Proces wyboru ERP

Do wyboru są dosłownie setki systemów ERP z szeroką gamą możliwości, mocnych, słabych stron, możliwości zastosowania i ceny. Podczas gdy wybór systemów może wydawać się zniechęcający, systematyczny proces porównywania systemów ERP może doprowadzić Twój zespół do dobrej decyzji w rozsądnym czasie.

Testowana metodyka opisana w tym miejscu może pomóc Ci uzyskać zero w rozwiązaniu, które najlepiej spełnia specyficzne potrzeby Twojej firmy. Metodologia ta może mieć podstawowe znaczenie – ale firmy, które podejmują się procesu wyboru dostawców ERP bez wykonywania tych logicznych kroków, często napotykają opóźnienia, dodatkowe koszty i niepotrzebne dostosowania. Z drugiej strony firmy, które stosują najlepsze praktyki w zakresie oceny ERP, zwykle mają płynniejsze procesy wyboru i późniejsze wdrożenia. Dzięki temu mogą szybciej korzystać z zalet nowoczesnego systemu ERP i skuteczniej konkurować w cyfrowym świecie.

Pięciostopniowa metodyka oceny systemów ERP

Gdy firma zdecyduje się zastąpić poprzedni system ERP, musisz zmontować zespół projektowy, który będzie wspierał proces porównywania, wyboru i implementacji oprogramowania ERP. Zespół rozpoczyna swoją pracę, opracowując wstępny plan – który jest naprawdę bardziej ogólną strategią na tym etapie.

Proces wyboru dostawcy w systemie ERP można opisać w następujących pięciu krokach:

1. Definicja wymagań ERP
2. Zapytanie ofertowe (RFP)
3. Zestawienie pierwszego cięcia
4. Porównanie ERP i szczegółowa ocena
5. Decyzja końcowa: Wybór ERP i kontrakt

1. Definicja wymagań ERP

Musisz poinformować potencjalnych dostawców ERP o swojej organizacji i jej potrzebach, aby prawidłowo skonfigurować, zapakować i wycenić odpowiednie rozwiązanie. Zacznij od określenia kluczowych zasobów online, takich jak prezentacje produktów i blogi, które opowiadają historię Twojej firmy.

Opisz swoją firmę i jej procesy w sposób ogólny, zamiast tworzyć długie listy konkretnych wymagań i procesów. Poinformuj potencjalnych dostawców o wielkości swojej działalności, liczbie działań i transakcji, złożoności różnych procesów i wszelkich unikalnych funkcjach lub czynnikach. Skoncentruj się na procesach i wymaganiach, które zapewniają Twojej firmie przewagę nad konkurencją. Są to rzeczy, które odróżnią przyszłe systemy od siebie nawzajem i gdzie dokładnie przyjrzeć się, jak dobrze każdy system może być skonfigurowany do obsługi tych unikalnych procesów i funkcji.

Zarysuj rzeczy, które lubisz w swoim obecnym systemie – będziesz chciał, aby nowy system zajmował się nimi przynajmniej również. Uwzględnij rzeczy, których istniejący system nie robi (lub nie radzi sobie dobrze). Wskaż wszelkie niestandardowe aplikacje, funkcje lub modyfikacje, którymi należy się zająć za pomocą standardowej funkcjonalności lub prostego dostosowywania (nie modyfikacji) w nowym systemie. Innymi słowy, skoncentruj się na rzeczach, które są unikalne dla Twojego biznesu i zakładaj, że rutynowe rzeczy będą dbać o siebie. (To założenie zostanie zweryfikowane w demonstracjach i ostatecznych ocenach bliżej punktu decyzyjnego).

Kluczowe wskazówki dotyczące definiowania wymagań ERP

Używaj list kontrolnych wymagań ERP z ostrożnością. Chociaż listy kontrolne od dawna są standardowym narzędziem branżowym, często nie podkreślają znaczących różnic między rozwiązaniami. Wiele elementów na tych listach to podstawowe funkcje, które oferuje prawie każdy system, co pozwala większości dostawców po prostu sprawdzić „tak”, nawet jeśli możliwości różnią się znacznie. Zamiast polegać na ogólnych listach kontrolnych, dostosuj je tak, aby odzwierciedlały unikalne potrzeby Twojej firmy. Dostosowane listy kontrolne mogą pomóc w skuteczniejszym porównywaniu dostawców i skoncentrowaniu się na tym, co naprawdę jest ważne dla Twojej organizacji.

