki.

Automatyzacja procesu quote-to-cash przy użyciu narzędzi CPQ

Oprogramowanie z dziedziny CPQ odgrywa kluczową rolę w automatyzacji procesu quote-to-cash. Poprzez wprowadzanie zweryfikowanych ofert do systemów do zarządzania kontraktami oraz do obsługi rozliczeń i uznawania przychodów pozwala wyeliminować wąskie gardła i ograniczyć ręczną wymianę informacji. Ta automatyzacja przyspiesza proces od wstępnego zapytania ofertowego do uznania przychodu, ogranicza liczbę błędów, skraca cykle transakcji i pozwala na większą harmonizację operacji sprzedażowych i finansowych.

Typowe zastosowania rozwiązań z dziedziny CPQ

Organizacje wdrażają rozwiązania CPQ, aby sprostać konkretnym wyzwaniom właściwym dla ich branż. Oto kilka przykładów:

• Produkcja: globalne firmy produkcyjne mogą sprzedawać urządzenia przemysłowe w tysiącach potencjalnych konfiguracji. System CPQ pozwala przedstawicielom handlowym łączyć wyłącznie kompatybilne części, co ogranicza występowanie generujących koszty błędów.

• Usługi telekomunikacyjne: operujące w modelu B2B firmy z sektora usług telekomunikacyjnych często sprzedają złożoną infrastrukturę bezprzewodową obejmującą anteny, routery i łączniki. Każdy z tych elementów musi być kompatybilny i prawidłowo skonfigurowany. System CPQ zapewnia zgodność wszystkich komponentów pod kątem technicznym i finansowym, ograniczając kosztowne błędy w ofertach i umożliwiając płynną obsługę klienta.

• Technologia i oprogramowanie jako usługa (SaaS): dostawcy oprogramowania często sprzedają usługi w modelu subskrypcyjnym, stosując cenniki progowe.

• Opieka zdrowotna i technologia medyczna: dostawcy z tego sektora muszą pilnować, by oferty dotyczące urządzeń medycznych obejmowały także wymagane akcesoria, materiały eksploatacyjne i umowy o świadczenie usług. System CPQ wymusza zgodność z przepisami, a jednocześnie usprawnia proces zatwierdzania.

• Usługi profesjonalne: firmy konsultingowe lub inżynieryjne mogą korzystać z systemu CPQ do tworzenia ofert obejmujących produkty o cenie zarówno stałej, jak i zależnej od czasu pracy i zużycia materiałów, co pozwala utrzymać spójność i zapewnia rentowność.

Rozwiązania z dziedziny CPQ przyspieszają tworzenie ofert, ograniczają nieścisłości i poprawiają jakość obsługi klienta w wielu branżach.

Korzyści z wdrożenia systemu CPQ

System CPQ nie wpływa tylko na sprzedaż. Usprawnia współpracę, zmniejsza ryzyko i poprawia wyniki finansowe.

Poprawa w zakresie prawidłowości ustalania cen

Procesy ręczne są podatne na błędy ludzkie. System CPQ ogranicza nieprawidłowości, wymuszając zastosowanie reguł wyceny zapewniających zgodność z przepisami oraz polityką firmy.

Sprawniejsze operacje finansowe

Dzięki integracji z platformą ERP i systemem do obsługi finansów system CPQ pozwala dostosowywać oferty do rzeczywistych kosztów, struktur rozliczeniowych i poziomów zapasów. Harmonizuje w ten sposób działania zespołów sprzedażowych i finansowych, umożliwiając zarazem płynną realizację zamówień.

Szybsze zawieranie transakcji

Zespoły sprzedażowe mogą tworzyć prawidłowe oferty w ciągu kilku minut, a nie dni. Wpływa to na szybkość zawierania transakcji i pomaga sprawniej finalizować większą ich liczbę.

Wzrost przychodów i rentowności

Zmniejszając liczbę błędów, zapewniając kontrolę nad przyznawaniem rabatów i skracając cykle transakcji, systemy CPQ bezpośrednio przyczyniają się do wzrostu przychodów i poprawy marż.

