Wykraczanie poza transakcyjne metody realizacji zakupów

Obszar zainteresowań działu ds. zakupów to już nie tylko transakcyjne nabywanie i prowadzenie dokumentacji, ale wielowymiarowa dziedzina zarządzania. Obecnie wymaga on umiejętności taktycznych, analitycznych i interpersonalnych. Zakupy pozostają procesem poszukiwania, pozyskiwania, nabywania, odbierania, sprawdzania i zatwierdzania płatności za wszystkie towary i usługi potrzebne do funkcjonowania firmy. Ten ważny dział zajmuje się wszystkim, od surowców i maszyn po opłaty za konsultacje i wyposażenie sal konferencyjnych.

Oprócz priorytetów związanych z ograniczaniem kosztów, dział zakupów odgrywa coraz istotniejszą rolę w strategii organizacyjnej dotyczącej przychodów. Jednocześnie zespół ten ma większe możliwości, ale także większą presję związaną z globalnym łańcuchem dostaw, a także oczekiwaniami klientów w zakresie szybkości i przejrzystości. To skłania firmy do poszukiwania nowych sposobów usprawniania procesów i zabezpieczania danych firmowych.

Definicja współpracy w zakresie zakupów i płynące z niej korzyści

Współpraca w zakresie zakupów oznacza strategiczne dostosowanie i zintegrowanie działań zakupowych między działami firmy, dostawcami i partnerami zewnętrznymi. Podejście to pozwala wykorzystać zbiorową siłę nabywczą i pomaga firmom obniżyć koszty, poprawić wydajność, zwiększyć przejrzystość i zapewnić zgodność z przepisami.

Zamiast działać w izolacji, uczestnicy dzielą się informacjami, aby uprościć procesy zakupu, zawierania umów, zarządzania dostawcami i płatności. W kontekście systemów oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) współpraca w zakresie zaopatrzenia może być zintegrowana za pośrednictwem platform cyfrowych, takich jak SAP Business Network. Te natywne dla chmury rozwiązania pełnią rolę centrum łączącego nabywców i dostawców w czasie rzeczywistym, automatyzującego transakcje i sprzyjającego współpracy. Pozwala to ograniczyć konflikty, nawet jeśli nabywcy, partnerzy i dostawcy korzystają z różnych rozwiązań sprzętowych i programowych.

Dlaczego współpraca w zakresie zaopatrzenia to obecnie konieczność

Specjaliści ds. zaopatrzenia znajdują się w trudnej sytuacji: z jednej strony trudno przewidzieć dostępność materiałów, a z drugiej strony rosnące koszty zmuszają firmy do gromadzenia dodatkowych zapasów. Mimo to zespoły ds. zaopatrzenia muszą sprostać wszystkim wyzwaniom, zachowując zgodność z przepisami i nie przekraczając budżetu. Nagle rola, która historycznie miała charakter operacyjny, zaczęła mieć bezpośredni wpływ na wyniki biznesowe. Aby odnieść sukces, specjaliści ds. zaopatrzenia poszukują nowych narzędzi i procesów, które pomogą zespołom wewnętrznym osiągać lepsze wyniki przy niższych kosztach.

Tradycyjne modele zakupowe nie nadążają za globalnymi zmianami, aktualizacjami przepisów i rosnącymi oczekiwaniami klientów. komunikacji. Cechują je ręczne procesy, przestarzałe narzędzia i rozproszone metody.

Nawet organizacje korzystające z nowoczesnych systemów ERP w chmurze mogą borykać się z brakiem przejrzystości procesów i harmonogramów dostawców. W rezultacie dostęp do informacji o stanie zapasów, statusie zamówień lub realizacji płatności jest ograniczony.

Aby wypełnić tę lukę, zespoły ds. zaopatrzenia na całym świecie rozbudowują swoje rozwiązania ERP, aby bezpiecznie udostępniać dane dostawcom i automatyzować je na platformach chmurowych przeznaczonych do współpracy w zakresie zakupów i innych funkcji łańcucha dostaw. Pozwala to sprostać typowym wyzwaniom i zapewnia następujące korzyści:

• Zwiększenie widoczności poprzez umożliwienie wszystkim stronom wglądu w status każdej transakcji.
• Skrócenie cyklu dzięki automatyzacji zamówień, faktur i płatności.
• Poprawa relacji z dostawcami dzięki wspólnym celom i monitorowaniu wydajności.
• Ograniczanie ryzyka poprzez proaktywną współpracę i planowanie awaryjne.