Zdobądź odpowiednie osoby w swoim zespole projektowym. Specyfikacja wymagań to ciężka praca. Potrzebuje członków zespołu, którzy są dedykowani organizacji, dobrze znają firmę i mają czas na poświęcenie się projektowi. Unikaj pokusy pakowania zespołu z entuzjastycznymi, ale niedoświadczonymi ludźmi.

Upewnij się, że Twoje RFP zawiera następujące informacje:

• Opis Twojej firmy i jej procesów
• Co Twój obecny system radzi sobie dobrze
• Co to nie robi tak dobrze, jak byś chciał
• Co jeszcze chcesz, aby nowy system zrobił (sklasyfikowany według ważności)

2. RFP ERP

Następny krok obejmuje wystawianie zaproszeń do odpowiedzi na wybraną grupę dostawców. Liczba zaproszeń, które powinieneś wysłać, będzie różna, ale pamiętaj, że musisz przeprowadzić szczegółową weryfikację dla każdego z nich, który dystrybuujesz. Doświadczenie pokazuje, że im mniejsza jest liczba potencjalnych dostawców i tym bardziej szczegółowe informacje są one przekazywane, tym lepsze odpowiedzi. Najlepiej jest zidentyfikować kilkunastu (lub mniej) najlepszych kandydatów do krótkiej listy.

W odpowiedzi dostawcy ERP powinni zaproponować system, który zapewni niezbędną funkcjonalność i funkcje, aby spełnić zidentyfikowane wymagania. Propozycje będą również zawierać informacje o ich firmach, produktach, doświadczeniu w biznesie, zasobach, które zaangażują się w Państwa wdrożenie oraz innych informacjach mających na celu zdobycie zaufania (a tym samym Twojej firmy).

Jak więc zidentyfikować kilkunastu (lub mniej) kandydatów, na których można skoncentrować swoje wysiłki związane z selekcją? Jak przygotować listę setek dostawców ERP do kilku? Zacznij od publikacji branżowych, które zawierają „historie sukcesu ERP”. (Zauważ, że te publikacje prawdopodobnie nie powiedzą ci o trudnościach lub porażkach, więc umieść te informacje w perspektywie). Użyj kontaktów branżowych — na przykład powiązań i grup biznesowych — w celu zidentyfikowania innych specjalistów, którzy mogli mieć ostatnio doświadczenie w wyborze i wdrażaniu systemu ERP.

Istnieje również wiele katalogów online, narzędzi selekcyjnych i usług wyboru systemu, które mogą pomóc zidentyfikować oprogramowanie, które ma potrzebne funkcje i / lub ma doświadczenie w branży.

Aby uzyskać spersonalizowane doradztwo, możesz zawrzeć umowę z działem konsultingowym firmy klienta lub znaleźć niezależny zasób konsultingowy w swoim lokalnym obszarze i/lub branży. Pamiętaj, aby sprawdzić ich historię i powiązania, aby mieć pewność, że są naprawdę niezależni i nie są powiązani z jednym lub kilkoma dostawcami ERP.

Możesz zdecydować się na uwzględnienie określonych dostawców systemu ERP, którzy są zainteresowani z innych powodów. Być może co najmniej jeden z Twoich większych i ważniejszych klientów korzysta z systemu ERP i zachęcił Cię do korzystania z tego samego systemu. A może Twoja firma jest częścią większego przedsiębiorstwa lub grupy branżowej, która „ustandaryzowała” się na danej platformie ERP. Otrzymuj propozycję od rekomendowanego dostawcy i daj wszystkim propozycjom uczciwą i bezstronną ocenę podczas podejmowania decyzji.

