Analiza wydatków — kompletny przewodnik

W świecie zawrotnej konkurencji i błyskawicznych zmian można mieć tylko chwilę na wykorzystanie szansy lub dostrzeżenie ryzyka, które zmieni sytuację firmy. Szybkie dostosowywanie się do nowych okoliczności i błyskawiczne podejmowanie decyzji biznesowych wymaga pewności siebie — i przekonania o wiarygodności oraz klarowności wykorzystywanych informacji. Tu pojawia się proces analizy wydatków oraz towarzyszące mu narzędzia i metodyki.

Analiza wydatków nie tylko zapewnia kluczowe informacje na temat przeszłych wydatków, ale także stanowi podstawę dla narzędzi analitycznych, które prognozują wzorce wydatków i opracowują strategiczne prognozy na potrzeby planowania przyszłych działań.

Według najnowszego raportu The Economist Group około jedna trzecia respondentów reprezentujących kadrę kierowniczą najwyższego szczebla wskazała analizę wydatków jako główny priorytet na nadchodzący rok. Zaawansowane narzędzia do analizy wydatków, zwłaszcza te, które wykorzystują funkcje oparte na sztucznej inteligencji, mają kluczowe znaczenie dla stawienia czoła współczesnym wyzwaniom i optymalizacji działalności oraz operacji zaopatrzeniowych.

Rozwiązania oraz praktyki w zakresie analizy wydatków, oparte na systematycznym przeglądaniu i analizowaniu rozproszonych zbiorów danych, mogą pomóc w wykrywaniu nieefektywności, negocjowaniu z silniejszej pozycji i budowaniu lepszych relacji z dostawcami.

Co to jest analiza wydatków?

Analiza wydatków to oparty na danych proces gromadzenia, czyszczenia, klasyfikowania i analizowania złożonych informacji o wydatkach. Jego celem jest pomoc w realizacji kluczowych celów, takich jak obniżenie kosztów zaopatrzenia, zwiększenie wydajności i poprawa zgodności z przepisami. Analiza wydatków stanowi zasadniczo próbę odpowiedzi na kilka pytań, które pomagają lepiej zrozumieć i zoptymalizować wydatki:

• Na co wydajemy pieniądze?
• Ile zapłaciliśmy?
• Od kogo kupujemy?
• Czy jest na to lepszy sposób?

Dawniej analiza wydatków była procesem pracochłonnym i wykonywanym ręcznie. Zespoły ds. zaopatrzenia musiały przeglądać rozproszone źródła danych i arkusze kalkulacyjne i często zdarzało im się przegapić szanse lub zagrożenia. Jednak na szczęście dzisiejsze narzędzia do analizy wydatków oparte na sztucznej inteligencji automatyzują te zadania i zapewniają wgląd w dane na żądanie. Upraszcza to integrację i standaryzację danych z wielu źródeł oraz umożliwia analizowanie informacji w czasie rzeczywistym, pomagając w inteligentnym podejmowaniu decyzji, które poprawiają wyniki biznesowe.

Proces analizy wydatków

Chociaż proces analizy wydatków może się różnić w zależności od unikalnych potrzeb i wyzwań poszczególnych firm, jest uporządkowanym przedsięwzięciem, które opiera się na dostępie do stale aktualizowanych raportów i zbiorów danych, a także do zaawansowanych analiz. Poniżej przedstawiamy typowy przebieg tego procesu:

Gromadzenie danych dotyczących wydatków bezpośrednich i pośrednich oraz wydatków na usługi

Obejmuje to gromadzenie danych z różnych systemów w całej firmie, w tym ERP, z rozrachunków z dostawcami (AP), platform e-zakupów, systemów zarządzania wydatkami i jednostek biznesowych. W celu zapewnienia pełnego obrazu wydatków organizacji należy gromadzić informacje dotyczące zarówno wydatków bezpośrednich (np. na surowce i materiały), jak i pośrednich (np. na materiały biurowe oraz media).

