Automatyzacja rozrachunków z dostawcami: co to jest i jak działa

Rosnące zainteresowanie automatyzacją rozrachunków z dostawcami dość dokładnie odzwierciedla ogólne nastroje panujące wśród dzisiejszych liderów biznesowych. Chociaż istnieje wiele nowych możliwości, konkurencja nigdy nie była tak ostra i po prostu nie ma już miejsca na żmudne procedury czy nieefektywne operacje. Dzięki niesamowitym możliwościom nowoczesnych technologii opartych na sztucznej inteligencji i większej koncentracji na lekkości oraz strategii automatyzacja procesów naprawdę jest możliwa — a firmy szybko wykorzystują ten potencjał, aby pozbyć się obciążenia podatnymi na błędy zadaniami związanymi z księgowaniem ręcznym.

Ostatnie badania organizacji Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) pokazały, że 56% zespołów ds. rozrachunków z dostawcami spędziło ponad 10 godzin tygodniowo na ręcznym przetwarzaniu faktur. I jak powszechnie wiadomo, taki sposób pracy może prowadzić do błędów, które kosztują pieniądze i czas. Wiele firm ma doświadczenia podobne do respondentów z raportu IFOL i zgodzi się ze stwierdzeniem, że „błędy dotyczące danych, wyjątki i rozbieżności” plasują się na samym szczycie listy problemów z księgowością. Na szczęście są to wyzwania, z którymi automatyzacja rozrachunków z dostawcami łatwo sobie radzą.

Co to jest automatyzacja rozrachunków z dostawcami?

Automatyzacja rozrachunków z dostawcami wykorzystuje zaawansowane technologie oparte na sztucznej inteligencji, które pomagają kompleksowo usprawnić i ulepszyć te procesy. Zaczyna się od faktur elektronicznych, które można odbierać za pośrednictwem portalu, bezpośrednio od dostawcy, lub przekształcać z formatu papierowego na cyfrowy. Proces umożliwia szybką walidację danych podstawowych i płynne uzgadnianie faktur z dokumentami zaopatrzeniowymi, takimi jak zamówienia i przyjęcia towarów, co sprzyja szybkiemu zatwierdzaniu i terminowym płatnościom.

Proces ogranicza potrzebę ręcznej interwencji, co zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa ogólną wydajność. Najlepsze rozwiązania do automatyzacji rozrachunków z dostawcami obsługują przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym i umożliwiają podejmowanie trafnych decyzji, które mają kluczowe znaczenie dla utrzymania przepływu środków pieniężnych oraz kondycji finansowej w organizacji. Szybsze i dokładniejsze przetwarzanie transakcji nie tylko upraszcza operacje, ale także wzmacnia relacje z dostawcami.

Pułapki związane z prowadzeniem rozrachunków z dostawcami w formie papierowej

Oparte na dokumentach papierowych, ręczne procesy rozrachunków z dostawcami mogą obniżyć wydajność operacyjną organizacji. Takie procesy ograniczają dostępność informacji o stanie faktur i płatności dla obu stron transakcji. Pochłaniają zasoby z powodu konieczności ręcznej obsługi, wprowadzania danych i ich uzgadniania. Zespoły zajęte poszukiwaniem dokumentów i prowadzeniem rozmów o stanie płatności nie wykonują bardziej strategicznych i pilnych zadań. Może to prowadzić do obciążenia i niezadowolenia dostawców, a także mieć bezpośredni wpływ na firmę: od jej pozycji negocjacyjnej po możliwość skorzystania z rabatów za przedterminowe płatności.

