Przegląd systemu śledzenia kandydata

System śledzenia kandydatów (ATS) to aplikacja oprogramowania do zarządzania kadrami (HR), która pomaga organizacjom zarządzać rekrutacją i zatrudnianiem zadań cyfrowo. Stanowi centralną bazę danych informacji o posadzie i kandydatach, w której zarządza się zapotrzebowaniami na pracownika, ogłoszeniami o pracy i aplikacjami, a osoby aplikujące są sprawdzane i wybierane.

ATS wspiera wykonywanie typowych zadań, takich jak tworzenie opisów stanowisk, publikowanie ofert pracy na stronach kariery i portalach pracy, skanowanie résumé, planowanie rozmów kwalifikacyjnych, gromadzenie informacji zwrotnych, przeprowadzanie weryfikacji danych historycznych i generowanie listów ofertowych z podpisami elektronicznymi.

System zarządza również doświadczeniem dla kandydatów na posady. Obejmuje to wyszukiwanie ofert pracy, aplikowanie online i sprawdzanie statusu aplikacji, a także generowanie powiadomień dla kandydatów.

Co robi system śledzenia osób aplikujących?

ATS działa jako baza danych dla kandydatów do pracy, automatyzując i zarządzając przepływami pracy związanymi z procesem rekrutacji. Pozwala menedżerom ds. zatrudnienia i rekruterom na zmniejszenie liczby otrzymanych résumés, aby mogli skupić swój czas na najbardziej wykwalifikowanych aplikacjach.

Dzięki możliwości zaprogramowania reguł biznesowych w ATS firmy mogą zapewnić, że przestrzegają najlepszych praktyk zatrudniania, jednocześnie zabezpieczając dane osobowe przesyłane przez wnioskodawców.

Kto korzysta z systemu śledzenia osób aplikujących?

Firmy różnej wielkości i różnych branż używają systemów śledzenia kandydatów do organizowania, wyszukiwania i komunikowania się z kandydatami na stanowisko pracy oraz zarządzania procesem aplikowania na stanowisko pracy. Chociaż wcześniej domena większych firm z listy Fortune 500 ze względu na powiązane koszty i wymagania infrastrukturalne, obecnie mniejsze organizacje mogą wykorzystać oszczędności kosztów wynikające z ofert oprogramowania jako usługi (SaaS) w chmurze.

Dlaczego system ATS jest ważny?

ATS przyspiesza proces zatrudniania. Dzięki przejściu od procesów offline i papierowych do zautomatyzowanego procesu cyfrowego zadania związane z rekrutacją i zatrudnieniem są usprawnione, uwalniając czas i zapewniając uczciwe i najlepsze praktyki zatrudniania.

Oto kilka przykładów korzyści, jakie system śledzenia osób aplikujących może przynieść organizacji:

• Więcej osób ubiegających się o pracę: ATS ułatwia osobom poszukującym pracy wyszukiwanie miejsc pracy i ubieganie się o pracę online, zwiększając ogólną liczbę wniosków.
• Szybkie cykle zatrudniania: rekruterzy mogą szybko przeszukiwać cały przebieg procesu rekrutacji, wybierając interesujących kandydatów i inwestując swój czas w pracę o wyższej wartości, taką jak selekcja rozmów kwalifikacyjnych, referencji i ofert.
• Większa współpraca z interesariuszami: na etapie rozmowy menedżerowie ds. zatrudnienia dokonują przeglądu kandydatów i przekazują im informacje zwrotne w ramach ATS. Reguły biznesowe można skonfigurować w taki sposób, aby automatyzowały postęp kandydatów na etapach selekcji i zatrudniania.

Ewolucja systemów śledzenia kandydatów

Przed internetem oferty pracy były ogłaszane w gazetach niejawnych i publikacjach branżowych. Proces ten opierał się na papierze, co sprawiło, że zarządzanie nim było czasochłonne i trudne. Osoby aplikujące na posady nie mogły łatwo określić statusu aplikacji. Rekruterzy i menedżerowie ds. zatrudnienia – ze względu na dużą liczbę papierowych kopii aplikacji – nie byli w stanie zidentyfikować najbardziej wykwalifikowanych kandydatów.

Dzięki technologiom cyfrowym i internetowym ubieganie się o pracę stało się znacznie łatwiejsze. Globalne strony internetowe poświęcone zatrudnieniu promowały możliwości zatrudnienia wśród ludzi na całym świecie. Nagle rekrutacja stała się biznesem wolumenowym.

Pierwsze systemy śledzenia zostały opracowane pod koniec lat 90. i znajdowały się w lokalu. Systemy koncentrowały się na przetwarzaniu i przechowywaniu ogromnej liczby otrzymanych résumés przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności i spójności w praktykach zatrudniania. Rekruterzy i menedżerowie ds. zatrudnienia odczuwali również wpływ tak dużej liczby aplikacji i wkrótce systemy te ewoluowały, aby wspierać wstępną kontrolę, skanowanie résumé, analizowanie, automatyczne powiadomienia i analizy.