Oczyszczanie, wzbogacanie danych i usuwanie duplikatów

Zebrane dane można oczyścić i ustandaryzować, aby były użyteczne. Obejmuje to ujednolicenie formatów, wyeliminowanie duplikatów i zajęcie się pustymi polami. Następnie można wzbogacić informacje o kolejne punkty danych, takie jak oceny wiarygodności kredytowej poszczególnych dostawców.

Kategoryzacja wszystkich danych dotyczących wydatków

Po oczyszczeniu dane należy podzielić według standardowych kategorii wydatków. Ten krok obejmuje utworzenie taksonomii logicznej, która grupuje podobne rodzaje wydatków, ułatwiając analizę i zarządzanie. Zarządzanie kategoriami może obejmować kategorie wydatków bezpośrednich, takie jak surowce, i kategorie wydatków pośrednich, takie jak usługi IT.

Scalanie z danymi zewnętrznymi

Integracja danych zewnętrznych z wewnętrznymi danymi dotyczącymi wydatków zapewnia większą kompleksowość analizy. Nowoczesne oprogramowanie usprawnia ten proces, umożliwiając indywidualne łączenie danych i tworzenie niestandardowych raportów oferujących wyniki, których uzyskanie nie byłyby możliwe w przypadku dawnych systemów ręcznych.

Przekształcanie surowych danych w praktyczne analizy

Zastosowanie narzędzi analitycznych i modelowania predykcyjnego pozwala szybko i dokładnie identyfikować trendy, prognozować przyszłe wydatki i odkrywać możliwości zaoszczędzenia kosztów.

Wykrywanie zagrożeń i szans w celu uzyskania oszczędności kosztów

Przekształcone dane można analizować pod kątem potencjalnych zagrożeń, na przykład związanych z zależnością od dostawców lub problemami ze zgodnością. Ujawniane są również nieefektywności i nadmierne wydatki w określonych obszarach, które otwierają przed firmą możliwości obniżenia kosztów.

Wykorzystywanie analiz do zwiększania możliwości użytkowników końcowych

Dane to wiedza, a wiedza to siła. Zindywidualizowane informacje i raporty dostępne dzisiaj mogą zawierać spostrzeżenia potencjalnie zmieniające sytuację firmy. Ale w ostatecznym rozrachunku to ludzie muszą wziąć na siebie odpowiedzialność za ich wykorzystanie. W tym ostatnim ważnym kroku należy dopilnować, aby wyniki oraz najważniejsze narzędzia były dostępne (dla właściwych zespołów).

Korzyści z analizy wydatków dotyczące zaopatrzenia i całej firmy

Dzięki zwiększonej widoczności i zaawansowanym procesom analiza wydatków ułatwia zespołowi ds. zaopatrzenia realizację następujących korzyści:

• Niższe koszty: analiza wydatków wskazuje możliwości oszczędności i potencjalne zagrożenia, co pomaga w negocjowaniu lepszych warunków, konsolidacji zakupów i wybieraniu bardziej opłacalnych dostawców.
• Lepsze zarządzanie ryzykiem: analiza wydatków pomaga zidentyfikować nadpłaty oraz wzorce, które mogą wskazywać na potencjalne luki w łańcuchu dostaw.
• Usprawniony sourcing strategiczny: szczegółowy wgląd w trendy dotyczące wydatków pozwala na szybsze podejmowanie decyzji, negocjowanie z silniejszej pozycji i lepsze dostosowywanie procesów sourcingu strategicznego do celów biznesowych.
• Usprawnione procesy zaopatrzeniowe: analiza wydatków pomaga zidentyfikować nieefektywności i wąskie gardła. Może to doprowadzić do poprawy procesów, skrócenia przebiegu cykli, obniżenia kosztów pracy i zwiększenia ogólnej wydajności zaopatrzenia.
• Ulepszone zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM): wgląd w SRM i wydajność dostawców pozwala rozwijać silniejsze relacje partnerskie i pilnować spełniania przez dostawców określonych standardów oraz oczekiwań.
• Zoptymalizowane zarządzanie kontraktami: dodanie analiz do procesu zarządzania kontraktami pomaga dostrzec nie tylko liczby, ale również wyzwania i szanse. Pozwala na negocjowanie najlepszych bieżących i nowych warunków w całym cyklu życia kontraktu.
• Możliwość porównywania wydajności: analiza wydatków pozwala organizacji na porównywanie wydajności w obrębie firmy i w odniesieniu do standardów branżowych, identyfikowanie najlepszych praktyk, wyznaczanie celów oraz ciągłe doskonalenie.