Wyższy poziom obsługi klienta

Profesjonalne, prawidłowe i terminowe oferty zwiększają zaufanie klientów. System CPQ umożliwia ponadto spójną obsługę partnerów i pośredników w sprzedaży we wszystkich kanałach.

Wyzwania związane z wdrożeniem systemu CPQ

Pomimo zalet systemu CPQ jego wdrożenie wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Do typowych problemów należą:

• Jakość danych. Nieprawidłowe dane dotyczące produktów, cen lub klientów mogą przełożyć się na niską efektywność rozwiązania.

• Złożoność. Zaawansowane konfiguracje niestandardowe mogą w dużym stopniu wymagać uporządkowania i stałego nadzoru.

• Zarządzanie zmianami. Aby móc w pełni swobodnie korzystać z systemów CPQ, zespoły sprzedażowe potrzebują szkoleń i pomocy we wdrożeniu.

• Integracja. Płynna integracja z platformami ERP i CRM oraz systemami do zarządzania fakturowaniem może wymagać znacznych zasobów.

• Koszt i czas. Wprowadzenie rozwiązań klasy korporacyjnej z dziedziny CPQ może wymagać znacznych inwestycji z góry i wdrażania etapowego.

Uwzględnienie tych wyzwań na wczesnym etapie pomaga organizacjom w skuteczniejszym planowaniu i wyznaczaniu realistycznych oczekiwań odnośnie do zwrotu z inwestycji.

Kto jest odpowiedzialny za system CPQ?

Chociaż za zarządzanie systemem CPQ w ogólnym ujęciu odpowiada zespół sprzedażowy, skuteczność tego rozwiązania zależy od współpracy zespołów w całej organizacji. Inne zespoły, które wpływają na funkcjonowanie systemu CPQ, to:

• przedstawiciele handlowi tworzący konfiguracje produktów i oferty,

• zespoły ds. obsługi biurowej transakcji nadzorujące złożone zatwierdzenia i zgodność z przepisami,

• zespoły finansowe, które weryfikują prawidłowość cen, kontrolują marże i nadzorują uznawanie przychodów,

• kierownicy ds. produktów definiujący pakiety, reguły kompatybilności i strategie ustalania cen,

• zespoły ds. technologii informacyjnej, które odpowiadają za wdrożenie i utrzymywanie systemu, a także za jego integrację z platformami CRM i ERP oraz systemami do obsługi procesu quote-to-cash,

• kadra kierownicza odpowiedzialna za prognozowanie przychodów i kształtowanie strategii.

CPQ to system dla całej organizacji, który pozwala zharmonizować operacje sprzedażowe i finansowe z myślą o wzroście zysków.

Jak skutecznie wdrożyć rozwiązanie z dziedziny CPQ?

Wdrożenie systemu CPQ to inicjatywa z zakresu transformacji biznesowej, która wymaga koordynacji zespołów sprzedażowych i finansowych, kierowników ds. produktów i zespołów ds. technologii informacyjnej. O sukcesie nie decyduje tylko instalacja nowego oprogramowania; niezbędna jest też integracja ludzi, procesów i systemów. Oto najlepsze praktyki stosowane przez organizacje, które rozwijają się dzięki rozwiązaniom z dziedziny CPQ:

Wyznaczenie jasnych celów

Przed rozpoczęciem wdrożenia firmy powinny określić swoje cele. Czy dążą do ograniczenia liczby błędów w ofertach, przyspieszenia cykli transakcji lub zwiększenia kontroli nad marżami? A może zależy im na obsłudze nowych modeli przychodów? Określenie wymiernych rezultatów nadaje zespołowi projektowemu kierunek działania.

Wczesne włączenie do współpracy przedstawicieli różnych działów

Ponieważ system CPQ ma wpływ na wiele zespołów, współpraca ma kluczowe znaczenie. Kierownicy sprzedaży, specjaliści ds. finansów, kierownicy ds. produktów i specjaliści ds. technologii informacyjnej powinni mieć wpływ na sposób funkcjonowania systemu CPQ. Dzięki temu reguły i przepływy pracy będą odpowiadać rzeczywistym potrzebom biznesowym, a nie odrębnym priorytetom.