Kluczowe wskazówki dotyczące Twojego RFP ERP

Upewnij się, że wszyscy interesariusze identyfikują swoje wymagania. Twoje zapytanie ofertowe powinno zawierać informacje od wszystkich interesariuszy – w przeciwnym razie ryzykujesz wybór systemu ERP, który obsługuje tylko niektóre z Twoich funkcji biznesowych, wymagając od innych obszarów inwestowania w niezależne systemy. Oceń systemy, które działają dla całej firmy i użyj harmonogramu wdrożenia, aby najpierw dostarczyć moduły priorytetowe.

Zwróć uwagę na ranking wymagań. Często RFP jest podzielony na obszary funkcjonalne z sekcjami do uzupełnienia dla każdego działu. Każdy obszar — niezależnie od tego, czy chodzi o dział kadrowy, czy operacje — zazwyczaj pełni doskonałą funkcję rankingu stanowisk dla swojej jednostki biznesowej, ale priorytety mogą nie być zgodne z ogólnymi celami biznesowymi. Do zespołu ds. oceny projektu należy dostosowanie priorytetów z szerszej perspektywy. Jakie wymagania są niezbędne, ważne, czy po prostu miłe?

Sprawdź rzeczywistą dostępność funkcji. Firmy z branży oprogramowania mają świetne działy marketingowe; niektóre sprzedają produkty, które nie zostały w pełni opracowane i przetestowane. Zrób badania nad funkcjami „pojawiającymi się w przyszłym wydaniu” w porównaniu z tymi, które są dziś używane przez referencje. Doskonale jest rozważyć funkcje w rozwoju - ale nie stawiaj swojego projektu na nadchodzące funkcje, jeśli są one niezbędne do udanego projektu.

Oceń swoje procesy. Procesy wbudowane w pakiety oprogramowania ERP są uważane za „najlepsze praktyki”. Doświadczeni konsultanci i wdrażacze ERP powiedzą Ci, że prawie zawsze lepiej jest zmienić procedurę tak, aby pasowała do oprogramowania (rozpoznawanie aspektu „najlepszej praktyki”) niż zmienić oprogramowanie tak, aby pasowało do istniejącej procedury. Jednak ta decyzja należy do Ciebie. Ale pamiętaj, że nowe procesy mogą napędzać ulepszenia i korzyści, jakie otrzymujesz z nowego systemu. Pamiętaj również, że wszystkie nowoczesne oprogramowanie ERP jest możliwe do dostosowania, dzięki czemu masz dużą elastyczność, aby zmienić układy ekranu i przepływ, procedury, cechy danych i leczenie i wiele innych — bez modyfikowania kodu.

Rozważ zwrot z inwestycji w system ERP. Większość firm wymaga analizy zwrotu z inwestycji (ROI) ERP jako warunku wstępnego autoryzacji i finansowania wszelkich dużych projektów. Jak sama nazwa wskazuje, jest to sumowanie kosztów związanych z zakupem i wdrożeniem nowego systemu plus różnice kosztów operacyjnych w porównaniu z istniejącym systemem. Zwrot z inwestycji uwzględnia również korzyści oprócz bezpośredniego obniżenia kosztów, w tym poprawy wydajności, lepszej obsługi klienta i produktywności w miejscu pracy.

3. Pierwsza ocena ERP

Ocena odbywa się w dwóch fazach. W tej pierwszej fazie oceniane są wszystkie propozycje, aby sprawdzić, jak dobrze pasują do Twojego środowiska i wymagań zgodnie z opisem w zapytaniu ofertowym. (Ta faza nie obejmuje porównania dostawców — ten krok przypada w drugiej fazie oceny).

Celem na tym etapie jest wyeliminowanie tych, które nie spełniają Twoich kryteriów i uszeregowanie tych, które wydają się pasować do rachunku. Rezultatem jest krótka lista najlepszych propozycji. Te, i tylko te, zostaną poddane szczegółowej ocenie prowadzącej do ostatecznego wyboru.

Jeśli masz wiele odpowiedzi do przejrzenia, szczegóły mają tendencję do zacierania się, co utrudnia zapamiętanie, które odpowiedzi na RFP są szczególnie silne (lub słabe) i w jakich obszarach. Numeryczna skala ocen może pomóc w uproszczeniu procesu decyzyjnego i udokumentowaniu go.

