Nie zbyt wiele lat temu Twoi klienci z przyjemnością czekali dni, a nawet tygodnie na dostawę produktów. Wiedziałeś, kim są wszyscy twoi konkurenci, a trendy rynkowe były często stopniowe i stabilne. Dziś nic z tego nie jest prawdą. Współcześni konsumenci robią zakupy w czasie rzeczywistym z globalnego i zazwyczaj cyfrowego katalogu. Trendy dotyczące produktów (a nawet branży) mogą trwać kilka tygodni, jeśli nie dni. Wrzuć do mieszanki burzliwą kolekcję zakłóceń w łańcuchu dostaw od pandemii do polityki i wydarzeń pogodowych – i to jest dość zawrotna sytuacja. Tak jak Twoi klienci budują Twoją firmę, Twoi dostawcy są podstawą, na której istnieje. Dzisiejsze najlepsze rozwiązania programowe i innowacje operacyjne pomagają firmom rozwijać strategie zarządzania relacjami z dostawcami, których potrzebują, aby nie tylko konkurować, ale rozwijać się w dzisiejszym złożonym i szybko zmieniającym się świecie.

Znaczenie zarządzania relacjami z dostawcami

Praktyka zarządzania relacjami z dostawcami (SRM) powstała w latach osiemdziesiątych jako sposób na zapewnienie firmom systematycznej i spójnej strategii oceny ich dostawców. Korzenie SRM można odnieść do pracy renomowanego analityka zakupów i łańcucha dostaw Petera Kraljica, który wprowadził innowacyjną perspektywę segmentacji dostawców. Opracował coś o nazwie Macierz Kraljica, która zasadniczo odwzorowuje dostawców na dwa kluczowe wymiary: ryzyko i rentowność. Na przykład firma z branży elektronicznej potrzebuje zarówno mikroprocesorów, jak i materiałów biurowych, ale dostawca, który zaopatruje ich w te pierwsze, ma o wiele większe znaczenie dla ich sukcesu niż ten drugi. Z tego powodu zarządzanie relacjami z dostawcami twierdzi, że chociaż ważne są dobre interakcje ze wszystkimi dostawcami, szczególnie ważne jest pielęgnowanie solidnych, przejrzystych relacji i bieżących strategii oceny z dostawcami, od których Twoja firma jest najbardziej zależna.

Nowoczesne praktyki i rozwiązania w zakresie zarządzania relacjami z dostawcami wykorzystują analityczne i strategiczne komponenty, które mogą pomóc firmom zrewolucjonizować ich podejście do zarządzania relacjami z dostawcami.

SRM a zarządzanie dostawcami

Terminy „zarządzanie relacjami z dostawcami” i „zarządzanie dostawcami” są często używane zamiennie, ale nie są technicznie takie same. Zarządzanie relacjami z dostawcami to właśnie to, co brzmi: praktyka zarządzania relacjami z dostawcami. Zarządzanie dostawcami jest jednak szersze. Obejmuje zarządzanie relacjami, ale także informacje o dostawcach, wydajność i zarządzanie ryzykiem, a także działania, takie jak współpraca prognostyczna.

Termin SRM jest znacznie dłuższy i jest nadal używany przez wiele firm, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, które nie potrzebują pełnej funkcjonalności kompleksowego pakietu do zarządzania dostawcami. Obecnie jednak zarządzanie dostawcami jest bardziej nowoczesnym terminem i jest często używane do opisu nowych i zaawansowanych narzędzi opartych na chmurze, które spełniają złożone potrzeby dużych i średnich przedsiębiorstw.

Proces zarządzania relacjami z dostawcami

Proces SRM składa się z pięciu krytycznych kroków:

1. Segmentacja dostawców: Ta faza początkowa obejmuje kategoryzację bazy dostawców. Pomaga to w dostarczaniu analiz, podkreślaniu potencjalnych zagrożeń, odkrywaniu możliwości oszczędzania i zacieśnianiu relacji z dostawcami. Segmentacja może być oparta na różnych kryteriach, takich jak rodzaj pozycji, ilość, ryzyko (za pomocą macierzy Kraljic), lokalizacja, cena, zrównoważony rozwój itd., w zależności od tego, co ma największą wartość dla firmy.
2. Rozwój strategii dostawców: Następnym krokiem jest opracowanie strategii dostosowanej do potrzeb. Obejmuje to negocjowanie umów i cen, usprawnienie procesów komunikacji i próbę dywersyfikacji działalności między dodatkowymi dostawcami w celu zminimalizowania ryzyka i zależności.
3. Budowanie relacji: Ten etap koncentruje się na pogłębieniu połączenia z dostawcami. Przekracza transakcje, wspierając relację obejmującą kompleksową komunikację, która może obejmować takie elementy jak wczesne powiadomienia o zmianach cen, promocje i potencjalne niedobory. Zasadniczo zapewnia, że dostawcy znają Cię i są dopasowani do Twoich potrzeb biznesowych.
4. Realizacja strategii: wprowadzenie w życie taktyki i inicjatyw zidentyfikowanych na etapie opracowywania strategii w celu zwiększenia wydajności, zwiększenia wartości i osiągnięcia wyznaczonych celów z każdą posegmentowaną grupą dostawców. Może obejmować zarządzanie kontraktami, realizację zamówień, zarządzanie wydajnością i proaktywną współpracę z dostawcami w celu zapewnienia, że cele strategiczne przełożą się na wymierne wyniki, które przynoszą korzyści zarówno organizacji kupującej, jak i jej dostawcom.
5. Monitorowanie i ciągłe doskonalenie: Stałe monitorowanie wydajności dostawców jest niezbędne do efektywnego zarządzania relacjami z dostawcami. Może to obejmować ocenę terminowości i dokładności dostaw, jakości produktu, efektywności kosztowej, czasu realizacji i szybkości reakcji. Dane dotyczące wydajności są przekazywane z powrotem do cyklu, informując o następnej rundzie segmentacji i rozwoju strategii, tworząc pętlę, która staje się silniejsza i bardziej oświetlona za każdym razem, gdy się obejdzie.

Cele i korzyści związane z zarządzaniem relacjami z dostawcami

Poprawiając swoją zdolność do kontaktów z dostawcami, zwiększasz szanse na sukces.

• Ściślejsze relacje z dostawcami: budowanie bliższych relacji z dostawcami oznacza pogłębienie interakcji poza poziomem transakcyjnym. Obejmuje tworzenie partnerstw i budowanie zaufania, wzajemnego zrozumienia i wspólnych celów. Daje to zarówno Tobie, jak i Twoim dostawcom lepsze zrozumienie wzajemnych celów, zagrożeń i szans.
• Niższe koszty: dzięki zrozumieniu operacji i struktur kosztów dostawców firmy mogą współpracować ze swoimi dostawcami, aby zidentyfikować obszary, w których można obniżyć koszty bez uszczerbku dla jakości. Może to prowadzić do lepszych negocjacji cenowych, dużych korzyści zakupowych i obniżenia całkowitego kosztu posiadania.
• Ograniczone ryzyko związane z dostawcami: Dobrze wdrożona strategia zarządzania relacjami z dostawcami zapewnia większą świadomość i przejrzystość w czasie rzeczywistym, co pomaga identyfikować, oceniać i ograniczać ryzyko z większą szybkością i asercją. Jak mówi powiedzenie: Nie wiesz, czego nie wiesz. Wykorzystanie inteligentnych rozwiązań zakupowych i praktyk SRM zapewnia, że jesteś bardziej przygotowany i pewny siebie.
• Lepsza responsywność dostawców: Gdy dostawcy Cię znają i czują się zaangażowani w Twój sukces, są bardziej skłonni do tego, aby spełnić Twoje potrzeby, szczególnie w pilnych sytuacjach. Ta responsywność może mieć wpływ na scenariusze zależne od czasu lub nieoczekiwane. Im ściślejsze relacje między nabywcami a sprzedawcami, tym większa responsywność.
• Szybsza współpraca z dostawcami: zapewniając swoim dostawcom cyfrowe metody współpracy i udostępniania informacji w czasie rzeczywistym, możesz szybciej reagować na zakłócenia i zwiększyć elastyczność biznesową. Często odbywa się to w wielofirmowej sieci biznesowej łańcucha dostaw— wieloetapowej platformie współpracy B2B, na której nabywcy i sprzedawcy mogą łączyć się, przeprowadzać transakcje i realizować transakcje z partnerami w zakresie współdzielonych procesów i informacji.
• Większa widoczność i przejrzystość: dobre zarządzanie relacjami z dostawcami jest przejrzyste. Wyraźnie informuje o wskaźnikach wydajności, ich znaczeniu dla wszystkich oraz o tym, że każdy podlega analizie. To bezsensowne, uczciwe podejście daje dobre wrażenie i zachęca dostawców do utrzymania wysokich standardów w ramach partnerstwa z Tobą, a nie tylko ze strachu przed nadzorem.
• Zoptymalizowany łańcuch tworzenia wartości: dzięki dostosowaniu operacji dostawców do celów biznesowych strategie zarządzania relacjami z dostawcami pomagają w usprawnieniu łańcucha dostaw i wartości. Dzięki temu każde ogniwo łańcucha od początku do końca jest widoczne, sprawnie funkcjonuje i przyczynia się do ogólnego sukcesu biznesowego.
• Wgląd w możliwości dostawców: dzięki dostępowi do danych i intel możesz lepiej zrozumieć mocne strony, możliwości i potencjał w firmach dostawców. Jeśli na przykład wprowadzasz nowe produkty lub modele biznesowe, możesz ocenić, czy Twoja bieżąca baza dostaw może zaspokoić te potrzeby, czy też musisz znaleźć nowych dostawców. Wykorzystując możliwości i ograniczenia w strukturze dostawców, możesz spekulować i przestawiać się z większą pewnością i prognozą.

