Dzięki ciągłym wahaniom na globalnych rynkach dostaw i szybko zmieniającym się wymaganiom biznesowym zakupy stały się niezwykle złożone. Firmy potrzebują lepszego sposobu proaktywnego zarządzania bazą dostaw i optymalizacji wydatków na zakupy. To właśnie tu świeci zarządzanie kategoriami — i dlaczego staje się ona dziś kluczową najlepszą praktyką dla tak wielu firm.

Definicja zarządzania kategoriami

Zarządzanie kategoriami to proces nabywania towarów i usług poprzez grupowanie ich w kategorie w oparciu o podobne cechy – takie jak typ, wartość, dostawca, ryzyko, lokalizacja lub dział. Proces ten ułatwia zrozumienie i kontrolę całkowitego kosztu posiadania dla każdej kategorii oraz maksymalizację oszczędności i wartości dla każdego zakupu. Dzięki zarządzaniu kategoriami firmy mogą również usprawnić proces zaopatrzenia, wzmocnić relacje z dostawcami, usprawnić analizę wydatków, ograniczyć ryzyko i nie tylko.

Ewolucja zarządzania kategoriami

Zarządzanie kategoriami zostało opracowane w latach 80. i historycznie było przedsięwzięciem ręcznym, z odłączonymi i czasochłonnymi krokami przeprowadzanymi w izolowanych arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach i prezentacjach. Czas poświęcony na ręczne gromadzenie danych — oraz ich analizę i raportowanie — oznaczał, że zespoły zaopatrzeniowe miały mniej czasu na realizację strategii i wartości.

Szybko do dziś: oprogramowanie do zarządzania kategoriami może zautomatyzować i przyspieszyć wiele kroków w tym procesie. Pomaga menedżerom kategorii analizować duże ilości danych i usprawnić opracowywanie, realizację i monitorowanie strategii kategorii, dzięki czemu mogą stać się znacznie bardziej wydajne i strategiczne w codziennych zadaniach. Nowoczesne rozwiązania oferują wgląd w kategorie, wskazówki dotyczące procesów, szablony, rekomendacje oparte na sztucznej inteligencji i wiele więcej, aby pomóc menedżerom w osiągnięciu i często przekroczeniu celów zarządzania wydatkami.

Zarządzanie kategoriami a strategiczne określanie źródła dostaw

Terminy „zarządzanie kategoriami” i „strategiczne określanie źródła dostaw” są czasami używane zamiennie, ale nie są takie same. Zaopatrzenie strategiczne to proces nabycia koncentrujący się na wyborze właściwych dostawców i negocjowaniu najlepszych cen w celu osiągnięcia krótkoterminowych celów organizacyjnych. Głównym celem strategicznego określania źródła dostaw jest redukcja kosztów. Zarządzanie kategoriami, z drugiej strony, segmentuje zakupy na kategorie, aby pomóc menedżerom zidentyfikować możliwości oszczędzania pieniędzy i poprawy jakości, wydajności dostawców i wydajności. Zarządzanie kategoriami jest procesem ciągłym prowadzonym w dłuższej perspektywie i często obejmuje strategiczne określanie źródła dostaw jako wczesny krok.

6 najważniejszych korzyści z zarządzania kategoriami

Częściowo dzięki mniejszej liczbie zwolnień i prostszym negocjacjom z dostawcami, zaopatrzenie oparte na kategoriach oferuje szereg różnych korzyści, które mogą pomóc zespołom zaopatrzeniowym w lepszym wysyłce i zidentyfikować nowe możliwości:

1. Ulepszone analizy. Dzięki skategoryzowanym wydatkom i pojedynczemu punktowi kontaktu dla wszystkich powiązanych dostawców firmy mogą uzyskać lepszy wgląd w koszty, wydajność dostawcy i potencjalne problemy z łańcuchem dostaw. Ponadto można wykorzystać głęboką znajomość kontraktów, cen i trendów rynkowych, aby podejmować lepsze, bardziej opłacalne decyzje zakupowe.
2. Większe oszczędności. Opierając się na swojej wiedzy specjalistycznej i wglądzie w kategorię umożliwionym poprzez kategoryzację, menedżerowie mogą negocjować lepsze ceny i poprawiać wydajność, aby obniżyć koszty. A ponieważ menedżerowie kupują na dłuższą metę, mogą skorzystać z ekonomii skali, aby jeszcze bardziej zaoszczędzić pieniądze.
3. Zmniejszone narażenie na ryzyko. Dzięki dogłębnemu zrozumieniu każdego dostawcy i efektywnym długoterminowym relacjom roboczym zespoły kategorii mogą przyjąć bardziej proaktywne podejście do zarządzania dostawcami i zmniejszyć ryzyko radzenia sobie z nieznanymi lub jednodniowymi sprzedawcami.
4. Większa efektywność zakupów. Dzięki testowanym, cyfrowym i zautomatyzowanym procesom zespoły mogą szybciej reagować na zmiany rynkowe i oszczędzać czas na działania o wartości dodanej.
5. Lepsze przestrzeganie zobowiązań w zakresie ESG i SR. Dostosowanie celów kategorii, przejrzystość i monitorowanie ułatwiają przedsiębiorstwom przestrzeganie zobowiązań w zakresie odpowiedzialności środowiskowej i społecznej.
6. Zwiększone wydatki objęte zarządzaniem. Dzięki inteligentnej automatyzacji zaopatrzenie może zarządzać większą liczbą kategorii i ostatecznie zwiększać wydatki podlegające zarządzaniu.

Typy kategorii zaopatrzenia

Grupowania kategorii mogą się różnić w zależności od branży, polityki wydatków i konkretnego rynku. Zasadniczo każda kategoria nabycia składa się z grupy produktów lub usług, które mają podobne cechy – takie jak typ, dostawca, wartość, lokalizacja lub dział. Na przykład zarządzanie kadrami, technologia, konserwacja i podróże to typowe kategorie.

Powszechny jest również podział wydatków bezpośrednich i pośrednich na ich własne kategorie. Wydatki bezpośrednie dotyczą pozycji potrzebnych dla podstawowych produktów i usług biznesowych, takich jak surowce i opakowania. Natomiast wydatki pośrednie dotyczą towarów i usług, które wspierają codzienne operacje biznesowe, takie jak materiały biurowe. Grupowanie wydatków pośrednich, które często są zarządzane w ramach silosów w całej firmie, może pomóc w standaryzacji i obniżeniu pośrednich kosztów zakupu.

Niektóre firmy zwracają się do globalnego standardu, takiego jak United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), aby uzyskać wskazówki w celu określenia swoich kategorii, ale większość z nich utworzy własną wewnętrzną taksonomię wydatków. Niezależnie od dokładnego zestawienia kategorii, udane zarządzanie kategoriami polega na zastosowaniu standardowego frameworku do segmentacji towarów i usług potrzebnych do prowadzenia działalności gospodarczej.

3 kluczowe kroki w procesie zarządzania kategoriami

Chociaż proces może się różnić w zależności od organizacji, zarządzanie kategoriami zazwyczaj obejmuje trzy kroki:

1. Definiowanie profili kategorii. Aby rozpocząć, zespoły analizują bieżące wydatki i ważą szereg czynników — od ryzyka i przepisów po prostą logikę biznesową — w celu identyfikacji kategorii. Wynikiem jest skonsolidowana taksonomia kategorii dla zaopatrzenia, która może być używana w całej organizacji.
2. Strategia zarysu i planu. W tym kroku zespoły oceniają swoje kategorie na podstawie cen, wydajności dostawców, prognoz podaży i popytu oraz innych czynników i identyfikują szanse optymalizacji wydatków i zwiększenia wartości. Na podstawie tych informacji tworzą one główną strategię osiągania celów każdej kategorii, w podziale na konkretne taktyki i fazy.
3. Realizacja strategii i monitorowanie wyników. Wreszcie, wdrażana jest strategia, a wyniki, dostawcy, potrzeby biznesowe i rynki są stale monitorowane, dzięki czemu zespoły mogą szybko reagować na zmiany i optymalizować strategie kategorii w razie potrzeby.

