Pojęcie migracji systemu ERP

ERP jest jak centralny system nerwowy firmy. Rozwiązania ERP zapewniają organizacjom wgląd w to, co dzieje się w głównych obszarach biznesowych, takich jak finanse, łańcuch dostaw, obsługa klienta i HR. Pomaga to firmom zarządzać wieloma wzajemnie powiązanymi procesami w ramach jednego zintegrowanego systemu.

Migracja systemu ERP jest konieczna, gdy używany przez firmę system ERP staje się nieaktualny, przestaje odpowiadać potrzebom klientów lub nie pozwala firmom efektywnie konkurować na rynku. Niezależnie od przypadku migracja danych jest kluczowym i potencjalnie trudnym procesem w ramach wdrażania nowego systemu ERP.

W tym artykule omówimy następujące tematy:

• Jak przygotować się na migrację systemu ERP?

• Dlaczego popularność systemów ERP w chmurze rośnie?

• Wyzwania i ryzyka związane z migracją systemu ERP

• Najlepsze praktyki w zakresie płynnej migracji danych

Przygotowanie do migracji systemu ERP

Migracja danych może być złożona. Przenoszenie informacji dotyczących klientów, produktów i dostawców w wielu formatach do jednego miejsca wiąże się nieodzownie z ryzykiem dla integralności danych w systemie ERP. Precyzja jest kluczowa, ponieważ pozwala uniknąć opóźnień, chaosu i utraty danych w procesie.

Zespoły, które dobrze rozumieją cele swojej firmy oraz jej strategię i potrzeby, znajdują się w najlepszym położeniu umożliwiającym precyzyjny i terminowy transfer danych. Jak przygotować swoją organizację?

Stwórz uzasadnienie biznesowe

Podstawą rzetelnego uzasadnienia biznesowego jest szczere określenie problemu. W pierwszej kolejności należy dokonać oceny infrastruktury IT, aplikacji i danych, z którymi obecnie pracuje organizacja, a następnie wskazać wszystkie związane z nimi problemy. Trzeba przy tym określić, w jaki sposób zidentyfikowane ograniczenia wpływają na działalność operacyjną firmy, wydajność pracowników i relacje z klientami.

Następnie określ, w jaki sposób nowy system ERP zajmie się tymi problemami. Jasne określenie oczekiwanego zwrotu z inwestycji, kosztów, ograniczeń zasobów i potencjalnego ryzyka. Korzyści z ERP zależą od nowego systemu zaczynającego się od najlepszych danych. Organizacje powinny być jasne o czasie, energii i wymaganych inwestycjach.

Opracuj solidną strategię migracji danych

Pomyślna migracja systemu ERP opiera się na odpowiednio zdefiniowanych celach. Potrzebny będzie wstępny zarys projektu z wyszczególnieniem konkretnych obszarów działania oraz przypisanego do nich budżetu, realistycznego harmonogramu i zakresu prac. Warto też wybrać kluczowe wskaźniki efektywności, które w toku projektu posłużą do monitorowania rezultatów.

Rozpocznij planowanie na wczesnym etapie, aby połączyć zasoby i umożliwić zespołom wdrożeniowym ERP delegowanie innych zadań, aby w razie potrzeby mogli skupić swoją energię na migracji danych. Wczesny zakup na wszystkich poziomach organizacji trafia na tę samą stronę i pomaga w obronie przed zakłóceniami lub nieporozumieniami w późniejszym czasie.

Wybierz partnera specjalizującego się we wdrażaniu systemów ERP

Gdy firma zdefiniuje cele i wymagania, może dokładnie ocenić opcje ERP. Dostawcy usług badawczych zapewniający doświadczenie w branży, zgodność z aktualną technologią i sprawdzony rekord realizacji zdefiniowanych celów.

Zapoznaj się z przedstawianymi przez dostawców analizami konkretnych przypadków — w ten sposób dowiesz się, w jakim stopniu potrafią oni spełnić poszczególne potrzeby biznesowe. Dobry partner będzie znał najnowsze standardy dotyczące zgodności z przepisami w zakresie danych, a także regulacje obowiązujące w Twojej branży.

Dlaczego firmy migrują do systemu ERP w chmurze?