Obecnie systemy śledzenia kandydatów są głównie wdrażane w chmurze i oferowane jako oprogramowanie jako usługa lub rozwiązanie SaaS z funkcjami AI. ATS oparty na chmurze eliminuje wysokie koszty wdrożenia i nieefektywne procesy, zmniejszając zależność od IT.

Technologia ATS rozwinęła się, aby wspierać nowoczesne wymagania rekrutacyjne, które mogą obejmować:

• Przepływy pracy obsługiwane przez sztuczną inteligencję: usprawnij zatrudnianie dzięki dopasowywaniu opartemu na sztucznej inteligencji, zautomatyzowanej kontroli, harmonogramowaniu rozmów kwalifikacyjnych i zarządzaniu ofertami cyfrowymi, aby przyspieszyć podejmowanie decyzji i wesprzeć planowanie personelu.
• Wirtualna rekrutacja: wspieranie zdalnego miejsca pracy i działań związanych z rekrutacją, takich jak strony z ofertami pracy, komunikacja z kandydatami, oferty i rozmowy kwalifikacyjne.
• Rekrutacja masowa: szybkie przyciąganie, kontrolowanie i zatrudnianie dużej liczby kandydatów w określonych branżach, takich jak opieka zdrowotna, sklep spożywczy, handel elektroniczny i technologia.
• Duża liczba kandydatów: ekstrahowanie dużej liczby osób ubiegających się o konkretne otwarcie.
• Rekrutacja wewnętrzna: identyfikacja pracowników w celu promowania awansu wewnętrznego.
• Różnorodność i inkluzywność: zapewnienie zgodności z inicjatywami firmy w zakresie zatrudniania i niestronniczymi praktykami w zakresie rekrutacji.

ATS wspiera proces rekrutacji od ogłoszenia oferty pracy do prezentacji listu ofertowego. Ponieważ dane rekrutacyjne są danymi osobowymi, systemy śledzenia kandydatów pomagają również firmom zachować zgodność z przepisami o ochronie danych, takimi jak RODO.

Przypadki użycia ATS

Rekruterzy są najbardziej aktywnymi użytkownikami ATS. Codziennie używają systemu do zarządzania zapotrzebowaniami na pracownika, publikowania wakatów, oceny kandydatów i zarządzania postępem kandydatów na etapach rekrutacji i zatrudniania.

Menedżerowie zatrudniający korzystają z ATS do udziału w procesie rekrutacji. System zapewnia im bezpośredni dostęp do aktywnych zapotrzebowań na pracownika w celu przejrzenia opisów posad, osób aplikujących i kandydatów oraz sprawdzenia statusu każdego kandydata. Informacje generowane są z ATS w celu przygotowania i przeprowadzenia wywiadów, a także do przechowywania ilościowych i jakościowych informacji zwrotnych po rozmowie kwalifikacyjnej.

Kandydaci na posady używają systemu ATS do wyszukiwania i ubiegania się o pracę, sprawdzania statusu aplikacji i akceptowania ofert pracy.

Czego szukać przy rozważaniu ATS

Systemy śledzenia kandydatów są oferowane jako samodzielne rozwiązania lub mogą być włączone jako część kompleksowej platformy oprogramowania rekrutacyjnego, która obejmuje funkcje zarządzania relacjami z kandydatami (CRM).

Oprogramowanie CRM jest często używane równolegle z ATS. Jednak w przeciwieństwie do ATS systemy te są wykorzystywane do przyciągania talentów i budowania relacji z kandydatami, którzy przeszli na status kandydata. Systemy zarządzania relacjami z kandydatami koncentrują się na zaangażowaniu kandydatów i tworzeniu ogólnego pozytywnego doświadczenia w rekrutacji.

Niektóre organizacje preferują prostotę samodzielnej aplikacji ATS do zarządzania danymi kandydatów. Wariant ten zawiera jednak pewne ograniczenia. Systemy te, mimo że są wystarczające do przetwarzania aktywnych kandydatów, nie zapewniają możliwości wymaganych do angażowania i pielęgnowania pasywnych talentów.

Oprogramowanie rekrutacyjne, które obejmuje funkcje ATS i CRM, zapewnia największą elastyczność i wydajność na każdym etapie procesu od złożenia wniosku do kandydata. Połączone korzyści obejmują:

• Dostęp do zaawansowanych witryn internetowych z ofertami pracy
• Skonfigurowane strony lądowania
• Kampanie marketingowe e-mailowe
• Większe pule talentów
• Większe zainteresowanie i zaangażowanie kandydatów umieszczonych na krótkiej liście
• Szybsze cykle zatrudniania
• Lepsza współpraca z wewnętrznymi interesariuszami

Kompleksowe rozwiązanie do rekrutacji redukuje koszty i eliminuje złożoność zarządzania wieloma systemami równolegle.