Czego szukać w oprogramowaniu do zarządzania kategoriami

Oprogramowanie do zarządzania kategoriami zostało zaprojektowane z myślą o centralizacji, cyfryzacji i usprawnieniu procesów dla wszystkich strategii kategorii oraz zapewnieniu przydatnych informacji w celu ich udoskonalenia. Aby to osiągnąć, najlepsze rozwiązania zawierają co najmniej następujące możliwości:

• Automatyzacja. Inteligentnie zautomatyzowane procesy tworzenia profili wydatków kategorii oraz opracowywania i realizacji strategii.
• Wskazówki krok po kroku. Zalecenia systemowe, wspomagane procesy oraz szablony najlepszych praktyk, narzędzia i struktury.
• Monitorowanie i analiza w czasie rzeczywistym. Możliwość monitorowania i analizowania informacji rynkowych, kategorii, cen, wydajności dostawców, wyników i innych informacji w czasie rzeczywistym.
• Realizacja strategii. Narzędzia umożliwiające łatwą konwersję strategii, planów i inicjatyw na projekty lub zdarzenia określania źródeł zaopatrzenia.
• Integracja. Płynna integracja z systemem source-to-pay i innymi rozwiązaniami do zarządzania dostawcami.
• AI. Wbudowana, oparta na sztucznej inteligencji analiza szans i rekomendacje oparte na danych dotyczących wydatków i innych czynnikach, a także plan integracji z dużymi modelami językowymi, takimi jak ChatGPT, aby pomóc w tworzeniu strategii.

Najlepsze praktyki w zakresie skutecznej strategii zarządzania kategoriami

Opracowanie zwycięskiej strategii kategorii można zrealizować szybciej dzięki następującym najlepszym praktykom:

• Ustanowienie dedykowanego menedżera kategorii i zespołu. Ponieważ duże kategorie i strategiczne obszary wydatków wymagają czasu i specjalizacji, posiadanie dedykowanego zespołu złożonego z kompetentnych interesariuszy z odpowiednich działów sprawia, że proces jest bardziej efektywny. Menedżer kategorii jest odpowiedzialny za nadzorowanie i zrozumienie rynku, przepisów i trendów cenowych dla całej kategorii, a także za opracowywanie planów krótko-, średnio- i długoterminowych.
• Utwórz spójną taksonomię w całej organizacji. Jest to kluczowy krok w celu uzyskania lepszego wglądu w wydatki i wglądu w nie. Niektóre organizacje będą używać uniwersalnych standardów, takich jak UNSPC jako przewodnika, ale częściej firmy będą tworzyć własne kategorie wewnętrzne, które są lepiej dostosowane do ich unikalnych celów lub potrzeb branżowych.
• Korzystaj ze zautomatyzowanych rozwiązań do centralizacji danych dotyczących wydatków. Dzięki jednemu miejscu do śledzenia i monitorowania danych łatwiej jest wyszukiwać i raportować ważne analizy — a także wzmacniać praktyki nadzoru.
• Wykorzystaj technologię zarządzania kategoriami. Wykorzystując technologie takie jak sztuczna inteligencja w zaopatrzeniu, zespoły mogą łatwiej wykrywać wzorce, automatycznie kategoryzować wydatki, porządkować dostawców według kategorii, ustalać wzorce, przedstawiać rekomendacje, automatyzować zadania i wiele więcej.
• Zadbaj o zaangażowanie interesariuszy i ich zaangażowanie w pętlę. Dzięki narzędziom analitycznym i oprogramowaniu do komunikowania wygranych i szans łatwiej jest uzyskać poparcie interesariuszy i dostosować je do celów organizacji.
• Buduj dynamiczne relacje z dostawcami. Skupienie się na ogólnej wartości — a nie na kosztach — i otwarta współpraca w celu tworzenia dobrych relacji roboczych.
• Uwzględnij dane stron trzecich. Opracuj mechanizm do korzystania z odpowiednich zewnętrznych punktów danych od zewnętrznych dostawców w celu uzupełnienia strategii kategorii.
• Ciągłe doskonalenie procesu cyklu życia kategorii. Usprawnij wewnętrzną i zewnętrzną analizę danych dzięki gromadzeniu analiz specyficznych dla kategorii, ulepszaniu strategii i przeprowadzaniu okresowych przeglądów.