Oto kilka dodatkowych wskazówek, które pomogą Ci w tym kroku dokumentacji:

• Skonfiguruj formularz lub arkusz kalkulacyjny uporządkowany w taki sposób, aby weryfikatorzy mogli oceniać każdą propozycję zgodnie z głównymi kryteriami określonymi w zapytaniu ofertowym. Każdy recenzent powinien przypisać ocenę numeryczną (skala może być od jednego do dziesięciu, od jednego do pięciu, od jednego do trzech lub dowolny poziom szczegółowości, który uważasz za odpowiedni) do każdego kryterium oceny. Możesz mieć jak najwięcej lub niewielu recenzentów, jak chcesz.
• Pozostaw miejsce na notatki i pytania dotyczące odpowiedzi, aby przejść dalej. Możesz poprosić o wyjaśnienie na tym etapie lub poczekać na szczegółową ocenę propozycji umieszczonych na liście finalnej. Przypisz wagę do każdego kryterium w oparciu o krytyczne znaczenie funkcji lub procesu dla Twojej firmy.
• Pomnóż punktację przyznaną przez każdego weryfikatora przez wagę dla każdego kryterium i oblicz łączną punktację dla każdego dostawcy. Najczęściej będzie kilku, którzy plasują się w pobliżu szczytu skali, gromada odpowiedzi nieco dalej w rankingach, oraz kilku, którzy nie wykonują cięcia. Powinieneś teraz mieć swoją krótką listę finalistów – najlepiej od trzech do pięciu kandydatów – do oceny końcowej.
• Szanse są dobre, że będziesz w stanie zidentyfikować najlepszych kandydatów, ale jeśli nie jest to tak jasne, wróć do indywidualnych ocen i przedyskutuj z zespołem.

Kluczowe wskazówki dotyczące wstępnych ocen ERP

Traktuj każdego potencjalnego dostawcę jednakowo. Nie akceptuj żadnych prezentacji na żywo, specjalnych spotkań osobistych lub wizyt na miejscu, chyba że chcesz zaoferować ten sam dostęp wszystkim sprzedawcom – ważne jest, aby zachować równe warunki działania. Jedną z typowych technik jest zorganizowanie „konferencji oferentów” w Twoim obiekcie, aby pokazać wszystkim potencjalnym dostawcom i odpowiedzieć na ich pytania (przed wszystkimi).

Pamiętaj, że propozycja jest dokumentem sprzedaży. Odpowiedzi będą zawierać żądane informacje i więcej. Załóżmy, że każde roszczenie jest zgodne z prawdą; możesz zweryfikować większość, jeśli nie wszystkie, roszczenia podczas procesu oceny. Ale zrozum, że autorzy propozycji odpowiedzą na Twoje pytania w sposób, który stawia swoje produkty w najbardziej korzystnym świetle.

Szukaj wartości odstających. Zwróć szczególną uwagę na wszelkie kryteria, w których oceny wykazują duże zróżnicowanie. Jeśli jeden z recenzentów ocenia propozycję bardzo wysoko dla jednego kryterium, a drugi ocenia ją na bardzo niską, warto porozmawiać. Pytaj obu recenzentów w konstruktywny, niegroźny sposób, aby dowiedzieć się, co każdy myślał. Prawdopodobnie jeden lub oboje zauważyli coś, co inni recenzenci pominęli lub nie uznali za ważne. W wyniku tych dyskusji możesz chcieć dostosować oceny do określonego kryterium, co może zmienić ogólne rankingi.

4. Porównanie ERP i szczegółowa ocena

Po zidentyfikowaniu od trzech do pięciu finalistów nadszedł czas, aby pracować nad weryfikacją ich roszczeń i walidacją referencji.

Jak rozpocząć oceny ERP

Skontaktuj się z każdym z potencjalnych dostawców i daj im dobrą wiadomość: stworzyli krótką listę! (Dobrze jest powiedzieć im, ilu jest innych finalistów, a nawet dać im znać, z którymi firmami konkurują, jeśli czujesz się komfortowo).

