Zamknięcie finansowe jest procesem długo kojarzonym ze żmudnymi, podatnymi na błędy zadaniami oraz na silną presją na jak najszybsze zamknięcie ksiąg. Tymczasem od dokładności oraz rzetelności sprawozdań i raportów finansowych zależy często trafność kluczowych decyzji biznesowych.

Obecnie przedsiębiorstwa średniej wielkości borykają się z silną konkurencją i muszą być w stanie elastycznie i szybko przekształcać oraz dostosować swoje modele biznesowe. Wydajne i niezawodne procesy zamknięć finansowych podnoszą poziom zaufania do podejmowanych decyzji i formułowanych planów korporacyjnych, a także zyskują uznanie w oczach inwestorów i akcjonariuszy.

Co to jest zamknięcie finansowe?

Zamknięcie finansowe odnosi się do powtarzającego się procesu przeglądu i uzgadniania, prowadzącego do dostarczenia sprawozdań finansowych oraz raportów zapewniających szczegółowy wgląd w sytuację fiskalną firmy. Inaczej mówiąc, zamknięcie finansowe jest sumą wszystkich działań związanych z zarządzaniem finansami, które zespoły księgowe podejmują w celu „zamknięcia ksiąg” w określonym okresie, takim jak miesiąc, kwartał lub rok obrachunkowy. Ostatecznym celem zamknięcia księgowego jest sporządzenie szczegółowych i kompleksowych raportów takich jak:

• Bilans lub sprawozdanie z sytuacji finansowej
• Wykaz przychodów lub rachunek zysków i strat
• Sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych

Jaka jest różnica między „zamknięciem finansowym” a „zamknięciem ksiąg”?

Nawet ludzie, którzy znają różnicę między tymi dwoma terminami, często używają ich zamiennie. Jednak z operacyjnego punktu widzenia istnieje różnica między zamknięciem finansowym a zamknięciem ksiąg — które ma coraz większe znaczenie dla firm średniej wielkości starających się lepiej zintegrować procesy księgowe z pojedynczym systemem w chmurze, takim jak oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).

Oto definicja tych kluczowych pojęć:

• Zamknięcie finansowe to termin ogólny, który odnosi się do wszystkich procesów księgowych prowadzących do zamknięcia ksiąg — w tym do czynności rzeczywistego zamykania ksiąg. W rezultacie powstają raporty i sprawozdania finansowe, które zapewniają interesariuszom oraz kadrze kierowniczej dokładny obraz sytuacji fiskalnej firmy. Odbywa się to regularnie: co miesiąc, co kwartał, co rok lub w innych odstępach czasu.
• Zamknięcie ksiąg jest krokiem w procesie zamknięcia finansowego, gdy księga główna lub „księgi” są uzgadniane i zamykane dla danego okresu. Po wykonaniu tego kroku tworzone są raporty finansowe, które pokazują sytuację fiskalną firmy w konkretnym czasie.

Kluczowe kroki w procesie zamknięcia finansowego

Proces zamknięcia finansowego składa się zasadniczo z pięciu kroków: rejestrowania, analizowania, zamykania, konsolidacji i raportowania. Po ustaleniu terminu zamknięcia należy uzgodnić saldo wszystkich sprawozdań finansowych, aby można było zamknąć księgi i ponownie rozpocząć proces w następnym okresie sprawozdawczym.

Rejestracja, analiza, konsolidacja

• Tworzenie transakcji finansowych obejmuje rejestrowanie aktywów, zobowiązań, kapitału własnego, przychodów i wydatków w całej firmie w danym okresie obrachunkowym.
• Przeprowadzenie rachunkowości finansowej obejmuje dodatkowe zadania, takie jak analiza i uzgodnienie kont, uznanie przychodu, obliczenie amortyzacji czy rachunkowość memoriałowa.