Dodatkowe uwagi obejmują:

• Skalowalność: potrzeby organizacji związane z zatrudnieniem będą się zmieniać, więc oprogramowanie musi być elastyczne i skalowalne.
• Integracja: Określ z wyprzedzeniem, w jaki sposób technologia będzie zintegrowana z innym oprogramowaniem rekrutacyjnym, a także ogólną infrastrukturą technologiczną zarządzania zasobami ludzkimi. Integracje te będą wspierać eliminację ręcznych procesów przetwarzania danych oraz możliwość łączenia danych rekrutacyjnych z danymi pracowników.
• Wymagania użytkowników: Weź pod uwagę wszystkich użytkowników - kandydatów, rekruterów, menedżerów ds. zatrudnienia - i upewnij się, że ATS jest w stanie zapewnić skuteczne i pozytywne doświadczenia dla każdego.

Jakie są możliwości kompleksowej platformy rekrutacyjnej obejmującej ATS i CRM?

Oto przegląd połączonych funkcji, które można wykorzystać dzięki kompleksowemu rozwiązaniu do rekrutacji:

Księgowanie stanowiska

• Utwórz opisy stanowisk, które podkreślają preferowane kompetencje.
• Identyfikuj wskaźniki nacechowania płciowego i wynagrodzenia za pomocą zautomatyzowanych skanów.
• Utwórz stronę internetową oznaczoną marką pracodawcy dla osób poszukujących pracy.
• Twórz ogłoszenia i zarządzaj nimi na stronach z ofertami pracy i na portalach pracy.
• Korzystaj z konfigurowalnych aplikacji dla każdego zapotrzebowania (aplikacja mobilna, szybkie zastosowanie, wieloetapowe).

Przeglądanie kandydatów

• Wyszukiwanie aplikacji zewnętrznych i wewnętrznych za pomocą jednej bazy danych.
• Skonfiguruj pytania przesiewowe przed aplikacją dla każdego ogłoszenia.
• Automatyzacja przechowywania i analizy danych résumé, w tym analizy składni.
• Otrzymuj automatyczne powiadomienia i alerty spersonalizowane dla każdej roli.
• Zapewnij bezpieczny dostęp agencjom zewnętrznym.
• Generuj raporty i analizy w czasie rzeczywistym w całym procesie rekrutacji.

Wywiad z kandydatami

• Zaplanuj rozmowy kwalifikacyjne i śledź postęp.
• Zbieraj opinie i automatycznie konsoliduj oceny kandydatów.
• Zapewnia bezpieczny dostęp do portalu dla kandydatów w celu uzyskania bieżących informacji i statusu.

Zatrudnienie i wdrożenie do pracy

• Uzyskaj dostęp do oznakowanych szablonów i formularzy z wstępnie wypełnionymi danymi.
• Generuj i prezentuj listy ofertowe z funkcjami podpisu elektronicznego, aby przyspieszyć obsługę.
• Zautomatyzuj proces wdrażania.

Kiedy organizacja powinna wdrożyć ATS?

Wdrożenie ATS powinno być rozważane przez organizacje, które szybko się rozwijają i mają ambitne cele rekrutacyjne, które korelują z ogólną strategią biznesową. Dodatkowe wymagania mogą obejmować ukierunkowanie na specjalistyczny zestaw umiejętności lub rolę, która jest bardzo poszukiwana, wspieranie masowej rekrutacji lub rozwiązanie problemu znacznych nieefektywności w obszarze HR, gdzie scentralizowany model danych i zautomatyzowane przepływy pracy zaoszczędziłyby czas i pieniądze. Te niedociągnięcia mogą być następujące:

• Działania związane z zatrudnieniem są śledzone w arkuszu kalkulacyjnym.
• To samo ogłoszenie o pracy musi zostać przesłane ręcznie do wielu portali pracy.
• Czas poświęcony na weryfikację dużej ilości nieistotnych aplikacji.
• Informacje zwrotne i decyzje zespołu rekrutacyjnego są trudne do uzyskania.
• Zasoby wewnętrzne nie są dostępne do tworzenia, modyfikowania lub ulepszania istniejącej witryny karier.
• Mierzenie wartości rekrutacji jest trudne i niespójne.

Kiedy należy uaktualnić system ATS?

Wiele organizacji decyduje się na uaktualnienie istniejącego systemu ATS do kompleksowej platformy oprogramowania rekrutacyjnego, w tym możliwości angażowania kandydatów w CRM.

Przestarzały system ATS może skutkować następującymi niewydajnościami kadrowymi:

• Ta sama aplikacja na stanowisko pracy jest obsługiwana dla każdego otwarcia zadania.
• W procesie zatrudniania występuje duża stawka zwrotu.
• Pielęgnowanie i angażowanie kandydatów jest trudne i nieskuteczne.
• Obecność nieświadomych uprzedzeń jest nieznana.
• Określone strategie zatrudniania, takie jak masowe zatrudnianie, rozwój wewnętrzny i wirtualna rekrutacja, są trudne, jeśli nie niemożliwe.

Systemy śledzenia kandydatów, zwłaszcza gdy są zintegrowane z kompleksowymi rozwiązaniami rekrutacyjnymi, zapewniają nowoczesną, bezpieczną platformę do zarządzania kadrami, aby przyciągać, identyfikować, angażować i zatrudniać najlepszych kandydatów. ATS eliminuje czasochłonne procesy ręczne, dzięki czemu działania rekrutacyjne mogą doskonale zsynchronizować się z prognozowanym wzrostem firmy.