• W niektórych przypadkach można również poprosić ich o dopracowanie ich propozycji.
• Porozmawiaj z (lub odwiedź) istniejących użytkowników systemu, najlepiej w swojej branży (lub na podobnym rynku) i w pobliżu swojej firmy.
• Zabezpiecz referencje, jeśli dostawcy jeszcze ich nie podali. (Dostawcy mogą się wahać, czy dostarczyć referencje ze względu na obawy dotyczące konkurencji. Ale powinieneś nalegać. Zapewnij je, że będziesz podpisywać i przestrzegać umów o zachowaniu poufności).

Jak zarządzać prezentacjami systemu ERP

Jest to również czas, aby zaprosić kandydatów do przeprowadzenia szczegółowych demonstracji ich systemów - ale musisz kontrolować te demonstracje.

• Podaj każdemu kandydatowi skrypt lub listę funkcji, które chcesz zobaczyć na długo przed zaplanowaną prezentacją. Wszyscy potencjalni dostawcy powinni otrzymać tę samą listę.
• Pozwól im na wyświetlanie wszelkich specjalnych funkcji, które chcą wyróżnić dopiero po pokazaniu funkcji i procesów opisanych w RFP.
• Upewnij się, że skrypt lub lista zawiera unikalne wymagania zidentyfikowane w kroku pierwszym. Systemy ERP obsługują normalne procesy w ten sam sposób; to wyjątki od normalnych procesów stanowią wyzwanie. (Na przykład możliwość wprowadzania zamówień dla towarów niemagazynowych, wymóg sprzedaży grup lub towarów w opakowaniach, zestawach lub zestawach lub obsługa unikalnego procesu uzgadniania faktur).
• Podczas prezentacji dowiesz się, jak można skonfigurować i dostosować oprogramowanie do obsługi unikalnych procesów i procedur. To powiedziawszy, pozostań otwarty w takim stopniu, że możesz odkryć kilka najlepszych praktyk w tych standardowych funkcjach, które poprawiłyby operacje i wyniki w Twojej firmie.
• Idealnie, demonstrator będzie w stanie pokazać funkcję systemu za pomocą własnych danych. Nie zawsze jest to możliwe, ale kiedy to jest, da Ci znacznie lepszą demonstrację tego, jak system będzie działał w Twoim środowisku.

Kluczowe wskazówki dotyczące szczegółowej oceny systemu ERP

Demonstracje nie oślepiają. Profesjonaliści, którzy demonstrują oprogramowanie są zazwyczaj bardzo doświadczeni i mają wielkie osobowości. Ich celem jest wygrać i sprzedać swoje oprogramowanie. Nie rozpraszaj się przez osobę lub boisko sprzedażowe, bez względu na to, jak zabawne. Skup się na tym, w jaki sposób procesy biznesowe spełniają Twoje potrzeby.

Wykorzystaj w pełni wizyty referencyjne w lokalizacji. Starannie wybierz, kogo planujesz odwiedzić. Zadzwoń krótko do swojego hosta, aby upewnić się, że wdrożył oprogramowanie i zdał sobie sprawę z obiecanych korzyści. Zgadzam się co do tego, co będą pokazywać Tobie i ludziom, których spotkasz podczas wizyty. Raz na miejscu, uważnie oceń, czy ich sukces jest możliwy do powielenia w Twoim środowisku. Zadaj również trudne pytania: „Jakie były twoje największe niespodzianki?” I “Gdybyś musiał to zrobić ponownie, co byś zrobił inaczej?”

Nadal zadawaj pytania. Zachęć zespół selekcyjny do zadawania pytań, jeśli tylko w celu wyjaśnienia odpowiedzi. Zrób to w przeglądzie RFP, jak również podczas demonstracji; znacznie zmniejszy to szanse na przyszłe niespodzianki. Teraz nadszedł czas, aby odkryć wszelkie odpowiedzi, których nie lubisz – przed rozpoczęciem negocjacji. Należy również pamiętać, że na tym etapie otrzymujesz swoje odpowiedzi za darmo, więc dowiedz się jak najwięcej. Gdy już zaczniesz wdrażać produkt, możesz poczekać na wsparcie, a nawet zapłacić za odpowiedzi na swoje pytania.