Rozpoczęcie od prostego wdrożenia, a następnie skalowanie

Wiele firm odniosło sukces, wdrażając system CPQ etapami. Organizacje mogą zacząć od ograniczonej linii produktów lub jednego regionu, a następnie — gdy zespół oswoi się z rozwiązaniem — rozszerzyć wdrożenie. Wdrożenie etapowe jest mniej ryzykowne i pozwala użytkownikom stopniowo przyswajać nowe narzędzia.

Inwestowanie w szkolenia i zarządzanie zmianą

Nawet najbardziej intuicyjne narzędzia z dziedziny CPQ wymagają od użytkowników wyrobienia nowych nawyków. Ciągłe szkolenia, przewodniki i zasoby pomocy technicznej pomagają w oswajaniu się z rozwiązaniem. Zarządzanie zmianą powinno skupiać się na wyjaśnieniu nie tylko sposobu, ale też powodów wdrażania systemu CPQ.

Integracja systemu CPQ z wykorzystywanym już oprogramowaniem

System CPQ przynosi najwięcej korzyści, gdy jest zintegrowany z platformami CRM i ERP. Integracja umożliwia płynny przepływ danych w całym ekosystemie sprzedażowo-finansowym, eliminując przy tym duplikację i wąskie gardła.

Stały pomiar i optymalizacja

Po wdrożeniu ważne jest monitorowanie wskaźników monitorujących np. czas finalizacji ofert, długość cyklu zatwierdzania, częstotliwość naliczania rabatów i średnia wielkość transakcji. Te informacje mogą pomóc w odpowiednim dostosowaniu systemu CPQ i wykazać korzyści biznesowe, jakie przynosi.

Traktując wdrożenie systemu CPQ zarówno jako inicjatywę technologiczną, jak i procesową, organizacje mogą zmaksymalizować jego wartość w perspektywie długoterminowej.

Przyszłość oprogramowania z dziedziny CPQ

Wraz z rozwojem rynków oprogramowanie z dziedziny CPQ staje się bardziej inteligentne i strategiczne. Główne trendy to:

• Konfiguracja i ustalanie cen z wykorzystaniem sztucznej inteligencji
  Sztuczna inteligencja będzie coraz częściej służyć do zalecania optymalnych konfiguracji, strategii ustalania cen, a nawet przewidywania wskaźników sukcesu transakcji. Dowiedz się więcej o obszarach w dziedzinie finansów, w których można zastosować sztuczną inteligencję.
• Obsługa modeli opartych na subskrypcji i zużyciu
  Wraz z przejściem większej liczby firm na model oparty na przychodach powtarzalnych narzędzia z dziedziny CPQ będą koncentrować się w coraz większym stopniu na efektywniejszym zarządzaniu odnowieniami, uaktualnieniami i rozliczeniami w oparciu o wykorzystanie.
• Bardziej zaawansowane analizy
  Wgląd w czasie rzeczywistym w wzorce stosowania zniżek, czas finalizowania transakcji i rentowność zapewni liderom lepszą widoczność, jeśli chodzi o trendy i stan przychodów.
  
  System CPQ stanie się przez to kluczem do wzrostu przychodów i poprawy jakości obsługi klienta.

Dlaczego system CPQ to klucz do sukcesu?

Szybkość i poprawność mogą zdecydować o finalizacji transakcji lub o ich utracie. Klienci i partnerzy oczekują szybkich i profesjonalnych ofert, a firmy muszą chronić marże, utrzymując jednocześnie wysoką konkurencyjność. Oprogramowanie z dziedziny CPQ pomaga spełnić te wymagania, umożliwiając automatyzację procesu tworzenia konfiguracji, wycen i ofert, a także zapewniając zgodność każdej transakcji zarówno z oczekiwaniami klientów, jak i strategią firmy.

Poprzez zwiększenie prawidłowości sporządzanych wycen, usprawnienie operacji finansowych i przyspieszenie realizacji transakcji system CPQ pomaga organizacjom w skuteczniejszej i bardziej rentownej sprzedaży. Zwiększa przy tym spójność operacji finansowych i sprzedażowych oraz ogranicza ryzyko, a w ostatecznym rozrachunku poprawia jakość obsługi klienta.

Najczęstsze pytania