Przykład analizy wydatków

Dzięki integracji rozwiązań do analizy wydatków marka odzieżowa American Eagle Outfitters zoptymalizowała widoczność wydatków i pilnowanie zgodności z przepisami w wielu kategoriach zaopatrzenia. Pozwoliło to na szybki dostęp do szczegółowych danych dotyczących wydatków, co pomogło firmie zachować wysoki poziom zgodności z polityką zaopatrzeniową. W szczególności firma American Eagle Outfitters konsekwentnie realizowała cel 80% zgodności z zamówieniami, co przekładało się na znaczne oszczędności.

Ponadto integracja wielu systemów źródłowych ułatwiła analizę wydatków w czasie rzeczywistym, umożliwiając firmie identyfikowanie możliwości redukcji kosztów i podejmowanie stosownych działań. To strategiczne wykorzystanie zintegrowanych rozwiązań do analizy wydatków wzmocniło relacje American Eagle Outfitters z dostawcami i zwiększyło ogólną efektywność zaopatrzenia.

Co to są wydatki poza procedurami?

Wydatki na zakupy indywidualne, zwane również wydatkami niezależnymi, mają miejsce, gdy pracownicy dokonują zakupów z pominięciem polityki zaopatrzeniowej. Łatwość dokonywania zakupów online powoduje, że nawet w modelu B2B do nabycia towarów i usług wystarczy połączenie z Internetem. Ten rodzaj wydatków może wiązać się z wieloma problemami i zagrożeniami, w tym z ryzykiem wysokich kosztów, utraty widoczności, niskiej jakości i potencjalnych problemów ze zgodnością z przepisami, jeśli nabywca nie przestrzega wymogów prawnych lub regulacyjnych. Może również zaszkodzić relacjom z preferowanymi dostawcami, którzy nie przyjmą dobrze pominięcia.

Skonfigurowanie rozwiązań do analizy wydatków pod kątem trendów dotyczących wydatków na zakupy indywidualne — i poinformowanie zespołów o ryzyku związanym z takimi praktykami — pomaga chronić firmę przed problemami.

Parametry i wskaźniki KPI w analizie wydatków

Najlepsze rozwiązania do analizy wydatków mogą pomóc w monitorowaniu różnych parametrów i uzgodnionych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) za pomocą pulpitów i raportów aktualizowanych w czasie rzeczywistym. Pozwala to przeglądać ogólne wydatki i wydajność w przypadku poszczególnych dostawców, kategorii, procesów sourcingowych, cen i innych aspektów. Poniżej przedstawiamy wybrane najpopularniejsze wskaźniki KPI wykorzystywane w analizie wydatków:

• Oszczędności: ten podstawowy wskaźnik KPI mierzy redukcję wydatków osiągniętą dzięki ulepszonym strategiom dotyczącym zaopatrzenia, lepszym negocjacjom z dostawcami i bardziej wydajnym procesom. Monitorując oszczędność kosztów, można ilościowo określić korzyści finansowe wynikające z działań związanych z zarządzaniem wydatkami.
• Wydatki objęte zarządzaniem: ten wskaźnik KPI odnosi się do sumy wydatków aktywnie zarządzanych przez zespół ds. zaopatrzenia. Pomaga zrozumieć, jaka część wydatków podlega kontrolowaniu i optymalizacji. Wyższe poziomy wydatków objętych zarządzaniem wskazują na lepszy nadzór i skuteczniejsze praktyki zakupowe. Parametr pomaga dopilnować widoczności i uwzględniania wszystkich wydatków oraz obniża ryzyko wydatków na zakupy indywidualne.
• Wydajność dostawcy: można porównać parametry takie jak terminowość dostaw, wad i zgodności z warunkami kontraktu, aby ocenić wydajność dostawcy. Regularne monitorowanie pozwala wyraźnie określić oczekiwany poziom i sprzyja zacieśnianiu relacji z dostawcami.
• Operacyjne wskaźniki KPI: operacyjne wskaźniki KPI mierzą efektywność procesów zaopatrzeniowych. Mogą obejmować takie parametry jak czas cyklu przetwarzania zamówień, dokładność realizacji zamówień i efektywność przetwarzania faktur. Udoskonalenie operacyjnych wskaźników KPI prowadzi do usprawnienia procesów zaopatrzeniowych i obniżenia kosztów operacyjnych.
• Warunki płatności: to często niedostatecznie wykorzystywane narzędzie; analiza płatności bada warunki, na jakich płatności są dokonywane na rzecz dostawców. Oznacza to ocenę takich kwestii, jak średnia liczba dni płatności, pobrane rabaty za przedterminowe płatności i zgodność z uzgodnionymi warunkami płatności.
• KPI pracowników: wskaźniki KPI pracowników mierzą wydajność i produktywność pracowników działu zaopatrzenia. Mogą obejmować takie parametry jak liczba zamówień zakupu przetwarzanych na pracownika, dokładność umieszczania zamówień oraz poziom zgodności z polityką zaopatrzeniową. Monitorowanie wskaźników KPI pracowników może pomóc zidentyfikować potrzeby szkoleniowe, poprawić ogólną wydajność zespołu oraz zwiększyć wydajność i efektywność działu zaopatrzenia.

Produkt firmy SAP

Czas na kolejny krok

Poznaj rozwiązania do analizy wydatków, aby szybciej podejmować świadome decyzje dotyczące zakupów strategicznych.

Rozpocznij

Czym powinno charakteryzować się oprogramowanie do analizy wydatków

Rozwiązania do analizy wydatków oparte na chmurze i wspomagane sztuczną inteligencją mają kluczowe znaczenie dla każdej poważnej strategii dotyczącej zaopatrzenia i łańcucha dostaw. Niezależnie od tego, na jakim etapie transformacji cyfrowej znajduje się firma, każdy krok w kierunku lepszej integracji, widoczności i dokładności danych przynosi korzyści zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej. Od oprogramowania do analizy wydatków należy oczekiwać następujących kluczowych funkcji:

• Kompleksowa integracja danych: oprogramowanie powinno integrować się z istniejącymi systemami finansowymi, ERP i łańcuchem dostaw, aby mogło konsolidować wszystkie dane dotyczące wydatków w jednym miejscu.
• Pulpity i raportowanie w czasie rzeczywistym: konfigurowalne pulpity aktualizowane w czasie rzeczywistym zapewniają szybki wgląd w kluczowe parametry wydatków i procesy przepływu pracy.
• Zaawansowane analizy i funkcje AI: oprogramowanie powinno wykorzystywać sztuczną inteligencję do przekształcania surowych danych w praktyczne analizy i przewidywania przyszłych trendów dotyczących wydatków.
• Przyjazny interfejs użytkownika: warto postawić na intuicyjny, łatwy w nawigacji interfejs, który wymaga minimalnego przeszkolenia i działa zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i urządzeniach mobilnych.
• Skalowalność i elastyczność: warto wybrać oprogramowanie, które można skalować w miarę rozwoju organizacji, integrować z nowymi systemami i dostosowywać do zmieniających się potrzeb zakupowych.
• Zaawansowane funkcje z zakresu bezpieczeństwa i zgodności: oprogramowanie musi udostępniać solidne środki bezpieczeństwa i być zgodne z odpowiednimi przepisami w celu ochrony wrażliwych danych.
• Konfigurowalne raportowanie i analizy: warto wybrać oprogramowanie, które pozwala na tworzenie raportów na zamówienie i szczegółową analizę danych, dostosowaną do konkretnych potrzeb.

Dowiedz się więcej