Zamknięcie

• Zamknięcie jednostki jest punktem, w którym zaprzestaje się rejestrowania i uzgadniania transakcji, które są one gotowe do rozliczenia i zamknięcia ksiąg.
• Zamknięcie korporacyjne następuje po zamknięciu ksiąg i obejmuje dodatkowe kroki wymagane do konsolidacji finansowej dotyczącej wszystkich oddziałów i jednostek prawnych, w tym mapowanie do wspólnego planu kont, w niektórych przypadkach przeliczenie na wspólną walutę, eliminacje wewnętrzne i kalkulacje inwestycyjne. W miarę rozwoju firmy średniej wielkości będą musiały zautomatyzować i zintegrować niektóre z tych działań oraz uzyskać szybszy dostęp do mechanizmów kontroli oraz walidacji.

Raportowanie

• Sporządzenie sprawozdania finansowego jest ostatnim krokiem w procesie zamknięcia finansowego. Gdy raportowanie staje się coraz bardziej złożone i wymagające, zespoły finansowe odczuwają presję na szybsze i bardziej elastyczne raportowanie. Interfejsy urządzeń mobilnych i zaawansowane systemy zarządzania finansami stanowią idealną odpowiedź na potrzebę sporządzania spersonalizowanych raportów w czasie rzeczywistym w dowolnym miejscu i czasie.

Oprogramowanie ERP do obsługi zamknięć finansowych może zaprezentować przegląd pozostałych do wykonania zadań w ramach zamykania ksiąg.

5 największych wyzwań związanych z zamknięciem finansowym

Wiele firm średniej wielkości boryka się z coraz bardziej złożonymi, globalnymi wyzwaniami w zakresie rachunkowości. Aby jednak osiągnąć założone cele, firmy te muszą zdać się na mniejsze zespoły. Dla nich kluczowe będzie usprawnienie i automatyzacja praktyk księgowych, co pomoże pokonać piętrzące się trudności.

Najważniejsze wyzwania, przed jakimi stają zespoły finansowe:

1. Brak struktur i  standardowych procesów operacyjnych w księgowości. Proces zamknięcia finansowego to podstawy rachunkowości dla liderów zespołów finansowych. Z tego powodu w firmach średniej wielkości często osoby o dłuższym stażu, które znają proces zamknięcia finansowego od podszewki, nie czują potrzeby wprowadzania bardziej formalnych, szczegółowych, standardowych procedur operacyjnych (SOP). Gdy przedsiębiorstwa stają się coraz bardziej złożone, takie procedury są niezbędne, ale zyskanie dla nich akceptacji bywa trudne. Wszelkie propozycje dotyczące nowych systemów lub rozwiązań finansowe powinny wyraźnie pokazywać spodziewane korzyści i komfort.
2. Presja czasowa przy zamknięciu miesiąca. Od kadry zarządzającej po udziałowców — ważne decyzje strategiczne opierają się na treści raportów z zamknięcia finansowego. Dlatego szybkość naprawdę ma znaczenie. I czasem to dobrze, bo przekłada się na większą wydajność i lepsze zarządzanie czasem. Zbyt często jednak kończy się na chodzeniu na skróty lub izolacji zadań, a przeprowadzenie zamknięcia ksiąg powierzane jest najsprawniej pracującym osobom, podczas gdy warto by poświęcić czas na dystrybucję i automatyzację tych zadań w zespole, aby upowszechnić wiedzę o standardowych procesach zamknięcia finansowego w całej firmie.
3. Niedokładne i spóźnione dane finansowe. Do zakłócenia procesu zamknięcia finansowego wystarczą niedokładne lub niekompletne dane z jednego obszaru działalności. Każdy dział generuje faktury, wydatki i zamówienia, ale w wielu firmach — zwłaszcza w przedsiębiorstwach średniej wielkości, które szybko się rozwinęły — brakuje spójności proceduralnej w zakresie sprawozdawczości finansowej. Gorączkowe prośby o dokumenty spływające pod koniec miesiąca prowadzą do frustracji i błędów. Wiele firm mierzy się z problemem braku narzędzi i rozwiązań wspierających spójną i ciągłą rachunkowość oraz sprawozdawczość w poszczególnych działach — przez cały miesiąc.
4. Izolacja i słaba integracja danych finansowych. Oprócz niedokładnych i opóźnionych danych z poszczególnych działów zespoły finansowe muszą jeszcze wziąć pod uwagę rozproszenie i izolację systemów raportowania, często operujących różnymi metadanymi i strukturami danych w odniesieniu do nazw czy numerów rachunków, nazw i liczby produktów, klientów, oddziałów itd. Oznacza to, że księgowi nie tylko uzgadniają i interpretują rozbieżne często informacje, ale także muszą uciekać się do ręcznych, podatnych na błędy procesów, aby zapewnić spójność struktury danych.
5. Brak zautomatyzowanej księgowości. W miarę rozwoju firm średniej wielkości rośnie złożoność ich ksiąg, nie wspominając o potrzebie egzekwowania coraz bardziej wymagających zasad bezpieczeństwa korporacyjnego i wyśrubowanych standardów zarządzania. Wiele firm przywiązanych do stosowanych od zawsze procesów próbuje dołączać do nich nowe elementy jako zadania wykonywane ręcznie. Nie tylko zwiększa to ryzyko błędu, ale także ogranicza skalowalność i możliwości integracji danych. Bez funkcji systemów zarządzania przedsiębiorstwem (ERP) opartych na sztucznej inteligencji (AI) firma średniej wielkości osiągnie krytyczną masę księgową, poza którą nie będzie już mogła się rozwijać przy użyciu procesów ręcznych.