Tradycyjne systemy ERP on-premise działają na serwerach należących do zespołu IT firmy i przez niego utrzymywanych. Wymagają one przestrzeni fizycznej, regularnej konserwacji i transferu danych, gdy starszy sprzęt nieuchronnie uruchamia swój bieg. Dlatego obecnie coraz więcej organizacji migruje do rozwiązań ERP w chmurze. Te usługi oparte na subskrypcji oferują widoczność i kontrolę wiodących firm bez dużych inwestycji kapitałowych lub bieżącej konserwacji.

Zalety systemu ERP w chmurze w porównaniu z systemem ERP on-premise obejmują:

• Koszt: oprogramowanie ERP w chmurze jest dostarczane przez Internet — nie wymaga więc sprzętu, któremu i tak już zajęte działy IT musiałyby codziennie poświęcać uwagę. Poprawkami, aktualizacjami i pracami konserwacyjnymi zajmuje się dostawca systemu ERP w ramach opłaty zryczałtowanej.

• Skalowalność: Firmy mogą dodawać pamięć masową danych w miarę rozwoju i nowe funkcje zdalnie w razie potrzeby. Gotowe integracje ERP łączą się z aplikacjami biznesowymi dzięki generatywnej sztucznej inteligencji, która pomaga zautomatyzować procesy i wspierać klientów.

• Elastyczność: rozwiązania ERP w chmurze można szybko dostosować do nowych modeli biznesowych i zmian w przepisach. Dają organizacjom przestrzenie do wprowadzania innowacji, łącząc dane, które wcześniej znajdowały się w odizolowanych strukturach, a jednocześnie konsolidując, standaryzując i integrując aplikacje.

• Analityka: nowoczesne systemy w chmurze pozwalają liderom podejmować lepsze decyzje w krótszym czasie. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji ułatwiają wgląd w dane znajdujące się w dużych i złożonych zbiorach, pomagając przy tym w wykrywaniu tendencji i przewidywaniu zmian.

• Bezpieczeństwo: systemy ERP w chmurze pomagają ograniczać ryzyko i zwiększyć przejrzystość w obszarze zgodności z przepisami. Zespoły dostawców systemów ERP specjalizujące się w zarządzaniu bezpieczeństwem mogą aktualizować oprogramowanie, rozwiązywać problemy i reagować na cyberataki zdalnie, co eliminuje koszty związane z wizytą w placówce klienta.

Typowe wyzwania związane z migracją danych do systemu ERP

Migracja do systemu ERP to coś więcej niż tylko przenoszenie plików. Zachowanie ciągłości przepływów pracy i możliwość szybkiego znajdowania informacji wymagają precyzyjnej migracji wszystkich istotnych danych z systemu ERP.

Jest mnóstwo zmiennych, które trzeba wziąć pod uwagę. Z tą złożonością można sobie jednak poradzić, zwłaszcza gdy firma ma świadomość problemów, z jakimi najczęściej borykają się zespoły.

• Jakość danych: nadmiarowe, stare, niepotrzebne lub nieaktualne dane powodują rozległe problemy w całej organizacji, ograniczając możliwości analizy

• Ograniczenia zasobów: odkrywanie danych ERP uwięzionych w silosach informacyjnych wymaga czasu, specjalistycznej wiedzy i koncentracji, a następnie wyodrębniania, czyszczenia i przygotowywania ich do migracji

• Dotychczasowe komplikacje związane z systemem ERP: im bardziej spersonalizowany jest poprzedni system, tym dłuższa i bardziej złożona migracja do systemu ERP ma tendencję do

• Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo: migracja danych z wielu źródeł w bezpieczny sposób wymaga wiedzy na temat zmieniających się zagrożeń cybernetycznych i świadomości regulacji prawnych

• Zarządzanie zmianami: wielu pracowników korzysta z dotychczasowego systemu bardzo swobodnie, ponieważ są z nim oswojeni, a połączenie zwykłego obciążenia pracą z nauką nowego oprogramowania może wywołać u nich stres

Najlepsze praktyki dotyczące migracji danych do systemu ERP

Dokładne dane ERP stanowią podstawę procesów pracowników, systemów łańcucha dostaw, interakcji w zakresie obsługi klienta i wiele innych. Firmy muszą przesyłać dane, mając na uwadze zarówno strategię niskiego poziomu szczegółowości, jak i ogólną strategię.

Aby upewnić się, że przenoszone dane są zoptymalizowane pod kątem nowego systemu ERP, skorzystaj z poniższych wskazówek.