Te nowe możliwości pozwalają zespołom przejść od operacji transakcyjnych do operacji strategicznych, dzięki czemu współpraca w zakresie zakupów jest nie tylko korzystna, ale wręcz niezbędna.

Kluczowe role, procesy i strony w procesie współpracy w zakresie zakupów

Przed przydzieleniem budżetu na rozwiązanie do współpracy w zakresie zaopatrzenia, zmodyfikowaniu przepływów pracy lub zaangażowaniu działu IT należy ocenić, kto będzie musiał zostać zaangażowany i jaki jest proponowany termin.

Na decyzję o konieczności podjęcia współpracy w zakresie zakupów ma wpływ kilka czynników: firma dostrzega potrzebę modernizacji, pojawia się inicjatywa wprowadzenia e-faktur w celu zwiększenia wydajności operacyjnej, przepisy podatkowe wymuszają stosowanie e-faktur, a długoterminowe oszczędności można przeznaczyć na inwestycje w innych obszarach działalności.

Dyskusja i wdrożenie tego modelu zazwyczaj mają miejsce po upływie pewnego czasu od pomyślnego przeprowadzenia głównego projektu migracji do chmury. Warto zbadać, a następnie podczas spotkań z interesariuszami przedstawić pozytywne wskaźniki KPI, aby zilustrować wartość przeprowadzonych modernizacji.

Oprócz działu ds. zakupów może to obejmować następujące obszary:

• Dział finansowy, który śledzi wydatki związane z zakupami, prognozuje budżet, zapewnia zgodność finansową oraz wspiera analizy kosztów i korzyści.
• Dział prawny i ds. zgodności, który sprawdza umowy pod kątem wszelkich kwestii związanych z przestrzeganiem wymogów regulacyjnych i wewnętrznych zasad.
• Dział operacyjny i ds. zarządzania łańcuchem dostaw, który koordynuje logistykę, zapasy, szczegóły dostaw i metody zaopatrzenia.
• Dział IT i analityków systemowych, którzy oceniają, jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla firmy, i nadzorują integrację danych z dostawcą platformy do zarządzania zakupami.

Narzędzia współpracy w zakresie zaopatrzenia: funkcje i ekosystem

Najnowsze narzędzia do współpracy w zakresie zakupów to oparte na chmurze architektury z obsługą interfejsów API, które zapewniają skalowalność, interoperacyjność i wymianę danych w czasie rzeczywistym. Jednak firmy nadal korzystające ze środowisk on-premise lub hybrydowych również mogą korzystać z tych nowoczesnych narzędzi za pośrednictwem oprogramowania pośredniczącego i łączników.

Chociaż platformy do zarządzania zakupami są stosunkowo nowe, możliwości, jakie oferują, przyciągają uwagę specjalistów ds. finansów i zarządzania dostawami. Na przykład SAP Business Network wspiera ponad trzy miliony firm w przeprowadzaniu transakcji i nawiązywaniu współpracy. Użytkownicy cenią sobie oszczędność czasu wynikającą z automatyzacji procesów oraz fakt, że platforma rozwiązuje problemy związane z kompatybilnością i integracją. Organizacje mogą konfigurować swoje środowiska biznesowe tak, aby wymieniać dane z dowolnymi podmiotami w sieci, niezależnie od tego, jakiego systemu ERP używają partnerzy. Jeśli dostawcy lub sprzedawcy współpracujący z daną firmą nie należą jeszcze do sieci, można wysłać im zaproszenie, aby łatwo do niej dołączyli — często bezpłatnie.

To znaczny postęp w stosunku do starszych procesów, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i wysyłanie arkuszy kalkulacyjnych pocztą elektroniczną. Chociaż EDI umożliwia dostawcom i nabywcom elektroniczną wymianę zamówień i faktur, jej sztywna architektura nie pozwala na automatyzację procesu weryfikacji zgodności ani sprawdzanie poprawności danych. Zadania te muszą być wykonywane ręcznie zarówno przez nadawcę, jak i odbiorcę, co wydłuża czas i stwarza pole do błędów. Systemy EDI nie mogą również przeprowadzać analizy danych zawartych w dokumentach ani generować wnikliwych raportów. Funkcje współpracy w zakresie zakupów rozwiązują wiele z tych problemów.