Najlepsze praktyki w zakresie sprawnej sprawozdawczości finansowej i zamknięć księgowych

Raporty i analizy dostarczane w ramach procesu zamknięcia finansowego są kluczowe dla rozwoju i funkcjonowania firmy, ale ze względu na swoją złożoność i szczegółowość należą w wielu przypadkach do czynności korporacyjnych budzących największą grozę. Jednak poprzez standaryzację procedur, opracowanie dobrych strategii komunikacyjnych i wykorzystanie zaawansowanych rozwiązań w zakresie oprogramowania księgowego firmy mogą znacznie ułatwić i usprawnić cały proces.

• Identyfikowanie braku efektywności i procesów księgowych podatnych na błędy. Podczas cyfryzacji i modernizacji praktyk księgowych wiele najlepszych firm średniej wielkości buduje grupę zadaniową złożoną z przedstawicieli różnych działów. Zespół finansowy prezentuje zestaw zagrożeń i problemów, których należy szukać, a wyniki są następnie zbierane razem i oceniane w celu wychwycenia możliwości ulepszeń.
  
  Zazwyczaj ujawniają się w ten sposób wąskie gardła i opóźnienia, ale również liczne przypadki działań nadal wykonywanych ręcznie na osobnych arkuszach kalkulacyjnych. Proces jest jednym z etapów opracowywania standardowych procedur operacyjnych (SOP) i wdrażania połączonych, zautomatyzowanych narzędzi księgowych.
• Opracowanie dobrych praktyk zarządzania zmianami w celu opracowania i wdrożenia SOP. Chociaż to zespół księgowy jest ostatecznie odpowiedzialny za płynne przeprowadzenie zamknięcia finansowego, jego praca zależy od danych ze wszystkich pozostałych działów — od przedstawienia kosztów nabycia przez kadrę zarządzającą po udokumentowanie wydatków na lunche zespołu sprzedażowego. Jeśli działy mają dostarczać te informacje szybko i dokładnie, to obowiązkiem firmy jest dopilnowanie, aby wszyscy korzystali z tych samych procedur.
  
  W najlepszych firmach średniej wielkości często zaczyna się od dobrej strategii zarządzania zmianami, obejmującej komunikację dotyczącą znaczenia standaryzacji zadań i ustalenia protokołów, określenia, kto jest właścicielem czego oraz kiedy i jak należy wykonywać zadania finansowe i przesłać ich wyniki. A opracowywanie i wdrażanie SOP stanowi idealny moment na wprowadzenie i popularyzację inteligentnych narzędzi do zarządzania finansami, takich jak rozwiązanie ERP.
• Wdrożenie i popularyzacja procesu księgowości ciągłej. „Księgowość ciągła” oznacza po prostu, że zamiast podejmowania gorączkowych działań pod koniec każdego miesiąca we wszystkich działach firmy tworzy się przepływy pracy w celu bardziej równomiernego rozłożenia zadań związanych z zamknięciem finansowym w całym okresie sprawozdawczym.
  