Oceń istniejące dane

Różne działy jednej organizacji mogą w inny sposób wykorzystywać te same dane. Może to prowadzić do powstawania niespójności, duplikatów lub niedokładności, które ujawniają się później — zwykle w najgorszym możliwym momencie.

Ponieważ nowy system ERP będzie jedynym źródłem wiarygodnych informacji dla całej firmy, rozsądnie jest dokonać selekcji danych do migracji. Transfer wszystkich danych może spowodować później zamieszanie lub doprowadzić do błędów. Rzetelna ocena danych poszczególnych działów sprawi, że nowa baza nie zostanie zaśmiecona przez niepotrzebne informacje.

Zadbaj o staranność przy mapowaniu pól danych

Strukturyzacja przenoszonych danych pomaga organizacjom wykrywać niespójności i zautomatyzować transfer. Warto zatem przyporządkowywać dane z platform i rozwiązań źródłowych do struktury nowego systemu ERP.

Zapewnij zespołom wdrożeniowym ERP czas na zrozumienie, co widzą, w razie potrzeby oznaczaj problemy i przekształć dane w formaty, które lepiej pasują do nowego systemu.

Wyznacz nadzór nad danymi

Kluczowe znaczenie dla organizacji ma określenie, do kogo należą poszczególne dane, jeszcze przed ich przeniesieniem. Świadomie przypisuj role za każdym razem, gdy do systemu włączane są konkretne dane. Wskaż przy tym sposób włączenia danych oraz osoby, które będą za nie odpowiadać.

Wyznacz jedną osobę do kontrolowania zgodności z przepisami. Dzięki temu zyskasz pewność, że wszystkie działania związane z migracją systemu ERP są zgodne z bieżącymi wymogami prawnymi.

Wprowadź rygorystyczny proces weryfikacji

Jeśli chcesz mieć pewność, że wyniki testów dają podstawy do precyzyjnej interpretacji i działania — zadbaj o weryfikację metody testowania na wczesnym etapie.

Wykonaj test zaraz po przeniesieniu pierwszych danych i regularnie oceniaj wyniki w miarę napływu kolejnych danych. Dzięki takiemu podejściu firmy mogą uczyć się, szeroko wykorzystywać wnioski i unikać problemów przy rosnącym tempie działania.

Zadbaj o współpracę przy wdrażaniu

Jeśli migracja systemu ERP ma zakończyć się sukcesem, trzeba zaangażować w nią zarówno ekspertów ds. IT, jak i użytkowników końcowych oraz wszystkie inne zainteresowane osoby. Akceptację projektu może zagwarantować wspólne opracowanie strategii, jasne określenie priorytetów i wyjaśnienie wszystkim zawczasu, jaki wpływ będą miały na nich zmiany.

Regularnie informuj kadrę kierowniczą, działy, klientów i pracowników o statusie projektu i korzyściach, jakie przyniesie im wdrożenie.

Migracja systemu ERP — lista kontrolna: 7 kluczowych strategii

Nieoczekiwane problemy towarzyszą wszystkim projektom obejmującym całą firmę — nawet przy najlepszym planowaniu. Jeśli chcesz aktywnie ograniczać zakłócenia i zarządzać ryzykiem, skorzystaj z poniższych strategii.

1. Przeprowadź dokładną ocenę i wyznacz jasne cele

Zadbaj o jasne określenie wymagań dotyczących danych, zbierając informacje ze wszystkich obszarów organizacji — od kadry kierowniczej po użytkowników końcowych. Dowiedz się, co wywołuje frustrację, spowalnia procesy lub powstrzymuje innowacje. Następnie przygotuj listę możliwych do zmierzenia celów, które pozwolą rozwiązać te problemy.

2. Współpracuj z doświadczonymi konsultantami

Gdy już udokumentujesz jasne cele swojej firmy, konsultant pomoże Ci nadać im priorytety i przyjrzeć się innym problemom, nad którymi potencjalnie warto się pochylić. Dobrze poinformowana osoba przyglądająca się sytuacji z zewnątrz może też pomóc w określeniu wizji sukcesu — zarówno po zakończeniu migracji systemu ERP, jak i na kolejne lata.