Najważniejsze funkcje, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania do współpracy w zakresie zakupów, są następujące:

• Udostępnianie dokumentów: możliwość automatycznego generowania elektronicznych zamówień, faktur, płatności i potwierdzeń.
• Wyszukiwanie dostawców: wyszukiwanie nowych dostawców spełniających określone kryteria lub posiadających określone ratingi, publikowanie zapotrzebowania, otrzymywanie ofert i nie tylko.
• Portale samoobsługowe dla dostawców: umożliwienie dostawcom zarządzania profilami, odpowiadania na zapytania ofertowe, przekształcania zamówień w faktury i przesyłania faktur, a także śledzenia zamówień.
• Pulpity analityczne: zapewnienie wglądu w wydatki, wyniki dostawców i wydajność procesów.
• Koordynacja przepływu pracy: automatyzacja zatwierdzania, eskalacji i obsługi wyjątków.
• Zabezpieczenia zgodności: dopasowywanie zamówień i faktur, zapewnianie zgodności zamówień i faktur z parametrami nabywcy i umowami, korzystanie z zatwierdzonych dostawców w poszczególnych krajach oraz spełnianie wymogów regulacyjnych.
• Integracja z systemami ERP: zapewnianie spójności danych i eliminowanie większości ręcznych procesów wprowadzania danych w środowiskach ERP.

Platformy do zarządzania zakupami pozwalające na współpracę umożliwiają bezpieczne, bezkontaktowe transakcje i koordynację w czasie rzeczywistym. Są one częścią szerszego ekosystemu, który obejmuje sieci zaopatrzenia, logistykę i analizę aktywów, tworząc ujednolicony cyfrowy łańcuch dostaw.

Najczęstsze zagrożenia związane ze współpracą w zakresie zakupów

Pomimo wielu zalet platform współpracy w zakresie zakupów, uzyskanie ich akceptacji może nadal stanowić wyzwanie. Wynika to zazwyczaj z kilku powodów: znużenia transformacją, nieodpowiedniego momentu, oporu dostawców lub braku danych dotyczących zwrotu z inwestycji. Jest to zrozumiałe, gdy weźmie się pod uwagę liczbę zaangażowanych zespołów, zakres niezbędnych procesów planowania technicznego i wymagane początkowe inwestycje.

Jednak doświadczeni menedżerowie ds. zakupów mogą sprostać tym wyzwaniom, przedstawiając interesariuszom konkretne problemy i ich rozwiązania. Przykłady:

Brak integracji: rozproszone systemy utrudniają przepływ danych i widoczność.
Rozwiązanie: należy skorzystać z natywnej platformy ERP, aby zapewnić płynną integrację.

Ograniczony udział dostawców: dostawcy mogą zwlekać z wdrożeniem platform cyfrowych.
Rozwiązanie: należy zaoferować wsparcie wdrożeniowe i podkreślić wzajemne korzyści, takie jak szybsze płatności i mniej błędów. Często okazuje się, że wielu ich dostawców i klientów już korzysta z tej sieci.

Ryzyko związane z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami: wymiana danych między organizacjami wiąże się z podatnością na zagrożenia.
Rozwiązanie: należy wybrać platformę zapewniającą silne zabezpieczenia, ścieżki audytu i certyfikaty zgodności z przepisami.

Brak widoczności: dyskretne systemy wymuszają wieloetapowe, ręczne procesy zakupowe.
Rozwiązanie: należy umożliwić współtworzenie umów, e-fakturowanie i śledzenie wyników w ramach wspólnego systemu.

Dodatkowe koszty: kierownictwo może nie być skłonne do alokowania dodatkowego budżetu.
Rozwiązanie: należy przeprowadzić program pilotażowy i przedstawić zweryfikowane statystyki dotyczące zwrotu z inwestycji, aby przekonać do dalszych nakładów..

Jeśli kierownictwo nadal nie jest przekonane, raporty firm zewnętrznych mogą rozwiać wątpliwości. Według opracowania firmy IDC pt. „The Business Value of SAP Business Network — for Buyer Organizations” (Wartość biznesowa sieci SAP Business Network — dla organizacji nabywców)¹ klienci mogą spodziewać się pozytywnego zwrotu z inwestycji w następujących formach:

• Szybsze wprowadzanie produktów na rynek.
• Szybsza dostawa produktów i realizacji zamówień.
• Szybsze wdrażanie nowych partnerów.
• Szybsze dostarczanie dokumentów.
• Powszechniejsze stosowanie elektronicznych zamówień zakupu.
• Krótszy cykl zatwierdzania faktur.
• Większa liczba faktur przetwarzanych bez wyjątków.