Ochrona przed zakłóceniami w łańcuchu dostaw

Katastrofa COVID-19 sprawiła, że ludzie w pełni docenili naszą zależność od łańcuchów dostaw. Zdając sobie sprawę z tego, jak blisko dotrą na skraj, najlepsze firmy zaczęły agresywnie optymalizować swoje łańcuchy dostaw oraz systemy i procesy, które je obsługują. Część z nich doprowadziła do pilnego przyjęcia lepszych praktyk zarządzania relacjami z dostawcami, aby pomóc w radzeniu sobie z niepewnością z odpornością i zaufaniem. Rozwijając silne relacje z dostawcami i utrzymując ciągły nadzór, możesz przewidywać zakłócenia i reagować elastycznie.

Wyzwania związane z zarządzaniem relacjami z dostawcami

Nawet w przypadku silnych procesów zarządzania relacjami z dostawcami nadal istnieją zagrożenia i wyzwania, które należy zawsze uważać.

• Brak różnorodności dostawców: Budowanie wspaniałych relacji z niewielką liczbą dostawców jest wspaniałe z wielu powodów. Ale zawsze istnieje luka i ryzyko związane z posiadaniem zbyt wielu jaj w koszyku jednego dostawcy. Na szczęście rozwiązania oprogramowania SRM mogą pomóc w zarządzaniu wieloma czasochłonnymi, administracyjnymi elementami zarządzania relacjami, pozostawiając Ci swobodę budowania nowych relacji 1:1 i przynieść więcej dostawców, niż gdybyś miał czas.
• Niezgodność: Czasami dostawcy mogą stać się konkurentami. Lub ich agendy i modele biznesowe mogą zmienić się w miejsce, w którym nie jesteś już dostosowany do warunków i cen w sposób, w jaki kiedyś byłeś. Może to być kłopotliwe, gdy zbudowałeś bliskie i przyjazne relacje, więc ważne jest, aby przewidzieć te scenariusze i budować dyplomatyczne plany komunikacji i negocjacji w przypadku, gdy tak się stanie.
• Przeszkody w ryzyku i ciągłości: od globalnej polityki po pandemie i kryzysy pogodowe, uczymy się „nigdy nie mówić nigdy”, jeśli chodzi o następne potencjalne wydarzenie związane z łańcuchem dostaw. Zapewnienie doskonałych relacji z dostawcami jest niezbędnym zabezpieczeniem przed niepewnością, ale niestety nie jest to panaceum. W dzisiejszych czasach kluczowe znaczenie ma również podwojenie zakresu stosowania rozwiązań zakupowych opartych na sztucznej inteligencji, które pomogą Ci lepiej chwytać dane, zobaczyć się w różnych zakątkach i wdrożyć plany awaryjne.
• Wyzwania związane z widocznością: Zarządzanie relacjami z dostawcami poprawia wgląd w operacje dostawców, ale nie można uzyskać pełnej przejrzystości. Równowaga między zaufaniem a pomocą technologiczną, taką jak czujniki IoT, blockchain i śledzenie GPS, może pomóc w utrzymaniu jasnej linii wzroku bez naruszania autonomii dostawcy.