3. Zaangażuj wszystkich zainteresowanych jak najwcześniej — i rób to regularnie

Migracja systemu ERP to wysiłek podejmowany we wszystkich obszarach firmy, który będzie skuteczny dzięki jasnej komunikacji — dlatego oczekiwania warto określić zawczasu. Poinformuj wszystkie zaangażowane działy, partnerów i klientów, kiedy nastąpi zmiana i w jaki sposób na nich wpłynie, aby każdy mógł się na nią przygotować i uniknąć niespodzianek.

4. Przygotuj szczegółowy plan projektu migracji systemu ERP

Przygotuj szczegółową listę zadań na każdym etapie — od początku do końca procesu — uwzględniając kluczowe cele i terminy. Jasno określ, czego potrzeba do ukończenia każdego z etapów, i monitoruj czas wymagany do wykonania zadań w trakcie realizacji projektu.

5. Wdróż strategię clean core na potrzeby oczyszczenia i przygotowania danych podstawowych

Firmy, które unikają modyfikowania podstawowych funkcji swoich platform ERP, zwykle unikają też później problemów w zakresie złożoności i wydajności systemów. Stosuj strategię clean core, aby zminimalizować ryzyko, szybko czerpać korzyści z aktualizacji i łatwo integrować nowe technologie.

6. Uprość migrację do chmury, stosując podejście etapowe

Migrację systemu ERP powinno się przeprowadzać stopniowo. Skup się kolejno na kluczowych systemach lub procesach według działu, pracownika bądź placówki. Aktywnie rozwiązuj problemy, ucz się i kontynuuj działania. Potrwa to dłużej, ale w przypadku projektów złożonych lub obarczonych wysokim ryzykiem podejście metodyczne jest koniecznością.

7. Dokładnie przetestuj system i zaoferuj szkolenia

Sprawdź, czy nowy system ERP odpowiednio pobiera nowe dane, testując go najpierw z wykorzystaniem niewielkich wolumenów. Ręcznie sprawdź każdą aplikację, rozwiąż problemy i upewnij się, że nowy system ERP jest odpowiednio dostosowany do struktury dotychczasowego. Następnie dodaj więcej danych i obszarów zastosowania, zapewniając przy tym użytkownikom końcowym możliwość odbycia szkoleń i uzyskania certyfikatów.

Kto powinien należeć do zespołu odpowiedzialnego za migrację systemu ERP?

Skuteczność strategii migracji danych zależy od ludzi współpracujących przy jej wdrażaniu. Podstawą sukcesu każdego nowego systemu ERP jest zespół, który kształtuje projekt od początku do końca i sprawuje nad nim pieczę do ostatniego etapu.

Oto kilka sugestii ról, które warto przydzielić, i główny obszar działania odpowiadający każdej z nich:

• Sponsor wykonawczy — może pełnić rolę lidera, zapewnić akceptację kadry kierowniczej na wczesnym etapie i na bieżąco pomagać w rozwiązywaniu problemów

• Kierownik projektu — może zarządzać przepływami pracy, pilnując jednocześnie przestrzegania harmonogramu i budżetu

• Kierownik ds. IT lub administrator systemu — dba o kompatybilność i gotowość do migracji wszystkich wykorzystywanych systemów opartych na danych

• Analityk biznesowy — pomoże dokonać klaryfikacji uzasadnienia biznesowego migracji systemu ERP oraz nakreślić efekty wdrożenia w krótszej i dłuższej perspektywie czasowej

• Liderzy międzydziałowi — dopilnują uwzględnienia istotnych danych ze wszystkich kluczowych obszarów działalności, w tym danych finansowych, sprzedażowych, operacyjnych i kadrowych

• Kierownik ds. zarządzania zmianami — pomoże pracownikom przygotować się na zmiany związane z wdrożeniem nowego systemu ERP, a także efektywnie korzystać z jego możliwości

• Specjalista ds. migracji danych — pomaga w mapowaniu, gromadzeniu, oczyszczaniu i przygotowywaniu danych do płynnego przeniesienia

• Kierownik ds. zapewniania/kontroli jakości — odpowiada za kontrolę procesów na każdym etapie i dba o integralność przesyłanych danych z uwzględnieniem potrzeb nowego systemu ERP

• Dostawca systemu ERP / konsultant ds. systemu ERP — przeprowadzi firmę przez proces ze świeżą perspektywą, mając na uwadze długoterminowe cele

Najczęstsze pytania