  Wykorzystanie zautomatyzowanych narzędzi finansowych może znacznie ułatwić ten proces dzięki takim rozwiązaniom, jak aplikacje mobilne i szablony — oraz chmury, która pozwala gromadzić i integrować codzienne dane z różnych działów w czasie rzeczywistym. Takie podejście pomaga uniknąć paniki na koniec miesiąca, a także umożliwia zespołom wczesne wykrycie (i naprawienie) błędów. Wreszcie gdy księgi są prowadzone na bieżąco, firmy mogą dokonać „miękkiego zamknięcia” w dowolnym czasie w ciągu miesiąca, aby uniknąć wstrząsów lub dostrzec nowe możliwości.
• Automatyzacja i digitalizacja zamknięć finansowych. Dzięki systemowi ERP opartemu na sztucznej inteligencji, który dostarcza rozwiązania finansowe w chmurze, firmy średniej wielkości mogą odzyskać cenny czas. Zamiast spędzać wiele godzin na wykonywaniu zadań ręcznych i interpretacji niespójnych danych zespoły finansowe mogą zająć się strategicznymi, specjalistycznymi działaniami, pomagającymi firmie rozwijać się i szybko reagować na dynamikę rynku.
  
  Systemy w chmurze udostępniają pulpity aktualizowane w czasie rzeczywistym, które umożliwiają kadrze kierowniczej dostosowywanie raportów i zapewniają szczegółowy wgląd w dane w każdym momencie w ciągu miesiąca — na dowolnym urządzeniu, w biurze czy gdziekolwiek indziej. Zespół ds. księgowości zyskuje z kolei otwarty dostęp do informacji z całej firmy za pośrednictwem narzędzi, które automatycznie integrują i standaryzują różne zbiory danych oraz stanowią bazę do agregacji i analizy danych dotyczących wszystkich aspektów działalności.
• Zebranie po każdym zamknięciu finansowym. Jest to szczególnie ważne dla firm średniej wielkości, które się rozwijają i szybko zmieniają swoje modele biznesowe, zwłaszcza gdy próbują wdrożyć i spopularyzować nowe narzędzia cyfrowe i SOP. Wyzwania proceduralne i wnioski z zamknięcia zacierają się w pamięci zespołu dzień lub dwa po zakończeniu procesu.
  
  Wiele firm korzysta z tej krótkiej przerwy po przeprowadzeniu zamknięcia, aby organizować regularne spotkania podsumowujące zamknięcie finansowe, podczas których zespoły mogą spotkać się poza siedzibą firmy, być może zjeść coś razem i poświęcić chwilę na przeanalizowanie zakończonego procesu i podzielenie się pomysłami na jego usprawnienie i uproszczenie.

Jak widać na liście zatwierdzeń, automatyzacja i listy zadań pomagają usprawnić proces zamknięcia finansowego.

Pierwsze kroki z oprogramowaniem do obsługi zamknięć finansowych

Podobno podczas wizyty w NASA prezydent Kennedy spotkał dozorcę pracującego w godzinach wieczornych. Kiedy zapytał, co mężczyzna robi tam o tak później porze, usłyszał: „Pomagam wysłać człowieka na Księżyc”. Choć ta stara historia może wydawać się dziś banalna, jej przesłanie jest niezwykle potężne.

Aby zachować elastyczność i odporność na dzisiejszych dynamicznych i konkurencyjnych rynkach globalnych, średnie firmy muszą dążyć do zaszczepienia we wszystkich swoich zespołach poczucia wspólnego celu i zrozumienia założeń firmy. A nie da się tego osiągnąć przy wewnętrznym rozproszeniu, nieefektywnych procesach i podatnych na błędy ręcznych przepływach pracy. Transformacja cyfrowa w obszarze finansów nie musi nastąpić z dnia na dzień. Pierwsze kroki z najlepszymi narzędziami w chmurze do obsługi zamknięć finansowych mogą być łatwiejsze, niż myślisz. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, aby dowiedzieć się więcej o opcjach i rozwiązaniach dostosowanych do unikalnych potrzeb biznesowych Twojej firmy.