Inne zasoby zewnętrzne, które mogą być pomocne, to kalkulator wartości biznesowej² firmy IDC oraz opracowanie firmy IDC pt. The Business Value of SAP Business Network — for Selling Organizations (Wartość biznesowa sieci SAP Business Network — dla organizacji sprzedających)³. Po uzyskaniu poparcia należy opracować plan działania, aby przejść od dotychczasowych procesów do bardziej efektywnych przepływów pracy.

Opracowanie planu współpracy dla liderów ds. zakupów

Chociaż wdrożenie rozwiązania do współpracy w zakresie zakupów jest niewielkim przedsięwzięciem w porównaniu z migracją całej firmy do chmury, zaleca się opracowanie strategicznego planu działania, który pozwala uzyskać optymalne wyniki. To doskonała okazja, aby wszystkie strony przeanalizowały swoje potrzeby, wymagania i oczekiwania. Jest to również odpowiedni moment na zaplanowanie wszelkich działań związanych z zarządzaniem zmianą lub szkoleniami. Dzięki temu pracownicy będą gotowi do korzystania z nowych narzędzi współpracy w zakresie zakupów, gdy tylko staną się one dostępne. Warto rozważyć następujące kroki:

1. Ocena aktualnego poziomu dojrzałości: należy ocenić istniejące procesy i systemy zakupowe oraz zaangażowanie interesariuszy. Z czym zespół ma największe trudności? Na których etapach istnieje największe ryzyko błędów lub nieporozumień? Czego zespół nie chce zmieniać?
2. Określenie celów współpracy: należy je dopasować do priorytetów biznesowych, takich jak oszczędność kosztów, elastyczność lub zrównoważony rozwój. Jakie są priorytety zespołu? Co jest wyznacznikiem sukcesu? Szybsze fakturowanie? Mniej błędów? Bardziej odporny łańcuch dostaw?
3. Wybór odpowiedniej platformy:  należy wybrać narzędzia, które integrują się z systemem ERP i spełniają potrzeby zespołu w zakresie współpracy. Czy któryś z dostawców korzysta już z platformy do zarządzania zakupami? Jeśli nie, należy upewnić się, że mogą oni łatwo dołączyć do platformy, aby zwiększyć prawdopodobieństwo jej akceptacji.
4. Zaangażowanie interesariuszy: należy jak najwcześniej zaangażować dział zakupów, finansów, IT oraz dostawców, aby uzyskać ich opinie, odpowiedzieć na pytania i zapewnić akceptację procesu. Jeśli chodzi o platformę do zarządzania zakupami, najlepiej sprawdzi się taka, która spełnia potrzeby wszystkich stron.
5. Pilotaż i iteracja: należy zacząć od niewielkiej grupy dostawców lub kategorii, mierzyć wyniki i wprowadzać udoskonalenia. Przykładowo jeśli kluczowy dostawca jest już w wybranej sieci, należy najpierw przeprowadzić integrację z nim. Trzeba skonfigurować przepływy pracy, przeszkolić zespół i ocenić usprawnienia po upływie określonego czasu, np. trzech miesięcy.
6. Skalowanie i optymalizacja: jeśli korzyści i zwrot z inwestycji są przekonujące, należy wdrożyć rozwiązanie u pozostałych partnerów, dostawców i nabywców. Warto rozszerzyć współpracę w celu udoskonalenia procesów, wykorzystując analitykę do ciągłego rozwoju.

Dowiedz się więcej o współpracy w zakresie zakupów już dziś

Czasy ręcznych i odizolowanych procesów zakupowych odchodzą w przeszłość dzięki sieciom opartym na chmurze, które umożliwiają firmom łatwiejszą wymianę handlową. Zespoły ds. zakupów korzystające z tych nowych narzędzi mogą:

• znajdować nowych dostawców i szybko uzgadniać warunki umów,
• szybciej reagować na zmieniające się warunki w łańcuchu dostaw,
• uzyskać lepszy wgląd we wszystkie etapy procesu kupna i sprzedaży,
• zachować zgodność ze wszystkimi wewnętrznymi i zewnętrznymi przepisami i zasadami.

Korzystanie z platformy do zarządzania zakupami pozwalającej na współpracę zwiększa widoczność, podnosi wydajność i poprawia poziom zgodności z przepisami w łańcuchu dostaw. Właściwe rozwiązanie jest gotowe do wdrożenia od razu, a na rynku jest dostępnych wiele opcji, które pomogą przeprowadzić transformację Twojej firmy.