Przykłady zarządzania relacjami z dostawcami

Strategie i rozwiązania w zakresie zarządzania relacjami z dostawcami pomagają tym ważnym sektorom w zarządzaniu ich unikalnymi potrzebami i problemami.

1. Opieka zdrowotna: Od medycyny po sprzęt chirurgiczny jakość produktu jest dosłownie kwestią życia i śmierci w tym sektorze. Zarządzanie relacjami z dostawcami w opiece zdrowotnej często wiąże się z rygorystycznymi procesami weryfikacji dostawców, regularnymi audytami jakości i ścisłymi kontrolami zgodności w celu przestrzegania standardów i przepisów dotyczących opieki zdrowotnej. Na przykład szpital może otrzymywać alerty w czasie rzeczywistym, jeśli produkt dostawcy został wycofany z rynku lub występują problemy z jakością, co umożliwia szybkie podjęcie działań w celu znalezienia alternatywnych źródeł i zapobieżenia potencjalnym szkodom.
2. Handel detaliczny: Wraz z tempem mediów społecznościowych trendy modowe nadchodzą i odchodzą – czasami dosłownie z dnia na dzień. Zarządzanie relacjami z dostawcami w handlu detalicznym ułatwia prognozowanie i planowanie współpracy z dostawcami w celu zapewnienia, że odpowiednie produkty są dostępne, gdy są gorące, a nie siedzą wokół gromadzenia kurzu, gdy ich nie ma. Na przykład sprzedawca detaliczny pozycji o wysokich cenach z limitowanej edycji może ściśle współpracować z dostawcami w celu dostosowania zamówień według regionu, zapewniając dostawy bez nadwyżek.
3. Energia: Przedsiębiorstwa użyteczności publicznej często mają do czynienia z aktywami, które mają kilkadziesiąt lat i wymagają rzadkich i nietypowych części i sprzętu, aby utrzymać je w ruchu. Ponadto stoją one w obliczu rosnącej presji na ograniczenie emisji i opracowanie bardziej solidnych środków na rzecz zrównoważonego rozwoju. Staroszkolni dostawcy części i nowoczesni dostawcy zaawansowanych technologii inteligentnych urządzeń energetycznych mają bardzo różne praktyki i metody. Zarządzanie relacjami z dostawcami może pomóc przedsiębiorstwom użyteczności publicznej scentralizować i ujednolicić sposób zarządzania tymi różnymi typami dostawców, upewniając się, że spełniają one kluczowe potrzeby energetyczne klientów i pozostają zgodne ze standardami zrównoważonego rozwoju.
4. Transport: Firmy te zależą od niezawodnego sprzętu i terminowej dostawy materiałów. Skuteczny SRM w tym sektorze mógłby na przykład polegać na ścisłym zarządzaniu relacjami z dostawcami części w zakresie konserwacji pojazdów, zapewniając, że wszystko jest dostępne, gdy jest to potrzebne, bez nadmiernych zapasów. Firma logistyczna może używać narzędzi do zarządzania relacjami z dostawcami w celu oceny niezawodności zróżnicowanej sieci dostawców, dając im pewność, że rozszerzają i dywersyfikują swoją działalność.
5. Budownictwo: Przedsiębiorstwa w tym sektorze znajdują się pod ciągłym naciskiem na terminy i muszą utrzymywać relacje z zawrotną różnorodnością dostawców materiałów. Firma budowlana mogłaby korzystać z oprogramowania do zarządzania relacjami z dostawcami w celu śledzenia wydajności dostawców w ramach wielu projektów, identyfikując tych, którzy konsekwentnie realizują dostawy na czas i spełniają specyfikacje jakości. Pomaga im to utrzymać się na bieżąco zarówno pod względem kosztów, jak i czasu.