Korzyści z automatyzacji rozrachunków z dostawcami

Szybkość. Dokładność. Efektywność. To pierwsze skojarzenia, które przychodzą do głowy na hasło „automatyzacja procesów”. Jednak gdy połączy się zintegrowane rozwiązania biznesowe z nowoczesnymi praktykami w zakresie rozrachunków z dostawcami, korzyści są znacznie szersze: poprawia się jakość współpracy i widoczność w odniesieniu do wszystkich zespołów i interesariuszy. Oto kilka wybranych, kluczowych korzyści, które można osiągnąć dzięki automatyzacji całego procesu invoice-to-payment:

• Większa wydajność: dzięki wymiernemu i zdecydowanemu usprawnieniu procesu fakturowania oraz płatności automatyzacja rozrachunków z dostawcami skraca czas oczekiwania na zatwierdzenie i zwiększa ogólną produktywność.
• Obniżone koszty: automatyzacja znacznie obniża koszty przetwarzania faktur, minimalizując konieczność ręcznego wprowadzania i powiązane koszty pracy, a także redukując wydatki związane z przechowywaniem i obsługą dokumentów.
• Lepsze zarządzanie przepływem środków pieniężnych: automatyzacja procesów rozrachunków z dostawcami prowadzi do skrócenia cykli płatności, zwiększa szanse na korzystanie z rabatów za przedterminową płatność oraz umożliwia wgląd w saldo na żądanie, co z kolei pomaga zwiększyć kapitał pracujący i zoptymalizować przepływ środków pieniężnych.
• Ulepszone relacje z dostawcami: oprócz zapewnienia szybszych płatności automatyzacja rozrachunków z dostawcami toruje drogę do przewidywalności procesów i niezawodności kanałów komunikacji — pomagając budować lepsze relacje z dostawcami i zwiększając zadowolenie.
• Spójność z globalnymi przepisami: centralizacja aktualizowanych danych dotyczących zgodności z przepisami z całego świata pozwala znacznie ograniczyć ryzyko i przyspieszyć podejmowanie decyzji w obliczu nowych, globalnych szans.
• Większa dokładność: większość błędów jest niezamierzona… ale nie wszystkie. Zintegrowane narzędzia do automatyzacji rozrachunków z dostawcami mogą pomóc w zapobieganiu przypadkowym błędom — i wykrywaniu celowych — zanim do nich dojdzie.
• Zarządzanie fakturami bez zamówienia i fakturami za usługi: potencjał sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego pozwala obecnym systemom automatyzacji rozrachunków z dostawcami bezstratnie łączyć i przetwarzać różne, osobne zbiory danych.

Na czym polega automatyzacja procesu rozrachunków z dostawcami?

Automatyzacja procesów rozrachunków z dostawcami polega na minimalizowaniu konieczności interwencji człowieka i eliminowaniu podatnych na błędy zadań z procesów związanych z rozrachunkami z dostawcami (zobowiązaniami handlowymi). Odbywa się to dzięki oprogramowaniu do obsługi rozrachunków z dostawcami zintegrowanego z siecią biznesową online, która łączy partnerów handlowych cyfrowo.

Jak działa automatyzacja procesów rozrachunków z dostawcami?

Wczesne narzędzia do automatyzacji procesów przypominały roboty na linii montażowej. Wykonywały w kółko tę samą czynność i nie reagowały dobrze na odchylenia czy złożoności. Sztuczna inteligencja i mechanizmy połączone z chmurą w dzisiejszych rozwiązaniach do obsługi rozrachunków z dostawcami nie mają z tym problemów. W miarę upływu czasu uczą się i przetwarzają różne typy danych, a na podstawie pozyskanej wiedzy oferują konfigurowalne przepływy pracy i raportowanie na żądanie. Oto kilka najważniejszych technologii używanych w najlepszych obecnie systemach automatyzacji rozrachunków z dostawcami:

• Sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML): dzięki tym technologiom, które leżą u podstaw systemów automatyzacji rozrachunków z dostawcami, systemy te uczą się na danych historycznych i z czasem stają się coraz lepsze. Pozwala to na szybkie inicjowanie nawet najbardziej złożonych przepływów pracy, co zwiększa dokładność i szybkość we wszystkich obszarach prowadzenia działalności.
• Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR): OCR konwertuje obrazy napisanego, odręcznego lub wydrukowanego tekstu na tekst zakodowany maszynowo, zazwyczaj ze skanowanego dokumentu. Zastosowanie sztucznej inteligencji znacznie poprawiło dokładność i elastyczność tej technologii.
• Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA): zamiast robotów fizycznych RPA wykorzystuje roboty programowe (boty) do automatyzacji powtarzalnych zadań ręcznych. Jak wszystko inne, te boty rozwinęły się ogromnie w ciągu ostatnich kilku lat i potrafią teraz radzić sobie z bardzo złożonymi, nieprzewidywalnymi zadaniami.
• Cyfrowa automatyzacja przepływu pracy: obejmuje tworzenie zautomatyzowanych ścieżek zatwierdzania faktur, w których faktury są kierowane elektronicznie w oparciu o określone kryteria, takie jak kwota faktury, dostawca lub miejsce powstawania kosztów — dzięki czemu właściwa osoba może zatwierdzić odpowiednią fakturę w stosownym czasie.
• Elektroniczna wymiana danych (EDI): EDI umożliwia komputerową wymianę dokumentów biznesowych pomiędzy partnerami biznesowymi w standardowym formacie elektronicznym. Pomaga to zwiększyć dokładność i szybkość — a także umożliwia bardziej rygorystyczną kontrolę pod kątem ochrony prywatności i bezpieczeństwa.

Które zadania z zakresu rozrachunków z dostawcami można zautomatyzować?

Każda firma będzie miała własne, niepowtarzalne protokoły i przepływy pracy. Oto kilka zadań, które najczęściej podlegają automatyzacji:

• Wprowadzanie danych i przechwytywanie faktur: zazwyczaj technologia OCR w połączeniu ze sztuczną inteligencją jest wykorzystywana do szybkiego i dokładnego przechwytywania danych z faktur, a także wszelkich innych dokumentów papierowych, które wymagają cyfryzacji.
• Dopasowywanie i sprawdzanie poprawności faktur: automatyczne systemy dopasowują faktury do odpowiednich zamówień i odbiorów, sprawdzając dokładność przed przystąpieniem do dalszego przetwarzania. Dzięki temu płatności są dokonywane tylko w przypadku zweryfikowanych transakcji, co poprawia kontrolę finansową.
• Obiegi zatwierdzeń i przepływy pracy: dla procesów zatwierdzania faktur określane są wstępnie zdefiniowane reguły, aby odpowiednie dokumenty trafiały do właściwych osób (z zachowaniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa).
• Planowanie i realizacja płatności: zautomatyzowane systemy planują płatności w oparciu o terminy i strategie dotyczące przepływów pieniężnych firmy. Następnie realizują płatności, zarządzają elektronicznymi transferami funduszy, optymalizują zasoby finansowe i pilnują przestrzegania przepisów regionalnych.

Jak zautomatyzować rozrachunki z dostawcami

To nie awarie systemów rujnują projekty transformacji cyfrowej, ale złe planowanie i słaba komunikacja. Te sprawdzone strategie mogą pomóc w opracowaniu i skutecznym przeprowadzeniu projektu automatyzacji rozrachunków z dostawcami:

• Ocena bieżących procesów rozrachunków z dostawcami i identyfikacja luk: na początek należy dokładnie przejrzeć istniejące procesy rozrachunków z dostawcami w celu zidentyfikowania nieefektywności i obszarów, w których warto wprowadzić automatyzację. Taka ocena pomoże określić konkretne potrzeby i przygotować grunt dla dostosowanego rozwiązania automatyzacji.
• Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji rozrachunków z dostawcami: należy wybrać oprogramowanie zgodne z konkretnymi potrzebami organizacji. Warto rozważyć takie czynniki jak kompatybilność z istniejącymi systemami, łatwość obsługi, skalowalność i — w razie potrzeby — możliwość obsługi globalnych operacji.
• Konfiguracja cyfrowego przechwytywania faktur (OCR i e-fakturowanie): wdrożenie technologii takich jak OCR i e-fakturowanie w celu przejścia z formatów papierowych na cyfrowe stanowi podstawowy proces ograniczania ręcznego wprowadzania danych i zwiększenia dokładności.
• Konfiguracja zautomatyzowanych procesów przepływów pracy i hierarchii zatwierdzania: należy ustalić jasne reguły i przepływy pracy na potrzeby przetwarzania i zatwierdzania faktur. Powinny one być zaprojektowane tak, aby usprawniały procesy, ograniczały opóźnienia i zapewniały zgodność z polityką firmy.
• Opracowanie solidnej strategii dotyczącej komunikacji, informacji zwrotnej i szkoleń: najlepsze integracje oprogramowania mają miejsce, gdy menedżerowie pochylają się nad problemami oraz listami życzeń przedstawianymi przez wszystkie najważniejsze zespoły. Warto poświęcić czas na kompleksowe pokazanie celów i uzasadnienie wyboru nowych rozwiązań. Dzięki przedefiniowaniu ról i obowiązków automatyzacja nie zabierze miejsc pracy, ale umożliwi zespołom do rozwijanie bardziej strategicznych i atrakcyjnych rynkowo umiejętności.

Jak wybrać oprogramowanie do automatyzacji rozrachunków z dostawcami

W obliczu bezprecedensowej konkurencji i niepewnych sił rynkowych trzeba wykorzystać każdą szansę, aby zwiększyć szybkość działania i zwinność oraz zyskać lepszy wgląd w dane i przejrzystość w każdym obszarze prowadzenia działalności. Technologie, które jeszcze kilka lat temu były ewentualnym ułatwieniem, stały się teraz niezbędne. Opracowanie świadomej i długofalowej strategii budowania portfolio technologii, które dokładnie odpowiadają wyjątkowym potrzebom firmy i ułatwiają jej skalowanie oraz reagowanie na dynamikę środowiska biznesowego, jest teraz ważniejsze niż kiedykolwiek dotąd. Oto kilka czynności przy ocenie oprogramowania do automatyzacji rozrachunków z dostawcami:

• Zrozumienie wymagań dotyczących procesów rozrachunków z dostawcami: warto jasno zdefiniować potrzeby w zakresie automatyzacji, w tym podstawowe funkcje, które sprostają konkretnym wyzwaniom w ramach bieżących procesów.
• Ocena skalowalności i elastyczności: należy dopilnować, aby oprogramowanie uwzględniało rozwój firmy oraz dynamikę procesów biznesowych i zmiany w przepisach.
• Możliwość integracji z istniejącymi systemami: oprogramowanie powinno płynnie integrować się z istniejącymi systemami ERP i finansowymi, aby zachować spójność danych oraz usprawnić operacje we wszystkich obszarach biznesowych.
• Łatwość obsługi i intuicyjny interfejs: warto wybrać oprogramowanie z intuicyjnym interfejsem, aby przyspieszyć adaptację i zmaksymalizować wskaźnik wdrożenia wśród pracowników. Przyjazność dla użytkownika jest kluczem do pełnego wykorzystania funkcji oprogramowania.
• Ocena funkcji bezpieczeństwa i zgodności: oprogramowanie powinno udostępniać silne zabezpieczenia, umożliwiające ochronę wrażliwych danych finansowych — i zapewniać zgodność z wymogami regulacyjnymi we wszystkich krajach, w których działa firma.
• Ocena reputacji dostawców i usług wsparcia: warto zbadać reputację dostawcy na rynku i jakość oferowanej przez niego obsługi klienta. Niezawodna obsługa klienta jest niezbędna do szybkiego rozwiązywania problemów i utrzymywania ciągłej wydajności systemu.

Udostępnij ten artykuł

Znajdź podobne treści

Dowiedz się więcej