5. Wybór i kontrakt ERP

Po zakończeniu szczegółowych ocen prawdopodobnie masz dwóch lub trzech dostawców spełniających podane kryteria. Wybierz ten, w który uważasz, że najlepiej spełnia Twoje bieżące i przyszłe potrzeby – ale nie odrzucaj innych. Zamiast tego daj im znać, że są odpowiednie, ale nie twój pierwszy wybór; to pozostawia otwarte drzwi, jeśli negocjacje z najlepszym kandydatem nie będą wyglądać zgodnie z planem.

Teraz możesz rozpocząć negocjowanie szczegółów kontraktu z głównym kandydatem. Większość firm wie, jak ten krok „ma działać”. Ale jak co drugi krok w procesie oceny i selekcji ERP, możesz spotkać się tutaj z pewnymi niespodziankami.

Władza jest po pańskiej stronie w negocjacjach. Jednak najlepiej uznać dostawcę za partnera w przyszłym sukcesie Twojej firmy, a nie przeciwnika w negocjacjach. Dążyć do uczciwego porozumienia, które daje obu stronom zachęty do sprawnego i skutecznego funkcjonowania systemu.

Należy omówić i udokumentować każdy aspekt wdrożenia systemu i bieżące wsparcie – szczegółowo określając cenę, kto jest odpowiedzialny, a w niektórych przypadkach czas potrzebny. Istnieje wiele aspektów umowy, w tym (ale nie wyłącznie):

• Początkowy zakup, dzierżawa lub licencja na sprzęt i oprogramowanie
• Wdrożenie sprzętu i oprogramowania (określające co to jest „implementacja”)
• Koszt i czas pilota sali konferencyjnej (przed lub po zapłacie za oprogramowanie)
• Koszty szkoleń wstępnych i bieżących
• Bieżące wsparcie serwisowe sprzętu i oprogramowania (i na jakim poziomie)
• Konwersja i integracja danych z innymi systemami
• Sieci i bezpieczeństwo
• Konfiguracje (początkowe i z przyszłymi wersjami)

Najważniejsze wskazówki dotyczące ostatecznego wyboru oprogramowania ERP

Nie ogłaszaj ostatecznego wyboru przed negocjacjami. Pod koniec etapu szczegółowej oceny zespół może chcieć zadeklarować „zwycięzcę”. Jednak poinformowanie czołowego kandydata, że jest „wybranym”, nie leży w najlepszym interesie firmy. Nie jest niczym niezwykłym, aby nie było niespodzianek w procesie negocjacji i może być konieczne ponowne zapoznanie się z wyborem.

Planuj na dłuższą metę. W pośpiechu, aby rozpocząć, upewnij się, że dokładnie przeglądasz długoterminowe koszty, aby oszacowania były prawidłowe i nie przeskakiwać numerów zwrotu z inwestycji ERP. Niektórzy dostawcy świadczą więcej bezpłatnych usług przez dłuższy okres, a niektórzy mogą zlecać swoje długoterminowe wsparcie firmie obsługującej połączenia typu pay-by-support-call. Niektórzy dostawcy mają limit, w jakim stopniu podniosą roczną stawkę serwisową lub subskrypcję, a wielu nie. Inni sprzedają niską subskrypcję software-as-a-service (SaaS) i po kilku latach zaczynają ją znacznie podnosić. Niektórzy dostawcy zapewniają roczną aktualizację, ale nie zapewniają istotnego wsparcia w procesie aktualizacji. Zadawaj pytania i uzyskuj odpowiedzi na piśmie, aby mieć pewność, że w pełni rozumiesz swoje długoterminowe koszty.

Zajmuje wioskę (lub, przynajmniej, zespół)

Najważniejszym czynnikiem sukcesu procesu oceny systemu ERP jest zespół projektowy. Zespół ten powinien zostać powołany bardzo wcześnie i powinien być siłą napędową rozwoju, dystrybucji i oceny RFP oraz wyboru nowego systemu ERP.

W naszym doświadczeniu, gdy zespoły są w trakcie szczegółowego badania i oceny, często podejmowane są skróty. Jeśli jednak Twój zespół projektowy wykona te pięć kroków i zwróci uwagę na wyciągnięte wnioski, będzie w stanie znaleźć optymalne rozwiązanie, aby spełnić wymagania Twojej firmy, teraz i na przyszłość.

Więcej materiałów z tej serii